Meeting, atau pertemuan formal yang direncanakan untuk membahas suatu topik merupakan kegiatan yang pasti akan sangat sering ditemui di dunia perkantoran. Bahkan, ada yang kegiatan sehari-harinya terisi penuh dengan agenda meeting, entah dengan satu tim, atau bahkan dengan divisi lain atau klien dari luar. Meeting tentunya akan memakan waktu yang cukup lama, apalagi dalam sehari bisa menjalani 3 meeting berturut-turut, nah untuk memastikan kita tidak membuang-buang waktu dengan menjalani meeting yang efektif, yuk simak tips di bawah ini!
Buat Poin Pembahasan
Sebelum memulai meeting, ada baiknya kita membuat pokok pembahasan. Catatan ini tidak perlu panjang dan mendetil, justru karena di dalam meeting lah penjelasan lengkap akan dihasilkan. Hal ini perlu dibuat karena sangat bisa dijadikan acuan untuk membahas permasalahan sehingga tidak melenceng dari bahasan awal, dan hasil pertemuan bisa berjalan dengan lancar dan tepat sasaran.
Baca juga: Semua Tentang Notulen Rapat yang Harus Diketahui!
Bagikan Agenda Pembahasan
Setelah kita membuat poin pembahasan mengenai apa yang akan dicapai dari meeting, ada baiknya bila kita membagian poin-poin tersebut kepada partisipan meeting. Tujuan pembagian agenda ini adalah, untuk mengingatkan apa yang ingin dibahas dari meeting tersebut. Pertama, kita harus menentukan topik utama yang akan dibahas, selanjutnya kita sebaiknya membagikan atau melakukan sharing informasi mengenai bahasan tertentu kepada semua hadirin. Hal ini diperlukan untuk memperluas pemahaman topik pembahasan meeting, sehingga semua hadiri dapat turut membantu kita mencari penyelesaian.
Tepat Waktu dan Perhatikan Durasi
Saat akan memulai meeting, pastikan semuanya hadir tepat waktu sehingga kita tidak tidak perlu menunggu yang lain untuk memulai meeting. Sebaiknya kita bisa mengirimkan pengingat melalui e-mail di pagi hari atau 30 menit sebelum meeting dimulai. Saat menjalankan meeting kita juga harus menghormati waktu partisipan yang lainnya, kita harus tetap pada jadwal dan memperhatikan durasi lamanya meeting.
Buat Kesimpulan dan Penyelesaian
Baca juga: Komponen Slip Gaji yang Wajib Kamu Ketahui
Biasakan saat meeting dimulai, kita sebaiknya menyiapkan notes kecil atau membawa laptop untuk mencatat hasil pembahasan, setelahnya kita bisa membuka sesi untuk penyelesaian. Hal ini berguna agar hasil meeting dapat dengan cepat dan mudah untuk dilaksanakan, jangan lupa untuk membacakan kesimpulan dan cara penyelesaiannya 5 menit sebelum meeting dibubarkan ya! Kita juga bisa mengirimkan catatan tersebut lewat e-mail setelah kembali ke meja kerja masing-masing. Dengan membuat catatan ini, bisa menjadi bukti bahwa meeting yang kita jalani penuh dengan produktivitas dan efektif.
Dengan GreatDay HR, kita dapat menggunakan Fitur Rekam Aktivitas langsung untuk memberikan laporan terkait apa yang sedang kita lakukan loh! Monitoring rekan kerja tentunya akan semakin mudah, dan melalui GreatDay HR kita juga bisa mengingatkan rekan kerja kita mengenai tugas, atau bahkan meeting yang akan mendatang.
Yuk coba sekarang, gratis!
