Maraknya pemakaian aplikasi absensi untuk mencatat kehadiran karyawan hingga mengatur gaji dan THR meningkatkan performa perusahaan dalam memenuhi targetnya. Metode presensi manual mulai ditinggalkan karena dinilai tak mampu mengimbangi teknologi yang berkembang.
Jenis sistem presensi atau kehadiran yang digunakan aplikasi pun beragam. Sebagian diantaranya sudah dipakai di sebagian besar perkantoran. Lantas, apa saja sistem yang paling digemari tim HRD maupun perkantoran untuk pencatatan kehadiran karyawan?
1. Mesin fingerprint
Berbeda dari tanda tangan, sidik jari atau fingerprint dianggap sebagai identitas personal unik karena tak dapat ditiru siapa pun. Bahkan kembar identik saja mustahil mempunyai sidik jari sama. Karakteristik inilah yang mengilhami berbagai perusahaan untuk memproduksi mesin fingerprint sebagai bagian dari aplikasi absensi. Sayangnya, sistem ini masih mempunyai kekurangan, misalnya tidak bisa membaca sidik jari apabila jemari kotor atau terluka atau malah tak bisa mendeteksi fingerprint terdaftar.
2. Presensi biometrik
Sebenarnya, presensi biometrik mempunyai sistem yang lebih kompleks dibandingkan mesin fingerprint. Teknologi yang disematkan pada sistem tersebut memungkinkan mesin menganalisis karakteristik setiap manusia secara lebih spesifik. Antara lain bentuk wajah, suara, hingga retina mata. Pemakaian presensi biometrik di Indonesia memang belum terlalu banyak. Namun kalau sudah tersebar, akan sulit bagi Anda untuk bolos atau ambil cuti Idul Fitri lebih cepat karena informasi tercatat akurat.
3. Presensi dengan password
Kemunculan aplikasi absensi digital dianggap sebagai pengganti tercanggih dari metode manual. Data kehadiran Anda akan langsung masuk ke komputer yang nantinya akan disimpan perusahaan. Kemudian, setiap karyawan dibekali password untuk mengakses maupun mengubah informasi seputar kehadiran mereka. Salah satu risiko dari penggunaan sistem ini adalah adanya manipulasi yang dilakukan sebagian karyawan yang luput dari pantauan HRD.
4. Magnetic card
Dalam sistem ini, perusahaan harus merancang kartu identitas khusus untuk setiap karyawan. Lantas pencatatan presensi akan dilakukan secara otomatis lewat sistem begitu kartu dibaca mesin. Sebagai karyawan, Anda hanya perlu menggesek atau mengetukkan kartu ke mesin yang nantinya masuk ke aplikasi absensi. Cara ini lebih efektif dibandingkan sistem password, karena kemungkinan karyawan mencurangi data jauh lebih kecil.
5. Web-based application
Terakhir, ada aplikasi berbasis web yang mulai digunakan perusahaan untuk merekam kehadiran hingga memberikan bukti tunjangan kepada karyawan. Salah satu contoh yang mulai ramai dipilih adalah HRIS di Indonesia.
Sesuai namanya, aplikasi ini akan menyimpan informasi karyawan dalam database berbasis cloud. Web-based application dianggap mempunyai sistem keamanan lebih tinggi, karena peluang para hacker mencuri data personal jauh lebih rendah.
Dari kelima aplikasi absensi di atas, sistem mana yang akan Anda pakai untuk memantau performa karyawan?
