Nilai Kinerja Karyawan Menggunakan 9 Box Matrix!

Rizka Maria Merdeka | December 24, 2021 | Human Resource (HR)

9 Box Matrix merupakan alat performance management yang berguna untuk mengevaluasi potensi dan kontribusi karyawan terhadap organisasi.

Melalui 9 Box Matrix, karyawan akan dinilai dari dua kategori. Yang pertama adalah seberapa baik performa mereka saat ini dan yang kedua dalah bagaimana performa mereka di masa yang akan datang atau potensi mereka.

Alat ini biasanya digunakan untuk perencanaan pengembangan, mengelompokkan karyawan yang berada di dalam perusahaan, dan menentukan dimana perusahaan harus memfokuskan usaha dan biaya untuk pengembangan.

Langkah-langkah Menyusun 9 Box Matrix

9 Box Matrix merupakan alat yang cukup mudah untuk disusun, Anda dapat mengikuti cara-cara berikut untuk menyusunnya:

1. Menilai Performa Karyawan

Untuk langkah pertama, level performa dari setiap karyawan akan dikelompokkan menjadi rendah, sedang, dan tinggi. Penilaian performa sendiri biasanya dapat melalui beberapa cara dan akan tergantung dari masing-masing perusahaan cara menilainya.

2. Menilai Potensi Karyawan

Potensi dinilai dari seberapa besar karyawan diperkirakan untuk tumbuh, keinginan mereka untuk belajar, dan kemampuan mereka untuk mengaplikasikan pengetahuan mereka terhadap pekerjaan

3. Mengabungkan Keduanya Ke Grid 3×3

Setelah semua dikategorikan, maka karyawan akan diletakkan ke salah satu dari 9 kategori pada 9 box grid berikut:

Interpretasi Masing-Masing Box

Menurut Sigma Assessment System, berikut interpretasi dari masing-masing box:

1. Karyawan Dengan Performa Rendah dan Pontensi Rendah

Karyawan yang masuk dalam kategori ini sangat membutuhkan perhatian. Penting untuk mengetahui akar dari permasalahan mereka, seperti kurang cocok dengan posisi saat ini, ekspektasi peran yang kurang jelas, atau pengalaman onboarding yang kurang. Tidak disarankan untuk berinvestasi berlebihan terhadap karyawan ini, tapi usahakan untuk mencari tahu apakah ada hal-hal yang bisa Anda lakukan untuk mendukung mereka dalam meningkatkan performa seiring dengan berjalannya waktu.

2. Karyawan Dengan Performa Rendah dan Potensi Sedang & Tinggi

Karyawan dapat memiliki performa rendah dengan potensi yang sedang sampai tinggi. Karyawan ini memiliki keterampilan dasar atau pendidikan yang dibutuhkan untuk tumbuh dengan perusahaan, tapi mereka kurang memiliki pengalaman atau tidak cocok dengan posisi mereka saat ini.

Contohnya, karyawan yang baru lulus dan kurang pengalaman tapi diekspektasikan bisa beradaptasi dan belajar dengan cepat. Mereka biasanya kesulitan untuk mempraktikkan pengetahuan mereka namun memiliki potensi untuk tumbuh kedepannya.

Cara menghadapi karyawan yang berada dalam box ini adalah mengklarifikasi ekspektasi mereka dan menciptakan rencana yang disesuaikan dengan masing-masing individu yang dapat mendukung mereka dalam proses onboarding dan juga pengembangan.

3. Karyawan Dengan Performa Sedang & Tinggi dan Potensi Rendah

Karyawan juga dapat memiliki performa yang sedang menuju tinggi namun memiliki potensi yang rendah. Individu ini memiliki performa baik dalam posisi mereka saat ini dan memiliki peran yang penting agar semua berjalan dengan baik. Untuk karyawan dalam kotak ini, perusahaan harus mengusahakan agar mereka selalu senang dan merasa hasil kerja mereka dihargai. Perusahaan juga harus menyadari bahwa mereka kurang cocok untuk posisi baru atau memegang tanggung jawab yang lebih besar.

4. Karyawan Dengan Performa Tinggi dan Potensi Tinggi

Untuk karyawan tipe seperti ini, penting bagi Anda untuk menginvestasikan waktu dan sumber daya demi mengembangkan mereka. Mereka melupakan talent terbaik yang dimiliki oleh perusahaan, maka dari itu penting untuk memastikan mereka dapat berkembang agar mencapai potensi terbaik mereka. Apabila Anda kurang berinvestasi pada karyawan dalam box ini, Anda bisa saja kehilangan mereka.

Kelebihan Dari 9 Box Matrix

1. Sederhana dan Mudah Digunakan

9 Box Matrix memiliki struktur yang cukup sederhana. Saat penilaian karyawan, yang perlu Anda lakukan hanya mencocokkan mereka ke dalam kotak yang sesuai berdasarkan dengan performa dan potensi mereka. Visualisasi dari kotak ini juga mudah untuk dipahami bahkan bagi orang yang benar-benar baru menggunakan alat tersebut.

2. Membantu Mengidentifikasi Talenta

9 Box Matrix memungkinkan Anda untuk melihat high performer dalam perusahaan dengan potensi yang baik dan mengidentifikasi apa yang mereka butuhkan untuk dapat meningkatkan diri dengan lebih baik lagi. Anda akan memiliki data yang dapat mendukung keputusan Anda mengenai kapan dan bagaimana cara menggunakan sumber daya untuk bisa melibatkan dan mengembangkan karyawan-karyawan tersebut. Selain itu, ketika terdapat promosi internal, Anda juga bisa mengetahui kepada siapa akan memberikan kesempatan ini.

Selain itu mungkin terdapat beberapa karyawan yang lemah atau mereka yang tidak cocok untuk pekerjaan mereka saat ini. Mereka juga dapat terdeteksi melalui alat ini. Seseorang dengan potensi yang tinggi namun performa yang rendah mungkin membutuhkan motivasi dengan strech assignment, mentoring, atau memindahkan mereka ke posisi lain.

3. Pendekatan Menyeluruh Untuk Talent Appraisal

Alat ini memberikan kita pendekatan yang lebih menyeluruh untuk performance management. Jadi tidak hanya menilai satu elemen saja untuk performa karyawan dan kita bisa menilai performa saat ini dan juga performa mereka di masa depan.

4. Membantu Merencanakan Masa Depan Perusahaan

Informasi yang dihasilkan dari proses penyusunan 9 Box Matrix dapat digunakan untuk perencanaan pengembangan karir karyawan, hal ini dapat juga membantu Anda untuk memastikan kelangsungan dan pertumbuhan perusahaan serta membawa perusahaan Anda ke tingkat yang lebih tinggi.

Kekurangan Dari 9 Box Matrix

1. Perspektif Yang Subjektif

Perspektif manajer terkadang bisa subjektif. Mereka semua memiliki latar belakang dan perspektif berbeda yang menuntun mereka untuk membuat keputusan, terutama ketika mengelola orang. Ini pasti akan mengarah pada subjektivitas.

2. Performa Tinggi = Kesuksesan?

Kinerja tinggi dari individu tidak selalu berarti sukses dalam posisi manajemen. Ini merupakan satu hal yang perlu Anda perhatikan saat menggunakan 9 Box Matrix. Tidak semua individu akan memiliki kemampuan untuk dapt pindah ke peran manajemen. Pemain tim ideal yang berkinerja tinggi mungkin tidak menjadi manajer terbaik, dan itu tidak masalah.

3. Permasalahan Dengan Kategorisasi

Salah satu tantangan dengan 9 Box Matrix adalah sifatnya yang mengkategorikan individu dengan potensi rendah, sedang, atau tinggi. Hal ini dapat menjadi masalah karena perbedaan antara setiap kategori dapat berubah-ubah, sehingga tidak jelas apa yang membedakan rendah dari sedang dan sedang dari tinggi. Dengan demikian, penting untuk secara jelas mendefinisikan perilaku dan/atau kompetensi yang terkait dengan setiap kategori untuk meningkatkan validitas penilaian ini. Meskipun demikian, masalah masih dapat muncul ketika alat ini digunakan untuk mengevaluasi individu di berbagai posisi atau area organisasi, karena kompetensi serta dasar perilaku dari setiap tim pasti berbeda-beda.

Kesimpulan

9 Box Matrix merupakan alat performance management yang mudah untuk digunakan dan juga memiliki banyak manfaat. Alat ini bisa membantu Anda mengidentifikasi talenta, memberikan pendekatan menyeluruh terkait dengan talent appraisal, dan juga membantu merancang masa depan perusahaan. Adapun kekurangan dari alat ini yaitu sifatnya yang cukup subjektif.

GreatDayHR memiliki fitur performance management yang bersifat real time. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengawasi kinerja tim Anda dan memberikan umpan balik instan saat dibutuhkan.

Fitur ini dilengkapi dengan grafik visual, sehingga Anda dapat dengan mudah dapat menilai dan melihat kemajuan kinerja karyawan.Dengan fitur ini, penilaian dan pengambilan keputusan akan lebih mudah dan objektif karena Anda memiliki akses ke berbagai data terkait kinerja.