Sebuah aplikasi absensi biasanya sudah terintegrasi bersama perangkat lunak payroll perusahaan. Fungsi utamanya adalah melakukan pendataan dari status kehadiran karyawan, yang berkaitan langsung dengan rekapitulasi dan pembayaran penggajian.
Absensi merupakan masalah klise dari level perusahaan kecil hingga rendah. Ada dampak yang bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan jika tidak dikelola dengan baik. Maka dari itu, metode absensi seharusnya menyesuaikan dengan konteks pemakaian teknologi di jaman sekarang. Setidaknya, ada beberapa alasan penting kenapa setiap perusahaan mestinya menggunakan aplikasi ini.
Efisien dan Hemat Biaya
Aplikasi ini jelas akan sangat menghemat biaya infrastruktur perusahaan. Biasanya, metode pencatatan kehadiran karyawan harus diproses melalui sebuah perangkat yang biasa berupa pemindai sidik jari atau kartu gesek. Metode tersebut memang canggih, tapi ada ongkos yang mesti dialokasikan perusahaan.
Justru dengan aplikasi ini, cara pencatatan kehadiran jadi makin praktis. Karyawan hanya perlu mengakses aplikasi dari login di smartphone masing-masing dan menyetorkan data kehadiran lewat foto atau cukup dengan selfie. Cara yang efisien dan tidak susah dilakukan oleh tiap orang dalam perusahaan. Proses pendataan juga semakin cepat dan yang jelas tidak perlu menyiapkan ongkos untuk penyediaan mesin absensi karyawan seperti pembelian mesin fingerprints. Namun aplikasi absensi bisa juga terintegrasi dengan mesin fingerprint jika perusahaan Anda sudah terbiasa menggunakan
Cara absensi dengan aplikasi kian berkembang dan jadi kebutuhan banyak perusahaan. Tidak ada lagi metode pencatatan atau pembukuan secara manual. Semua akan dikerjakan secara otomatis lewat sistem dalam aplikasi itu. Keuntungan lainnya adalah penghematan biaya karena pastinya tidak akan membutuhkan tumpukan lembaran kertas dan biaya operasional person yang bertanggung jawab menangani pencatatan data tersebut.
Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Bayangkan apa jadinya jika ada karyawan yang harus bertugas di luar kantor sedari pagi dan mesti datang dulu untuk melakukan absen. Kondisi tersebut akan menguras waktu dan tenaga karyawan. Dan pihak perusahaan dirugikan juga akibat kondisi tersebut. Melalui aplikasi inilah karyawan bisa langsung melaporkan kehadirannya dengan aplikasi yang dipakai.
Produktivitas karyawan bisa semakin meningkat melalui pemakaian aplikasi ini. Mereka tidak akan direpotkan dengan urusan pelaporan kehadiran yang hanya bisa dilakukan dengan mesin di kantor. Dampak positifnya pun memacu semangat dan kinerja karyawan sehingga mereka jadi lebih fokus untuk menjalani tanggung jawab kerjanya masing-masing.
Mencegah Kecurangan
Penggunaan mesin absensi biasanya rentan dengan kecurangan. Metode absensi menggunakan kartu jelas punya potensi yang besar. Bahkan sistem absensi memakai sidik jari pun terkadang dapat dimanipulasi. Faktanya, risiko kecurangan memang selalu ada apa pun jenis kemajuan teknologi yang digunakan.
Nah, dengan aplikasi inilah risiko kecurangan itu dapat diminimalkan. Pasalnya, aplikasi ini terintegrasi dengan GPS yang dapat mendeteksi keberadaan karyawan berdasarkan perangkat yang dipakai untuk melakukan absensi. Aplikasi ini juga sudah dirancang supaya kebal dari upaya manipulasi data karena semua tersimpan dalam server yang sangat aman.
Artinya, aplikasi ini akan membantu meningkatkan kedisiplinan karyawan, dan bahkan di satu sisi juga menguatkan kinerja produktif secara keseluruhan. Tidak ada lagi metode konvensional yang kerap jadi penghambat, sementara kebutuhan di jaman sekarang mesti lebih ringkas dan cepat. Proses penggunaan aplikasi untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan ini memberikan efek positif untuk atmosfer kerja yang lebih profesional.
Analisis dan Integrasi Pencatatan Data Kehadiran Karyawan
Proses analisis kehadiran sangat penting dalam perusahaan. Bukan sekadar formalitas dan berkaitan langsung dengan upaya peningkatan kualitas kinerja perusahaan bersama seluruh karyawannya. Dengan aplikasi inilah akses bisa dilakukan secara real time. Pihak perusahaan bisa langsung mengetahui siapa saja karyawan yang tidak masuk di hari itu.
Manfaat Aplikasi Absensi untuk Penggajian Karyawan
Fitur aplikasi ini juga punya manfaat yang terintegrasi bersama metode pencatatan dan pembayaran gaji karyawan. Pencatatan berlangsung secara akurat melalui data kehadiran karyawan. Dengan adanya fitur inilah tiap karyawan bisa turut berpartisipasi memantau rekapitulasi gajinya.
Manajemen Absensi Berbasis Online di Perusahaan
Aplikasi menyediakan fitur pencatatan sekaligus rekap data absensi yang dikelola secara online. Data langsung masuk ke dalam server dan cloud dan terkoneksi dengan catatan penggajian karyawan. Semua data dijamin akurat termasuk detil yang dijadikan panduan untuk pembayaran gaji termasuk lembur, tunjangan, dan sebagainya.
Memudahkan Pendataan dan Proses Cuti
Metode pendataan absensi ini juga mencakup pengajuan cuti dan pencatatan secara tepat. Tiap karyawan memiliki jatah cuti yang bisa diambil dalam periode setahun. Aplikasi ini memberikan karyawan kemudahan memantau jatah cuti yang tersisa sekaligus mengajukannya kepada perusahaan lewat fitur tersedia. Jadi karyawan dengan sangat mudah mengajukan cuti kapan saja dan dimana saja dengan smartphone tanpa perlu mengatur waktu untuk bertemu HRD.
Otomatisasi Data
Sistem otomatisasi berlaku dalam pemakaian aplikasi ini. Sistemnya menunjang input data terbaru yang diunggah dalam cloud dan server. Penyimpanannya juga sangat aman dan terjaga kerahasiaannya. Dengan sistem inilah semua data karyawan bisa diakses hanya dari fitur aplikasi yang dapat dipasang di smartphone.
Menentukan Kebijakan Strategis
Setiap langkah kebijakan perusahaan dipengaruhi oleh kualitas sumber daya manusianya. Dalam konteks inilah sangat penting membina kedisiplinan yang hanya dapat dimungkinkan lewat pengelolaan sistem yang modern. Dengan demikian, perusahaan juga bisa menentukan berbagai langkah kebijakan strategis berdasarkan kinerja dan pencapaiannya selama ini.
Praktis dan Fleksibel
Cara pakai aplikasi ini sangat praktis dan fleksibel. Menggunakan konsep yang relevan dengan pemakaian perangkat teknologi di jaman sekarang, cara menandai kehadiran cukup memakai smartphone. Sementara itu, sistem langsung membaca data yang diinput oleh karyawan bersangkutan. Alurnya sangat simpel dan terbukti banyak perusahaan yang diuntungkan lewat pemakaian aplikasi ini.
Membangun Lingkungan Kerja Kondusif
Terciptanya lingkungan kerja kondusif hanya dimungkinkan oleh konsep yang tepat. Praktik perusahaan selama ini yang dikerjakan secara manual sekarang sudah makin efektif. Buktinya adalah pemakaian aplikasi absensi yang menjembatani kebutuhan pendataan karyawan oleh perusahaan, dan sekaligus kemudahan mengoperasikan sistem ini. Oleh sebab itu, aplikasi ini semakin sering dipesan oleh berbagai perusahaan menengah hingga yang besar.
Dapat Disesuaikan Anggaran dan Kebutuhan Perusahaan
Jangan dibayangkan ini sebagai aplikasi yang mahal. Sudah banyak jasa pengembang aplikasi yang menawarkan konsepnya dan dapat dipertimbangkan perusahaan. Sudah sewajarnya tiap perusahaan memiliki kebutuhan berbeda. Ada perusahaan yang masih dalam tahap rintisan, dan ada yang sudah mencapai level tertentu. Semakin banyak jumlah karyawan berarti makin besar data yang harus dikelola. Itulah sebabnya aplikasi ini bisa dipesan berdasarkan kebutuhan perusahaan.
Cara memesannya bisa dikonsultasikan dulu dengan jasa pengembang. Nanti perusahaan mengajukan konsep seperti apa yang dibutuhkan dan gambaran penerapannya di lapangan. Pihak jasa kemudian memberikan sejumlah tawaran dalam bentuk purwarupa yang di dalamnya sudah disematkan sejumlah fitur.
Proses pengerjaan aplikasi ini juga tidak lama. Justru pihak pengembang sudah bekerja secara profesional dan telah melayani berbagai klien. Perusahaan cuma perlu mengajukan apa yang harus disediakan demi mengakomodasi kebutuhan absensi serta praktik pencatatan yang efisien. Oleh sebab itu, perusahaan dapat mendiskusikannya dulu dengan pihak jasa.
