5 Rekomendasi Aplikasi Absensi Online Gratis

By Rifqi Renanda   |  

Teknologi yang terus berkembang membuat dunia semakin banyak melakukan transisi ke arah digital. Hal ini terlihat semakin jelas dalam berbagai perusahaan yang memanfaatkan kemudahan dunia digital dalam melakukan kegiatan bisnisnya. Salah satu alat berbasis digital yang dapat meringankan beban kerja perusahaan adalah aplikasi absensi online.

Perkembangan dunia secara digital menghasilkan berbagai macam inovasi pada sistem absensi, dengan aplikasi absensi online menjadi yang paling terkemuka. Namun, apa sebenarnya aplikasi absensi online? Apa kelebihan dan kekurangannya? Simak artikel ini untuk mengetahuinya.

Apa itu Aplikasi Absensi Online dan Perbedaannya dengan Absensi Manual

Aplikasi Absensi Online adalah sistem yang berguna untuk mencatat jam kehadiran karyawan melalui sebuah website yang di komputer atau menggunakan aplikasi pada smartphone yang terkoneksi dengan internet. Umumnya, karyawan hanya perlu memasukkan username dan password di aplikasi yang ada di smartphone mereka untuk melakukan absensi. 

Absensi secara online jelas berbeda dengan absensi manual. Perbedaan utamanya adalah bahwa sistem absensi manual membutuhkan medium khusus (umumnya kertas), sedangkan aplikasi absensi online dapat dilakukan dari komputer dan smartphone asalkan terhubung dengan internet.

Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan aplikasi absensi online jika dibandingkan dengan sistem absensi manual dan sebaliknya, perhatikan ulasan berikut ini.

Kelebihan Absensi Manual

Pertama, kami akan memberitahukan mengenai apa saja kelebihan absensi manual jika dibandingkan dengan absensi online. Berikut penjelasannya. 

A. Pengeluaran yang Lebih Sedikit

Perusahaan memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah dimiliki untuk menerapkan sistem absensi jenis ini. Dengan demikian, biaya yang harus dikeluarkan perusahaan akan berkurang karena tidak harus membeli alat khusus atau software tertentu.

B. Sederhana untuk Diterapkan

Jika jumlah karyawan hanya sedikit, maka dapat dikatakan bahwa penerapan sistem manual dapat dilakukan dengan mudah. Kertas yang umumnya digunakan sebagai medium untuk absensi manual dapat dijadikan sebagai bukti nyata data kehadiran oleh perusahaan.

Namun, bagaimana jika perusahaan memiliki karyawan yang banyak? Lebih lanjut tentang itu nanti. Baca terus artikel ini, ya.  

C. Tidak Terpengaruhi oleh Ketersediaan Listrik

Sistem absensi manual dioperasikan menggunakan kertas, maka tentunya ada atau tidaknya listrik dan internet tidak akan mempengaruhi prosedur perekaman kehadiran. 

Kekurangan Absensi Manual Dibandingkan Absensi Online

Kelebihan-kelebihan sistem absensi manual terlihat bermanfaat, bukan? Namun, tunggu dulu. Seperti segala hal, sistem absensi ini tentunya memiliki beberapa kekurangan yang mungkin dapat membuat Anda berpikir kembali. Apa saja kekurangannya? Baca ulasan di bawah ini.

A. Menghambat Produktivitas Karyawan

Dalam sebuah perusahaan ada beberapa jenis pekerja yang dapat ditemui, seperti Kontrak Karyawan Tetap (PKWTT), Kontrak Karyawan tidak Tetap (PKWT), Kontrak Karyawan Paruh Waktu, maupun outsourcing. 

Baca juga: Manfaat HRIS Untuk Bisnis Anda!

Dari pembahasan di atas Anda bisa mengetahui jika terdapat perbedaan hak dan metode penggajian. Dengan sistem manual, tentunya bagian HRD akan sulit untuk mengetahui perincian yang ada. 

Hal tersebut berbeda dengan sistem kehadiran online yang memiliki fungsionalitas dan fitur-fitur yang membuat perusahaan memiliki mata digital yang dapat digunakan untuk memantau kinerja dan tugas tiap individu. 

B. Biaya Gaji yang Semakin Besar

Kehadiran sudah lama dijadikan acuan untuk menghitung upah karyawan, sehingga akan ada perhitungan gaji bagi mereka yang tidak masuk kerja, terlambat atau lembur sekalipun. Menghitung gaji dengan mempertimbangkan keadaan yang berbeda-beda tersebut dapat membuat staf HRD kebingungan sehingga menyebabkan kesalahan perhitungan. Tentunya hal ini sangat ingin dihindari bukan? 

Dengan data absensi yang sudah terintegrasi dengan sistem, tersedia secara online, dan dapat diakses secara real-time, penggajian menjadi lebih mudah dan akurat.

Dengan data absensi secara online yang terhubung sistem yang sudah terintegrasikan dapat bisa diakses secara real time membuat penggajian lebih mudah dan akurat.

C. Meningkatkan Penyalahgunaan Jam Waktu 

Kejujuran merupakan nilai yang harus dimiliki seorang karyawan, namun sayangnya tidak semua individu memilikinya. Hal ini menyebabkan tidak sedikit jumlah karyawan yang menyalahgunakan sistem absensi manual untuk kepentingan pribadi.  

Untuk mencegah hal-hal ini, perusahaan dapat menggunakan sistem online yang mengurangi hal-hal yang tidak diinginkan. Selain itu berbeda dengan sistem manual yang dapat dimanipulasi, sistem sudah dirancang dengan keamanan yang tinggi sehingga karyawan tidak bisa melakukan hal-hal yang tidak diinginkan. 

D. Memiliki Cakupan yang Terbatas

Menggunakan absensi manual bukanlah hal yang buruk, namun perlu diketahui meskipun penerapan terlihat lebih sederhana, jenis absensi ini hanya dapat diberlakukan pada perusahaan yang mempunyai jumlah karyawan yang kecil. 

HRD pasti akan kewalahan jika mengurus kehadiran karyawan dalam jumlah yang besar dan akan menghabiskan banyak waktu yang tidak efektif. Dalam hal inilah sangat penting untuk usaha yang sudah mulai berkembang menggunakan aplikasi manajemen karyawan. 

E. Kesalahan data

Selain memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak, menghitung kehadiran secara manual dapat membuka peluang untuk membuat kesalahan yang lebih besar. Bukan berarti dengan menggunakan sistem akan 100% akurat, namun dapat meminimalisir kesalahan yang bisa terjadi. 

Baca juga: Sumber Daya Manusia dan Perkembangannya di Industri Bisnis

Tugas bagian manajemen sumber daya manusia di sebuah perusahaan tidak hanya mengurus absensi karyawan. Mereka juga harus melakukan pencatatan karyawan yang sakit, lembur, penggajian, dan hal lainnya yang perlu dikerjakan dalam kurun waktu yang bersamaan. Banyaknya data yang harus dikelola ini semakin meningkatkan urgensi perusahaan untuk menggunakan aplikasi manajemen karyawan.

F. Jumlah Tenaga Kerja yang Relatif Besar

Seperti yang sempat disinggung jika sistem manual memiliki cakupan yang terbatas, dapat dikatakan juga berarti semakin besar jumlah karyawan yang harus ditangani, maka akan semakin besar juga sumber daya manusia yang harus mengerjakannya. Akan tetapi semua permasalahan ini dapat diatasi dengan sistem online yang ada.

Kelebihan Absensi Online Dibandingkan dengan Absensi Manual

Setelah mengetahui berbagai kekurangan dari sistem absensi manual jika dibandingkan dengan aplikasi absensi online, Anda mungkin kembali mempertimbangkan untuk menerapkan absensi manual. 

Untuk membantu Anda mencapai keputusan, kami akan menjelaskan apa saja kelebihan absensi online selain yang telah dijelaskan di bagian sebelumnya.

A. Hemat Biaya dan Ramah Lingkungan

Seperti yang disebutkan sebelumnya, untuk mengimplementasikan absensi manual membutuhkan medium seperti kertas. Tentunya ini akan membuat perusahaan terus mengeluarkan biaya untuk membeli kertas yang nantinya setelah digunakan akan dibuang begitu saja. 

Dengan aplikasi absensi online, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk memperoleh kertas. Perusahaan cukup mengeluarkan uang untuk memperoleh aplikasinya saja, karena pada umumnya, sistem absensi online dapat digunakan di komputer pribadi dan melalui smartphone karyawan masing-masing. Hal ini otomatis membuat aplikasi absensi online lebih ramah lingkungan dari absensi manual.

B. Memperkecil Kemungkinan Terjadinya Upaya Penipuan

Kemungkinan terjadinya kecurangan atau penipuan pada aplikasi absensi online kecil karena setiap karyawan pasti akan memiliki kredensial unik dalam bentuk username dan password yang hanya dimiliki oleh  mereka. 

Fitur GPS dan Teknologi Pengenalan Wajah (Facial Recognition) yang dimiliki oleh beberapa sistem HR dapat semakin mengecilkan peluang untuk merekam kehadiran yang tidak jujur karena divisi HR dapat langsung memeriksa data tersebut.

C. Terintegrasi dengan Semua Kebutuhan HR

Salah satu keuntungan terbesar dari aplikasi absensi online adalah bahwa semua data tersimpan secara online dan setiap data tersebut akan mempengaruhi data lain secara otomatis.

Contoh, jika perusahaan memberikan tunjangan harian bagi karyawan yang datang ke kantor, maka gaji yang diterima oleh karyawan yang masuk setiap hari dibandingkan yang masuk sesekali saja akan berbeda dan akan dihitung secara otomatis oleh aplikasi absensi online.  

Kekurangan Absensi Online Dibandingkan dengan Absensi Manual

Dapat dilihat bahwa kelebihan-kelebihan yang dimiliki oleh absensi online lebih banyak jika dibandingkan dengan absensi manual. Tetapi, sama halnya dengan absensi manual, aplikasi absensi online juga memiliki keterbatasan tersendiri. Simak penjelasan dibawah ini untuk mengetahuinya.

A. Bergantung pada Kualitas Smartphone Karyawan

Merekam kehadiran dengan aplikasi absensi online bergantung dengan kualitas telepon seluler yang dimiliki oleh karyawan. Kenapa? Karena apabila smartphone karyawan tidak dapat berfungsi secara optimal, maka sangat mungkin terjadi kendala saat ingin merekam kehadiran.

Paling tidak, kamera dan layanan lokasi dari telepon seluler karyawan dapat bekerja dengan baik. Hal ini karena untuk merekam kehadiran dengan aplikasi absensi online, karyawan perlu melakukan swafoto atau selfie yang dilengkapi dengan data lokasi dan waktu.

B. Terhambat oleh Sinyal Internet yang Buruk

Sesuai dengan namanya, aplikasi absensi online harus ‘online’ atau membutuhkan sinyal internet agar dapat bekerja seperti seharusnya. Jika karyawan berada pada daerah yang tidak memiliki sinyal internet yang baik, maka mereka pasti akan sulit untuk merekam kehadiran.

Fitur Utama Sistem Aplikasi Absensi Online

Zaman sekarang adalah eranya aplikasi dan peran aplikasi dalam membantu kehidupan manusia semakin penting setiap harinya. Aplikasi absensi online adalah salah satunya. Aplikasi ini, selain membantu perusahaan mencatat absensi karyawan juga memiliki berbagai fitur lain untuk membantu perusahaan untuk berkembang. Inilah 6 fitur yang sebaiknya ada pada aplikasi ini.

1. Absensi Dapat Dilakukan Kapan dan Dimana saja 

Keutamaan absensi online adalah pekerja bisa melakukan absensi kapan dan dimana saja sesuai keperluan pekerja. Semua pekerja, baik yang bekerja di dalam maupun di luar kantor, bisa melakukan absensi dengan data yang terjamin akurasinya. Selama pekerja terhubung dengan internet melalui smartphone yang dimilikinya, baik Android maupun iPhone, maka dia tidak perlu repot melakukan absensi.

2. Lokasi Pengguna akan Terekam Otomatis saat Melakukan Absensi Online

Ketika seorang karyawan melakukan absensi secara online, maka aplikasi akan memperkirakan posisi karyawan tersebut secara akurat melalui GPS. Ini juga bertugas sebagai konfirmasi saat karyawan berada di luar kantor untuk melakukan rapat. Dengan begitu, tindakan “kenakalan” pekerja bisa ditekan ketika waktunya pekerja tersebut melakukan absensi tapi tidak berada di lokasi yang seharusnya.

3. Dapat Mengumumkan dan Menetapkan Jam Kerja 

Perusahaan yang memakai absensi online bisa dengan mudah mengatur jam kerja yang sesuai dengan kebijakan perusahaan dan mengumumkannya kepada semua karyawan. Dengan fitur tersebut, karyawan dapat mengetahui jam kerja sesungguhnya dan bisa datang serta pulang tepat waktu.  

4. Penghitungan Gaji yang Cepat dengan Menggunakan Data yang Valid

Sistem absensi online memudahkan HRD dan bagian keuangan untuk menghitung gaji pekerja dengan mengambil data-data absensi yang valid. Perhitungan juga akan memasukkan data-data opsional berupa ketidakhadiran, keterlambatan, cuti tidak dibayar, dan variabel lain yang akan mempengaruhi besar-kecilnya upah yang diberikan. Dengan begitu, setiap pekerja akan menerima upah sesuai jam kerjanya.

5. Foto Sebagai Bukti Absensi

Untuk menghindari kecurangan-kecurangan lainnya, maka beberapa absensi online menambahkan fitur foto pekerja saat melakukan absensi. Dengan cara itu, seorang pekerja tidak akan bisa bolos dari pekerjaannya. Sebab foto bisa dijadikan sebagai bukti absensi bahwa dia benar-benar berada di tempat yang ditentukan selama bertugas.

6. Bisa Membuat Catatan Khusus 

Keterlambatan karyawan bisa terjadi karena faktor-faktor tertentu – entah itu ban bocor, mobil atau motor yang mogok, terjebak macet, dan lain sebagainya. Nah, dengan aplikasi absensi online, terdapat bagian untuk membuat catatan khusus yang umumnya wajib diisi oleh karyawan ketika mereka terlambat. Ketika melihat ini, pihak perusahaan menilai apakah alasannya ini bisa dijadikan untuk mengurangi atau tidak mengurangi upah sama sekali. 

Pada dasarnya absensi online bermanfaat memudahkan perusahaan untuk mengelola absensi karyawan. Biasanya, aplikasi ini terintegrasi dan sepaket dengan aplikasi pengelolaan lainnya. Dengan begitu, setiap datanya bisa disinkronkan dengan kebutuhan lainnya.

5 Aplikasi Absensi Online Gratis

Sekarang setelah mengetahui mengenai apa itu aplikasi absensi online sebenarnya, kelebihan serta kekurangannya, dan fitur-fitur apa saja yang sebaiknya ada dalam aplikasi ini, mungkin Anda berpikiran untuk mencobanya. 

Jika memang iya, maka dibawah ini kami telah menjabarkan lima aplikasi absensi online yang dapat digunakan secara gratis. 

1. GreatDay HR

Aplikasi absensi online pertama adalah GreatDay HR. Fitur-fitur yang dimiliki oleh GreatDay HR dapat dikatakan cukup komprehensif. Perekaman kehadiran dengan aplikasi ini juga cukup mudah. Karyawan cukup melakukan selfie dan teknologi pengenalan wajah (facial recognition) akan membandingkan foto yang diambil dengan sejarah rekaman kehadiran serta memberikan persentase kecocokan. 

Fitur Geo Tagging yang dimiliki oleh aplikasi GreatDay HR juga dapat memberikan informasi lokasi paling akurat dan bisa membantu perusahaan untuk memastikan bahwa karyawan bekerja di tempat yang seharusnya.

Selain merekam kehadiran, GreatDay HR juga dapat mendukung perusahaan dan juga karyawan untuk menjalani pekerjaannya dengan lancar. Salah satunya adalah penjadwalan shift kerja yang fleksibel dan mudah untuk diaplikasikan kepada karyawan yang ditentukan. Diluar penjadwalan shift kerja, Anda bahkan dapat menerapkan dan mengumumkan kebijakan perusahaan Anda terkait hal-hal seperti lembur dan cuti langsung di dalam satu aplikasi.

2. Time Clock by Homebase

Berbeda dengan GreatDay HR yang memiliki fitur lengkap, aplikasi Time Clock by Homebase hanya memiliki segelintir fitur yang dapat langsung digunakan. Berikut adalah beberapa fitur yang ditawarkan secara gratis.

  • Waktu dan kehadiran
  • Jam waktu
  • Posting pekerjaan, pelacakan pelamar
  • Aplikasi seluler karyawan
  • Lebih dari 10 karyawan
  • Penjadwalan lebih dari 10 hari 

3. WiFi Attendance

WiFi Attendance adalah salah satu aplikasi absensi online yang paling sederhana karena tidak memanfaatkan GPS atau selfie (swafoto) untuk merekam kehadirannya. Persis seperti namanya, WiFi Attendance menggunakan jaringan internet nirkabel atau WiFi untuk merekam dan mengelola absensi karyawannya.

4. Clockify

Aplikasi ini dapat digunakan untuk melacak waktu yang digunakan oleh tiap karyawan dengan fitur time tracker dan memudahkan untuk mengatur jam kerja. Waktu yang dilacak ini kemudian akan direkap dalam timesheet dan dibuatkan laporan untuk mengetahui apakah waktu yang digunakan oleh karyawan efektif atau tidak.

5. CKZ Time Clock

Aplikasi CKZ Time Clock ini merupakan software yang melacak waktu atau time tracker yang juga dapat dimanfaatkan sebagai alat untuk merekam absensi karyawan. Fitur-fitur seperti perekam kehadiran, payroll, dan pemantauan karyawan secara real-time membuat aplikasi ini pantas untuk dipikirkan sebagai salah satu opsi aplikasi absensi online.

Kesimpulan

Saat Anda telah mencapai titik ini, kami berharap Anda sudah memahami mengenai aplikasi absensi online atau paling tidak, mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai topik ini. Jika Anda masih belum mengerti apa aplikasi absensi online dan semua yang melingkupinya, jangan khawatir, kami akan merekap semua yang Anda perlu ketahui di bagian ini.

Aplikasi absensi online merupakan sistem yang digunakan untuk merekam kehadiran karyawan, baik melalui website atau smartphone yang terkoneksi dengan internet. Perbedaan aplikasi ini dengan absensi manual adalah bahwa absensi manual menggunakan kertas untuk mencatat kehadirannya sedangkan absensi online menggunakan aplikasi atau website.

Setelah mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan dari aplikasi absensi online dan absensi manual, dapat dikatakan bahwa aplikasi absensi online lebih menguntungkan bagi perusahaan secara keseluruhan. Fitur-fitur seperti absensi dimana dan kapan saja, perekaman lokasi pengguna, dan perhitungan gaji yang cepat dapat membuat beban kerja perusahaan jauh berkurang jika dibandingkan dengan absensi manual.

Semua fitur yang baru saja disebutkan dapat Anda temukan di GreatDay HR. Dengan GreatDay HR, dari perekaman kehadiran hingga penggajian (payroll), semuanya dapat dilakukan dengan lebih teratur dan lebih cepat dari sebelumnya. Undang kami untuk mencoba demo sekarang juga. Gratis!

Tags : Absensi Online

Related Topics