Seiring dengan perkembangan teknologi, ada begitu banyak perusahaan – perusahaan baru yang bermunculan dari berbagai bidang usaha. Tak hanya tanah dan bangunan, karyawan perusahaan yang loyal dan kompeten juga merupakan aset berharga bagi perusahaan. Oleh karena itu, tim Human Resource Management harus memperhatikan baik – baik dan memberikan penanganan karyawan dengan serius. Salah satu usahanya adalah dengan menggunakan software payroll terbaik yang mendukung manajemen untuk menerapkan Human Resource Information System (HRIS) yang baik dalam perusahaan. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa software payroll diperlukan dalam menjalankan sebuah perusahaan di masa kini, di antaranya adalah :
Kehadiran karyawan dapat terkontrol
Bila perusahaan yang Anda kelola merupakan perusahaan besar, tentu tidak mungkin bila Anda mampu mengecek kehadiran karyawan satu persatu. Sebagai karyawan, tentu kontribusi yang dapat diberikan untuk kemajuan perusahaan tentu saja terkait waktu untuk bekerja. Bila ada beberapa karyawan yang kurang disiplin terkait waktu bekerja, bukan tidak mungkin hal ini dapat memberikan dampak pada operasional perusahaan yang menurun. Adanya software payroll terbaik memungkinkan Anda untuk mengontrol kehadiran karyawan dengan menggunakan salah satu fitur seperti absensi karyawan online. Dengan fitur ini, setiap karyawan yang terhubung ke payroll system akan dengan mudah diketahui jam kehadirannya, sehingga meminimalkan kemungkinan terjadinya kecurangan seperti “titip absen†pada karyawan yang lain.
Lebih mudah dan meringkas waktu
Setiap karyawan perusahaan tentu senang bila penghasilan dan tunjangan atau kompensasi lain yang didapatkan dapat diakses dengan lebih mudah dan transparan. Hal ini dapat diwujudkan apabila perusahaan Anda telah menggunakan software payroll untuk HRIS yang diberlakukan pada perusahaan. Dengan adanya software payroll ini, selain karyawan dapat lebih mudah dalam mengecek besaran penghasilan dengan mengakses slip gaji, karyawan juga lebih dimudahkan bila ingin mengajukan cuti atau izin bekerja. Kini, karyawan perusahaan tidak lagi perlu mengetik surat permohonan berikut dengan lampiran, dan menunggu beberapa lama sebelum disetujui oleh pimpinan. Software payroll terbaik biasanya dilengkapi pula dengan fitur form perizinan, di mana bila ada karyawan yang kebetulan perlu izin atau cuti, hanya perlu mengisi data pada form secara online, dan permohonan izin akan diketahui oleh atasan dengan segera.
Baca juga: Sistem Penggajian Profesional dengan Software Payroll Terbaik
Penerapan software payroll juga dapat memudahkan Anda dalam mengikuti perubahan peraturan Pemerintah dan perpajakan. Peraturan mengenai perpajakan dan pemerintah dapat sewaktu – waktu mengalami perubahan. Bila hal ini terjadi, Anda tidak perlu khawatir harus susah mengatur segala hal dari awal karena pihak developer software payroll tentunya akan membantu Anda mengupdate software yang digunakan sesuai dengan perubahan dan peraturan yang kini diberlakukan.
Sistem pembayaran gaji (payroll) yang lebih akurat
Karyawan yang bekerja di suatu perusahaan tentu mendambakan pembayaran gaji yang sesuai dengan kinerja atau job descriptionnya. Bagaimana pun, kesejahteraan karyawan merupakan bagian dari tanggung jawab dan komitmen perusahaan. Oleh karena itu, perihal penghitungan gaji dan kompensasi bagi karyawan perlu dilakukan dengan hati – hati, termasuk dalam hal ini adalah pemberian bonus, upah lembur hingga Tunjangan Hari Raya (THR) agar kompensasi yang didapat sesuai dengan kontribusi karyawan yang bersangkutan. Dengan pemanfaatan sistem pembayaran gaji dari HRIS, tentu penghitungan upah dan kompensasi untuk karyawan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat.
Perusahaan dapat lebih fokus dalam pengembangan usaha
Bila perusahaan masih menerapkan sistem manajemen penggajian dengan hitung manual, tentu hal ini dapat merugikan karena memerlukan waktu yang relatif lama. Bila terlalu sibuk mengurus satu hal seperti upah karyawan, maka hal lain yang lebih penting terkait dengan upaya – upaya pengembangan perusahaan dapat menjadi kurang diperhatikan. Dengan adanya software payroll terbaik yang diterapkan dalam perusahaan, maka Anda akan dimudahkan dan tidak perlu lagi berfokus pada administrasi dan gaji karyawan. Sebaliknya, Anda hanya perlu melakukan pengontrolan dan dapat mengatur fokus pada hal yang lebih penting seperti pengembangan usaha dan ide – ide inovasi ke depannya.
Kebebasan karyawan dapat terkontrol dengan baik
Software payroll yang baik biasanya memiliki berbagai fitur pelengkap. Salah satu yang cukup penting adalah fitur Employee Self Service (ESS). Dengan adanya fitur ini, Anda sebagai pemimpin perusahaan dapat memberikan kebebasan pada karyawan Anda terkait dengan absensi dan pengajuan pinjaman. Terkait absensi akan dapat dideteksi dengan segera dan dikontrol setiap harinya. Sementara untuk pengajuan pinjaman, Anda sebagai pemimpin juga memiliki kontrol untuk mengatur waktu pengembalian sesuai dengan kebijakan yang diterapkan, dan apabila ditemukan adanya pelanggaran atau kecurangan, akan terdeteksi dan dapat ditindak lanjuti sejak dini.
Baca juga: Strategi Mengembangkan Bisnis Bagi UKM Di Tahun 2018
Data personalia karyawan tersimpan dengan aman
Setiap perusahaan tentu memiliki data personalia dari setiap karyawan yang diperkerjakan di dalamnya. Bila dulunya data ini dikumpulkan secara fisik dan disimpan dalam lemari arsip yang berisiko untuk hilang sewaktu – waktu atau tercecer dan akhirnya tidak ditemukan, maka penggunaan software payroll terbaik dapat menjadi solusi. Dengan software ini, data – data karyawan mulai dari data pribadi, jenjang karir, data penggajian hingga data terkait jatah cuti disimpan dalam satu sistem berbasis online yang dinilai lebih praktis dan lebih aman. Saat Anda memerlukan data karyawan, Anda hanya perlu mengakses data yang tersimpan dengan memasukkan nama karyawan dan melakukan beberapa klik pada pilihan yang ada, sehingga pencarian data karyawan tidak lagi memerlukan waktu yang lama.
Terhitung sebagai investasi aset tidak tetap yang menguntungkan
Software payroll yang Anda gunakan di perusahaan Anda dapat dikategorikan sebagai aset tidak tetap yang dimiliki perusahaan. Meski tidak berwujud, software ini menjadi sebuah alat penting yang membuat manajemen ketenagakerjaan dalam perusahaan dapat berjalan efektif dan efisien. Tak hanya mengatur penghitungan besaran gaji berdasarkan kontribusi karyawan yang dihitung secara adil dan tepat, adanya software ini juga memudahkan Anda untuk mengatur berbagai hal mengenai kepegawaian, seperti absensi pegawai, permohonan izin sakit atau cuti, hingga penyimpanan data personalia dari masing – masing karyawan yang terorganisir dengan baik.
Kredibilitas perusahaan meningkat
Perusahaan tentu memiliki bbeerapa rekanan seperti vendor atau investor yang saling bekerja sama. Selain menilai sepak terjang dan perkembangan perusahaan, salah satu hal yang menjadi pertimbangan investor dan vendor sebelum memutuskan untuk menjalin kerja sama adalah kredibilitas dari perusahaan. Kredibilitas perusahaan dapat dilihat salah satunya dari penerapan teknologi atau digitalisasi dalam hal manajemen SDM. Perusahaan yang telah menggunakan software payroll terbaik tentu akan dinilai lebih maju dan kredibel dibanding dengan perusahaan yang melakukan manajemen SDM secara manual. Organisasi yang mau tumbuh sesuai dengan zaman memberikan kesan open minded dan proaktif, sehingga dinilai dapat memberikan hasil kerja sama yang baik untuk kedua belah pihak.
