Sudah Tahu Cara Menghitung Analisis Beban Kerja Secara Akurat?

Jika bicara soal pekerjaan rasanya seperti tanggung jawab yang tidak berujung, terkadang tanpa disadari beban pekerjaan inlah  yang terkadang menjadi kendala,serta membuat hasil pekerjaan menjadi tidak maksimal. 

Pasalnya setiap pegawai yang dianggap sebagai sumber daya utamanya, memiliki keterbatasan. Sehingga sangat disarankan bagi setiap perusahaan untuk melakukan analisis beban kerja atau workload analysis, yang disusun berdasarkan kebutuhan perusahaan, dan menggunakan metode yang bisa menentukan, ataupun menghitung beban kerja pada individu atau perusahaan tertentu. 

Jika Anda bertanya bagaimana cara kerja, dan manfaatnya, maupun metode perhitungannya, kami akan mengulas lebih detil mengenai analisis beban kerja. Yuk, disimak!

Pengertian Analisis Beban Kerja

Analisis beban kerja merupakan proses menghitung beban kerja untuk menyelesaikan pekerjaan pada suatu posisi sehingga dapat menemukan jumlah jam kerja serta jumlah orang yang dibutuhkan yang optimal. 

Selain dari yang disebutkan diatas, tujuan dari melakukan analisis beban kerja adalah untuk mengetahui seberapa besar tanggung jawab yang sebaiknya diberikan kepada seorang karyawan agar karyawan tersebut dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan jam kerja yang ditentukan.

Metode Analisis Beban Kerja

Baca juga: Panduan Lengkap Membuat Laporan Pertanggungjawaban!

Untuk menghitung analisis beban kerja Anda dapat menggunakan empat cara, seperti yang akan dibahas berikut ini

1. Metode daftar pertanyaan 

Merupakan salah satu cara yang terbilang mudah, karena cukup menyusun beberapa pertanyaan yang mendalam dan terbuka, dimana berisi tentang pejabaran tugas dari setiap invidu yang terkait di dalam perusahaan. Selain itu uraikan juga tugas-tugas yang masih berhubungan dengan tugas yang akan datang. 

Dengan cara ini setiap perubahan yang terjadi akan disesuaikan dengan undang-undang yang berlaku, mengetahui yang menjadi sasaran dari perusahaan, serta hasil kerja setiap jabatan akan terlihat jelas

2. Metode Wawancara

Metode selanjutnya yang akan dibahas adalah teknik wawancara. Menjadi salah satu metode pengumpulan data dan informasi  dengan cara memberikan pertanyaan langsung kepada karyawan yang dituju. 

Biasanya digunakan untuk melakukan tanya jawab dengan pegawai maupun orang-orang yang memiliki tugas atau fungsi tertentu dalam suatu perusahaan. Wawancara sendiri dapat dibagi menjadi beberapa cara seperti

• Wawancara individual: mengajukan pertanyaan dengan orang tertentu, dan bersifat lebih personal. Karena dalam moment ini terkadang ada orang yang dapat bercerita secara mendalam. 
• Wawancara kelompok: berguna bagi sebagian orang yang mengerjakan jenis pekerjaan  yang sama, serta melakukan wawancara dengan supervisor atau atasan yang memiliki wewenang terhadap pekerjaan yang dimaksud. 

3. Metode Kuesioner

Metode pengumpulan data melalui pertanyaan yang diberikan. Sekilas cara ini mirip dengan teknik wawancara yang pertama kali dibahas. Namun kelebihannya sendiri adalah bagaimana sejumlah informasi akan terkumpul dalam waktu yang singkat, biaya yang relatif hemat, dan hasil yang akurat.

Akan tetapi kekurangan dari wawancara jenis ini adalah hasil yang mungkin bias, dan subjektif. Karena kemungkinan karyawan yang mengisi kuesioner ini memiliki pandangan pribadi terhadap suatu pertanyaan. 

4. Metode Observasi

Baca juga: Cara Mengelola Karyawan Paling Mudah, HRD Wajib Tahu!

Teknik terakhir yang dapat dipraktekan untuk menganalisis beban kerja adalah, dengan menggunakan observasi. Mengamati, mencatat setiap tugas yang diberikan, kelemahan, keterampilan yang dimiliki,serta solusi yang dibutuhkan untuk memecahkan tantangan tersebut. 

Meskipun terlihat mudah, dalam menjalankan metode ini perlu pertimbangan yang baik, karena setiap orang memiliki cara untuk mengamati sesuatu dan cara berpikir yang berbeda-beda. Selain itu perasaan suka tidak suka bisa memberikan hasil yang bias.

Dari 4 metode di atas dapat dilihat jika setiap teknik memiliki kekurangan dan kelebihan masing-masing. Sehingga sangat disarankan untuk mengkombinasikannya dengan beberapa metode sekaligus.

Cara Perhitungan Beban Kerja

Setelah mengetahui apa saja metode yang dapat dilakukan untuk analisis beban kerja, sekarang saatnya Anda menghitung beban kerja. Setelah melakukan perhitungan ini, perusahaan dapat mengetahui berapa volume kerja serta beban kerja yang sebaiknya dilakukan oleh karyawan.

Sebelum menghitung beban kerja, perusahaan perlu mengetahui jam kerja efektif karyawan. Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 175/PMK.01/2016, jam efektif dari setiap karyawan adalah 6 jam 25 menit (6,416 jam) setiap harinya. 

Jumlah jam efektif tersebut didapatkan setelah mengurangi dengan waktu yang digunakan untuk kepentingan karyawan lain seperti beristirahat untuk makan dan waktu ke kamar mandi.

Selanjutnya, perusahaan perlu menghitung isi kerja. Untuk melakukan perhitungan tersebut, Anda bisa mengelola data yang didapatkan dari unit pelaksanaan dengan menggunakan rumus berikut:

Isi kerja = beban kerja x waktu.

Setelah menyelesaikan perhitungan isi kerja untuk seluruh produk, Anda dapat menjumlahkan untuk mendapatkan isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan menggunakan OJ atau satuan orang jam.

Ada empat waktu kerja yang dianggap efektif: per hari, per minggu, per bulan dan juga per tahun. Berikut adalah perhitungan dari empat waktu kerja efektif tersebut:

• Per hari = 1 hari x 6,416 jam =385 menit
• Per minggu = 5 hari x 6,416 jam =32,08 jam = 1.924,8 menit
• Per bulan = 20 hari x 6,416 jam =128,32 jam = 7.699,2 menit
• Per  tahun = 240 hari x 6,416 jam =1.539,84 jam = 92.390,4 menit

Pendekatan Analisis Beban Kerja

Selanjutnya, Anda perlu mengetahui mengenai pendekatan analisis beban kerja setelah mengetahui metode dan perhitungan beban kerja. Hal itu karena pendekatan analisis beban kerja dapat membantu perusahaan mendapatkan informasi lebih mengenai usaha. 

Berikut adalah tiga pendekatan analisis beban kerja yang harus Anda ketahui:

1. Pendekatan Organisasi

Organisasi adalah medium dan sistem yang memetakan bagaimana caranya berbagai jabatan di dalam perusahaan dapat bekerja sama. Pendekatan organisasi akan memanfaatkan organisasi sebagai sumber informasi yang berhubungan dengan struktur organisasi, nama jabatan, tanggung jawab setiap jabatan, tugas, dan lain sejenisnya.

Selain itu, kondisi setiap karyawan juga perlu diketahui seperti kondisi fisik, mental, pendidikan, keterampilannya, dan lain sebagainya. Selanjutnya, hubungan dan aktivitas antara divisi harus dibuat secara tertulis untuk membantu pegawai mengetahui tentang tugasnya dan cara pengerjaan baik dan benar seperti apa.

https://greatdayhr.com/id/blog/standar-operasional-prosedur/

Perusahaan juga perlu menetapkan ukuran beban kerja sehingga dapat menghitung tugas dan fungsi per satuan kerja. Penentuan beban kerja perlu didiskusikan dengan jelas agar dapat mencapai kesepakatan untuk menentukan satuan kerja untuk setiap aktivitas. 

Pembahasan satuan kerja tersebut dilakukan demi mengetahui ukuran beban kerja setiap aktivitas.

Dengan mengumpulkan berbagai informasi diatas, pendekatan organisasi dapat membantu perusahaan membuat prosedur kerja yang dapat memvisualisasikan kerjasama yang efisien di dalam perusahaan.

2. Pendekatan Analisis Jabatan

Berbeda dengan pendekatan organisasi yang dibagi-bagi kepada tiap divisi, pendekatan analisis jabatan menggunakan beberapa landasan untuk bisa menetapkan berbagai hal. Berikut adalah landasan pada pendekatan analisis jabatan untuk melakukan aktivitas:

• Landasan mutasi karyawan
• Landasan promosi karyawan
• Landasan pemberian kompensasi
• Landasan pendidikan dan pelatihan
• Landasan dalam melaksanakan syarat lingkungan kerja
• Landasan pemenuhan kebutuhan peralatan dan sarana prasarana 

3. Pendekatan Administratif

Pendekatan terakhir namun bukan yang paling akhir adalah pendekatan administratif. Dengan pendekatan administratif, organisasi bisa mengetahui berbagai informasi yang berkaitan dengan kebijakan internal perusahaan dan sistem administrasi pegawai.

Manfaat Analisis Beban Kerja

1. Menjadi tolak ukur untuk menentukan berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Maupun salah satu faktor untuk menambah atau mengurangi karyawan pada suatu divisi. 
2. Menyempurnakan tugas seseorang, apakah perlu dilakukan pengurangan beban kerja, penambahan, atau sudah mencapai pada rentang kerja yang standar. 
3. Menyempurnakan struktur organisasi, seperti perlukah memisahkan jabatan, menggabungkan, atau menciptakan suatu jabatan baru. 
4. Melakukan penyempurnaan Standard Operating Procedure (SOP), yang terkait dengan tugas, aktivitas pekerjaan, jabatan, maupun penyempurnaan struktur organisasi. 
5. Menjadi indikator untuk menentukan standard waktu tugas dari setiap tugas yang diberikan, serta aktivitas terkait di dalam perusahaan itu sendiri.
6. Mengukur kebutuhan setiap karyawan, termasuk dalam hal pengembangan diri. Hal ini sendiri dapat dihitung melalui lama waktu bekerja, atau kebutuhan karyawan tersebut, yang dimana dapat menjadi keuntungan bagi perusahaan. 

Kesimpulan

Demikianlah pembahasan mengenai analisis beban kerja kali ini, semoga artikel ini bisa membantu setiap perusahaan untuk dapat berkembang, dan membagi beban kerja lebih baik di masa depan.

Untuk menghitung beban kerja perusahaan Anda dengan benar, Anda dapat menugaskan HRD Manajer perusahaan. Namun, waktu yang dibutuhkan untuk melakukan perhitungan dan analisis beban kerja tidak sedikit.

Hal tersebut disebabkan oleh banyaknya data yang harus diolah dan dari berbagai sumber. Tentunya, ini dapat sangat merepotkan HRD Manajer. Disinilah dimana GreatDay HR dapat membantu.

GreatDay HR dapat membantu perusahaan mengakses dan mengunggah data beban kerja ke dalam satu sistem kapanpun dibutuhkan dengan keamanan yang terjamin. Anda juga dapat melacak aktivitas kerja dan memberikan umpan balik kepada setiap karyawan untuk mempertahankan produktivitas mereka.

Undang GreatDay HR sekarang juga! Berikan kami kesempatan untuk memberikan demo bagi perusahaan Anda dan rasakan analisis beban kerja yang lebih mudah!