Apa Itu KPI? dan Bagaimana Penerapannya?

KPI atau Key Performance Indicator adalah suatu indikator untuk mengukur kinerja perusahaan yang telah dicapai dan berharap dapat meningkatkannya menjadi lebih baik. Bertujuan untuk memenuhi strategis dan operasional perusahaan. Dapat diukur dalam kurun waktu yang telah ditetapkan seperti harian, mingguan, dan bulanan.

Untuk mengukurnya ada indikator yang diperhatikan seperti: 

• Target, menentukan tujuan yang diinginkan, dan merupakan kunci utama dan mendasar dalam menentukan KPI yang cocok untuk perusahaan. 
• Leading Indicator, indikator utama yang dapat menentukan hasil di masa yang akan datang.
• Lagging indicator, merupakan progres atau tingkat keberhasilan target dari indikator-indikator yang sudah disebutkan di atas. 

Pengertian KPI Menurut Para Ahli

Iveta (2012)

Ukuran yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan. Memiliki berbagai perspektif yang berbasis data konkret, juga menjadi titik awal untuk menentukan tujuan dan penyusunan strategi organisasi.

Warren (2011)

Baca juga: Tipe Tipe Software HRIS Paling Populer di Indonesia

Mengukur dan menilai sebuah organisasi dalam mengeksekusi visi strategis, yang merujuk pada bagaimana strategi organisasi secara interaktif terintegrasi secara menyeluruh.

Parmenter (2007)

Poin yang paling penting untuk mengetahui kesuksesan organisasi pada kondisi sekarang dan di masa datang.

Banerjee dan Buoti (2012)

Pengukuran secara berskala dan kuantitatif digunakan untuk melihat kinerja organisasi dalam pencapaian tergetnya. Dipakai juga untuk menentukan objektif yang terukur, trend terkini yang mendukung pengambilan keputusan.

Karakteristik KPI 

Jika ingin menentukan KPI yang tepat sebenarnya tidaklah terlalu sulit, tapi tidak terlalu mudah. Untuk itu ada empat karakteristik yang penjabarannya adalah sebagai berikut

• Peningkatan pencapaian dari hasil yang diinginkan dapat dibuktikan secara objektif.
• Hal esensial yang harus dapat diukur dan menjadi sumber informasi dalam membuat keputusan. 
• Menjadi data pembanding yang bertujuan untuk Memberikan data mengidentifikasi perubahan atau progres terbaru yang dialami perusahaan.
• Memantau efektivitas, efisiensi, kualitas, perilaku, ekonomi, personil kerja , dan sumber daya manusia dalam perusahaan.
• Leading dan lagging indicators yang seimbang dengan target yang ingin dicapai.

5 Unsur Penting KPI

Perlu diingat jika dalam menentukan key performance indicators (KPI) ada lima unsur yang harus diperhatikan:

• Input: Berfokus pada sumber daya yang diperlukan untuk mencapai target yang ingin seberapa banya sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai target yang diinginkan. Terbagi atas jenis, jumlah, dan kualitas sumber daya.  
• Proses: aktifitas bisnis yang dibutuhkan untuk dapat bisa menghasilkan hasil yang diinginkan. Terkait dalam hal in perhatikan konsistensi, efisiensi, dan kualitas. 
• Output: hasil yang dihasilkan dan bisa diukur dari berapa besarnya pekerjaan yang telah dilakukan dengan sumber daya yang ada. 
• Dampak: berfokus pada hasil kinerja atau impact yang ditimbulkan dari usaha-usaha yang dilakukan, seperti awareness hingga pengingkatan volume penjualan. 
• Proyek: merupakan status dan progress dari proyek yang sedang dilakukan. 

4 Kesalahan yang sering Terjadi dalam Penentuan KPI

Dapat dimengerti jika memang tidak mudah menentukan indikator yang tepat untuk perusahaan. Melihat hal ini tidak heran jika sering ada beberapa permasalahan yang sering terjadi dalam menentukan KPI bagi perusahaan. 

Strategi

Seringkali kesalahan ini dilakukan banyak perusahaan, dimana mereka sudah menginginkan hasil yang maksimal, tanpa jelasnya strategi dan objektif perusahaan. 

Baca juga: Kenali Enterprise Resource Planning dan Manfaatnya untuk Perusahaan

Pasalnya perusahaan hanya melihat kemampuan dari performa perusahaan dari sisi finansial. Tidak salah namun masih banyak indikator penting lainnya yang harus diperhatikan untuk menunjang kesuksesan perusahaan.

Perbedaan Kepentingan

Setiap divisi memang memiliki key performance yang berbeda-beda, sehingga ada kalanya apa yang dianggap penting dalam satu divisi tertentu, akan dianggap kurang penting bagi divisi lainnya. 

Meskipun berbeda masing-masing bagian sangat disarankan untuk saling mendukung, dan tidak menjatuhkan. Namun perlu disadari juga jika hal ini terjadi karena ada dampak dari kurang jelasnya strategi dan objektif sebuah perusahaan

Conflict Of Interest

Konflik kepentingan merupakan suatu keadaan dimana seseorang menempatkan kepentingannya sendiri di atas kepentingan organisasi. Hal ini sangat berbahaya bagi perusahaan karena berpotensi untuk menciptakan masalah kepercayaan antara individu dan bisnis.

Bayangkan jika ada individu yang mengarah pada tindakan hukum atau menciptakan ekosistem yang negative di tempat kerja, tentunya akan melumpuhkan semangat kerja karyawan lainnya. Sehinggs sangat perlu jika konflik kepentingan harus dijauhkan dalam bisnis. 

Sistem yang Kurang Mendukung

Jika ingin mendapatkan hasil yang akurat dari setiap laporan, tentunya Anda harus meminimalisir segala kesalahan yang bisa terjadi. Bahkan jika perlu gunakan sistem yang bisa mendukung proses bisnis ini, yang lebih akurat dan mudah.

Panduan Sederhana untuk Menerapkan Key Performance Indicators (KPI)

KPI sendiri diterapkan untuk mengukur kinerja bisnis yang relevan dan berguna sebagai ketrampilan yang harus dimiliki oleh para pemimpin dan manajer. Bagi banyak orang dan khususnya bagi manajer baru, topik KPI serta implementasi dan pengukurannya yang efektif mungkin tampak sulit untuk dipahami. Meskipun pelatihan formal menawarkan cara terbaik untuk mengungkap KPI dan penggunaannya, berikut ini panduan 5 langkah sederhana untuk menerapkan KPI.

1. Identifikasi Bidang Kinerja Bisnis yang Ingin Anda Ukur

KPI biasanya selaras dengan tujuan bisnis dan dapat digunakan untuk mengukur aspek seperti kinerja keuangan, pertumbuhan bisnis, manajemen kesehatan dan keselamatan, kepuasan pelanggan, dan retensi karyawan.

2. Tetapkan Target untuk Mengukur Kinerja

Kecuali Anda memiliki tujuan yang ditentukan, Anda tidak memiliki apa pun untuk mengukur kinerja positif atau negatif. Target harus spesifik mis. daripada mengidentifikasi bahwa ‘bisnis perlu meningkatkan basis pelanggannya’, tujuan spesifiknya mungkin adalah ‘bisnis perlu mendapatkan sepuluh ribu pelanggan baru dalam delapan belas bulan ke depan’.

3. Bandingkan Kinerja Saat Ini dengan Target yang Ditentukan

Mengambil cuplikan dari kinerja saat ini memberikan titik awal untuk pengukuran dan memungkinkan keseluruhan target untuk dipecah menjadi tujuan yang lebih kecil yaitu ‘agar tujuan keseluruhan X dapat dicapai, kinerja perlu ditingkatkan sebesar Y setiap bulan’.

4. Tinjau Perubahan Kinerja hingga Saat Ini

Meninjau bagaimana kinerja di area yang diukur oleh KPI telah berubah dalam periode menjelang implementasi dapat membantu mengidentifikasi tujuan yang lebih realistis. Selain itu juga sebagai  saran  apakah kinerja meningkat atau menurun pada waktu tertentu dalam setahun atau setelah peristiwa tertentu. Tentunya hal ini dapat embantu Anda untuk mengelola ini aspek sesuai dengan tujuan 

5. Tetapkan Interval yang Sesuai di Antara Setiap Tinjauan KPI

Bergantung pada bidang kinerja bisnis yang diukur, frekuensi KPI perlu ditinjau mungkin berbeda. Pengukuran kinerja yang akurat hanya dapat diperoleh jika jadwal tinjauan berkala ditentukan dan dipatuhi dengan ketat.

Kesimpulan

Dengan adanya  Key Performance indicator maka perusahaan dapat mengukur dengan jelas kinerja perusahaan yang telah dicapai. Namun untuk memaksimalkannya Anda dapat menggunakan GreatDay HR sebagai software yang juga bisa membantu perusahaan mengukur kinerja mereka, sekaligus membuat laporannya.

Wah dengan begini pekerjaan jauh lebih mudah bukan, dan tentunya dapat meminimalisir kesalahan. Hubungi kami sekarang juga dan rasakan manfaat aplikasi ini untuk keuntungan perusahaan Anda.