Apa Itu Payroll dan Bagaimana Cara Perhitungan Gaji Karyawan Tetap dan Tidak Tetap

Seorang karyawan tentunya ingin menerima gajinya tepat waktu, dengan nominal gaji yang sesuai. Oleh karena itu, bagian HRD harus memastikan bahwa hal tersebut terjadi, namun kegiatan ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan, terutama jika dilakukan secara manual. Proses penggajian ini, yang juga dikenal dengan istilah payroll, mempertimbangkan hal-hal seperti gaji pokok, uang makan dan transport, sehingga harus dilakukan dengan teliti.

Payroll terlihat dapat sangat mempengaruhi kelancaran beroperasi dari sebuah perusahaan. Namun, apa sebenarnya payroll? Apakah sistem payroll seperti GreatDay HR dapat membantu HR mempercepat prosesnya? Simak artikel ini untuk mendapat jawaban dari kedua pertanyaan tersebut, dan masih banyak lagi. Mari kita ulas.

Apa itu Payroll dan Apa Saja Komponen Pembentuknya?

Payroll merupakan proses bisnis yang melibatkan segala hal yang berhubungan dengan penggajian karyawan yang dimulai dari perhitungan komponen gaji hingga pembayaran gaji. Terdapat beberapa komponen yang dipertimbangkan, yaitu gaji pokok, tunjangan, pajak penghasilan, BPJS, dan insentif. 

Banyaknya komponen yang termasuk ditambah dengan jumlah karyawan yang tidak sedikit, dapat membuat bagian HR kewalahan. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem payroll untuk membantu mereka. Bagaimana caranya? Nanti akan kita bahas.

Untuk saat ini, mari mengenal komponen pembentuk payroll. Simak penjelasan berikut.

1. Gaji Pokok

Gaji pokok merupakan upah yang didapatkan oleh pegawai dengan nominal yang merupakan hasil kesepakatan antara karyawan dan perusahaan. Meskipun pemerintah sudah menetapkan UMR atau yang sekarang dikenal dengan UMP atau UMK, perusahaan tetap menentukan gaji pokok yang diterima oleh karyawan.

Gaji pokok adalah komponen paling penting dalam proses penghitungan gaji karena hal ini merupakan sebagian besar upah yang akan diterima oleh karyawan. Dengan demikian, jika Anda memutuskan untuk menggunakan sistem payroll, komponen ini wajib dimasukkan ke dalam sistem tersebut.

2. Tunjangan 

Berbeda dengan gaji pokok, tunjangan merupakan sejumlah uang yang diserahkan kepada karyawan berdasarkan suatu tujuan. Penting untuk diingat bahwa tidak semua karyawan mendapatkan tunjangan, hal ini bergantung pada kesepakatan yang dicapai dengan perusahaan.

3. Pajak Penghasilan (PPh 21)

Pajak Penghasilan atau PPh 21 adalah pajak atau potongan terhadap gaji yang diperoleh karyawan berdasarkan peraturan pemerintah. Komponen gaji ini harus dimasukkan ke dalam proses penggajian agar baik karyawan dan perusahaan dapat memenuhi kewajiban pajak.

a. Pembayaran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan

Setiap perusahaan yang beroperasi di Indonesia dan mempekerjakan orang wajib membayar BPJS kesehatan dan BPJS ketenagakerjaan. Karyawan juga harus membayar kedua BPJS tersebut, namun dengan persentase yang lebih kecil dari perusahaan.

b. Insentif atau Uang Lembur

Jika karyawan dibutuhkan untuk lembur oleh perusahaan, maka perusahaan wajib membayarkan uang lembur kepada karyawan tersebut. Oleh karena itu, komponen insentif atau uang lembur harus dipertimbangkan oleh payroll. Lebih lagi, pemerintah juga telah mengeluarkan peraturan untuk uang insentif atau lembur ini. 

Dapat dilihat bahwa komponen pembentuk payroll cukup banyak. Adanya sistem payroll tentunya akan mempermudah bagian HR untuk melakukan penggajian. Sejatinya, menggunakan sistem payroll tetap meliputi semua komponen yang sama, namun bedanya adalah semuanya akan terdigitalisasi, membuat penggajian lebih mudah dan cepat.

Baca juga: Hitung Gaji Karyawan Lebih Praktis Menggunakan Sistem Payroll

Perhatikan contoh perhitungan gaji yang dilakukan menggunakan sistem payroll GreatDay HR berikut:

Penggajian jadi terlihat komprehensif, namun rapi, bukan? Ini hanyalah satu dari segelintir hal yang dapat dilakukan oleh sistem payroll. Baca terus artikel ini untuk mengetahuinya. 

Keunggulan dan Manfaat Sistem Payroll

Dengan adanya sistem payroll berbasis aplikasi, maka HRD dapat melihat performa karyawan dalam satu bulan dengan lebih mudah. Selain itu, aplikasi payroll umumnya terintegrasi dengan sistem absensi dan cuti karyawan. Hal tersebut akan membuat setiap karyawan akan secara otomatis mendapat potongan gaji apabila tidak masuk kerja.

Selain itu, proses hitung gaji karyawan juga akan dilakukan secara otomatis menggunakan aplikasi ini dan menghitung berbagai komponen yang membentuknya. Penghematan waktu tersebut dapat memungkinkan perusahaan untuk lebih menghemat anggaran untuk gaji staf HRD. Mengapa? Karena perhitungan gaji 100 pegawai yang umumnya membutuhkan tiga sampai lima staf HRD, kini hanya membutuhkan 1 sampai 2.

Baca juga: Kenali Kelebihan Aplikasi Payroll, Juga Kekurangannya!

Cara Menghitung Perbedaan Hitung Gaji Karyawan Tetap dan Tidak Tetap

Jika dilihat berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 100/MEN/IV.2004, maka perjanjian kerja terbagi atas dua yaitu yaitu Karyawan Tetap dengan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) dan Karyawan Kontrak dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). 

PKWT sendiri merupakan perjanjian kerja antara pekerja dengan perusahaan untuk mengadakan hubungan kerja dalam waktu tertentu atau untuk melakukan pekerjaan tertentu. Sementara itu, PKWTT adalah perjanjian kerja antara pekerja dengan perusahaan untuk mengadakan hubungan kerja yang sifatnya tetap.

Jika ditinjau lebih jauh ada beberapa perbedaan antara dua jenis karyawan ini, bukan hanya besaran yang diterima tapi juga dalam prosesnya. Apa saja perbedaannya, berikut adalah penjelasannya

Perbedaan PKWT & PKWTT Berdasarkan Indikatornya

Setelah mengetahui manfaat sistem payroll, selanjutnya kita akan membahas lebih dalam tentang perbedaan karyawan tetap dan karyawan tidak tetap.

Jika dilihat berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 100/MEN/IV.2004, maka perjanjian kerja terbagi menjadi dua, yaitu Karyawan Tetap dengan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) dan Karyawan Kontrak dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). 

PKWT merupakan perjanjian kerja antara pekerja dengan perusahaan untuk mengadakan hubungan kerja dalam waktu tertentu atau untuk melakukan pekerjaan tertentu. Sementara itu, PKWTT adalah perjanjian kerja antara pekerja dengan perusahaan untuk mengadakan hubungan kerja yang sifatnya tetap.

Jika ditinjau lebih jauh ada beberapa perbedaan antara dua jenis karyawan ini, bukan hanya besaran yang diterima tapi juga dalam prosesnya. Apa saja perbedaannya? berikut adalah penjelasannya

1. Waktu
   Jika PKWT memiliki batas waktu yang telah ditentukan, berbeda dengan PKWTT yang akan terus mengikat hingga pekerja pensiun, meninggal dunia, atau memutuskan untuk mengundurkan diri. 
2. Pemutusan Hubungan Kerja
   Bagi mereka yang berstatus karyawan tidak tetap, atau sementara, maka saat terjadi PHK maka proses ini dengan sendirinya terjadi secara hukum sesuai dengan aturan yang tertera tanpa perlu melalui proses Lembaga Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial (LPPHI). Namun bagi pekerja yang menerima PKWTT, PHK hanya boleh terjadi karena alasan yang pasti dan harus melalui proses LPPHI tersebut. 
3. Kewajiban perusahaan
   Dalam PKWT atau karyawan kontrak tidak berhak menerima uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja saat terjadi PHK. Akan tetapi bagi PKWTT maka perusahaan memiliki kewajiban yang harus dipertanggungjawabkan. 
4. Masa percobaan
   Perbedaan lainnya yang menonjol antara karyawan kontrak dan tidak adalah tidak ada masa percobaan pada PKWT, berbeda dengan PKWTT dimana harus melewati masa percobaan atau probation yang diberikan oleh perusahaan.
5. Kontrak Kerja
   Dalam penulisan kontrak kerja PKWT harus ditulis dengan huruf latin dan dalam bahasa Indonesia. Sementara untuk kontrak kerja PKWTT bisa berupa tertulis atau lisan.

Contoh Cara Menghitung Gaji Karyawan PKWTT & PKWT

Sehabis mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai perbedaan karyawan tetap (PKWTT) dan karyawan kontrak (PKWT), kini saatnya Anda mengetahui bagaimana cara menghitung gaji karyawan tetap dan tidak tetap. 

Karena karyawan tetap dan tidak tetap memiliki hak-hak dan benefit yang berbeda dari perusahaan, maka tentunya perhitungan gajinya pun berbeda. Untuk mengetahui bedanya, perhatikan penjelasan berikut:

1. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tetap (PKWTT)

Contoh pertama adalah perhitungan gaji karyawan tetap (PKWTT). Sebagai seorang karyawan tetap, maka ia berhak mendapatkan segala fasilitas yang ditawarkan oleh perusahaan, namun gajinya dipotong PPh pasal 21 dan biaya jabatan setiap bulannya.

Agar Anda dapat memahaminya, perhatikan contoh di bawah ini:

a. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tetap (PKWTT) per bulan

1. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap (PKWT)

Berdasarkan Peraturan Dirjen Pajak Nomor 31/PJ/2009, penghasilan yang diperoleh karyawan tidak tetap didasari oleh jumlah hari kerja, kuantitas hasil pekerjaan, atau penyelesaian jenis pekerjaan yang diminta dan bersifat sementara.

Dengan demikian, karyawan tidak tetap dapat menerima gaji secara bulanan atau harian. Berikut adalah beberapa contoh perhitungan gaji karyawan tidak tetap yang dihitung per bulan dan per hari.

a. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap (PKWT) Bulanan

Perbedaan utama PKWT dengan PKWTT adalah pada PKWT tidak ada potongan biaya jabatan. Misalnya, Joko adalah karyawan tidak tetap di PT Maju Jaya, belum menikah, tidak ada tanggungan dan mendapatkan gaji sebesar Rp 8.000.000 tiap bulannya.

Jadi, berapa gaji bersih yang didapatkan oleh Joko setiap bulannya?

Gaji per Bulan		Rp.8.000.000
Gaji selama Satu Tahun	12 x Rp. 8.000.000	Rp.96.000.000
Penghasilan Tidak Kena Pajak  (karena tidak kawin dan tidak  memiliki tanggungan)	Dikurangi	Rp.54.000.000
Penghasilan Kena Pajak (PKP)		Rp. 42.000.000
PPh 21 Terutang	5% x Rp. 42.000.000	Rp.2.100.000
PPh 21 per Bulan	Rp.2.100.000 / 12	Rp.175.000
Gaji Bersih	Rp. 8.000.000 – Rp. 175.000	Rp.7.825.000

b. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap (PKWT) per Hari

Terdapat beberapa perusahaan yang menggaji karyawannya secara harian dikarenakan berbagai alasan. Jika perusahaan Anda merupakan salah satu perusahaan yang memberikan gaji kepada karyawan secara harian, maka perhatikan kebijakan pemerintah berikut ini. 

No.	Penghasilan harian	Total Penghasilan Selama Sebulan	PPh Terutang
1	Kurang dari Rp450.000	Kurang dari Rp4.500.000	Tidak dipotong PPh 21
2	Lebih dari Rp450.000	Kurang dari Rp4.500.000	5% x (Upah – Rp450.000)
3	Lebih dari Rp450.000 atau kurang dari Rp450.000	Lebih dari Rp4.500.000	5% x (Upah – PTKP/360)
4	Lebih dari Rp450.000 atau kurang dari Rp450.000	Lebih dari Rp10.200.000	Tarif Pasal 17 x PKP disetahunkan

Agar Anda dapat memahami perhitungan gaji karyawan tidak tetap secara harian, maka perhatikan contoh perhitungan dibawah ini.

Jodi adalah karyawan yang dibayar per hari untuk 20 hari kerja sebesar Rp5.000.000. Dari hari ke-1 hingga ke-17 akan berlaku kondisi pertama untuk menghitung nominal upah yang kurang dari Rp 4.500.000, atau yang tidak dipotong pajak. 

Berikut rinciannya.

Penghasilan per hari	Rp5.000.000/20 = Rp 250.000
Penghasilan hingga hari ke-17	Rp250.000 x 17 = Rp4.250.000
Upah yang Diterima per Hari	Rp250.000

Pada hari ke-18 akan berlaku kebijakan ketiga yang artinya akan dilakukan pemotongan PTKP sebanyak jumlah hari kerja dikarenakan total penghasilan Jodi sudah lebih dari Rp 4.500.000. Perhatikan perhitungan berikut.

Penghasilan per hari	Rp5.000.000/20	Rp250.000
Total Penghasilan sampai hari ke-18	Rp250.000 x 18	Rp4.500.000
PTKP	(Rp54.000.000 / 360) × 18	(-) Rp2.700.000
PKP hingga Hari ke-18		Rp1.800.000
PPh 21	5% x Rp1.800.000	Rp90.000
Upah yang Didapatkan pada Hari ke-18	Rp250.000 – Rp90.000	Rp160.000

Lakukan perhitungan yang sama pada hari ke-19 dan hari ke-20, maka akan ditemukan bahwa total upah yang didapatkan oleh Jodi selama satu bulan dengan 20 hari kerja adalah sebesar Rp 4.895.000.

Dapat ditarik garis besar bahwa payroll memang cukup merepotkan karena banyaknya komponen yang harus dipertimbangkan. Hal-hal seperti tunjangan, PPh 21, dan insentif harus termasuk dalam menghitung gaji agar mendapatkan hasil yang tepat dan sesuai dengan peraturan pemerintah.

Tidak ada ruang untuk kesalahan bagi staf HRD saat melakukan payroll karena ketidaktelitian yang kecil dapat membuat perusahaan dan juga karyawan, rugi besar. Dengan demikian, Anda wajib memiliki pemahaman mengenai perhitungan gaji dan berbagai komponen pembentuknya, terlepas dari apakah Anda mempekerjakan karyawan tetap (PKWTT) atau karyawan kontrak (PKWT).

Untuk mengurangi kemungkinan adanya kesalahan penggajian, sebaiknya perusahaan Anda menggunakan sistem payroll seperti GreatDay HR. Tidak hanya melakukan penggajian dengan tepat dan cepat, GreatDay HR juga dapat memberikan slip gaji yang dapat dilihat melalui smartphone karyawan. Sistem payroll ini juga akan menghasilkan laporan penggajian yang terlihat menarik namun informatif, secara otomatis yang dapat dilihat setiap akhir bulan.

Baca juga: Perhitungan Gaji Karyawan hanya Dalam Hitungan Detik, Percaya Bisa? 

Tidak hanya itu, data karyawan Anda, baik karyawan tetap maupun karyawan kontrak, akan tersimpan dengan aman karena GreatDay HR juga memiliki sertifikasi Manajemen Kualitas ISO 9001:2015 dan Keamanan Informasi ISO 27001:2013.

Tunggu apa lagi? Ajukan demo GreatDay HR sekarang dan proses payroll perusahaan Anda akan dilakukan dengan lebih mudah dari sebelumnya!