Jadwalkan Demo

Recruitment Management System (RMS), Apa Itu?

Rizka Maria Merdeka | May 3, 2024 | Human Resource (HR)
by GreatDay HR

Dalam dunia bisnis yang kompetitif saat ini, proses rekrutmen yang efisien menjadi kunci untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik. Recruitment Management System (RMS) adalah teknologi yang dirancang untuk mengoptimalkan fase rekrutmen, memberikan serangkaian fitur yang menyederhanakan dan mempercepat pencarian kandidat yang ideal.

Dengan memanfaatkan RMS, perusahaan dapat menikmati berbagai manfaat seperti peningkatan efisiensi dalam proses rekrutmen, pengurangan biaya operasional, dan peningkatan kualitas kandidat yang direkrut. Artikel ini akan menjelaskan apa itu RMS, menguraikan manfaat utamanya bagi perusahaan, dan memaparkan bagaimana sistem ini bekerja untuk mengubah cara perusahaan mendekati proses rekrutmen.

Dengan pemahaman yang lebih dalam tentang RMS, perusahaan dapat mengambil langkah strategis untuk meningkatkan keberhasilan rekrutmen mereka. Simak selengkapnya!

Baca juga: Hati-hati! Terlalu Mengedepankan Hasil Tes Kepribadian dalam Rekrutmen Bisa Kehilangan Kandidat Potensial

Recruitment Management System (RMS)

Sistem Manajemen Rekrutmen (Recruitment Management System/RMS) adalah sebuah perangkat lunak atau platform digital yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses rekrutmen karyawan mereka secara efisien. RMS menyediakan berbagai fitur yang mendukung berbagai tahapan dalam proses rekrutmen, mulai dari pengumuman lowongan pekerjaan hingga penyeleksian kandidat terbaik.

Berikut adalah beberapa komponen dan fitur utama dari Recruitment Management System:

1. Pengumuman lowongan pekerjaan

RMS memungkinkan perusahaan untuk membuat dan mempublikasikan deskripsi pekerjaan secara online di berbagai platform, seperti situs web perusahaan, portal karir, dan situs-situs rekrutmen.

2. Manajemen pelamar

RMS memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh proses pelamaran, termasuk penerimaan resume, surat lamaran, dan dokumen lainnya. Ini dapat mencakup penyaringan otomatis berdasarkan kriteria tertentu.

3. Penjadwalan wawancara

RMS memudahkan penjadwalan wawancara dengan kandidat potensial dengan fitur kalender yang terintegrasi. Ini membantu dalam mengatur jadwal yang sesuai untuk kedua belah pihak.

4. Evaluasi kandidat

RMS biasanya menyediakan alat untuk menilai kandidat, seperti tes keterampilan, wawancara terstruktur, dan penilaian lainnya. Ini membantu tim rekrutmen dalam menilai kualifikasi dan kecocokan kandidat dengan posisi yang tersedia.

5. Pemantauan proses rekrutmen

RMS memungkinkan pengguna untuk melacak kemajuan rekrutmen dari awal hingga akhir. Ini membantu dalam mengidentifikasi titik-titik yang perlu ditingkatkan dan memastikan bahwa proses rekrutmen berjalan dengan lancar.

6. Analisis dan pelaporan

RMS dapat menyajikan data dan analisis tentang kinerja rekrutmen, termasuk jumlah pelamar, waktu penyelesaian proses, biaya rekrutmen, dan lain-lain. Ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih baik terkait strategi rekrutmen di masa mendatang.

Dengan menggunakan RMS, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi waktu dan biaya dalam proses rekrutmen, serta meningkatkan kualitas calon karyawan yang direkrut. Ini juga membantu dalam membangun database bakat yang berkelanjutan untuk kebutuhan rekrutmen di masa depan.

Baca juga: Investasi yang Baik dalam Manajemen SDM: Memilih HRIS yang Tepat

Manfaat RMS bagi perusahaan

Sistem Manajemen Rekrutmen (Recruitment Management System, RMS) memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan yang menggunakannya. Beberapa manfaat utama tersebut mencakup:

1. Efisiensi proses rekrutmen

RMS mengotomatisasi banyak aspek proses rekrutmen, seperti penyaringan resume, penjadwalan wawancara, dan komunikasi dengan kandidat. Hal ini mengurangi beban kerja manual dan mempercepat seluruh proses, sehingga tim HR dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.

2. Meningkatkan kualitas pekerjaan

Dengan fitur seperti penyaringan otomatis dan alat evaluasi kandidat yang canggih, RMS membantu perusahaan menemukan kandidat yang paling cocok dan berkualitas untuk posisi yang tersedia. Ini mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik dan penempatan karyawan yang lebih efektif.

3. Mengurangi biaya rekrutmen

Otomatisasi proses dan penggunaan digital platform mengurangi kebutuhan akan interaksi manusia yang intensif dan penggunaan sumber daya fisik, yang pada gilirannya dapat menurunkan biaya rekrutmen secara keseluruhan.

4. Peningkatan pengalaman kandidat

RMS memastikan bahwa proses aplikasi dan komunikasi berjalan lancar dan profesional, meningkatkan pengalaman keseluruhan bagi pelamar. Hal ini penting untuk membangun citra positif perusahaan di mata calon karyawan.

5. Peningkatan akses ke data

RMS menyediakan analitik dan pelaporan terperinci yang membantu dalam pemantauan dan evaluasi proses rekrutmen. Dengan data ini, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan, memantau efektivitas strategi rekrutmen, dan membuat keputusan berbasis data.

6. Kepatuhan regulasi

RMS membantu memastikan bahwa proses rekrutmen mematuhi peraturan ketenagakerjaan dan kebijakan kesetaraan yang berlaku. Sistem ini dapat dikonfigurasi untuk mematuhi standar industri dan regulasi lokal, membantu mengurangi risiko hukum.

7. Integrasi dengan sistem HR lainnya

RMS sering dirancang untuk berintegrasi dengan mudah dengan sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS) lainnya. Integrasi ini memungkinkan transfer data yang mulus antara rekrutmen dan aspek lain dari manajemen sumber daya manusia, seperti onboarding dan manajemen kinerja.

8. Pembangunan database talent

RMS memungkinkan perusahaan untuk membangun dan memelihara database kandidat, yang bisa menjadi sumber berharga untuk kebutuhan rekrutmen di masa depan. Dengan memiliki database yang sudah ada, perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya saat mencari kandidat untuk posisi baru.

Secara keseluruhan, manfaat dari menggunakan RMS sangat signifikan dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses rekrutmen, serta memberikan kontribusi positif terhadap pencapaian tujuan strategis perusahaan secara keseluruhan.

Baca juga: Apa Itu Sistem ATS? Ini Pengertian, Cara Kerja, dan Keunggulan Menggunakannya dalam Rekrutmen

Cara kerja RMS

Sistem Manajemen Rekrutmen (Recruitment Management System, RMS) bekerja dengan memadukan teknologi untuk mengotomatisasi dan memperbaiki proses rekrutmen dari awal hingga akhir. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam cara kerja RMS:

1. Pembuatan lowongan pekerjaan

  • HR atau manajer perekrutan membuat dan mempublikasikan lowongan pekerjaan melalui antarmuka RMS.
  • Deskripsi pekerjaan, kualifikasi yang dibutuhkan, dan informasi lainnya dimasukkan ke dalam sistem.

RMS kemudian dapat mendistribusikan lowongan ini ke berbagai portal pekerjaan, media sosial, dan papan pekerjaan internal perusahaan.

2. Penerimaan dan manajemen aplikasi

  • Pelamar mengirimkan aplikasi mereka melalui RMS, yang mungkin termasuk mengisi formulir online, mengupload resume, dan dokumen pendukung lainnya.
  • RMS mengumpulkan dan menyimpan semua data aplikasi di satu tempat, memudahkan pencarian dan penyortiran kandidat berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.

3. Penyaringan dan seleksi kandidat

  • RMS menggunakan algoritma dan filter untuk secara otomatis menyaring aplikasi berdasarkan kata kunci, keterampilan, pengalaman, atau kriteria lain yang ditentukan oleh perusahaan.
  • Beberapa sistem juga mungkin memiliki kemampuan untuk mengadakan tes online atau meminta video pengantar dari kandidat sebagai bagian dari proses seleksi.

4. Penjadwalan wawancara

  • Setelah penyaringan awal, RMS dapat membantu dalam penjadwalan wawancara dengan kandidat yang terpilih.
  • Fitur ini sering kali termasuk kalender terintegrasi dan notifikasi otomatis untuk memastikan semua pihak mendapat informasi tentang waktu dan tempat wawancara.

5. Proses wawancara

  • Selama proses wawancara, RMS dapat digunakan untuk mendokumentasikan umpan balik dari pewawancara dan mengatur data tersebut dengan sistematis.
  • Sistem ini bisa menyediakan template dan pedoman untuk membantu pewawancara melakukan wawancara secara konsisten dan objektif.

6. Evaluasi dan keputusan

  • Setelah wawancara selesai, tim HR dan manajer perekrutan dapat menggunakan RMS untuk meninjau umpan balik, mengevaluasi kandidat, dan membuat keputusan.
  • RMS dapat memfasilitasi pengambilan keputusan melalui alat pembandingan dan analisis kandidat.

7. Penawaran pekerjaan dan onboarding

  • Setelah kandidat terpilih, RMS dapat digunakan untuk mengirimkan penawaran kerja dan mengelola proses negosiasi jika perlu.
  • Setelah diterima, sistem ini juga dapat mendukung proses onboarding, termasuk pengisian formulir perizinan kerja, kontrak, dan dokumentasi penting lainnya.

8. Pelaporan dan analisis

  • RMS menyediakan analisis dan pelaporan mengenai proses rekrutmen, seperti durasi rekrutmen, biaya per rekrutmen, sumber kandidat yang paling efektif, dan lain-lain.
  • Data ini bisa digunakan untuk mengoptimalkan proses rekrutmen di masa depan.

Dengan cara kerja yang terstruktur dan otomatisasi berbagai tugas, RMS membantu perusahaan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses perekrutan mereka, serta memberikan wawasan yang lebih baik dalam mengambil keputusan terkait perekrutan.

Baca juga: Behavioral Event Interview (BEI) sebagai Strategi Wawancara Calon Karyawan dalam Proses Rekrutmen

Proses perekrutan kandidat jadi lebih efisien dengan GreatDay HR

recruitment management system

Rekrutmen adalah langkah pertama dan penting yang harus dihadapi ketika memasuki lingkungan profesional. Proses ini sering kali panjang dan melibatkan berbagai tes serta tahapan yang kompleks.

GreatDay HR menghadirkan solusi dengan fitur Recruitment untuk mempermudah dan mempercepat proses rekrutmen. Dengan aplikasi ini, HR tidak perlu lagi berhadapan dengan tumpukan CV atau inbox email yang penuh. Semua proses, mulai dari penyaringan data kandidat, pertanyaan pra-wawancara, penjadwalan wawancara, hingga pembaruan status kandidat, dilakukan secara otomatis dalam satu aplikasi.

Jangan menunggu lebih lama, berlangganan dan unduh aplikasi GreatDay HR sekarang juga! Informasi lebih lanjut bisa didapatkan di sini.

Baca juga: Strategi Rekrutmen Berbaris DEI: Membangun Tim yang Divers dan Inklusif

Trending Article
01
Rizka Maria Merdeka | November 28, 2023
22 Contoh Kelebihan dan Kekurangan Diri Saat…
02
Rizka Maria Merdeka | October 25, 2023
Penting! Panduan Lengkap Pangkat Golongan PNS Terbaru…
03
Rizka Maria Merdeka | November 18, 2021
14 Contoh Penulisan Notulen Rapat yang Tepat.…
Subscribe News Letter
Get notification on your email