Perhatikan! Ini dia Tugas Staff Administrasi yang Jarang Diketahui

Mungkin Anda sering mendengar sebuah posisi pekerjaan sebagai staff administrasi. Tapi apakah Anda tahu apa sebenarnya tugas staff administrasi dan persyaratan untuk bisa mendapatkan posisi ini?

Pertama yang dimaksud dengan administrasi adalah orang-orang yang terlibat dalam menjalankan tugas yang diperlukan sebagai contoh seseorang yang melakukan pekerjaan administrasi adalah sekretaris. Di samping pekerjaan administrasi adalah melakukan pengarsipan.

Administrasi sendiri dapat juga berarti proses di mana organisasi, perusahaan atau perusahaan mengelola anggota staf dengan cara yang paling efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang ditetapkan untuk organisasi, perusahaan yang bersangkutan. 

Namun sederhananya sebagian besar tugas asisten administrasi berputar di sekitar mengelola dan mendistribusikan informasi di dalam kantor. Ini biasanya mencakup menjawab telepon, membuat memo, dan memelihara file. Asisten administrasi mungkin juga bertugas mengirim dan menerima korespondensi, serta menyapa klien dan pelanggan. Untuk bisa memahami lebih dalam, mari beralih kepada penjelasan di bawah ini

Tugas staff administrasi

Tugas Staff Administrasi secara umum

Asisten admin melakukan selalu dibutuhkan perannya hampir  di setiap industri. Beberapa asisten administrasi, seperti yang ada di industri hukum, mungkin lebih terspesialisasi daripada yang lain. Sebagian besar tugas asisten administrasi berputar di sekitar mengelola dan mendistribusikan informasi di dalam kantor. Hal ini juga termasuk menjawab telepon, membuat memo dan memelihara file.

Asisten administrasi mungkin juga bertugas mengirim dan menerima korespondensi, serta menyapa klien dan pelanggan. Untuk mengetahui apa saja yang umumnya menjadi tugas staff administrasi secara lengkap, perhatikan ulasan dibawah ini.

• Melakukan kegiatan pembukuan dasar.
• Rencanakan rapat dan panggilan konferensi serta atur dan kelola rapat.
• Mengambil dan mendistribusikan notulen rapat.
• Menjaga file elektronik dan fisik.
• Membuat dan mempertahankan jadwal mingguan karyawan.
• Mengatur dan memberikan dokumen, laporan dan informasi.
• Mengkoordinasikan ruang kerja, komputer, dan persediaan untuk karyawan baru dengan departemen TI.
• Menjaga dan memesan ulang perlengkapan kantor.
• Menyortir dan mendistribusikan email.
• Menyelesaikan masalah administrasi dengan mengkoordinasikan persiapan laporan, menganalisis data, dan mencari solusi.
• Menanggapi email atas nama Wakil Presiden atau direktur.
• Bertindak sebagai penghubung dengan departemen lain dan lembaga luar, termasuk staf lain seperti CEO dan Presiden, jika diarahkan.
• Bekerja secara mandiri dan dalam tim pada proyek khusus, yang dapat mencakup presentasi, pengiriman surat, atau pemeriksaan ulang.

Tugas Staff Administrasi secara Spesifik 

1. Pembukuan

Asisten admin di beberapa kantor mungkin ditugaskan untuk memantau dan mencatat pengeluaran. Tugas dapat berkisar dari membuat spreadsheet hingga melaporkan biaya kepada manajer kantor. Dengan demikian, beberapa asisten administrasi mungkin diharuskan memiliki pengetahuan dalam perangkat lunak pembukuan kantor, seperti Microsoft Excel.

2.Perencanaan dan penjadwalan

Merencanakan acara seperti rapat dewan dan makan siang mungkin juga menjadi tanggung jawab asisten admin. Ini mungkin memerlukan penelitian harga vendor atau menanyakan tentang ketersediaan peserta. Tugas lain mungkin termasuk menjadwalkan janji temu dan menyiapkan materi presentasi.

3. Dokumentasi

Asisten admin juga dapat membantu anggota kantor dengan dokumentasi. Selain menyimpan, mengatur dan mengelola file, asisten mungkin perlu mengetik, mengedit dan mengoreksi dokumen. Beberapa asisten mungkin perlu membuat dikte atau mencatat notulen rapat.

Sebagai catatan tambahan asisten administrasi di beberapa bidang mungkin diharuskan memiliki pengetahuan profesional yang luas. Karenanya, tugas untuk asisten ini mungkin lebih terspesialisasi. Misalnya, asisten administrasi hukum mungkin perlu memiliki pemahaman menyeluruh tentang terminologi dan prosedur hukum, sementara asisten medis mungkin perlu berpengalaman dalam menangani perusahaan asuransi dan membaca laporan medis. Dalam perspektif ini mereka juga disebut sebagai Spesialis Dukungan Administratif.

Persyaratan dan Kualifikasi Staf Administrasi

• Memiliki gelar minimum dalam administrasi bisnis.
• Memiliki pengetahuan tentang prinsip akuntansi dan pembukuan.
• Disarankan untuk memiliki keterampilan bahasa Inggris yang kuat, termasuk menulis, tata bahasa dan ejaan.
• Berpengalaman dengan software akuntansi.
• Memiliki efektivitas dan kredibilitas pribadi.
• Memiliki kemampuan untuk memasukan data secara mendetail 
• Memiliki perhatian yang tajam terhadap detail dan kemampuan untuk menyimpan catatan dan file secara teratur.
• Kolaborator yang kompeten dan komunikator multifungsi yang terampil.
• Manajer waktu yang kuat dengan menghormati tenggat waktu.
• Kemampuan untuk mengidentifikasi kesalahan dan memecahkan masalah.
• Pemikir yang tegas dan kritis.

Nah, itulah tugas staff administrasi secara umum dan khusus. Pelajari juga skill apa yang harus dimiliki jika Anda ingin menggeluti profesi ini lebih dalam. Perlu diingat setiap usaha harus disertai dengan pengetahuan, serta kerja keras. 

Skill yang Harus dimiliki 

Keterampilan yang umumnya diinginkan untuk menjadi staf administratif dapat dilihat dalam bagian ini

Kemampuan berkomunikasi

Administrator kantor akan diminta untuk memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang terbukti. 

Ini terjadi karena mereka menjadi titik kontak pertama antara bisnis dan masyarakat umum, tetapi juga akan diminta untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi yang melibatkan tingkat komunikasi tertulis yang luar biasa.

Manajemen arsip

Staf administrasi kantor juga perlu menunjukkan kemampuannya mengelola korespondensi bisnis. Keterampilan pengarsipan, pengurutan, dan pengorganisasian umum sangat penting bagi administrator kantor.

Mengetik

Memiliki  kemampuan mengetik dengan kecepatan tertentu, tetapi pendapat umum percaya ini sekitar 50 kata per menit (wpm) dengan akurasi 100% – sedikit di atas rata-rata global 39 wpm. Tidak ada metode pengetikan yang ditentukan, tetapi mereka yang perlu meningkatkan kecepatan tertentu.

Penanganan peralatan

Staf administrasi dapat dipanggil untuk melakukan pengangkatan ringan hingga sedang, jadi sebaiknya jangan melihat ini sebagai kesempatan untuk menghindari tugas yang melelahkan. Untungnya, ini agak terbatas pada tugas-tugas seperti membawa rim kertas ke mesin fotokopi atau printer.

Keterampilan Layanan Pelanggan

Memiliki layanan pelanggan yang sangat baik dan orientasi terhadap sifat-sifat tersebut diperlukan untuk sukses sebagai pekerja administrasi. Karena kandidat akan menjadi pelanggan yang sering dihadapi, mereka harus membawa diri mereka dengan profesionalisme dan memiliki sikap yang menyenangkan.

Keterampilan Penelitian

Pekerja administrasi perlu memiliki bakat khusus dalam penelitian dan analisis data untuk menyusun laporan dan mengumpulkan bahan penelitian untuk pekerja lain dalam departemen mereka.

Ini perlu disertai dengan tingkat perhatian yang luar biasa terhadap detail, untuk mendapatkan jenis materi yang tepat untuk rekan kerja mereka.

Motivasi diri

Personel administrasi jarang memiliki manajemen yang bekerja langsung di atasnya dan memantau setiap gerakan mereka. Namun, kehilangan motivasi atau motivasi akan segera terlihat oleh mereka dalam hal kualitas pekerjaan yang diterima.

Macam Macam Profesi Administrasi

Jika bicara soal profesi maka banyak sekali yang bisa ditemukan seperti yang berikut ini

1. Asisten administratif
2. Koordinator Administratif
3. Direktur Administrasi
4. Manajer Administrasi
5. Manajer Layanan Administratif
6. Petugas Layanan Administratif
7. Spesialis Administrasi
8. Manajer Dukungan Administratif
9. Supervisor Dukungan Administratif
10. Administrator
11. Asisten Direktur
12. Asisten Eksekutif
13. Administrator Layanan Eksekutif
14. Administrator Sumber Daya Manusia
15. Sekretaris legal
16. Sekretaris Medis
17. Administrator Program
18. Manajer Program
19. Sekretaris
20. Koordinator Administrasi Senior
21. Petugas Layanan Administrasi Senior
22. Asisten Eksekutif Senior
23. Koordinator Acara Khusus Senior
24. Asisten Dukungan Senior
25. Spesialis Dukungan Senior
26. Koordinator Acara Khusus
27. Koordinator Program Khusus

Kesimpulan

Administrasi merupakan orang-orang yang bekerja dimana melibatkan proses di mana organisasi, perusahaan atau perusahaan mengelola anggota staf dengan cara yang paling efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang ditetapkan untuk organisasi, perusahaan yang bersangkutan. 

Namun untuk bekerja dalam bagian ini maka diperlukan skill yang memupuni. Sehingga siapapun yang bermimpi untuk memiliki pekerjaan ini, ada baiknya untuk memahami semua hal terkait. Baik tugas, fungsi dan posisi apa saja yang mungkin Anda miliki. Semoga berhasil!