Ketahui Apa Saja Tugas Admin HRD

Tugas seorang Administrator Sumber Daya Manusia (HRD) merupakan komponen integral dalam menjaga kelancaran dan keberlanjutan operasional suatu organisasi. Sebagai garda terdepan dalam manajemen sumber daya manusia, admin HRD memegang peran sentral dalam berbagai aspek, mulai dari perekrutan dan seleksi karyawan hingga manajemen gaji, pengembangan keterampilan, serta pemeliharaan hubungan karyawan.

Artikel GreatDay HR kali ini akan membahas tentang tugas seorang admin HRD di perusahaan, lengkap dengan rincian tugasnya. Berikut adalah beberapa tugas umum yang biasanya diemban oleh seorang admin HRD:

Baca juga: Human Resource Development (HRD): Tugas Utama dan Program Kerjanya

1. Perekrutan dan Seleksi

1. Pengumuman Lowongan: Seorang admin HRD harus merancang deskripsi pekerjaan yang sangat rinci dan jelas. Ini mencakup detail tentang tugas, tanggung jawab, kualifikasi, dan persyaratan pekerjaan. Setelah deskripsi pekerjaan selesai, admin HRD akan memilih platform yang paling efektif untuk mengumumkan lowongan kerja tersebut, seperti situs web perusahaan, portal rekrutmen, dan jaringan profesional.
2. Wawancara Karyawan: Proses wawancara adalah momen penting dalam penyeleksian karyawan baru. Admin HRD harus berperan sebagai koordinator, mengatur jadwal wawancara, mengirim undangan kepada calon karyawan, dan memastikan bahwa tim perekrutan atau manajer yang terlibat memiliki pertanyaan yang sesuai untuk menilai keterampilan dan kecocokan budaya calon.
3. Verifikasi Referensi: Admin HRD mengumpulkan dan memeriksa referensi calon karyawan. Ini melibatkan menghubungi orang-orang yang telah bekerja sama dengan calon tersebut sebelumnya untuk memverifikasi pengalaman dan kualifikasi mereka.

2. Administrasi Karyawan

1. Pendaftaran Karyawan: Ketika seorang karyawan baru diterima, admin HRD membantu mereka mengisi berbagai formulir yang diperlukan. Ini termasuk formulir pajak, formulir bank untuk deposit gaji, dan dokumen perusahaan yang mencakup peraturan, hak, dan tanggung jawab karyawan.
2. Pemeliharaan Data Karyawan: Admin HRD bertanggung jawab untuk menjaga data pribadi karyawan tetap mutakhir. Ini mencakup perubahan alamat, nomor telepon, perubahan status keluarga, serta pembaruan informasi kontak darurat.

3. Pengelolaan Gaji dan Tunjangan

1. Penggajian: Admin HRD harus memahami peraturan pajak dan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku. Mereka menghitung gaji karyawan berdasarkan data yang akurat, memprosesnya, termasuk pemotongan pajak yang tepat, dan menyediakan informasi gaji yang transparan kepada karyawan.
2. Manfaat Karyawan: Admin HRD juga mengelola manfaat karyawan seperti asuransi kesehatan, asuransi jiwa, dan program pensiun. Mereka membantu karyawan mendaftar dan menjawab pertanyaan terkait manfaat ini.

4. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan:

1. Perencanaan Pelatihan: Admin HRD harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang relevan dengan pekerjaan dan tujuan perusahaan. Mereka merancang program pelatihan yang dapat membantu karyawan mengembangkan keterampilan yang diperlukan.
2. Pendaftaran dan Pemantauan: Admin HRD membantu karyawan mendaftar ke kursus atau pelatihan eksternal, serta memantau kemajuan mereka. Mereka juga dapat mengatur pelatihan internal dan mengelola program pengembangan karyawan.

5. Manajemen Kinerja

1. Penilaian Kinerja: Admin HRD terlibat dalam merancang, mengelola, dan mengevaluasi proses penilaian kinerja tahunan atau berkala. Mereka mengoordinasikan antara manajer dan karyawan untuk melaksanakan penilaian dengan baik.
2. Pengembangan Rencana Peningkatan: Jika ada masalah dalam penilaian kinerja, admin HRD dapat membantu karyawan dan manajer dalam merancang rencana pengembangan pribadi untuk meningkatkan kinerja.

6. Hubungan Karyawan

1. Penyelidikan Keluhan: Admin HRD berperan sebagai penengah jika ada konflik atau keluhan antara karyawan. Mereka mendengarkan dengan teliti, mengidentifikasi isu-isu yang mungkin timbul, dan mencari solusi yang adil dan konstruktif.
2. Budaya Perusahaan: Admin HRD berkontribusi pada pembentukan budaya perusahaan yang positif dengan memastikan bahwa nilai-nilai inti perusahaan tercermin dalam kebijakan dan praktik di tempat kerja.

Baca juga: Hindari 6 Tanda Kegagalan HRD Perusahaan Berikut Ini!

7. Pematuhan Hukum dan Peraturan

Ini adalah area yang sangat penting. Admin HRD harus selalu memantau peraturan ketenagakerjaan yang berlaku dan memastikan bahwa perusahaan mematuhi semua ketentuan, termasuk peraturan tentang upah minimum, jam kerja, dan perlindungan pekerja.

8. Pemutusan Hubungan Kerja

Saat situasi mengharuskan pemutusan hubungan kerja, admin HRD memainkan peran penting dalam memastikan bahwa proses ini dilakukan dengan benar dan sesuai dengan hukum. Mereka juga dapat memberikan dukungan kepada karyawan yang diberhentikan, seperti membantu mereka mengakses program pengangguran atau mencari pekerjaan baru.

9. Kesejahteraan Karyawan

Admin HRD mungkin merancang program kesejahteraan karyawan yang mencakup berbagai aspek, termasuk dukungan kesehatan mental, program kebugaran, dan keseimbangan kerja-hidup. Mereka juga dapat mengadakan seminar atau lokakarya terkait kesejahteraan.

10. Pelaporan dan Analisis

Admin HRD bertanggung jawab untuk menyusun laporan yang mencakup data karyawan, termasuk statistik kepegawaian, perubahan demografis, dan tren kinerja. Laporan ini membantu manajemen membuat keputusan strategis terkait tenaga kerja.

11. Pengembangan Kebijakan dan Prosedur

Admin HRD terlibat dalam merancang, memperbarui, dan memelihara kebijakan dan prosedur HR perusahaan. Mereka memastikan bahwa kebijakan ini sesuai dengan perkembangan terbaru dalam hukum ketenagakerjaan dan memenuhi kebutuhan perusahaan.

12. Pengelolaan Dokumen dan Arsip

Admin HRD bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemeliharaan semua dokumen karyawan. Ini melibatkan penyimpanan dokumen kontrak kerja, surat pengunduran diri, laporan kinerja, dan catatan pelatihan dalam arsip yang teratur dan aman.

Dalam perannya, admin HRD tidak hanya memastikan bahwa semua aspek operasional HR berjalan lancar, tetapi juga berperan sebagai penghubung antara manajemen dan karyawan, menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dan memastikan bahwa organisasi mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku. Ini adalah peran yang kompleks dan kritis dalam menjaga kesejahteraan dan pertumbuhan perusahaan.

Baca juga: Isi RUU Cipta Kerja; HRD Wajib Tahu dan Pahami!

GreatDay HR, bantu sederhanakan pekerjaan HR yang rumit!

Selain tugas intinya yang beragam, HR juga harus memastikan kesejahteraan, hak dan kewajiban, fasilitas, serta kenyamanan bagi karyawan di perusahaan tersebut selalu terpenuhi dengan baik. Selain itu, HR juga berperan sebagai penghubung antara karyawan dengan perusahaan, antara perusahaan dengan lingkungan sekitar, dan antara perusahaan dengan perusahaan lainnya.

Dalam mengelola semua tugas ini, dibutuhkan investasi waktu dan tenaga yang signifikan. Untuk mengatasi tantangan ini, GreatDay HR hadir dengan berbagai fitur canggih yang dapat mengurangi beban kerja HR. Mulai dari mengelola absensi karyawan hingga proses rekrutmen, semuanya dapat dilakukan dengan mudah dan otomatis melalui satu aplikasi.

Selain itu, kemudahan akses di mana saja dan kapan saja membuat GreatDay HR menjadi solusi yang praktis. Segera berlangganan dan unduh aplikasi GreatDay HR! Informasi lebih lanjut, klik di sini!

Baca juga: Apa Itu HRD? Berikut Pengertian, Fungsi, Tugas Dan Tanggung Jawabnya