Di era serba digital dan modern ini, sistem penggajian karyawan sudah banyak terbantu dengan adanya aplikasi slip gaji excel. Jika dahulu para HRD harus merekap secara manual, kini hal tersebut tidak perlu lagi dilakukan. Proses yang lebih mudah serta waktu yang lebih cepat merupakan keuntungan tersendiri bagi para HRD dengan kehadiran aplikasi ini.
Jika mengacu kepada hukum ketenagakerjaan, slip gaji wajib diberikan saat tanggal penggajian. Pasal 17 ayat (2) Peraturan Pemerintah (PP) Pengupahan No 78 Tahun 2015, menyebutkan:
Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.
Excel merupakan program dasar yang banyak digunakan untuk tujuan perekaman gaji karyawan. Sistemnya yang dapat melakukan penghitungan matematis tentu saja menjadi nilai utama dari program ini. Tak mengherankan, banyak aplikasi slip gaji yang menggunakan excel sebagai pondasi utamanya.
Meskipun tidak perlu menghitung secara manual, aplikasi slip gaji excel menuntut para penggunanya untuk memahami konsep dan format di aplikasi tersebut. Jika salah memasukkan format, tentu penghitungan gajinya akan kacau. Oleh karena itu, sebelum menggunakan aplikasi ini, pengguna harus memiliki pemahaman penuh terhadap konsep dan format aplikasi terlebih dahulu.
Format Payroll (Slip Gaji)
Untuk dapat menjalankan aplikasi slip gaji excel dengan baik dan benar, format slip gaji harus terlebih dulu dikuasai. Setiap perusahaan memiliki sistem penggajian yang berbeda kepada karyawannya. Daftar komponen gaji seperti tunjangan, uang lembur, dan fasilitas kesehatan merupakan beberapa faktor yang biasanya membedakan perusahaan satu dengan lainnya.
Meskipun terdapat perbedaan, namun secara umum dapat ditarik benang merah dari format slip gaji karyawan suatu perusahaan. Terdapat beberapa unsur atau komponen yang wajib ada di sebuah slip gaji. Berikut ini pembahasannya.
- Format Utama
Yang dimaksud format utama adalah kop dari slip gaji tersebut. Bagian ini biasanya memuat nama perusahaan beserta logo dan alamat lengkap dari perusahaan. Tulisan ‘Slip Gaji’ pun akan dengan jelas tertera dibawah informasi perusahaan. Setelah itu, informasi mengenai karyawan yang meliputi nama lengkap dan divisi tempat ia bekerja akan dicantumkan di bawah tulisan ‘Slip Gaji’.
- Isi Rincian
Rincian gaji biasanya terdiri dari total jam kerja, jam lembur, tunjangan, dan juga bonus. Beberapa perusahaan ada yang memasukkan uang makan dan transportasi juga di dalamnya. Semua komponen rincian gaji ini biasanya sudah tertera sebelumnya di kontrak kerja.
- Potongan Gaji
Di dalam aplikasi slip gaji excel juga disertakan potongan gaji. Bagi karyawan yang meminjam uang koperasi atau memiliki pinjaman di bank dengan sistem potong gaji, setiap bulannya akan dengan jelas tertulis besaran potongan yang ada. Potongan gaji juga bisa disebabkan karena keterlambatan kerja.
Untuk urusan absensi karyawan, pihak HRD dapat dengan mudah memantau melalui aplikasi yang digunakan perusahaan. Aplikasi absensi karyawan android kini sudah banyak tersedia dimana-mana, yang berbayar maupun yang gratis. Aplikasi ini dapat dijadikan salah satu program HRD untuk karyawan perusahaan. Pihak HRD hanya tinggal melakukan download absensi karyawan gratis dan merekapnya untuk penghitungan gaji bulanan.
Komponen potongan lain yang selalu ada di aplikasi slip gaji excel adalah pajak penghasilan (PPh). Besarnya pajak yang disetorkan kepada pemerintah mengikuti peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah sendiri. Besarnya persentase pajak penghasilan seseorang ditetapkan berdasarkan jumlah gaji yang ia terima dalam satu tahun. Sebagai contoh, bagi karyawan yang memiliki total gaji 50 juta rupiah per tahun, maka ia harus membayar 5% PPh dari total gaji tahunannya.
Baca juga: 5 Sistem Aplikasi Absensi Yang Paling Digemari di Indonesia
Seluruh total pemasukan dikurangi total potongan gaji akan menjadi rumus menghitung gaji karyawan setiap bulannya. Dengan adanya pemasukan nominal yang tepat dari setiap komponen slip gaji, maka nominal yang akan diterima karyawan pasti sesuai. Ketelitian dan pemahaman akan berbagai komponen inilah yang merupakan kunci utama dari ketepatan nominal gaji.
- Tanggal Slip Gaji
Unsur terakhir dari format slip gaji adalah tanggal dikeluarkannya slip gaji. Hal ini juga meliputi periode penerimaan gaji dari tanggal berapa hingga berapa dan di bulan apa. Selain itu, pihak yang menerbitkan atau membuat slip gaji ini juga akan tertera dengan jelas.
Membuat Slip Gaji di Aplikasi Excel
Setelah memahami komponen utama dalam slip gaji, maka langkah selanjutnya untuk menggunakan aplikasi slip gaji excel akan lebih mudah. Siapkan saja laptop atau komputer yang memadai untuk melakukan rekap gaji karyawan. Setelah itu, ikuti 5 langkah mudah membuat slip gaji di excel berikut ini.
- Membuka Program Microsoft Excel dan Membuat Tabel
Bukalah program Microsoft Excel di laptop atau komputer Anda. Lalu, buatlah tabel dengan menyesuaikan jumlah komponen gaji yang ditentukan perusahaan. Pembuatan tabel ini wajib hukumnya dalam excel, karena slip gaji tentu akan dibuat dalam bentuk tabel.
- Mengisi Rincian Tabel
Setelah tabel dibuat sesuai dengan jumlah komponen gaji dari perusahaan, maka langkah selanjutnya yaitu mengisi tabel tersebut dengan nominal yang sesuai. Untuk memudahkan pendataan, akan lebih baik jika berbagai komponen gaji di ketik di halaman yang berbeda. Misalnya, untuk komponen jam kerja dan bonus dibuat tabel pada halaman terpisah.
- Membuat Halaman (Sheet) Baru
Setelah semua komponen gaji dimasukkan data dan nominalnya, selanjutnya yaitu membuat halaman baru yang memuat data diri karyawan (nama karyawan, NIK, dan jabatan atau divisi temat karyawan bekerja). Tuliskan total gaji, total potongan, total gaji bersih, serta nama karyawan yang menerima gaji dan juga pembuat slip gaji tersebut.
Format halaman baru ini akan memudahkan pencetakan slip gaji nantinya. Anda hanya harus memasukkan NIK karyawan saja dan seluruh data yang dibutuhkan akan otomatis muncul di halaman pertama. Namun, untuk memperoleh kemudahan ini tentunya pengguna aplikasi harus menguasai rumus excel vlookup terlebih dahulu.
- Memasukkan Rumus Slip Gaji
Program excel bekerja berdasarkan rumus matematis yang telah diatur sebelumnya. Sekali memasukkan rumus, penghitungan gaji akan secara otomatis dilakukan komputer. Oleh karena itu, memasukkan rumus slip gaji di excel sangatlah penting karena akan menentukan penghitungan slip gaji karyawan selanjutnya.
Penentuan rumus ini ditentukan oleh komponen gaji dari perusahaan. Anda hanya tinggal memasukkan komponen mana yang dijumlahkan dan dikurangi untuk menghasilkan gaji bersih karyawan. Rumus excel vlookup adalah kuncinya.
- Memasukkan Rumus PPh
Memasukkan rumus PPh juga tentu akan mempersingkat penghitungan komponen gaji. Dengan mengetahui besaran persentase pajak penghasilan masing-masing karyawan, tidak dibutuhkan waktu lama untuk mengetahui besar rupiah yang harus dibayarkan ke negara dan juga total gaji karyawan setelah dikenai pajak. Tugas HRD adalah mengetahui berita terkini mengenai besar PPh yang ditetapkan pemerintah untuk dimasukkan ke dalam rumus PPh.
Baca juga: Perhitungan Gaji Karyawan hanya Dalam Hitungan Detik, Percaya Bisa?
Berikut beberapa referensi tampilan format slip gaji menggunakan excel yang biasa digunakan :
Aplikasi Slip Gaji (Payroll) Excel Gratis
Di platform online, sudah banyak tersedia aplikasi payroll excel gratis yang dapat digunakan untuk memudahkan penghitungan gaji karyawan. Microsoft Office pun sudah memiliki template slip gaji yang bisa langsung digunakan. Anda hanya tinggal menyesuaikan template tersebut sesuai kebutuhan perusahaan. Template ini dapat di unduh langsung di situs resmi Microsoft Office.
Selain itu, terdapat juga aplikasi lain serupa template yang disediakan Microsoft Office bernama Vertex42 dan Sample Templates. Kedua aplikasi ini tidak berbayar alias gratis. Mereka juga menyediakan banyak template lain untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
Mengikuti perkembangan teknologi memang suatu kewajiban. Dengan begitu, banyak aspek kehidupan yang dapat dengan lebih mudah dilakukan, seperti kemudahan dari aplikasi excel untuk penggajian karyawan tersebut di atas.
Salah satu aplikasi slip gaji yang dapat anda coba secara gratis adalah GreatDay HR. Bukan hanya slip gaji, aplikasi ini akan memudahkan tugas seorang HRD atau business owner yang sifatnya rutinitas seperti otomasi sistem penggajian, absensi hanya dengan selfie yang dilengkapi GPS tracking, BPJS, PPh21, semuanya hanya di satu aplikasi. Aplikasi slip gaji ini tentunya lebih menghemat waktu kerja Anda dan juga menghindari kesalahan terutama penghitungan manual pada gaji karyawan.
