Hubungi Sales

Apa Itu HCMS? Begini Cara Kerja HCMS dan Perbedaannya dengan HRIS

Rizka Maria Merdeka | November 1, 2023 | HRIS
by GreatDay HR

Dalam lanskap manajemen sumber daya manusia yang terus berkembang, kebutuhan atas teknologi yang bisa mengelola SDM dengan otomatis meningkat. Salah satunya software HCMS atau Human Capital Management System. Perusahaan beralih ke solusi HCMS untuk menyederhanakan pengelolaan SDM mereka, meningkatkan efisiensi tenaga kerja, dan mengelola modal manusia mereka secara strategis.

Dalam artikel kali ini, GreatDay HR akan membahas tentang apa itu HCMS secara garis besar, bagaimana cara kerjanya, hingga perbedaannya dengan HRIS. Simak selengkapnya!

Baca juga: 10 Tips Memilih HCMS Terbaik untuk Perusahaan Anda

Apa itu HCMS?

HCMS (Human Capital Management System) adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk membantu organisasi mengelola sumber daya manusia mereka secara efisien. Sistem ini mencakup berbagai aspek manajemen sumber daya manusia, termasuk pengelolaan data karyawan, manajemen kinerja, penggajian, rekrutmen, pelatihan, analitik, dan aspek-aspek lainnya yang terkait dengan tenaga kerja.

Cara kerja software HCMS

Perangkat lunak HCMS (Human Capital Management System) bekerja dengan mengintegrasikan berbagai fungsi terkait manajemen sumber daya manusia ke dalam satu platform yang terpusat. Berikut adalah beberapa langkah umum tentang cara kerja software HCMS:

1. Pengumpulan Data Karyawan

HCMS memulai dengan mengumpulkan data karyawan dari berbagai sumber, termasuk aplikasi rekrutmen, formulir pribadi karyawan, dan sistem lain yang relevan. Data ini termasuk informasi dasar seperti nama, alamat, nomor telepon, serta detail pekerjaan seperti riwayat pekerjaan, kualifikasi, sertifikasi, dan prestasi.

2. Manajemen Kinerja

HCMS memungkinkan manajer dan karyawan untuk menetapkan tujuan kinerja dan mengukur pencapaian mereka. Ini sering melibatkan penjadwalan penilaian kinerja secara rutin, yang dapat berupa pertemuan antara manajer dan karyawan atau penilaian mandiri. Data kinerja ini digunakan untuk memberikan umpan balik, menilai kinerja tahunan, dan merencanakan pengembangan karyawan.

3. Penggajian

Software HCMS memproses informasi gaji dan kompensasi karyawan. Ini mencakup perhitungan gaji dasar, tunjangan, insentif, pemotongan pajak, dan kontribusi ke rencana pensiun atau asuransi. HCMS juga dapat menghasilkan slip gaji dan laporan yang diperlukan untuk perpajakan dan pelaporan internal.

4. Rekrutmen dan Onboarding

Dalam konteks rekrutmen, HCMS membantu mengelola proses perekrutan dari awal hingga akhir. Ini termasuk mengiklankan pekerjaan, menerima aplikasi, menilai calon, penjadwalan wawancara, dan mengirimkan tawaran kerja. Setelah karyawan baru diterima, HCMS dapat memfasilitasi proses onboarding dengan mengkoordinasikan dokumen, pelatihan, dan orientasi.

5. Pelatihan dan Pengembangan

HCMS memungkinkan organisasi untuk merencanakan, melacak, dan melaksanakan program pelatihan dan pengembangan. Ini mencakup pelacakan kebutuhan pelatihan karyawan, menugaskan pelatihan yang sesuai, dan melacak kemajuan karyawan dalam program pelatihan. Manajer dan karyawan dapat memantau perkembangan mereka untuk mengidentifikasi area pengembangan.

6. Analytics dan Pelaporan

HCMS dilengkapi dengan alat analitik yang memungkinkan organisasi untuk menganalisis data karyawan dan menghasilkan laporan yang memberikan wawasan tentang kinerja tenaga kerja, efisiensi operasional, dan tren. Data ini dapat membantu dalam pengambilan keputusan, perencanaan strategis, dan perbaikan proses.

7. Kepatuhan dan Manajemen Dokumen

HCMS dapat membantu organisasi untuk mematuhi peraturan dan perundang-undangan ketenagakerjaan dengan menyimpan dan mengelola dokumen seperti kontrak kerja, surat peringatan, sertifikasi pelatihan, dan catatan lain yang diperlukan.

8. Self-Service Karyawan

Banyak HCMS memberikan akses self-service kepada karyawan, yang memungkinkan mereka mengakses informasi pribadi, mengajukan cuti, memperbarui informasi kontak, dan bahkan mengikuti pelatihan atau mengajukan permintaan karyawan lainnya tanpa perlu melibatkan departemen HR. Ini mengurangi beban administratif HR dan memberi karyawan lebih banyak kontrol atas informasi dan proses mereka sendiri.

Baca juga: Human Capital Management System (HCMS): Memahami Pengertian, Lingkup Kerja, dan Mengapa Setiap Perusahaan Memerlukannya

Perbedaan HCMS dengan HRIS

HCMS (Human Capital Management System) dan HRIS (Human Resource Information System) adalah dua jenis perangkat lunak yang terkait dengan manajemen sumber daya manusia, dan sering kali terminologi mereka digunakan secara bergantian. Namun, ada perbedaan yang cukup jelas antara keduanya, meskipun perbatasan bisa kabur dalam beberapa kasus. Berikut adalah perbedaan utama antara HCMS dan HRIS:

1. Fokus Utama

HCMS (Human Capital Management System): Fokus utama HCMS adalah pada manajemen strategis sumber daya manusia. HCMS cenderung lebih berorientasi pada pengembangan karyawan, manajemen kinerja, dan perencanaan sumber daya manusia.

HRIS (Human Resource Information System): HRIS lebih berfokus pada pengelolaan data dan informasi yang terkait dengan aspek administratif dan operasional dari manajemen sumber daya manusia, seperti data karyawan, gaji, administrasi cuti, dan kompensasi.

2. Lingkup Fungsi

HCMS: HCMS cenderung mencakup fungsi-fungsi yang lebih luas yang mencakup aspek strategis, seperti manajemen kinerja, pengembangan karyawan, analitik sumber daya manusia, serta fungsi administratif seperti penggajian dan administrasi cuti.

HRIS: HRIS lebih terfokus pada fungsi administratif dan operasional seperti manajemen data karyawan, penggajian, administrasi cuti, manajemen waktu, dan manajemen kehadiran.

3. Pengembangan Karir dan Pelatihan

HCMS: HCMS sering memiliki modul pengembangan karyawan yang memungkinkan perencanaan karir, pelatihan, dan pengembangan berkelanjutan.

HRIS: HRIS biasanya kurang memiliki modul pengembangan karyawan yang kuat dan lebih berfokus pada tugas-tugas administratif.

4. Manajemen Kinerja

HCMS: HCMS sering menyertakan fitur manajemen kinerja yang canggih untuk mengukur, melacak, dan meningkatkan kinerja karyawan.

HRIS: HRIS mungkin memiliki fitur sederhana untuk pelacakan penilaian kinerja tetapi tidak sefokus HCMS dalam hal ini.

5. Analytics dan Pelaporan

HCMS: HCMS cenderung lebih kuat dalam hal analitik dan pelaporan yang mendukung pengambilan keputusan strategis terkait dengan sumber daya manusia.

HRIS: HRIS lebih berfokus pada pelaporan data administratif yang lebih dasar.

Perlu dicatat bahwa batasan antara HCMS dan HRIS bisa menjadi samar, dan banyak perangkat lunak HR saat ini mencoba menyatukan elemen dari keduanya. Pilihan perangkat lunak yang tepat tergantung pada kebutuhan dan tujuan spesifik organisasi. Jika organisasi memiliki fokus kuat pada pengembangan sumber daya manusia dan manajemen kinerja, HCMS mungkin lebih sesuai. Jika prioritas utama adalah administrasi data karyawan dan gaji, maka HRIS mungkin lebih sesuai.

Baca juga: Investasi yang Baik dalam Manajemen SDM: Memilih HRIS yang Tepat

Tingkatkan efektivitas pengelolaan SDM perusahaan dengan GreatDay HR

apa itu hcms gdhr

Bagian HR di perusahaan bertanggung jawab atas manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) dan tugas-tugasnya, seperti rekrutmen, pengelolaan data kehadiran karyawan, penggajian, employee engagement, pengawasan kinerja, pengajuan cuti, dan lain sebagainya. HR juga memastikan kesejahteraan, hak dan kewajiban, sarana prasarana, dan kenyamanan karyawan yang bekerja di perusahaan terjamin dengan baik.

Untuk membantu mempermudah pekerjaan HR, aplikasi HRIS GreatDay HR hadir dengan fitur Core HRIS canggih yang dapat mengelola absensi karyawan, pengajuan cuti, dan proses rekrutmen secara otomatis dalam satu aplikasi. Aplikasi GreatDay HR juga terintegrasi dengan payroll sehingga penggajian dan penghitungan pajak dapat dilakukan dengan mudah.

Selain itu, aplikasi GreatDay HR dapat diakses melalui ponsel pintar dan tersedia di AppStore dan Playstore. Berlangganan dan unduh aplikasinya segera atau klik di sini untuk informasi lebih lengkap, lalu jadwalkan demo!

Baca juga: Perbedaan HRMS & HRIS, dan Fungsinya Untuk HRD

Trending Article
01
Rizka Maria Merdeka | November 28, 2023
22 Contoh Kelebihan dan Kekurangan Diri Saat…
02
Rizka Maria Merdeka | October 25, 2023
Penting! Panduan Lengkap Pangkat Golongan PNS Terbaru…
03
Rizka Maria Merdeka | November 18, 2021
14 Contoh Penulisan Notulen Rapat yang Tepat.…
Subscribe News Letter
Get notification on your email