Hubungi Sales

Cara Membangun Virtual Team di Era Kultur Hybrid Working

Rizka Maria Merdeka | December 13, 2023 | Info & Update
by GreatDay HR

Konsep virtual team menjadi semakin relevan dalam dunia kerja saat ini, yang mana banyak perusahaan yang menerapkan kultur hybrid. Virtual team adalah kelompok individu yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan tertentu, meskipun terpisah secara geografis dan mengandalkan teknologi komunikasi elektronik untuk berinteraksi.

Seiring dengan perubahan dinamika bisnis dan tuntutan akan fleksibilitas, banyak perusahaan mulai melirik model kerja ini untuk memaksimalkan sumber daya global, meningkatkan efisiensi, dan mengakomodasi kebutuhan tim yang tersebar.

Artikel kali ini akan membahas tentang virtual team dari mulai pengertian hingga cara membangunnya. Selengkapnya, baca sampai habis!

Baca juga: Employee Engagement di Era Kerja Jarak Jauh: Menjaga Keterlibatan Karyawan dalam Lingkungan Virtual

Virtual team, apa maksudnya?

Virtual team, atau tim virtual, merujuk kepada kelompok orang yang bekerja bersama, namun mereka terpisah secara geografis dan bekerja menggunakan teknologi komunikasi elektronik. Anggota tim virtual sering kali berada di lokasi yang berbeda, bahkan mungkin berbeda negara atau benua, dan berkomunikasi melalui alat-alat seperti email, konferensi video, panggilan telepon, atau platform kolaborasi online.

Beberapa karakteristik umum dari virtual team meliputi:

  1. Lokasi Geografis yang Tersebar: Anggota tim virtual berada di lokasi yang berbeda, sehingga mereka tidak berbagi lokasi fisik yang sama.
  2. Teknologi Komunikasi Elektronik: Komunikasi dalam tim virtual terjadi melalui berbagai alat komunikasi elektronik, seperti email, pesan instan, konferensi video, dan platform kolaborasi online.
  3. Waktu Kerja yang Fleksibel: Karena perbedaan zona waktu dan lokasi geografis, anggota tim virtual sering memiliki jadwal kerja yang fleksibel.
  4. Ketergantungan pada Teknologi: Tim virtual mengandalkan teknologi informasi dan komunikasi untuk menjalankan tugas-tugas mereka, sehingga keberhasilan kolaborasi sering tergantung pada keefektifan alat dan infrastruktur teknologi.
  5. Kemampuan Manajemen Sendiri: Anggota tim virtual sering membutuhkan kemampuan manajemen diri yang tinggi karena mereka bekerja secara independen dan tidak selalu diawasi secara langsung oleh atasan.

Keuntungan dari penggunaan virtual team meliputi fleksibilitas waktu dan lokasi, akses ke keahlian global, dan pengurangan biaya perjalanan. Namun, tantangan seperti kesulitan dalam membangun hubungan tim yang kuat, potensi miskomunikasi, dan koordinasi yang lebih sulit juga mungkin muncul dalam konteks tim virtual.

Baca juga: Menyelami Definisi dan Cara Kerja Metaverse, Dunia Realitas Virtual

Kapan perusahaan perlu membangun virtual team

Perusahaan dapat memilih untuk membangun tim virtual dalam berbagai situasi tergantung pada kebutuhan dan tujuan bisnis mereka. Beberapa situasi di mana pembentukan tim virtual dapat menjadi pilihan yang tepat meliputi:

1. Kebutuhan Keahlian Khusus

Jika perusahaan membutuhkan keahlian khusus yang tidak tersedia di lokasi fisik mereka, mereka dapat membentuk tim virtual dengan anggota yang berlokasi di berbagai tempat.

2. Akses ke Tenaga Kerja Global

Jika perusahaan ingin mengakses bakat dan sumber daya global tanpa terbatas oleh batasan geografis, tim virtual memungkinkan perusahaan untuk merekrut anggota tim dari berbagai belahan dunia.

3. Fleksibilitas Waktu dan Lokasi

Jika perusahaan ingin memberikan fleksibilitas kepada karyawan dalam hal jadwal kerja dan lokasi, tim virtual dapat menjadi pilihan yang baik. Ini dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan membantu merekrut dan mempertahankan bakat yang berharga.

4. Efisiensi Biaya

Pembentukan tim virtual dapat membantu perusahaan mengurangi biaya perjalanan, biaya sewa ruang kantor, dan biaya operasional lainnya terkait dengan keberadaan fisik tim di satu tempat.

5. Penyebaran Geografis Klien atau Proyek

Jika klien atau proyek yang dilayani oleh perusahaan tersebar di berbagai wilayah geografis, membentuk tim virtual dapat memastikan respons yang lebih cepat dan efisien terhadap kebutuhan mereka.

6. Fleksibilitas dalam Menghadapi Perubahan Lingkungan Bisnis

Tim virtual memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam menghadapi perubahan ekonomi atau kebutuhan bisnis yang tiba-tiba. Perusahaan dapat dengan cepat menyusun tim untuk menanggapi tantangan atau peluang baru

Baca juga: 8 Ide Konsep yang Bisa Diterapkan Untuk Employee Gathering Virtual

Cara membangun virtual team

Membangun virtual team memerlukan perencanaan yang matang dan implementasi strategi yang efektif. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil untuk membangun dan mengelola virtual team dengan sukses:

1. Analisis Kebutuhan dan Tujuan Bisnis

Identifikasi secara jelas mengapa Anda membutuhkan tim virtual. Apakah itu untuk menangani proyek khusus, memberikan dukungan pelanggan global, atau mencapai tujuan bisnis tertentu? Pahami dengan baik tujuan dan manfaat yang diharapkan dari pembentukan tim.

2. Seleksi Anggota Tim dengan Cermat

Pertimbangkan keahlian, pengalaman, dan kemampuan bekerja secara mandiri saat memilih anggota tim. Pastikan bahwa mereka memiliki kemampuan untuk bekerja dengan efektif dalam lingkungan virtual dan memiliki disiplin diri yang baik.

3. Komunikasi yang Jelas

Tetapkan aturan komunikasi yang jelas, seperti waktu respon yang diharapkan, frekuensi pertemuan, dan platform yang akan digunakan. Pastikan bahwa semua anggota tim memahami harapan ini untuk menghindari ketidakjelasan.

4. Teknologi dan Alat Kolaborasi

Pilih dengan bijak alat dan teknologi yang sesuai untuk tim Anda. Ini mungkin mencakup platform konferensi video, aplikasi kolaborasi online, dan sistem manajemen proyek. Pastikan bahwa anggota tim dapat menggunakan alat-alat ini dengan lancar.

5. Pertemuan Rutin

Tetapkan jadwal pertemuan rutin untuk menjaga keterhubungan dan menyinkronkan progres proyek. Pertemuan ini dapat diadakan secara virtual melalui konferensi video untuk meningkatkan interaksi personal.

6. Budaya Kerja dan Norma Etika

Definisikan budaya kerja tim yang diinginkan dan norma etika yang harus diikuti. Dorong nilai-nilai seperti saling pengertian, saling menghormati, dan transparansi.

7. Manajemen Kinerja dan Pemantauan Progres

Tentukan metrik kinerja yang spesifik untuk memantau progres tim. Gunakan sistem manajemen proyek untuk melacak tugas, jadwal, dan pencapaian tujuan secara real-time.

8. Hubungan Antar Anggota Tim

Fasilitasi kegiatan sosial atau proyek kolaboratif di luar tugas pekerjaan rutin. Ini dapat mencakup sesi “ice-breaker” virtual, atau proyek tim yang dirancang untuk memperkuat koneksi sosial.

9. Pelatihan dan Pengembangan Keterampilan

Sediakan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan keterampilan kerja tim dan keterampilan teknologi. Ini dapat mencakup pelatihan manajemen waktu, komunikasi virtual, atau penggunaan alat-alat kolaborasi.

10. Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan

Lakukan evaluasi teratur terhadap kinerja tim dan proses kerja. Dapatkan umpan balik dari anggota tim dan gunakan informasi tersebut untuk membuat perbaikan dan peningkatan berkelanjutan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini secara sistematis, perusahaan dapat membangun dan mengelola virtual team yang sukses dan produktif. Komunikasi yang efektif, budaya kerja yang positif, dan perencanaan yang matang merupakan kunci keberhasilan dalam lingkungan kerja virtual.

Baca juga: Kunci Kesuksesan: Langkah-langkah HR untuk Screening Kandidat yang Menghasilkan Tim Berkualitas

Trending Article
01
Rizka Maria Merdeka | November 28, 2023
22 Contoh Kelebihan dan Kekurangan Diri Saat…
02
Rizka Maria Merdeka | October 25, 2023
Penting! Panduan Lengkap Pangkat Golongan PNS Terbaru…
03
Rizka Maria Merdeka | November 18, 2021
14 Contoh Penulisan Notulen Rapat yang Tepat.…
Subscribe News Letter
Get notification on your email