Cara Membuat Invoice yang Tepat!

Invoice adalah lembaran tagihan pembayaran setelah terjadinya transaksi barang atau jasa. Serta berisi seluruh rincian tagihan tertulis yang digunakan sebagai alat penagihan pembayaran terhadap customer. Lalu bagaimana cara pembuatannya dan apa saja fungsinya. Simak pada rangkuman berikut ini yang sudah GreatDay HR sudah buat untuk Anda.

Pengertian Invoice Secara Umum

Dalam teori bisnis maupun ekonomi, ada istilah sangat berakaitan erat, yaitu invoice dan faktur, dimana kedua istilah yang sangat familiar bagi seorang akuntan. Namun bagi orang awam hanya mengetahuinya sebagai daftar kiriman barang yang dibuat dalam bentuk formal yang berisi nama, harga

Baca juga: Apa Itu Pasar Persaingan Sempurna? Ini Pengertian dan Contohnya!

Sedangkan untuk istilah Invoice, lebih tidak sepopuler faktur yang sering digunakan oleh para pengusaha.

Secara umum invoice merupakan dokumen tertulis yang berisi surat penagihan hutang. Diberikan dari penjual kepada pembeli sebagai pihak penghutang. Sementara itu formatnya tidak jauh berbeda dengan faktur, yaitu berisi nama produk, harga dan tanggal pembelian barang.

Invoice sendiri dibuat dalam bentuk rangkap tiga, dimana ketiga hasil copy diberikan satu untuk pembeli, untuk penjual dan terakhir sebagai arsip keuangan. Sederhananya berfungsi untuk melakukan transaksi yang berbentuk kredit. 

Pentingya Invoice Bagi Perusahaan

Setelah mengetahui definisi dari invoice, selanjutnya Anda perlu mengetahui peran krusial yang dimiliki oleh invoice bagi perusahaan. Berikut penjelasannya.

Mengelola Data Bisnis

Pengelolaan faktur dan tanda terima secara internal setiap hari merupakan proses yang memberatkan dan menantang. Untuk menangani contoh seperti itu, prosesnya harus disederhanakan dengan cara yang terorganisir. 

Informasi yang Tepat

Penting untuk mengelola detail faktur dan tanda terima dengan ketepatan maksimum. Dengan adanya invoice makan Informasi yang ada dapat dikumpulkan dari dan akan sangat bermanfaat di masa depan bisnis Anda. 

Pemindaian Faktur atau Tanda Terima

Invoice akan membantu bisnis Anda untuk memudahkan jika Anda ingin mengakses dari ruang penyimpanan. Hal ini akan sangat bermanfaat untuk menangkap semua informasi penting yang dapat melayani tujuan bisnis dalam jangka panjang.

Tujuan Pembuatan Invoice

Sehabis memahami seberapa pentingnya invoice bagi perusahaan, Anda perlu mengetahui apa sebenarnya tujuan sebuah perusahaan membuat invoice. Perhatikan penjelasan dibawah ini.

Sebagai Bukti Pembayaran untuk Pelanggan 

Berfungsi sebagai dokumen instruksional yang akan membantu sebagai bukti pembayaran atas transkasi barang atau jasa yang disepakati sebelumnya. Dibuat berdasarkan perjanjian dan biasanya berisi tagihan yang cukup besar.

Untuk Keperluan Perusahaan

Menjadi hal wajib untuk perusahaan mengetahui transaksi apa saja yang dilakukan, dan merupakan jejak akutansi yang diperlukan jika diperlukan sewaktu-waktu. Untuk hal inilah perusahaan perlu menyimpan berbagai arsip keuangan dengan teliti dan terperinci.

Komponen Dalam Pembuatan Invoice

Telah disinggung jika pembuatan lembaran tagihan pembayaran  dibuat untuk mencatat transaksi barang dan jasa. Sehingga perlu ada komponen yang perlu diperhatikan: 

Judul Invoice

Hal sederhana namun sangat krusial, karena menjadi indikator jenis invoice yang dibuat serta bertujuan untuk memudahkan Anda maupun pelanggan, ketika hendak mencari bukti transaksi dan pengingat jika ada dokumen penting yang harus menjadi prioritas. Sangat disarankan untuk membuat judul di bagian atas tengah dengan huruf kapital. 

Identitas Customer 

Berlaku bagi perusahaan atau pelanggan terkait untuk mencantumkan nama serta alamat surat menyurat dalam pembuatan invoice. Informasi ini akan membantu kedua belah pihak untuk memahami dokumen lebih dalam, dan memudahkan pelanggan untuk mengirimkan cek kepada Anda. 

Rincian Barang

Selain mencantumkan hal penting seperti yang sudah di bahas, masih ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti 

• Daftar barang atau layanan yang mencakup nama produk, harga per unit,  serta jumlah yang harus dibayarkan.
• Tanggal pembuatan invoice dan mencakup tanggal pembelian, tanggal pengeluaran, maupun batas pembayaran yang telah disepakati. 
• Nomor invoice berguna dalam pengarsipan invoice, dan dibuat dengan kode khusus. 
• Ketentuan pembayaran setiap perusahaan tentunya sangat berbeda-beda. Sebagian besar invoice memiliki jangka waktu 30 hari, namun hal ini tergantung pada jenis bisnis yang dilakukan.

Jenis-jenis Invoice

Ada banyak jenis invoice yang umumnya digunakan dalam bisnis atau perusahaan. Beberapa jenis invoice tersebut adalah:

Invoice Reguler

Merupakan jenis yang paling umum dan sering digunakan dalam transaksi jual beli. Digunakan dalam transaksi pembelian yang sederhana, serta memuat informasi yang terkait dengan rincian barang, jumlah dan total pembayaran.

Invoice Konsuler

Invoice jenis ini khusus digunakan untuk transaksi-transaksi internasional, seperti aktivitas ekspor-impor. Wajib disahkan dan mendapatkan izin dari negara yang melakukan aktivitas ini. 

Invoice Proforma

Sedangkan invoice jenis ini diberikan kepada pembeli jika barang tersebut dikirimkan secara berkala. Maka dari itu invoice ini bersifat sementara, dan akan diganti dengan invoice jenis biasa saat sudah selesai.

Baca juga: Pahami Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Demi Kelancaran Bisnis Anda!

Bagaimana Cara Membuat Invoice

Ada beberapa cara utama untuk membuat invoice, yang berbeda-beda dalam hal akurasi, tenaga, dan kecanggihan. Solusi terbaik untuk Anda bergantung pada apa yang paling Anda prioritaskan saat membuat faktur.

A. Mulailah dari Awal

Anda mungkin tergoda untuk menggunakan Excel atau Google Spreadsheet untuk disematkan atau ditautkan ke lembar kerja, tetapi penghitungan terperinci mungkin sulit untuk dilacak, jika tidak mengikutinya dengan cermat. Beberapa orang merasa lebih mudah untuk memasukkan tabel ke dalam dokumen Microsoft Word atau Google Docs dan melakukan perhitungan di sana secara manual.

Anda harus mulai dengan membuat catatan manual tentang jam dan layanan yang dilakukan, termasuk ringkasan aktivitas untuk setiap entri. Mulai dari awal, Anda juga akan melakukannya perlu mempertimbangkan desain faktur Anda, termasuk font, logo, warna dan ukuran.

Dengan membuat secara manual Anda bisa menyesuaikan dengan keinginan seperti penggunaan template, hingga proses penulisan. Namun perlu diingat jika pembuatan dengan cara ini sangat berpotensi untuk terjadi kesalahan, serta ada pelacakan dokumen yang lebih rumit. 

B. Gunakan Template Faktur

Membuat faktur dari awal dapat terasa lebih merepotkan daripada nilainya, jadi melegakan mengetahui bahwa ada berbagai templat faktur dasar yang tersedia di Microsoft Word yang dapat Anda gunakan, baik dalam Word atau ditempelkan ke Google Documents. Berikut cara membuat template faktur dari Word:

1. Pilih ‘template faktur’ di bawah Baru di menu File.
2. Temukan ikon Faktur di kotak dialog dan pilih templat faktur pilihan Anda.
3. Buat tajuk profesional.
4. Gantilah informasi yang telah diisi sebelumnya dengan milik Anda (lihat bagian di atas).
5. Simpan template kustom Anda untuk digunakan di masa mendatang.

Ya dapat dikatakan Jika menggunakan aplikasi pembuatan invoice akan semakin memudahkan pekerjaan Anda, terlebih lagi jika ada invoice yang menumpuk dan harus dikerjakan sesegera mungkin. Aplikasi akan membuat maka pembuatan invoice lebih cepat, serta data dapat terlacak dengan mudah.

Contoh Invoice

Sekarang setelah Anda sudah mengetahui apa itu invoice, memahami seberapa penting invoice bagi perusahaan, dan mendapatkan gambaran mengenai cara membuatnya, kini saatnya Anda merancang faktur untuk perusahaan Anda. Jika Anda masih kebingungan mulai dari mana, perhatikan kedua contoh yang telah kami cantumkan dibawah ini.

Kesimpulan 

Dapat dilihat invoice merupakan bukti transaksi barang atau jasa. Serta berisi seluruh rincian tagihan tertulis yang digunakan sebagai alat penagihan pembayaran terhadap customer. Memiliki rangkap tiga dan sangat memiliki peranan penting bagi perusahaan di masa mendatang. Dalam pembuatannya Anda dapat memilih cara yang terbaik yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan, namun pastikan untuk melakukannya secara tepat dan akurat.