Jadwalkan Demo

Mengenal Minutes of Meeting (MoM) dan Perbedaannya dengan Notulen

Rizka Maria Merdeka | December 21, 2023 | Info & Update
by GreatDay HR

Bagi para karyawan yang sudah terbiasa dengan dunia kerja, pasti sudah familiar dengan Minutes of Meeting atau MoM. Minutes of Meeting (MoM) atau catatan pertemuan merupakan hal yang krusial yang membantu merekam, merinci, dan mendokumentasikan segala sesuatu yang terjadi selama pertemuan. Secara esensial, MoM adalah catatan tertulis yang mencakup poin-poin kunci, keputusan-keputusan strategis, dan tindakan yang harus diambil setelah pertemuan.

Walaupun istilah MoM dan notulen sering digunakan bersamaan, sebenarnya keduanya memiliki perbedaan. Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang pengertian MoM, membedakannya dengan notulen, dan menyelami langkah-langkah penting dalam membuat MoM yang efektif.

Simak selengkapnya!

Baca juga: Ini Pengertian dan Pentingnya Melakukan Town Hall Meeting bagi Perusahaan

Definisi MoM, Minutes of Meeting

Minutes of Meeting (MoM) adalah catatan tertulis yang dibuat selama rapat atau pertemuan untuk mencatat pokok-pokok pembahasan, keputusan-keputusan yang diambil, dan tindakan-tindakan yang harus dilakukan setelah pertemuan tersebut. MoM berfungsi sebagai dokumentasi resmi yang mencerminkan proses dan hasil dari sebuah pertemuan.

Dalam MoM, biasanya dicatat informasi sebagai berikut:

  1. Daftar Hadir: Siapa saja yang hadir dalam pertemuan tersebut.
  2. Agenda: Rangkaian topik atau agenda yang akan dibahas dalam pertemuan.
  3. Poin-poin Pembahasan: Rincian dari setiap topik atau agenda yang dibahas selama pertemuan.
  4. Keputusan-keputusan: Hasil keputusan yang diambil selama pertemuan.
  5. Tindakan yang Harus Dilakukan (Action Items): Langkah-langkah konkret yang harus diambil oleh peserta atau tim setelah pertemuan untuk melanjutkan atau menindaklanjuti keputusan atau pekerjaan.
  6. Tanggal dan Waktu Pertemuan Berikutnya: Jika ada pertemuan berikutnya, MoM juga mencantumkan informasi terkait tanggal, waktu, dan tempatnya.

MoM penting untuk menjaga transparansi, akuntabilitas, dan memastikan bahwa semua peserta memahami hasil dari pertemuan tersebut. Dokumen ini juga dapat menjadi referensi di masa mendatang dan membantu dalam pemantauan kemajuan tindakan yang diambil. MoM biasanya disusun oleh seorang sekretaris atau orang yang ditunjuk dalam pertemuan untuk melakukan pencatatan.

Baca juga: 4 Cara Membuat Meeting Anda Menjadi Lebih Efektif

Perbedaan MoM dengan notulen

Istilah “Minutes of Meeting” (MoM) dan “notulen” sering digunakan secara bergantian, tetapi dalam beberapa konteks atau penggunaan, perbedaan dapat muncul. Namun, perbedaan tersebut mungkin tidak selalu konsisten dan tergantung pada kebijakan atau aturan tertentu yang diterapkan oleh suatu organisasi. Di beberapa tempat, MoM mungkin dianggap sebagai versi modern atau lebih inklusif dari notulen, sementara di tempat lain, keduanya bisa dianggap sebagai sinonim.

Secara umum, berikut adalah perbedaan umum antara MoM dan notulen:

1. Cakupan Informasi

  1. MoM: Lebih cenderung mencakup informasi yang lebih luas, termasuk pembahasan, keputusan, dan tindakan yang harus diambil.
  2. Notulen: Mungkin lebih bersifat ringkas dan fokus pada poin-poin utama, seperti keputusan dan tindakan yang diambil.

2. Gaya Penulisan

  1. MoM: Dapat ditulis dalam gaya naratif dan mencakup konteks lebih rinci.
  2. Notulen: Mungkin lebih formal, menggunakan format poin-poin atau tabel untuk merangkum informasi.

3. Tujuan

  1. MoM: Lebih mungkin melibatkan dokumentasi yang mencakup seluruh pertemuan, termasuk diskusi dan alasan di balik keputusan.
  2. Notulen: Lebih fokus pada hasil dan tindakan yang diambil, sering kali bersifat lebih singkat dan langsung ke pokok permasalahan.

4. Penggunaan Istilah

  1. MoM: Lebih umum digunakan dalam konteks pertemuan informal atau modern.
  2. Notulen: Kadang-kadang dianggap lebih formal dan bisa digunakan dalam konteks pertemuan yang lebih resmi.

Penting untuk mengklarifikasi definisi dan ekspektasi organisasi atau kelompok tertentu ketika menggunakan istilah ini untuk memastikan bahwa semua orang memahami dan mengikuti prosedur yang tepat.

Baca juga: Apa Itu FGD (Focus Group Discussion)? Berikut Penjelasan Tentang Pengertian Hingga Teknisnya!

Cara membuat MoM

Membuat Minutes of Meeting (MoM) yang baik adalah keterampilan yang penting untuk memastikan transparansi, akuntabilitas, dan kelancaran pelaksanaan tindakan yang disepakati. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat MoM yang baik:

Persiapkan Sebelum Pertemuan

Sebelum pertemuan, persiapkan diri dengan menyusun daftar hadir dan menentukan format MoM. Pastikan bahwa semua alat tulis dan peralatan yang dibutuhkan, seperti pena, kertas, atau perangkat elektronik, sudah siap digunakan.

Catat Daftar Hadir

Mulailah dengan mencatat daftar hadir. Tuliskan nama semua peserta yang hadir, serta informasi kontak atau jabatan mereka jika diperlukan. Ini adalah informasi dasar yang penting untuk memastikan kehadiran semua pemangku kepentingan.

Tentukan Agenda

Segera setelah daftar hadir, rincikan agenda atau topik yang akan dibahas. Agenda ini dapat membantu peserta untuk tetap fokus dan memastikan bahwa semua aspek yang penting akan dicakup selama pertemuan.

Catat Poin-poin Penting

Selama pertemuan berlangsung, catat poin-poin penting dari setiap topik atau agenda yang dibahas. Jelaskan dengan rinci konteks, argumen, dan pandangan yang muncul selama diskusi. Pastikan mencatat keputusan yang diambil dengan jelas.

Catat Tindakan yang Harus Dilakukan

Setelah keputusan diambil, tentukan tindakan yang harus diambil oleh peserta. Cantumkan secara spesifik apa yang perlu dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan batas waktu pelaksanaannya. Ini membantu mendorong tindak lanjut yang efektif setelah pertemuan selesai.

Gunakan Format yang Jelas

Gunakan format yang mudah dipahami, baik itu berupa narasi yang terstruktur, poin-poin utama, atau tabel yang merinci informasi. Penggunaan format yang jelas membantu pembaca untuk dengan mudah menemukan dan memahami informasi.

Hindari Interpretasi Pribadi

Fokus pada fakta dan hasil konkret pertemuan. Hindari menambahkan interpretasi pribadi atau opini yang dapat menimbulkan kebingungan atau kontroversi. MoM seharusnya menjadi catatan objektif tentang apa yang terjadi.

Gunakan Bahasa yang Jelas

Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau teknis jika tidak diperlukan. Pastikan bahasa yang digunakan mudah dimengerti oleh semua peserta, termasuk mereka yang mungkin membaca MoM di kemudian hari.

Revisi dan Bagikan

Setelah pertemuan selesai, periksa kembali MoM untuk memastikan semua informasi penting tercakup dengan benar. Koreksi kesalahan jika ditemukan. Bagikan MoM kepada semua peserta untuk konfirmasi dan klarifikasi. Dengan melibatkan peserta, Anda dapat memastikan bahwa MoM akurat dan dapat diterima oleh semua pihak.

Arsipkan dengan Baik

Simpan MoM dengan baik dalam arsip yang terorganisir. Berikan nomor referensi atau tanggal untuk memudahkan pencarian di masa mendatang. Arsipkan MoM sesuai dengan kebijakan organisasi atau kelompok Anda.

Mengikuti langkah-langkah ini dengan seksama membantu memastikan bahwa MoM tidak hanya berfungsi sebagai catatan formal, tetapi juga sebagai alat yang efektif untuk memandu tindakan selanjutnya dan memberikan wawasan yang kaya kepada mereka yang terlibat atau membacanya.

Baca juga: 14 Contoh Penulisan Notulen Rapat yang Tepat. Notulis Wajib Tahu!

Trending Article
01
Rizka Maria Merdeka | November 28, 2023
22 Contoh Kelebihan dan Kekurangan Diri Saat…
02
Rizka Maria Merdeka | October 25, 2023
Penting! Panduan Lengkap Pangkat Golongan PNS Terbaru…
03
Rizka Maria Merdeka | November 18, 2021
14 Contoh Penulisan Notulen Rapat yang Tepat.…
Subscribe News Letter
Get notification on your email