Memasuki era digital, perkembangan teknologi dan pertukaran informasi semakin pesat. Hampir semua kegiatan yang dulu Anda biasa lakukan secara konvensional sekarang bisa dilakukan menggunakan teknologi digital. Misalnya mengirim pesan, berbelanja, hingga membuat catatan baik tentang kegiatan sehari-hari maupun pekerjaan.
Jika dulu Anda harus membuat catatan atau to do list di buku atau papan tulis, sekarang Anda bisa membuat to do list dengan lebih mudah melalui perangkat lunak. To do list artinya catatan daftar kegiatan atau pekerjaan yang ditulis secara urut berdasarkan tingkat urgensinya atau skala prioritas. Salah satu manfaat dari membuat to do list adalah untuk mengingatkan Anda mengerjakan pekerjaan atau tugas sesuai jadwal.
Artikel kali ini akan membahas tentang pengertian hingga cara membuat to do list yang efektif. Simak pembahasannya berikut ini!
Baca juga: Penjelasan Lengkap Tentang Metode Kanban Untuk Manajemen Proyek yang Lebih Terkontrol
Apa itu to do list?
To do list artinya catatan terkait daftar tugas-tugas atau kegiatan yang harus dilakukan pada waktu-waktu tertentu. Sesuai artinya, to do list ini merupakan daftar to do atau sesuatu yang harus dan akan dilakukan. Biasanya daftar ini dibuat dengan rentang waktu harian, mingguan, atau bulanan.
To do list adalah bagian dari sebuah perencanaan supaya jadwal tidak bertabrakan satu sama lain.Sebenarnya to do list ini bisa saja Anda hafalkan sendiri di dalam memori otak, namun ketika seseorang memiliki terlalu banyak jadwal, seseorang cenderung mudah lupa atau salah ingat jadwal.
To do list ini bisa dibuat dengan cara menuliskannya di binder, buku catatan, atau bahkan aplikasi ponsel. Semuanya tergantung kenyamanan masing-masing. Ada orang yang lebih nyaman membuat to do list menggunakan buku, ada pula yang memilih cara yang lebih praktis dengan menggunakan aplikasi.
Baca juga: Hore Gajian! Ini Tips Mengelola Keuangan di Awal Bulan Agar Gaji Tidak Cepat Habis
Cara membuat to do list
Jika Anda ingin membuat to do list, sebaiknya perhatikan cara-cara berikut ini agar to do list Anda lebih efektif.
1. Buat to do list di hari sebelumnya
Membuat to do list artinya Anda bisa membuatnya untuk perencanaan besok di hari ini. Dengan begitu, Anda sudah tahu apa saja yang harus dan akan dilakukan esok hari. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk meluangkan waktu di malam hari sebelum tidur untuk menulis to do list . Sebab, hal ini bisa membuat Anda lebih fokus dan tenang dalam membuat perencanaan.
2. Tulis semua kegiatan yang akan dilakukan secara detail
Dalam satu hari, Anda pastinya memiliki beragam kegiatan yang harus dilakukan. Sebaiknya, sebelum tidur Anda menulis semua kegiatan tersebut agar tidak lupa. Sebisa mungkin tulis semua detail dari kegiatan tersebut.
Misalnya, daripada hanya menulis “rapat marketing”, lebih baik Anda menulis “rapat marketing tentang rencana bulan depan di ruang meeting lantai tiga jam sepuluh pagi”. Dengan begitu, selain tak lupa dengan kegiatan yang akan dilakukan, Anda juga tetap ingat detail yang harus Anda kerjakan di kegiatan itu.
3. Urutkan berdasarkan prioritas
Setelah menuliskan semua kegiatan yang akan dilakukan, Anda harus memisahkannya sesuai prioritas. Bagi prioritas Anda menjadi tiga bagian, yakni urgent, selesai hari ini, dan tidak wajib. Misalnya, antara hangout bersama teman dan rapat dengan pimpinan pastinya memiliki prioritas yang berbeda.
Anda bisa meletakkan rapat di bagian urgent dan hangout bersama teman di bagian selesai hari ini atau tidak wajib. Sebisa mungkin Anda tidak meletakkan lebih dari enam poin urgent dalam satu hari. Terlalu banyak hal yang urgent justru akan membuat Anda kewalahan dan tidak fokus.
4. Tulis estimasi waktu penyelesaian
Supaya lebih efektif, pertimbangkan waktu pengerjaan atau batas waktu setiap tugas-tugas dan hal yang perlu dilakukan dalam to do list. Hal itu supaya mempermudah Anda untuk mengetahui apakah hal ini bisa selesai satu hari atau hanya sebagian saja.
Dengan membuat perkiraan waktu, Anda juga bisa memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan semua hal yang telah dicatat di to do list. Jika melebihi waktu harian, maka Anda bisa memilih tugas mana yang harus selesai lebih cepat dan mana yang bisa dikerjakan setengahnya.
5. Buat checklist
Ketika Anda selesai memisahkan semuanya sesuai prioritas, selanjutnya Anda harus memiliki checklist. Dengan checklist, Anda akan tahu mana yang sudah selesai dikerjakan dan mana yang belum. Anda bisa membuat checklist dengan mencentang bagian-bagian yang sudah dikerjakan. Atau, Anda juga dapat menggunakan post-it notes untuk menuliskan sebuah kegiatan, lalu membuangnya ketika sudah selesai.
Penggunaan checklist akan sangat mempermudah Anda yang bekerja dengan hal-hal repetitif, seperti ketika Anda bekerja sebagai penulis freelance. Bersama checklist, Anda tidak akan melakukan kesalahan seperti mengerjakan artikel yang sudah sempat ditulis sebelumnya.
Baca juga: Pahami Mengapa Manajemen Waktu Penting Untuk Karir Anda!
Kelola kinerja karyawan dan rencanakan tugas dengan mudah melalui aplikasi HRIS GreatDay HR
Membuat perencanaan terkait pekerjaan atau kegiatan yang akan dilakukan adalah penting. Selain dengan to do list, penyusunan KPI, bagan penilaian, dan lain-lain juga termasuk ke dalam perencanaan pekerjaan. Hal tersebut perlu dilakukan agar sistem kerja dan kinerja karyawan di perusahaan menjadi lebih terarah.
Namun, terkadang membuat perencanaan-perencanaan tersebut menghadapi kendala. Contohnya seperti lupa menaruh dokumen, file hilang, KPI tidak rapi, serta birokrasi approval dan feedback yang ribet. Hal-hal tersebut terjadi karena penggunaan sistem yang manual dan terlalu banyak aplikasi.
Tinggalkan cara lama dan beralih ke aplikasi GreatDay HR! GreatDay HR menyediakan fitur Performance Management yang bisa kelola seluruh komponen kinerja secara otomatis. Perusahaan bisa mengelola KPI, penugasan, perencanaan tugas, feedback, hingga memberi penilaian kinerja melalui satu aplikasi saja.
Segera unduh aplikasinya sekarang juga dan kunjungi websitenya untuk informasi lebih lengkap. Coba demonya secara GRATIS!
Baca juga: Memahami Pengertian dan Fungsi Ilmu Manajemen Menurut George R. Terry
