Cara Mengelola Karyawan Paling Mudah, HRD Wajib Tahu!

Mengelola karyawan merupakan salah satu tugas HRD yang cukup menantang. Pasalnya, tidak ada aturan tertulis, atau manual yang baku. Semua rinciannya harus dikembangkan oleh HRD seiring waktu, dan disesuaikan dengan visi misi perusahaan apalagi di situasi New Normal yang kurang kondusif.

Sebelum kita masuk ke bagaimana cara yang tepat untuk mengelola karyawan, kita harus terlebih dahulu mengetahui faktor apa saja yang bisa mempersulit upaya pengelolaan karyawan seperti;

Skema Work from Home

Saat perusahaan memutuskan untuk “merumahkan” karyawan, maka semua kegiatan bekerja dan belajar akan dipindahkan ke rumah masing-masing karyawan. Artinya, minimnya pengawasan akan sangat mungkin terjadi. Para HRD akan cukup kesulitan untuk tetap berhubungan dengan para karyawan yang mungkin bisa saja sulit untuk dihubungi atau jarang memberikan laporan secara rutin. Hal ini mungkin terjadi karena saat di rumah, para karyawan bisa saja disibukan atau terdistraksi dengan urusan rumah, anak, atau bahkan halangan koneksi internet.

Baca juga: Lebih Banyak Tahu tentang Sistem Penggajian Karyawan

Minimnya Pengawasan Secara Langsung

Sesi tatap muka merupakan cara yang dinilai cukup efektif untuk bisa mengawasi dan mengelola karyawan. Namun, bila sebuah perusahaan memiliki karyawan lebih dari 50 orang, maka mengawasi karyawan akan terbilang sulit. Apalagi, jika perusahaan tersebut mulai menerapkan aturan kerja dari rumah.

Tidak Adanya Struktur Organisasi

Dalam lingkup pengawasan, tentunya HRD tidak bisa sepenuhnya tanggung jawab dan melaksanakan tugas tersebut. Organisasi perusahaan lah yang akan menentukan siapa yang akan bertanggung jawab untuk kinerja dalam satu divisi. Jika tidak ada struktur yang jelas, maka pengawasan dan pengelolaan karyawan tidak akan berjalan efektif

Alur Komunikasi yang Buruk

Komunikasi merupakan salah satu faktor kesuksesan sebuah perusahaan. Alur informasi yang baik akan dihasilkan dari alur komunikasi yang sama baiknya. Di era digital ini, biasanya perusahaan akan mengadaptasi platform komunikasi internal. Para manajer dan HRD sebaiknya memanfaatkan platform tersebut untuk bisa berkomunikasi lebih baik dengan para karyawan dan tim per divisi lainnya.

Setelah menelaah tantangan di atas, maka kita bisa mulai merumuskan seperti apa solusi agar terhindar dari hambatan dalam mengelola karyawan. Penggunaan HRIS adalah salah satu jalan keluar yang tepat, terutama di masa adaptasi New Normal. HRIS atau HR Information System, merupakan sistem HR yang khusus dirancang untuk mempermudah tugas HRD di suatu perusahaan atau organisasi. Sistem HR ini bisa digunakan untuk mengelola karyawan secara fleksibel, mudah, dan transparan.

Baca juga: 5 Sistem Aplikasi Absensi yang Paling Digemari di Indonesia

Melihat Aktivitas Karyawan Secara Online

Dengan menggunakan HRIS, admin HR atau kepala divisi bisa dengan mudah meminta karyawan untuk mengirimkan laporan aktivitas secara online. Jika menggunakan GreatDay HR, maka para karyawan hanya akan diminta untuk merekam aktivitas mereka dengan cara memfoto pekerjaan dan mengunggahnya di aplikasi mobile GreatDay HR, mudah bukan? Atasan atau HRD juga bisa langsung melihat unggahan secara langsung di ponsel pintar masing-masing.

Menjaga Alur Komunikasi

Salah satu fitur HRIS yang cukup membantu adalah, adanya fitur komunikasi internal yang ramah pengguna. Perusahaan bisa menerapkan aturan untuk melakukan diskusi melalui platform komunikasi tersebut, hal ini agar tercipta keterkaitan antar karyawan yang baik. GreatDay HR juga memiliki fitur komunikasi internal loh! Dengan mengadaptasi alur penggunaan media sosial, para karyawan akan memiliki timeline mereka masing-masing, dimana mereka bisa berbagi pencapaian atau informasi ke semua anggota karyawan. GreatDay HR juga memiliki fitur chat pribadi yang bisa digunakan apabila ada karyawan yang ingin bertanya atau izin kepada atasan atau HRD perusahaan.