Dalam sebuah kegiatan perusahaan perlu ada yang namanya laporan pertanggungjawaban, atau (LPJ), sebuah dokumen yang dibuat sebagai bukti kegiatan telah selesai dilaksanakan. Umumnya laporan dibuat dalam bentuk tertulis dan berfungsi sebagai bahan evaluasi ke depannya.
Merupakan laporan pelaksanaan kegiatan dari organisasi ke organisasi lainnya yang lebih tinggi atau sederajat. Termasuk di dalamnya adalah pelaksanaan kegiatan dan dana.
Laporan ini juga nantinya sangat bermanfaat saat melakukan pembukuan di sebuha perusahaan, dan biasanya berisi tujuan, fungsi, serta isi kegiatan yang terperinci. Untuk itulah, kami akan menyajikan cara pembuatannya di dalam artikel ini.
Komponen-Komponen dalam Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban
Informasi mendetil
Sangat penting dalam pembuatan laporan pertanggungjawaban dibuat secara rinci, seperti bagaiaman acara ini berjalan, pelaksanaannya, maupun dana yang dipergunakan. Pastikan semua data sudah tercantum dan tidak terlewatkan.
Bersifat Transparan
Selain terdapat informasi yang rinci, laporan harus bersifat yang sebenarnya. Dalam artian tidak ada yang dikurangi atau dilebihkan, terutama pada bagian uang yang digunakan. Jika perlu buatlah rincian jumlah dan tanggal kapan dana tersebut dipergunakan, beserta lampirkan struknya.
Baca juga: Cara Membuat Business Plan Sederhana dan Efektif
Tersusun Secara Rapi
Laporan yang mudah dimengerti oleh orang lain jika tersusun secara sistematis, yaitu dibuat berurutan dan tidak ada bagian yang terlewat. Serta pastikan semua bagian terkait dengan bagian lainnya. Dengan begini siapapun yang membacanya akan memahami dengan cepat.
5 W + 1 H
Menjadi sebuah dasar umum untuk membuat informasi yang dapat menjawab semua pertanyaan 5W dan 1H, yakni What, Who , Why, When, Where, dan How.
Cakupan Laporan Pertanggungjawaban
Dalam jenis laporan ini terdapat dua hal yang terkait, seperti yang berikut ini.
Laporan Pelaksanaan Kegiatan
Laporan pelaksanaan kegiatan, harus meliputi kegiatan apa saja yang dilaksanakan dari awal hingga akhir secara terperinci. Selain itu harus ada tujuan dan manfaat, serta tidak lupa meninjau kembali apakah kegiatan ini sudah sesuai harapan dan tepat sasaran.
Hal lain yang tidak boleh terlupa lainnya adalah bagaiaman acara yang berlangsung sudah sesuai dengan proposal. Jika terjadi perubahan maka harus ada penjelaskan secara detail dan juga alasannya.
Laporan Penggunaan Dana
Penggunaan dana juga harus dicantumkan, karena nantinya akan mempermudah pembukuan di masa mendatang.
Dengan adanya laporan ini juga, setiap pihak dapat mengetahui besarnya dana yang dikeluarkan, atau justru belum cukup untuk meng-cover seluruh kegiatan yang ada.
Dari hal inilah dapat terlihat hasilnya serta mengevaluasi, apakah diperlukan dana tambahan atau pengurangan. Namun yang harus diperhatikan adalah penggunaaan dana harus sesuai dengan proposal yang ada, karena ini adalah bentuk dari pertanggung jawaban
Susunan Laporan pertanggungjawaban
Dalam LPJ harus disusun dengan cara berikut ini
Sistematis
Buatlah laporan secara sistematis, dalam artianharus mengikuti aturan dasar, susunan yang bersifat logis.
Komprehensif
Bukan hanya sistematis, tapi juga harus disusun secara komprehensif. Dalam hal ini semua informasi yang terkait harus ada dan dapat menjawab What, Why, When, Where, Who, dan How
Terpadu
Faktor lainnya yang harus diperhatikan adalah menyusunnya secara terpadu, saling terkait dan tidak boleh meloncati bagian bagian lainnya.
Perhatikan Format
Ketentuan dasar yang harus dipatuhi dalam proses pembuatan LPJ, adalah disusun dengan format ukuran kuarto, dengan spasi 1,5 dan margin 4-3-4-3.
Fungsi Apa yang Dimiliki oleh Laporan Pertanggungjawaban?
Memiliki fungsi yang sangat jelas, yaitu sebagai bukti pelaporan kalau Selain berfungsi sebuah kegiatan telah berhasil diselenggarakan, laporan pertanggungjawaban ini juga berguna sebagai bahan pertimbangan atau evaluasi kepada setiap proses kegiatan dan hasil yang dicapai dari kegiatan tersebut. Nantinya dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan perbaikan dan meningkatkan kualitas dari kegiatan yang akan datang.
Tujuan dari LPJ
- Menjadi tolak ukur apakah setiap pelaksana acara sudah melakukan tugasnya secara maksimal dan hasilnya dapat dipertanggungjawabkan.
- Menceritakan secara detail setiap kronologis dalam sebuah acara mulai dari persiapan, saat event berlangsung dan pasca-event.
- Mencari tahu apa saja kendala yang terjadi selama kegiatan tersebut, serta mencari tahu kekurangan yang terdapat pada aspek-aspek yang ada.
- Menjadi bahan evaluasi ke depannya sehingga dapat membuat kemajuan, karena adanya saran, kritik, dan masukan lainnya yang akan memberikan dampak baik.
- Mengetahui secara langsung, dan bentuk dari pertanggungjawaban setiap transaksi keuangan yang dilakukan secara terperinci. Semakin mendetail maka semakin baik.
Contoh Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban
Perhatikan dengan seksama setiap bagiannya agar Anda dapat membuat laporan pertanggungjawaban dengan maksimal.
Bab I: Pendahuluan
Pada bab ini berisi setiap uraian secara singkat dari latar belakang, nama kegiatan, tema, bentuk, tujuan, sasaran, dan target dari pelaksanaan acara ini.
Bab II: Pelaksanaan Kegiatan
Masuk dalam bab ini, Anda diminta untuk bisa menyusun bagian laporan yang disusun mulai dari adanya proses awal pelaksanaan, pelaksanaan, hingga hasil yang didapat sesuai dengan sasaran, tujuan dan target yang telah dibuat sebelumnya.
Tambahkan juga apa saja yang menjadi faktor pendukung, dan penghambat di dalamnya agar semakin terperinci.
Bab III: Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan
Berisi hasil pelaksanaan kegiatan, apakah sudah sesuai rencana lalu apa saja faktor penghambatnya. Pada bagian ini harus dijelaskan kesimpulan umum dari kegiatan yang berlangsung dan yang harus dievaluasi.
Bab IV: Penutup
Dalam bab terakhir tuliskan kepada siapa laporan ini dipertanggungjawabkan, dan disampaikan.
Tak hanya itu masukan beberapa saran, pesan, rekomendasi, yang berguna untuk meningkatkan kegiatan, maupun perbaikan di masa yang akan datang.
Baca juga: 4 Cara Membuat Meeting Anda Menjadi Lebih Efektif
Tambahkan juga apa saja yang menjadi faktor pendukung, dan penghambat di dalamnya agar semakin terperinci.
Bab V: Lampiran
Mungkin Anda bertanya, mengapa bagian lampiran perlu ada? Jawabannya sebagai dokumen pendukung yang semakin akan membuat laporan yang dibuat lengkap dan terpercaya.
Dalam lampiran ini masukan setiap rincian jadwal kegiatan, media publikasi yang digunakan untuk mempromosikan acara ini. Tambahkan juga beberapa foto sebagai bentuk dokumentasi dari kegiatan yang dilakukan. Dengan adanya foto ini akan membuktikan kalau acara ini sudah terjadi.
Tidak ada salahnya untuk mencantumkan masalah yang terjadi, agar panitia berikutnya dapat belajar, dan menghindari kesalahan yang sama. Yang tidak kalah penting masukan surat-surat perizinan, dan surat lainnya yang berhubungan dalam pelaksanaan acara tersebut.
Terakhir buatlah rincian dana yang terkait dan diajukan dalam proposal kegiatan. Pastikan rincian yang ada sudah sesuai dengan proposal kegiatan yang dibuat sebelumnya.
Kesimpulan
Dari penjelsan di atas dapat terlihat jika laporan pertanggungjawaban, diperlukan atau dalam menjalankan sebuah kegiatan perusahaan. Berguna sebagai dokumen, dan laporan pelaksanaan dari organisasi ke organisasi lainnya.
Laporan ini juga nantinya sangat bermanfaat saat melakukan pembukuan di sebuha perusahaan, dan biasanya berisi tujuan, fungsi, serta isi kegiatan yang terperinci. Untuk itulah, kami akan menyajikan cara pembuatannya di dalam artikel ini.
