Contoh Notulen Rapat Yang Tepat, Notulis Wajib Tahu!

By Rifqi Renanda   |  

Membuat notulen rapat merupakan hal yang sudah wajar untuk dilakukan, terutama bagi sebuah perusahaan dalam menjalankan rapat internal maupun eksternal dengan klien. 

Notulen rapat adalah dokumen yang dibutuhkan untuk merekam kejadian yang terjadi pada saat rapat, mulai dari bahasan hingga hasil rapat. Selain untuk rapat perusahaan, notulen rapat juga dapat digunakan untuk berbagai kegiatan diskusi lain. 

Hal ini menghasilkan banyak format yang harus diingat, dan dalam sebuah rapat resmi, notulen harus ditulis dengan lengkap. 

Dengan demikian, bagaimana format penulisan notulen yang tepat untuk berbagai kegiatan diskusi yang berbeda?? Cari tahu lebih lanjut untuk berbagai contoh notulen rapat yang tepat disini! 

Pengertian Notulen Rapat 

Dilansir dari KBBI, notulen atau notula adalah catatan singkat mengenai jalannya suatu kegiatan serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Kegiatan yang sering kali membutuhkan notulen adalah diskusi, seminar, rapat, maupun sidang. 

Menurut The Balance Careers, minutes of meeting atau notulen rapat adalah catatan terperinci yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi dari sebuah rapat. Notulen rapat biasanya dibuat oleh seorang notulis yang memuat ringkasan dari pembukaan, isi, hingga penutup rapat. 

Singkatnya, notulen rapat dapat diartikan sebagai hasil dari suatu pembicaraan yang telah ditulis dengan rapi dan lengkap.  

Notulen bersifat jelas, ringkas, sistematis, dan memberikan informasi secara menyeluruh terkait isi dari suatu pembicaraan. Unsur-unsur yang biasanya terdapat dalam sebuah notulen rapat, antara lain: 

  • Waktu pelaksanaan rapat 
  • Pihak yang hadir 
  • Tujuan kegiatan 
  • Pembahasan 
  • Hasil rapat 

Baca juga: Penting! Cara Membuat Surat Tugas Kerja dan Komponennya

Peran Notulis 

Notulis adalah orang yang mampu untuk menyimak sekaligus menulis catatan singkat ketika rapat. Selain itu, notulis juga wajib mencatat kesimpulan dan hasil rapat dari awal hingga akhir. 

Notulen rapat biasanya ditulis oleh seorang Notulis untuk diberikan kepada ketua organisasi atau/ kepala perusahaan untuk kemudian dapat dipertanggungjawabkan oleh seluruh anggota. 

Adapun peran notulis secara umum, yaitu:

  • Mencatat topik rapat dengan lengkap dan jelas 
  • Mencatat waktu rapat, sebagai acuan untuk menentukan jadwal rapat berikutnya 
  • Menyimak dan menjaga rapat agar tetap kondusif 
  • Mendata dan mencatat anggota rapat 
  • Merangkum kesimpulan dan hasil rapat 
  • Bersifat objektif 
  • Membuat dokumentasi rapat yang meliputi tulisan dan foto

Tujuan dan Fungsi Notulen Rapat

Selain peran notulis, yang perlu untuk diketahui selanjutnya adalah tujuan dan fungsi notulen rapat. 

Tujuan Notulen Rapat 

Beberapa tujuan dari dibuatnya notulen rapat, antara lain: 

1. Menjadi Bukti Terlaksananya Rapat 

Notulen akan diberikan kepada ketua organisasi sebagai bentuk pertanggungjawaban dan bukti tertulis pelaksanaan rapat.
Selain itu, notulen juga bisa digunakan untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan karena notulen sebagai bukti tertulis jika terjadi penggunaan dana dalam pelaksanaan rapat. 

Baca juga: Ini Pentingnya Laporan Pertanggungjawaban

2. Menjadi Sumber Informasi Yang Kredibel 

Informasi yang tertulis dalam sebuah notulen tersampaikan secara faktual dan terpercaya kepada seluruh anggota organisasi setelah rapat berakhir. 

Dengan demikian, notulen dapat digunakan sebagai informasi yang dapat diandalkan oleh anggota yang tidak menghadiri rapat. 

3. Menjadi Tolak Ukur untuk Mengambil Keputusan 

Secara tidak langsung, notulen merupakan analisis tanggapan dari seluruh anggota yang mengikuti rapat. Sehingga, notulen dapat digunakan sebagai salah satu pertimbanggan untuk mengambil keputusan. 

Fungsi Notulen Rapat 

Dilansir dari TranscriptionWing, fungsi notulen rapat adalah:

1. Sebagai Panduan 

Dalam sebuah notulen rapat, hasil keputusan dari sebuah rapat akan tertulis dengan jelas dan terperinci. Dengan demikian, hasil tersebut dapatyang digunakan sebagai panduan untuk memulai sebuah project atau kegiatan baru. 

Selain itu, notulen rapat juga memuat informasi mengenai siapa saja yang terlibat dan bertanggung jawab untuk sebuah project atau kegiatan. Informasi ini kemudian menjadipanduan untuk menghubungi orang bersangkutan pada saat pelaksanaan kegiatan. 

2. Sebagai Pengingat 

Dengan adanya notulen rapat yang berisi semua hal yang diperlukan serta tercatat dengan rapi dan jelas, diharapkan bahwa seluruh tugas setiap anggota dapat selesai dengan baik dan tepat waktu.

3. Sebagai Penghemat Waktu 

Notulen rapat dapat digunakan sebagai penghemat waktu karena memuat informasi mengenai tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh anggota. Sehingga, anggota organisasi dapat langsung fokus menyelesaikan tugas masing-masing. 

Susunan Notulen Rapat Yang Baik dan Benar

Susunan penulisan notulen menjadi bagian yang penting karena akan memudahkan notulis untuk menulis keseluruhan kegiatan secara singkat dan jelas. 

Selain itu, susunan notulen yang tepat juga membantu pembaca untuk memahami informasi dengan baik. Adapun susunan penulisan notulen rapat yang baik dan benar, terdiri dari: 

1. Pembuka Notulensi

Pembuka adalah bagian awal untuk menulis notulen. Bagian pembuka ini meliputi beberapa hal, diantaranya: 

  • Judul atau topik yang dibahas 
  • Waktu pelaksanaan 
  • Lokasi pelaksanaan 
  • Anggota yang hadir dalam kegiatan atau rapat 

Baca juga: Simak Contoh Struktur Organisasi Perusahaan dan Manfaatnya!

2. Isi Notulensi 

Isi notulen memuat bagian apa saja yang dibahas hingga hasil keputusan kegiatan atau rapat. Bagian isi notulen terbagi ke dalam empat bagian, yaitu: 

  • Kata pembuka 
  • Pembahasan 
  • Hasil dan keputusan 
  • Waktu berakhirnya rapat 

3. Penutup Notulensi 

Sebagai bagian akhir dari notulen, terdapat beberapa hal yang perlu dicantumkan seperti:

  • Waktu untuk kegiatan atau rapat berikutnya
  • Tanda tangan beberapa pihak yang penting dan bertanggung jawab atas rapat tersebut.

Penandatanganan dari beberapa pihak tersebut meliputi: 

  • Nama
  • Jabatan 
  • Tanda tangan

Contoh Notulen Rapat Yang Baik dan Benar 

Berikut merupakan beberapa contoh notulen rapat yang baik dan benar untuk berbagai kegiatan yang bisa Anda jadikan sebagai referensi: 

Contoh Notulen Rapat Perusahaan 

Contoh 1

Hari/Tanggal : Senin, 20 Juni 2020
Waktu : 09.00 – selesai
Tempat : Kantor pusat PT HayDay

Agenda Rapat : Pembahasan mengenai ulang tahun perusahaan

Pemimpin Rapat : Mira Cantika selaku CEO dari PT HayDay
Notulis : Mike Hartono

 Kegiatan :

  • Pembukaan pemimpin rapat
  • Sambutan CEO
  •  Pembentukan panitia ulang tahun perusahaan

Keputusan Rapat :

Pada hari Senin tanggal 20 Juni 2020, telah dilaksanakan rapat mengenai pembentukan panitia ulang tahun PT HayDay yang akan diadakan pada pertengahan bulan Juli. Maka tercetus sudah penetapan panitia sebagai berikut.

  • Ketua pelaksana : Tommy Maulana
  • Sekretaris : Sri Ketut Purwasari
  • Bendahara : Najwa Nawawi
  • Seksi Acara : Bilal Hofman
  • Seksi Humas : Mira Lestari 
  • Seksi Perlengkapan : Muhamad Badrun
  • Seksi Konsumsi : Puspita Indah Jaya

Baca juga: Informasi Lengkap tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Langkah Pembuatannya

Contoh 2

Notulen Rapat Tim Digital Marketing PT Sukses & Jaya Agustus 2021

Tanggal: 26 Agustus 2021

Waktu: 10.00 WIB – 12.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat 2, Gedung PT Sukses & Jaya (Jl. Rakyat 5, Semarang)

Tujuan Pembahasan: Perencanaan Strategi Content Marketing yang Efektif Saat Pandemi Corona

Anggota yang Hadir: Kaka (Digital Marketing Manager), Anes (Content Marketing), Riska (Social Media Specialist), Nugi (SEO Specialist), dan Jena (Creative Designer).

Pembahasan:

  • Mengevaluasi strategi content marketing yang sudah dijalankan.
  • Menentukan strategi content marketing yang lebih efektif untuk dijalankan selama masa pandemi corona.

Hasil Keputusan:

  • Memperkuat konten artikel yang ada di blog. Tim content marketing harus segera melakukan diskusi dengan content writer serta editor untuk memilih topik yang menarik.
  • Membuat konten bertema “Tetap Semangat Selama Pandemi” di platform media sosial. Tim social media segera melakukan koordinasi dengan creative designer untuk membuat rancangan konten. Pembuatan social media content calendar harus segera diselesaikan sebelum 5 September 2020.

Notulis: Lisa

Contoh Notulen Rapat Organisasi 

Notulen Hasil Rapat 

Perencanaan Bakti Sosial Soccact Association 

Hari, tanggal: Kamis, 27 Mei 2021 

Waktu: 09.00 WIB 

Tempat: Ruang rapat gedung Soccact Association Jakarta 

Hadir: Ketua asosiasi, sekretaris asosiasi, bendahara asosiasi, ketua pelaksana bakti sosial, seksi penggalangan dana, seksi logistik dan perizinan, seksi acara, seksi konsumsi, seksi transportasi, seksi humas, dan liaison officer (LO). 

Ketidakhadiran: seksi dokumentasi (sakit) 

Pimpinan rapat: ketua asosiasi 

Notulen: sekretaris asosiasi 

Acara: perencanaan bakti sosial di Panti Asuhan 

Keputusan-Keputusan: 

  1. Bakti Sosial akan diadakan pada hari Kamis, 1 Juli 2021 di Panti Asuhan Harapan Bunda. 
  2. Penggalangan dana akan dilakukan dengan menjual merchant, sosialisasi melalui influencer media sosial, dan juga penggalangan dana dari sponsorship. 
  3. Bakti Sosial dilakukan selama tiga hari. Hari pertama adalah pentas seni dan kelas sains menyenangkan, hari kedua membawa anak-anak bertamasya ke Pusat Informasi dan Teknologi, dan hari ketiga adalah syukuran serta penyerahan dana hibah bagi Pati Asuhan Harapan Bunda.

Penutup: Rapat ditutup pada hari Kamis, 27 Mei 2021 tepat pada jam 11.30 WIB. Rapat selanjutnya akan membahas dana yang telah terkumpul pada hari Senin, 20 Juni 2021 pukul 09.00 wib di ruang rapat gedung Soccact Association Jakarta. 

Demikian notulen hasil kesimpulan rapat bakti sosial Soccact Association Jakarta dilaporkan.                                                                                               

      Jakarta, 27 Mei 2021 

Ketua Soccact Association Jakarta       Sekretaris Soccact Association Jakarta

Contoh Notulen Rapat Kantor Pemerintah

Notulen Rapat 

Kepada Yth: Putra (Ketua Camat)

Dari: Setiawan (Wakil Camat)

Hal: Rapat Mingguan

Hari/Tanggal: Kamis, 08 Januari 2021

Waktu: 14.00 – 16.00

Tempat: Ruang Serbaguna Lt 4

Acara: Koordinasi evaluasi pengendalian faktor penyakit DBD

Undangan:

  1. Kasudin Kesmas Bandung
  2. Para Camat Bandung
  3. Para Lurah Bandung

Pimpinan Rapat: KA Dinas Kesmas Bandung

Kesimpulan Rapat:

Dengan ini disimpulkan jika hasil kegiatan berdasarkan undangan dari Pemerintah Bandung sebagai berikut:

  1. Acara dibuka oleh Sekda Bandung dan kemudian dilanjutkan dengan arahan
  2. Penyampaian Materi:
  • Koordinasi evaluasi terkait penanggulangan DBD di Bandung oleh Kepala Biro Bintal serta Kesmas
  • Strategi guna antisipasi meningkatnya kasus DBD oleh Depke
  • Penyelenggaraan PSN

Demikian laporan ini disusun untuk dijadikan sebagai bahan bapak lebih lanjut.

Surabaya, 08 Januari 2021

Peserta Rapat,

Wakil Camat

(Setiawan)

NIP: 000000234

Tembusan:

Kasi Pemberdayaan Masyarakat

Contoh Hasil Notulen Rapat Dinas

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

DINAS PENDIDIKAN

CABANG DINAS PENDIDIKAN WILAYAH KABUPATEN MAGELANG

NOTULEN

Nama Rapat :  Rapat Dinas

Hari, tanggal :  Rabu, 11 Juni 2021

Waktu :  08.30 – 10.30 WIB

Tempat :  Cabang Dinas Pendidikan Wilayah Kabupaten Purwokerto Selatan

Acara :  Membahas mengenai HUT RI 2021

Pemimpin Rapat : Kepala Cabang Dinas Pendidikan Wilayah Kabupaten Purwokerto Selatan

Notulis : Tiyas Safira, S.Pd

Hasil Rapat: SMA/ SMK Negeri/ Swasta ikut serta merayakan HUT RI 2021 dengan ikut serta dalam:

  1. Lomba yel – yel sebanyak 17 sekolah
  2. Sosiodrama oleh SMAN 1 Purwokerto dan SMAN 2 Purwokerto
  3. Upacara untuk detik – detik proklamasi sebanyak 3 pleton
  4. Penurunan bendera sebanyak 3 pleton
  5. Pawai Budaya ± 300 orang yang terdiri atas:
  • Drum band total 35 orang
  • Mobil hias 2 buah
  • Barisan Bhinneka Tunggal Ika sebanyak 60 orang
  • Barisan karnaval baju daur ulang sebanyak 10 orang
  • Barisan pakaian adat seluruh penjuru Indonesia sebanyak 60 orang
  • Barisan Reog Ponorogo dengan total 80 orang.

Kepala Cabang Dinas Pendidikan

Wilayah Kabupaten Purwokerto Selatan

Ahmad Hakim, SH, MM

Penata Tk. I

NIP.12345678


Contoh Hasil Notulen Rapat Dinas

Contoh Notulen Rapat RT 

Rapat RT 02 RW 01

Desa Sodong

Kecamatan Belik

Kabupaten Pemalang

Hari/tanggal : Kamis, 08 Juli 2021

Waktu : 14.00 – 16.00 WIB

Tempat : Kediaman Ketua RT 02 RW 01, Bekti

Pemimpin Rapat : Sulistiyono

Total Peserta : 20 orang

Bahasan Rapat : Persiapan Menyambut Hari Peringatan Hari Kemerdekaan Indonesia Tahun 2021

Kegiatan Pembukaan:

  1. Dibuka oleh Sustiyono
  2. Sambutan oleh Ketua RT 02 RW 01, Bekti

Hasil Rapat:

Untuk memperingati dan juga memeriahkan Hari Kemerdekaan Indonesia Tahun 2021, maka akan diselenggarakan serangkaian acara yang akan dimulai di tanggal 16 Agustus 2021 hingga 19 Agustus 2021 dengan rincian kegiatan sebagai berikut:

  • Tanggal 16 Juni 2021: Acara lomba untuk anak – anak (siang), malam wungon serta doa bersama
  • Tanggal 17 Juni 2021: Upacara bendera
  • Tanggal 18 Juni 2021: Acara lomba untuk remaja & orang dewasa
  • Tanggal 19 Juni 2021: Karnaval

Yang akan diurus oleh kepanitiaan dengan susunan sebagai berikut:

  • Ketua pelaksana: Fatkhuri
  • Sekretaris: Nelisa Hidayati
  • Bendahara: Ana Nur Fadlilah
  • Koordinator seksi acara: Bayun Matsani
  • Koordinator HUMAS: Ahmad Setiawan
  • Koordinator seksi kebersihan: Ulul Azmi
  • Koordinator seksi konsumsi: Lilis Kholisoh
  • Koordinator seksi perlengkapan: Mushlikh
  • Kegiatan ditutup oleh Sustiyono sebagai pemimpin rapat pukul 16.00 WIB

Pemimpin Rapat, Notulis, 

Sulistiyono. Rina.

Kesimpulan 

Notulen rapat sebagai dokumen tertulis yang digunakan sebagai pedoman bagi seluruh anggota organisasi atau perusahaan harus dibuat dengan rapi dan jelas. 

Dalam menulis notulen, seorang notulis perlu untuk teliti dan menyimak dengan baik dan benar jalannya suatu rapat agar tidak memberikan informasi yang salah. 

Selain itu, seorang notulis diharapkan mengetahui susunan penulisan notulen secara tepat agar informasi yang tertera di dalam notulis bisa diterima dengan baik oleh seluruh anggota. 


Tidak hanya notulen saja yang harus dibuat dalam penulisan yang baik dan benar, tetapi juga berbagai laporan perusahaan Anda. Jadwalkan demo dengan GreatDay HR sekarang juga dan rasakan pencatatan laporan karyawan yang lebih mudah!

Tags : Notulen Rapat

Related Topics