Contoh Surat Cuti Melahirkan Bagi Karyawan Swasta

Salah satu hak karyawan wanita adalah mendapatkan jatah untuk mengajukan cuti hamil dan melahirkan. Cuti melahirkan sendiri diberikan paling sedikit 40 hari menjelang dan setelah melahirkan menurut peraturan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Untuk mendapatkan izin cuti, karyawan bersangkutan diharuskan untuk membuat surat pengajuan cuti melahirkan. Selain karyawan wanita, karyawan pria yang berstatus suami pun memperoleh hak cuti untuk mendampingi istrinya yang melahirkan.

Perusahaan biasanya telah menyediakan format surat cuti melahirkan untuk diisi oleh karyawan yang berkepentingan mengajukan cuti. Meskipun demikian, terdapat beberapa perusahaan yang tidak menyediakan format khusus sehingga karyawan harus membuat sendiri.

Bagaimana format dan contoh surat cuti melahirkan? Simak ulasan tentang surat cuti melahirkan lengkap dengan format dan contohnya dalam artikel berikut ini!

Baca juga: Wajib Diketahui! Contoh Surat Cuti yang Baik dan Benar

Pengertian surat cuti melahirkan 

Surat cuti melahirkan merupakan salah satu surat resmi/formal yang digunakan untuk mengajukan izin cuti dengan alasan melahirkan bagi karyawan wanita. Surat cuti melahirkan dapat berupa surat elektronik (surel) yang dikirim melalui email dengan format tertentu, atau berupa surat cetak.

Ketika seorang karyawan ingin mengajukan cuti melahirkan, karyawan tersebut perlu memberikan surat cuti melahirkan. Cuti melahirkan sendiri sudah diatur dalam Pasal 82 ayat (1) Undang Undang (UU) Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, yang berbunyi:

“Pekerja/buruh wanita berhak memperoleh istirahat selama 1,5 (satu setengah) bulan sebelum saatnya melahirkan anak dan 1,5 (satu setengah) bulan sesudah melahirkan menurut perhitungan dokter kandungan atau bidan.”

Dalam peraturan tersebut, cuti hamil diberikan selama maksimal 3 bulan terhitung sejak karyawan mengajukan surat cuti melahirkan. Selama karyawan menjalankan cuti melahirkan, karyawan wanita akan tetap mendapatkan gaji penuh serta tunjangan lain dari perusahaan. 

Perusahaan yang tidak memberikan cuti melahirkan atau tidak memberikan hak upah kepada karyawan selama cuti melahirkan, akan dikenakan sanksi yang sudah diatur dalam Pasal 185 ayat (1) UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003. Sanksi tersebut berupa pidana penjara paling singkat 1 (satu) tahun dan paling lama 4 (empat) tahun dan/atau denda paling sedikit Rp 100.000.000 (seratus juta rupiah) dan paling banyak Rp 400.000.000 (empat ratus juta rupiah). 

Tidak hanya karyawan wanita, karyawan laki-laki atau suami dari karyawan tersebut juga berhak mendapatkan cuti melahirkan, yang diatur dalam Pasal 93 ayat (2) huruf c dan berhak mendapatkan upah karena tidak bekerja, yang diatur dalam Pasal 93 ayat (4) huruf e dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Peraturan tersebut menyebutkan bahwa pengusaha wajib membayar upah apabila istri melahirkan dan jika pekerja tidak masuk bekerja karena istri melahirkan. Sanksi yang sama diberlakukan seperti sanksi yang tersebut di atas.

Baca juga: Cara Jitu Biar Mudah Dapat Ijin Cuti Kerja

Format surat cuti melahirkan

Jika perusahaan Anda sudah mempunyai formulir untuk izin cuti melahirkan, maka gunakan dan isi saja formulir tersebut. Namun, jika perusahaan tidak menyediakannya, maka surat izin cuti melahirkan dapat Anda buat sendiri.

Format surat cuti melahirkan hampir sama dengan surat izin formal lainnya. Perbedaan utamanya terletak pada tujuan atau alasan surat izin tersebut dibuat. Yang perlu diingat adalah surat cuti melahirkan harus dibuat sejelas mungkin agar tidak ada kesalahpahaman di kemudian hari.

Berikut ini format dan bagian-bagian dari surat izin melahirkan.

1. Kop surat (jika surat dari dokter kandungan/ bidan/ rumah sakit)
2. Tempat dan tanggal
3. Nomor surat (jika ada), perihal (izin cuti melahirkan), dan lampiran (surat keterangan dokter kandungan)
4. Nama (atasan) dan alamat tujuan (perusahaan)
5. Pembukaan surat (salam, paragraf pembuka surat)
6. Isi surat (nama pemohon, jabatan, lama cuti, alasan cuti)
7. Penutup (paragraf penutup surat)
8. Nama lengkap dan tanda tangan

Baca juga: Ini 6 Hak Cuti Karyawan yang Diatur Dalam UU

Contoh surat cuti melahirkan

Berikut ini contohsurat cuti melahirkan bagi karyawan swasta yang dapat Anda jadikan acuan.

Baca juga: Mengatasi Masalah Kedisiplinan Karyawan Jelang Cuti Bersama

Pengajuan cuti lebih praktis tanpa ribet dengan aplikasi HRIS GreatDay HR

Pengajuan cuti bagi karyawan di perusahaan dilakukan melalui tahapan-tahapan untuk kemudian mendapatkan izin. Umumnya, pengajuan cuti dilakukan melalui surel atau surat tertulis yang ditujukan kepada bagian personalia atau HR dan pimpinan.

Dalam proses-nya, pengajuan cuti terkadang memakan waktu yang cukup lama terutama jika menjelang libur panjang, akhir tahun, atau libur hari raya. Mengingat banyak karyawan yang ingin mengambil cuti untuk beristirahat sejenak atau berlibur bersama keluarga.

Akibatnya, dokumen atau surel (surat elektronik) pengajuan cuti menumpuk dan pihak yang bertanggung jawab untuk mengelolanya terbatas. Sehingga pengajuan cuti karyawan terkadang banyak yang tertunda atau terlewat.

Terkadang, pencarian data dan dokumen-dokumen tersebut memakan dapat waktu yang cukup lama jika tidak dikelola dengan baik. Akibatnya, pekerjaan HR lainnya akan terbengkalai serta lebih melelahkan. Hal tersebut tentunya menjadi kendala tertentu bagi HR dan karyawan yang mengajukan cuti. 

Tapi jangan khawatir, aplikasi mobile GreatDay HR dapat menjadi solusi untuk pekerjaan HR Anda, terutama pengajuan cuti. Dengan fitur Leave/Cuti di GreatDay HR karyawan dapat dengan mudah mengajukan cuti melalui aplikasi mobile tanpa ribet.

Anda tinggal pilih jenis cuti yang Anda ingin gunakan kemudian ikuti langkah selanjutnya seperti mengisi tanggal cuti, rinciannya, dokumen pendukung, serta keterangan lainnya yang diperlukan.

Setelah itu Anda tinggal menunggu persetujuan dari pihak-pihak yang terkait. Fitur ini juga memudahkan Anda untuk melihat status pengajuan cuti Anda. Dengan begitu, Anda tidak perlu bolak-balik ke ruangan HR untuk mengecek statusnya.

Selain itu, fitur ini juga membantu meringankan pekerjaan HR dalam pengelolaan data pengajuan cuti. Data perusahaan Anda pun terjamin keamanannya karena GreatDay HR telah memenuhi standar internasional dalam hal keamanan data. 

Anda juga dapat mengelola dan mengakses data dengan lebih praktis melalui ponsel pintar Anda di mana saja dan kapan saja. Dapatkan kemudahan dalam pengelolaan pengajuan cuti karyawan dengan software HRIS GreatDay HR sekarang juga!

Segera unduh aplikasinya di AppStore dan PlayStore atau kunjungi laman webnya untuk informasi lebih lengkap, lalu jadwalkan demonya, gratis!

Baca juga: Inilah Hak Pekerja Perempuan yang Wajib Diketahui