Hubungi Sales

5 Contoh Surat Undangan Resmi Yang Tepat, Beserta Struktur!

Rizka Maria Merdeka | October 13, 2021 | Tips Bekerja
by GreatDay HR

Sebelum menghadiri sebuah acara atau kegiatan, Anda pasti sering mendapatkan surat undangan, baik untuk acara ulang tahun, pernikahan, hingga untuk menghadiri rapat. Namun, tahukan Anda surat undangan itu apa? 

Surat undangan adalah surat permohonan yang diberikan kepada organisasi atau individu untuk menghadiri suatu acara yang dilengkapi dengan hari, tanggal, waktu, dan tempat. Surat undangan sendiri terbagi menjadi surat undangan resmi dan tidak resmi. 

Surat undangan resmi biasanya ditulis dengan formal dengan struktur yang rapi. Lalu, bagaimana menulis surat undangan resmi dengan struktur yang tepat? Serta apa yang membedakan surat undangan resmi dan tidak resmi? Cari tahu jawabannya dalam artikel ini! 

Struktur Surat Undangan Resmi

Untuk memudahkan penerima memahami pesan yang disampaikan dalam sebuah surat, tentunya dibutuhkan struktur penulisan yang baik dan benar. Beberapa hal yang perlu Anda perhatikan dalam struktur surat undangan resmi, antara lain: 

Kop Surat 

Kepala surat penting untuk dicantumkan dalam penulisan surat undangan resmi sebagai bentuk identitas dari pengirim surat. Kop surat atau kepala surat umumnya berisikan logo, alamat, hingga nomor telepon sebuah lembaga atau organisasi. 

Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat 

Tempat dan tanggal pembuatan surat biasanya ditulis pada bagian kanan atas setelah kop surat. Tujuan dari penulisan tempat dan tanggal pembuatan surat adalah meminimalisir risiko ditolaknya surat dan mengetahui urgensi dari surat tersebut. 

Nomor Surat 

Nomor surat umumnya disesuaikan dengan nomor berkas yang memiliki ikatan dengan surat tertentu. Nomor surat sebagai tanda yang dituliskan berupa angka atau gabungan huruf. 

Hal Surat atau Perihal 

Hal surat atau perihal memudahkan penerima surat untuk mengetahui tujuan dari pembuatan surat tersebut. 

Alamat Surat 

Alamat surat dapat ditulis dengan tepat beserta nama penerima untuk menghindari kesalahan dalam pengiriman surat. 

Salam Pembuka 

Salam pembuka ditulis pada bagian kiri dan diakhiri dengan tanda koma (,). Salah satu contoh salam pembuka adalah “Dengan hormat,”. 

Isi Surat 

Pada bagian isi surat, Anda dapat menyampaikan maksud dan tujuan dalam penulisan surat. Dalam hal ini, bagian isi surat dari surat undangan resmi dapat juga memuat secara singkat acara apa yang akan dihadiri oleh penerima surat, beserta tanggal, tempat, dan waktu pelaksanaan. 

Penutup 

Penutup surat digunakan untuk mengucapkan terima kasih sebagai salam penutup dari surat Anda. 

Nama Pengirim 

Nama pengirim surat undangan resmi terletak pada bagian bawah kiri yang disertai dengan tanda tangan dan cap organisasi. 

Perbedaan Surat Undangan Resmi dengan Surat Undangan Tidak Resmi

Pada umumnya, surat undangan resmi dan tidak resmi memiliki fungsi yang sama yaitu untuk mengundang organisasi atau individu menghadiri sebuah acara. Akan tetapi, surat undangan resmi dan tidak resmi memiliki perbedaan yang cukup signifikan. 

Setidaknya terdapat 5 pembeda antara surat undangan resmi dan tidak resmi. 

Tata Bahasa 

Tata bahasa yang digunakan dalam penulisan surat undangan resmi harus menggunakan bahasa Indonesia yang tepat sesuai dengan PUEBI. Sedangkan, untuk surat undangan tidak resmi dapat menggunakan bahasa yang yang digunakan sehari-hari. 

Gaya Bahasa Penyampaian Isi Surat Undangan 

Dalam bagian isi, surat undangan resmi menggunakan bahasa formal, tidak bertele-tele, dan jelas. Hal ini bertujuan agar pembaca dapat langsung mengetahui maksud dan tujuan dari surat yang diterimanya.

Lain halnya dengan surat undangan tidak resmi. Pengirim surat bisa menggunakan bahasa informal yang diselipkan dengan kata kiasan sehingga surat tidak langsung menyampaikan maksud dan tujuan. 

Struktur Surat Undangan 

Seperti yang telah dipaparkan di atas, surat undangan resmi memiliki struktur dengan sistematika yang jelas. Sebaliknya, surat undangan tidak resmi tidak memerhatikan struktur penulisan sebagai hal yang penting dalam pembuatan surat. 

Tujuan Pembuatan Surat Undangan 

Surat undangan resmi biasanya dibuat untuk mengundang organisasi atau individu menghadiri acara yang bersifat penting dan harus diikuti, seperti rapat, seminar, dan pertemuan penting lainnya. Namun, surat undangan tidak resmi biasanya dibuat untuk mengundang perseorangan menghadiri acara yang bersifat pribadi. 

Penggunaan Atribut Surat Undangan 

Surat undangan tidak resmi bersifat bebas dan tidak mengikat sehingga tidak perlu mencantumkan atribut tambahan seperti logo organisasi. 

Akan tetapi, untuk surat undangan resmi wajib menggunakan logo, cap, atau stempel organisasi sebagai tanda bahwa surat tersebut merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh organisasi.

5 Contoh Surat Undangan Resmi

Surat undangan resmi biasanya digunakan untuk beberapa kepentingan atau kegiatan yang bersifat resmi yang dikeluarkan oleh organisasi. Berikut adalah beberapa contoh surat undangan resmi yang dikeluarkan oleh organisasi resmi: 

1. Contoh Surat Undangan Resmi Pemerintah 

Pemerintah Kota (…) 

Dinas (…) 

(Alamat) 

(Nomor telepon / email) 

(Tempat, Tanggal Bulan Tahun) 

Nomor : 

Perihal : 

Kepada 

Yth. (Nama) 

Di tempat 

Dengan hormat, 

Dalam rangka mengadakan festival yang akan dilaksanakan di kota (…) sebagai salah satu sarana promosi pariwisata. Kami bermaksud untuk mengundang (…) untuk turut serta berpartisipasi menjadi peserta. Sehubungan dengan hal tersebut, peserta dapat hadir pada: 

Hari : (…)  

Waktu : (…)  

Tempat : (…) 

Kami harap Bapak/Ibu (…) dapat hadir dalam festival yang kami selenggerakan. Terima kasih. 

Kepala Dinas (…) 

(TTD) 

(Nama Lengkap) 

2. Contoh Surat Undangan Resmi Perusahaan 

(Nama Perusahaan) 

(Alamat Perusahaan) 

(No. Telp/Email/Website Perusahaan) 

(Tempat, Tanggal Bulan Tahun)

Nomor : (…) 

Perihal : (…) 

Lampiran : (…) 

Kepada Yth: 

(Nama Lengkap Penerima) 

(Jabatan Penerima) 

(Perusahaan Penerima) 

Dengan hormat, 

Sehubungan dengan laba perusahaan yang mengalami penurunan, maka kami mengundang seluruh kepala divisi PT (…) untuk hadir dalam rapat yang dilaksanakan pada: 

Hari/Tanggal : (…) 

Waktu : (…) 

Tempat : (…) 

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya rapat ini maka Bapak/Ibu diharapkan hadir tepat waktu. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih. 

Direktur 

(Nama Perusahaan) 

(TTD) 

(Nama Direktur) 

(NIP) 

3. Contoh Surat Undangan Resmi Sekolah 

Departemen Pendidikan Nasional 

(Nama Sekolah) 

(Alamat Sekolah) 

(No. Telp Sekolah) 

(Tempat, Tanggal Bulan Tahun)

Nomor : (…) 

Lampiran : (…) 

Hal : (…) 

Kepada 

Wali Murid Kelas (…) 

Di tempat 

Dengan hormat, 

Melalui surat ini kami memberi informasi bahwa pengambilan laporan hasil belajar siswa (rapor) akan dilaksanakan pada: 

Hari/Tanggal : (…)

Waktu : (…)

Tempat : (…)

Demikian undangan ini disampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih. 

Kepala Sekolah 

(TTD)
(Nama Lengkap) 

4. Contoh Surat Undangan Resmi Universitas 

(Nama Universitas) 

(Fakultas) 

(Alamat Universitas) 

(No. Telp/Email/Website Universitas)

(Tempat, Tanggal Bulan Tahun)

Nomor : 

Lampiran : 

Hal : 

Kepada 

Yth. (Nama Lengkap) 

Di tempat 

Dengan hormat, 

Kami segenap pengurus Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (…) akan mengadakan acara (…). Oleh karena itu, kami ingin mengundang Bapak/Ibu (…) sebagai pembicara dalam acara yang akan kami laksanakan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka kami harap Bapak/Ibu (…) dapat hadir dan mengisi materi pada: 

Hari/Tanggal : (…)

Waktu : (…)

Tempat : (…)

Demikian undangan ini kami buat dengan harapan Bapak/Ibu dapat hadir. Atas kehadiran dan partisipasi Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih. 

Ketua BEM 

(TTD) 

(Nama Lengkap) 

5. Contoh Surat Undangan Resmi Rumpun Tetangga (RT) 

Pemerintah Kota (…) 

Kelurahan (…) Kecamatan (…) 

RT (…) 

(Alamat Perumahan) 

(Tempat, Tanggal Bulan Tahun)

Nomor : 

Lampiran : 

Hal : 

Kepada Yth. 

(Nama Lengkap Penerima) 

Dengan hormat, 

Sehubungan dengan musim hujan saat ini, terdapat beberapa titik sumbatan sampah yang dapat menyebabkan banjir. Oleh karena itu, semua warga perumahan (…) wajib melakukan kerja bakti bersama untuk membersihkan lingkungan. Adapun agenda kerja bakti ini terdiri dari memangkas rumput, membersihkan selokan, dan merapikan halaman rumah kosong. Maka dari itu, diharapkan partisipasi Bapak untuk berpartisipasi pada: 

Hari/Tanggal : (…)

Waktu : (…)

Tempat : (…)

Besar harapan kami seluruh warga perumahan (…) dapat hadir dan turut berpartisipasi dalam menjaga kebersihan lingkungan. Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih. 

Ketua RT 

(TTD) 

(Nama Lengkap) 

4 Contoh Surat Undangan Tidak Resmi

Surat undangan tidak resmi dapat dibuat oleh siapa saja yang bertujuan untuk mengundang individu atau kelompok secara bebas. Berikut adalah beberapa contoh surat undangan tidak resmi yang bisa Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan: 

1. Contoh Surat Undangan Tidak Resmi (Pernikahan) 

Kepada Yth. 

(Nama Penerima)

Di tempat 

Sehubungan dengan acara pernikahan (Putra/Putri) kami, besar harapan kehadiran Bapak/Ibu sekalian pada: 

Hari/Tanggal : 

Waktu :

Tempat : 

Melalui undangan ini, kami mohon bantuan Bapak/Ibu sekalian untuk terlibat dalam mempersiapkan acara pernikahan hingga  selesainya acara. 

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini, mohon untuk hadir tepat waktu. Atas perhatian Bapak/Ibu sekalian, kami mengucapkan terima kasih. 

Hormat kami, 

(TTD) 

(Nama Pengirim) 

2. Contoh Surat Undangan Tidak Resmi (Arisan) 

Dear (Nama Lengkap), 

Dalam rangka mempererat tali persahabatan, diharapkan Bapak/Ibu (Nama) dapat hadir dan ikut dalam acara pembukaan kegiatan arisan yang akan dilaksanakan pada: 

Hari/Tanggal : 

Waktu :

Tempat : 

Demi kelancaran acara, harap Bapak/Ibu dapat hadir tepat waktu. Terima kasih. 

3. Contoh Surat Undangan Tidak Resmi (Perayaan Hari Raya) 

Untuk: Seluruh Keluarga 

Untuk mempererat tali persaudaraan, mari saling berkumpul dan bertemu pada saat perayaan (Nama Hari Raya). Saya dan keluarga akan menggelar open house yang akan diselenggarakan pada: 

Hari/Tanggal : 

Waktu :

Tempat : 

Besar harapan kami seluruh keluarga dapat hadir. Terima kasih. 

Dengan cinta, 

(Nama Pengirim). 

4. Contoh Surat Undangan Tidak Resmi (Syukuran) 

Untuk: (Nama Penerima) 

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan karena telah memberikan rezeki yang berlimpah. Pada kesempatan kali ini, kami bermaksud untuk mengundang Bapak/Ibu (Nama) untuk hadir dalam acara syukuran penempatan rumah baru yang akan dilaksanakan pada: 

Hari/Tanggal : 

Waktu :

Tempat : 

Besar harapan kami Bapak/Ibu berkenan untuk hadir. Terima kasih. 

Hormat kami, 

(Nama Pengirim) 

Kesimpulan

Surat undangan resmi maupun tidak resmi digunakan untuk mengundang organisasi, individu, atau kelompok tertentu untuk hadir dalam suatu kegiatan atau acara. Surat undangan resmi dibuat dalam bentuk yang formal dengan struktur yang tepat. 

Struktur surat yang tepat merupakan hal esensial dalam surat undangan resmi yang bertujuan untuk memudahkan pembaca memahami maksud dan tujuan dari surat tersebut. Sedangkan untuk surat undangan tidak resmi bersifat fleksibel yang menggunakan bahasa sehari-hari. 


Surat undangan tidak resmi bisa digunakan oleh siapapun kepada siapapun yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kegiatan. Selain surat undangan, Anda bisa melihat contoh surat untuk keperluan lainnya disini!

Written by: Verencia Augusta

Edited by: Muhammad Rifqi Rneanda

Trending Article
01
Rizka Maria Merdeka | November 28, 2023
22 Contoh Kelebihan dan Kekurangan Diri Saat…
02
Rizka Maria Merdeka | October 25, 2023
Penting! Panduan Lengkap Pangkat Golongan PNS Terbaru…
03
Rizka Maria Merdeka | November 18, 2021
14 Contoh Penulisan Notulen Rapat yang Tepat.…
Subscribe News Letter
Get notification on your email