Sebelum Menggunakan Sistem Baru, Berikut Kelebihan dan Kekurangan E-absensi Yang Harus Kalian Ketahui!

By Nabila Choirunnisa   |  

Pencatatan daftar hadir atau absensi merupakan salah satu elemen yang harus diperhatikan oleh setiap perusahaan. Daftar hadir tersebut biasanya digunakan perusahaan untuk menilai kinerja karyawannya melalui kehadiran untuk bekerja.

Daftar hadir juga biasanya digunakan oleh karyawan untuk merekam dan mencatat daftar hadir sebagai bukti mereka datang bekerja. Namun, pencatatan daftar hadir karyawan seringkali dimanipulasi dan tidak memiliki keakuratan data.

Daftar hadir seperti itu biasanya berbentuk manual dan memakan waktu yang lama untuk menganalisis data kehadiran setiap karyawan. Oleh karena itu banyak perusahaan-perusahaan yang beralih ke daftar hadir online atau yang biasa disebut dengan E-absensi.

Sebelum membahas lebih lanjut, apa itu absensi manual dan e-absensi? Apa kelebihan dan kekurangan dari masing-masing sistem daftar hadir tersebut? Untuk penjelasannya, simak artikel dibawah ini!

Baca Juga: 5 Sistem Aplikasi Absensi yang Paling Digemari di Indonesia

Perbedaan Absensi Manual dan E-absensi

Absensi manual merupakan sistem daftar hadir yang telah digunakan sejak pertama kali adanya industri yang menggunakan banyak karyawan. Sebelumnya, sistem ini menggunakan kertas atau daftar sederhana untuk mencatat daftar hadir karyawan yang didalamnya mencakup nama dan pukul berapa karyawan masuk dan keluar kantor.

Dalam penggunaan daftar hadir dengan metode manual, karyawan harus datang ke kantor beberapa saat sebelum jam operasional dimulai. Hal ini dilakukan agar para karyawan dapat bekerja tepat waktu tanpa mengganggu jam kerja.

Selain itu, para karyawan juga diharuskan untuk mengantri dengan tertib sebelum merekam daftar hadir mereka. Hal ini juga berguna agar tidak terjadi penumpukan karyawan yang ingin melakukan absen

Sementara itu, e-absensi merupakan daftar hadir yang menggunakan sistem yang jauh lebih akurat dan efisien. Sistem ini berbasis online dimana metode ini mencatat daftar hadir karyawan secara real-time dan terhubung ke server yang berbasis cloud.

Sistem e-absensi menggunakan tahapan yang lebih efisien dibandingkan absensi manual. Pada sistem e-absensi, karyawan dapat merekam dan mencatat daftar hadir mereka dimana saja dan kapan saja.

Data yang masuk ke dalam server pun sangat akurat dan tidak dapat dimanipulasi karena data yang diinput akan langsung terkirim ke dalam server.

Kelebihan dan Kekurangan E-absensi dan Absensi Manual

Sama dengan absensi manual, e-absensi juga memiliki beberapa kekurangan yang harus diperhatikan, berikut penjelasannya!

A. Kelebihan E-absensi

Berikut beberapa keunggulan sistem e-absensi yang bisa kalian terapkan dalam pencatatan daftar hadir:

1. Hemat Biaya dan Ramah Lingkungan

Daftar hadir yang mengandalkan mesin ini begitu hemat biaya dan juga ramah lingkungan. E-absensi menggunakan mesin sebagai alat perekamnya sehingga tidak menggunakan kertas yang dapat merusak lingkungan.

E-absensi juga tidak memakan biaya yang banyak untuk perawatannya karena alat yang sistem perekam e-absensi berupa software aplikasi yang dapat di download di setiap mobile phone karyawan.

2. Data yang Akurat dan Tidak Dapat Dimanipulasi

Data yang dimasukkan kedalam e-abensi akan langsung terhubung ke server yang berbasis cloud. Sehingga hal tersebut akan mengurangi tingkat manipulasi karyawan dalam pencatatan daftar hadir.

Adapun data yang dimasukkan juga akan terhitung otomatis sehingga semua jumlah daftar hadir melalui e-absensi dijamin akurat.

3. Lebih Efisien

Karena sistemnya menggunakan software aplikasi, e-absensi lebih mudah digunakan para karyawan untuk mencatat daftar hadir. Karyawan dapat merekam atau mencatat daftar hadir dimana saja dan kapan saja melalui aplikasi e-absensi yang ada dalam handphone mereka.

Selain itu, di masa pandemi ini, e-absensi juga lebih memudahkan karyawan dalam mencatat daftar hadir karena mereka tidak perlu lagi mengantri yang lama dan bersentuhan langsung dengan alat fingerprint atau daftar hadir manual.

B. Kekurangan E-absensi

Selain keunggulan yang dimiliki, e-absensi juga memiliki beberapa kekurangan, seperti ketergantungan alat pada sistem yang membutuhkan jaringan internet dan listrik. Apabila dalam sebuah perangkat tidak terjangkau listrik dan internet, maka dapat berdampak pada sistem yang digunakan dalam e-absensi tersebut.

Namun, biasanya beberapa aplikasi e-absensi memberikan fitur daftar hadir dalam bentuk offline. Akan tetapi, hal tersebut tidak dapat bekerja secara maksimal seperti pada perangkat yang memiliki aliran listrik dan internet yang cukup.

Di sisi lain, e-absensi juga biasanya melakukan error identifying pada perangkat yang menggunakan sidik jari. Hal tersebut disebabkan oleh kamera yang tidak menangkap gambaran sidik jari karyawan secara jelas, jari yang kotor dan keringat, atau jari yang basah.

Tentu saja hal tersebut dapat menjadi kekurangan dari e-absensi yang menggunakan sistem fingerprint pada perangkat yang dimiliki oleh karyawan.

Baca Juga: 4 Cara Terbaik Rekam Absensi Karyawan

C. Kelebihan Absensi Manual

Selain e-absensi, absensi manual juga memiliki beberapa keunggulan, berikut penjelasannya!

1. Irit Biaya Teknologi Absen

Karena menggunakan sumber daya manusia, maka absensi manual lebih hemat dalam hal pengeluaran biaya teknologi. Absensi manual lebih menggunakan kertas dan kinerja karyawan dapat dilihat dan dinilai langsung oleh manusia.

2. Penerapan dan Administrasi Kecil

Biasanya perusahaan yang masih menggunakan sistem absensi manual merupakan perusahan yang berskala kecil dengan jumlah karyawan yang tidak banyak.

Dengan begitu, sistem absensi manual dapat dengan mudah diimplementasikan oleh perusahaan terhadap daftar hadir karyawannya. 

Dengan jumlah yang sedikit maka pendataan dan sistem administrasi yang dimiliki absensi manual juga jauh lebih sederhana dibandingkan e-absensi.

3. Tidak Bergantung Pada Listrik

Karena menggunakan kertas dan sumber daya manusia, sistem absensi manual ini dapat tetap bekerja secara maksimal walau tanpa bantuan aliran listrik maupun internet.

Dengan begitu, karyawan tidak perlu khawatir lagi akan listrik dan jaringan internet yang dapat mengganggu pencatatan daftar hadir pegawai.

D. Kekurangan Absensi Manual

Dalam sistem ini, yang kerap kali menjadi faktor penghambat ialah human error dimana kesalahan tersebut disebabkan oleh ulah manusia, seperti:

1. Mudah dimanipulasi

Karena menggunakan kertas dan juga dibuat langsung oleh manusia, daftar hadir dengan sistem ini sangat mudah dimanipulasi. Ditambah lagi banyaknya karyawan yang melakukan kecurangan dengan titip absen kepada temannya.

Namun dengan adanya e-absensi, kehadiran para karyawan dapat terlacak melalui gps.

2. Pendataan yang rumit

Dengan sistem manual, semua informasi yang masuk akan dicatat secara manual yang dimana hal tersebut dapat memakan waktu yang lama dan rumit

3. Boros kertas

Penggunaan daftar hadir manual biasanya menggunakan sistem catat manual dengan kertas. Hal tersebut akan membutuhkan banyak kertas dan boros energi.

Apabila sebuah perusahaan memiliki banyak karyawan, maka daftar hadir yang di input juga akan banyak. Maka pencatatan daftar hadir secara manual akan membutuhkan kertas yang banyak juga.

Namun dengan e-absensi, semua hal tersebut dapat mengurangi penggunaan kertas dan pemborosan energi.

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan diatas, baik sistem e-absensi maupun absensi manual memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan. Untuk absensi manual biasanya digunakan oleh perusahaan yang masih berskala kecil karena tidak mengandalkan listrik dan jaringan internet.

Sedangkan e-absensi merupakan daftar hadir yang jauh lebih efisien dibandingkan daftar hadir manual. Untuk saat ini, e-absensi lebih banyak digunakan oleh banyak perusahaan karena lebih unggul dan lebih mudah digunakan oleh karyawan dan perusahaan.

Baca Juga: Aplikasi Absensi Online Untuk Menuju Revolusi Industri 4.0

Salah satu contoh e-absensi terbaik dan terintegrasi yaitu GreatDay HR. GreatDay HR hadir dengan fitur-fitur canggih yang dapat membantu masalah HRD dalam mengelola karyawannya. GreatDay HR meringankan tugas administrasi HRD tanpa proses yang rumit dan tidak memakan waktu yang lama.

GreatDay HR adalah solusi bagi para HR dalam mengontrol daftar hadir, mengelola administrasi, penghitungan gaji & pajak, penghitungan tunjangan, dan masih banyak lagi di dalam satu aplikasi terintegrasi. Semua proses dan data administrasi yang dibutuhkan dan dilakukan di GreatDay HR akan tersimpan secara otomatis.

Adapun fitur penghitungan gaji dan pajak dilakukan menggunakan penghitungan payroll yang dilakukan secara akurat. Jadi, kalian tidak perlu khawatir terjadi salah hitung dalam proses penghitungan gaji dan pajak melalui GreatDay HR. 

Nah tunggu apalagi? Hubungi kami untuk mendapatkan demo GreatDay HR secara gratis dan rasakan kesempatan mengatur tugas HRD kalian di aplikasi GreatDay HR.

Tags :

Related Topics