Pegawai perusahaan dengan banyak karyawan terutama yang bekerja di bagian HRD tentu akan membutuhkan format absensi karyawan untuk mendata kehadiran mereka. Mengingat kehadiran karyawan secara umum menjadi pijakan bagi bagian HRD untuk menentukan besar gaji yang diterima setiap bulannya oleh semua karyawan. Jika kehadiran tidak terdata dengan baik, hal itu juga akan membuat HRD bingung dalam menghitung, sehingga biasanya untuk memudahkan dibuat format khusus. Â
Format Absensi Karyawan Manual
Disebut manual disini karena pengisian absensi oleh para karyawan dilakukan secara konvensional menggunakan alat tulis dan kertas. Karyawan hanya perlu mengisi daftar kehadiran dengan membubuhkan tanda tangan pada kertas absensi setiap kali ia hadir bekerja. Sistem ini menuntut ketersediaan kertas absensi yang cukup banyak, karena dibutuhkan penyediaan kertas absensi setiap harinya, apalagi jika jumlah karyawan banyak dan kerja sistem shift.
Jenis format absensi karyawan ini masih sangat sederhana pelaksanaannya. Namun format ini mulai ditinggalkan karena memiliki beberapa kekurangan. Pertama, hal ini akan menyebabkan antrian pegawai ketika mengisi, apalagi jika jumlah pegawai ratusan. Kedua, hal ini juga rentan dimanipulasi karena tanda tangan bisa dipalsu. Ketiga, selain boros sumber daya kertas, hal ini juga menyita banyak waktu HRD untuk melayani pengisian, proses rekap dan input kehadiran karyawan.
Format Absensi Karyawan Online
Perusahaan yang sudah tidak menggunakan cara manual beralih ke teknologi absensi online. Dimana perekaman data kehadiran dilakukan dengan alat elektronik digital, seperti yang banyak digunakan adalah alat fingerprint. Karyawan tidak lagi perlu menulis di atas kertas, tinggal menempelkan jarinya pada alat fingerprint. Kemudian nantinya data itu masuk dan diolah di dalam sistem komputer untuk kemudian dihitung sebagai data analisa gaji karyawan.
Hal ini berbeda dengan pembuatan absensi menggunakan software seperti Microsoft excel atau word. Karena penggunaannya masih sama dengan format absensi karyawan manual. HRD melakukan input data secara manual ke dalam setiap kolom di Microsoft Excel atau Word. Sedangkan untuk format yang online alat akan merekam data dari karyawan secara langsung dan diubah langsung menjadi data digital. Sehingga HRD tidak perlu menginput, hanya tinggal merekap.
Absensi Terintegrasi Dengan Aplikasi Mobile
Dengan semakin canggihnya teknologi digital dan online, saat ini juga sudah banyak tersedia format absensi karyawan berbasis online berbasis aplikasi HRD. Bahkan mulai banyak yang semakin canggih fiturnya, seperti misalnya langsung terhubung dengan alat rekam absensi, sehingga misal ada karyawan yang menempelkan jarinya pada fingerprint, data itu akan terekam dalam alat fingerprint dan bisa langsung masuk sebagai data siap olah ke dalam aplikasi penghitungan gaji.
Perusahaan yang menggunakan teknologi ini, bukan hanya memangkas secara signifikan jam kerja bagian HRD untuk mengurus administrasi kehadiran dan penggajian karyawan, namun memberikan kesempatan bagi perusahaan sendiri untuk lebih banyak berkembang. Karena ketika pegawai HRD tidak lagi disibukkan dengan urusan administrasi itu, mereka bisa lebih banyak melakukan penyelesaian masalah para karyawan di lapangan dan bahkan menjalankan program pengembangan sdm.
Selain manfaat bagi pegawai HRD, hal ini pun juga akan membangun citra profesional perusahaan di mata para karyawan karena memberikan mereka gaji dengan jumlah yang jelas terukur dan transparan. Apalagi untuk beberapa software yang sudah update, juga dilengkapi dengan fitur dimana para karyawan juga bisa melihat jumlah kehadiran mereka melalui format absensi karyawan online, sisa hari cuti dan bahkan mencetak slip gaji mereka sendiri.
GreatDay HR salah satunya, berbasis aplikasi HR yang bisa di download secara gratis baik di Play Store maupun di App Store. GreatDay HR melakukan terobosan besar dalam pengelolaan karyawan di suatu perusahaan. Pekerjaan HRD yang bersifat rutinitas seperti absensi, sistem penggajian, request cuti, klaim, PPh21, pembayaran BPJS dan lainnya terintegrasi dalam satu aplikasi mobile.
Dengan menggunakan aplikasi GreatDay HR Anda dengan mudah mengatur permintaan karyawan dan fungsi-fungsi SDM di manapun dan kapanpun. Membuat bisnis Anda berjalan dengan efisien: Penggajian, pajak, dan penghitungan BPJS yang akurat. Serta dapat melihat laporan dan mendapatkan notifikasi yang relevan sehingga Anda tetap memegang kendali penuh bisnis Anda.
