Sering Dianggap Sama, Berikut Perbedaan General Affair dan HRD!

By Nabila Choirunnisa   |  

Setiap perusahaan memiliki tujuan untuk mendapatkan keuntungan. Para pebisnis akan berfokus untuk melakukan hal yang dapat mendatangkan keuntungan bagi perusahaan.

Keuntungan perusahaan biasanya berasal dari produktivitas dan kinerja bagus para karyawan. Namun, dengan terlalu fokus akan hal tersebut, para pebisnis biasanya melupakan hal kecil yang dapat mendatangkan keuntungan, seperti memperhatikan fasilitas penunjang kinerja karyawan. 

Oleh karena itu, General Affairs atau yang biasa disebut GA hadir sebagai divisi yang memperhatikan hal-hal tersebut. Bukan hanya itu, GA juga memiliki fungsi dan tugas lainnya, simak artikel dibawah ini untuk penjelasannya!

Baca Juga: Sistem HRD Tepat untuk Usaha Kecil Menengah

Pengertian

General Affair GA atau yang biasa disebut dengan divisi umum ini adalah supporting unit perusahaan yang bertugas dalam hal-hal yang bersifat operasional. GA berada dibawah divisi umum atau kepala operasional perusahaan.

Namun, untuk perusahaan skala sederhana, GA biasanya tergabung dengan divisi Human Resource (HR) atau Purchasing.

Selain bertanggung jawab dengan hal operasional perusahaan, GA juga bertugas memberikan pelayanan kepada seluruh unit kerja di perusahan baik dalam hal administrasi hingga pengelolaan pelayanan rutin perusahaan. Selain itu, Ga juga memiliki ruang lingkup yang bervariasi.

Hal tersebut berupa merawat fasilitas penunjang, keperluan alat kantor, kendaraan kantor, keamanan dan perizinan kantor kesehatan karyawan kantor, penerimaan tamu kantor, perundang-undangan kantor, gangguan kantor, permasalahan ketenagakerjaan dan kegiatan lainnya yang berhubungan dengan tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya seperti pada program community development atau corporate social responsibility.

Lantas, apa sebenarnya fungsi dan tugas dari seorang GA di sebuah perusahaan?

Tanggung Jawab General Affairs

Tugas seorang GA itu bervariasi tergantung dari kebijakan setiap perusahaan. Oleh karena itu, berikut beberapa tugas dan tanggungjawab yang harus dilakukan seorang GA.

A. Pengadaan, Pendataan, dan Perawatan Aset Perusahaan

Aset atau fasilitas perusahaan yang dapat mendukung kinerja karyawan dalam bekerja tidak bersifat tetap dan kemungkinan rusak. Oleh karena itu, GA bertanggung jawab terhadap aset yang rusak untuk diperbaiki atau diganti.

GA juga bertanggung jawab dalam merawat setiap fasilitas kanot guna menghindari pengeluaran perusahaan dalam memperbaiki fasilitas yang rusak.

B. Memastikan pembayaran tenaga kerja harian sesuai peraturan

Selain bertanggung jawab akan fasilitas kantor, GA juga bertugas mengontrol pembayaran tenaga kerja harian lepas. 

Dalam hal ini, penentuan upah pekerja lepas harian di luar gaji karyawan dilakukan oleh GA. Hal tersebut dilakukan karena gaji pekerja lepas termasuk dalam keperluan bulanan kantor yang harus dibayar dan dicatat dalam laporan GA.

C. Membuat laporan dan anggaran pembayaran

Mengingat tugas general affair adalah mengelola pengadaan barang serta fasilitas perusahaan, mereka memiliki tanggung jawab untuk memastikan barang yang diminta oleh divisi lain benar-benar dibutuhkan dan sesuai budget.

Maka dari itu, GA membutuhkan laporan anggaran dengan menyesuaikan prioritas kebutuhan perusahaan. Laporan tersebut akan membantu GA dalam menghindari pembengkakan anggaran belanja perusahaan.

Tak cuma membuat laporan anggaran, general affair juga melaksanakan proses pembayaran rutin untuk kebutuhan listrik, air, telepon, jaringan internet (wifi), iuran BPJS karyawan, hingga beberapa pembayaran rutin lainnya. General affair juga lah yang akan mengurus reimbursement karyawan.

D. Mengelola perizinan dan legalitas perusahaan

Persoalan legalitas perusahaan maupun karyawan dikelola oleh GA. Maka dari itu, seorang GA merupakan penghubung antara perusahaan dengan pihak eksternal.

Dengan kata lain, GA merupakan wakil perusahaan untuk bertemu dengan pihak eksternal terkait perizinan eksternal perusahaan. Pihak dalam perizinan eksternal bisa meliputi kepolisian, ormas, media, kecamatan, kelurahan dan lain sebagainya. Oleh sebab itu, selain bertemu dan mengurus izin, general affair perlu menjalin hubungan baik dengan mereka.

E. Menjalin Komunikasi Dengan Semua Divisi

Karena banyaknya pekerjaan yang berkaitan dengan beberapa departemen yang ada di perusahaan, general affairs merupakan jembatan informasi antara semua divisi dengan pengelola keuangan perusahaan.

Umumnya, setiap divisi lebih mengetahui kebutuhan mereka. Sehingga GA mendapat masukan maupun permintaan dari divisi tertentu terkait fasilitas operasional yang diperlukan.

Karena banyaknya kebutuhan yang harus dipenuhi, seorang GA harus memahami rencana dan rincian anggaran yang dapat disesuaikan berdasarkan prioritas kebutuhan yang ada.

F. Menciptakan SOP

Karena pekerjaan GA kebanyakan berhubungan dengan sistem operasional, GA bertanggung jawab dalam pembuatan, pengembangan SOP perusahaan, implementasi sistem kerja, dan perawatan fasilitas yang ada. 

Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai, seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.

G. Menyelenggarakan Survey

Sebagai bagian yang aktif dengan beberapa internal perusahaan, GA biasanya mengadakan survei untuk mengetahui tingkat kepuasan karyawan. Hal tersebut bertujuan untuk meningkatkan kualitas produk, jasa, kecepatan, atau ketepatan pelayanan yang diberikan.

Baca Juga: Apa Itu HRD? Berikut Pengertian, Fungsi, Tugas Dan Tanggung Jawabnya

Perbedaan General Affair Dan HRD

Selain divisi Purchasing, General Affair juga sering dianggap sama dengan divisi Human Resource Development (HRD). Hal tersebut dikarenakan GA terkadang mengurusi SDM yang ada di perusahaan seperti office boy atau security yang merupakan karyawan outsourcing

Namun, perbedaan keduanya terletak pada pengelolaan SDM perusahaan. HRD berfokus pada pengelolaan seluruh SDM yang ada di perusahaan. Sedangkan, GA hanya berfokus pada supplier jasa yang digunakan oleh perusahaan, seperti tenaga outsourcing.

Jenjang Karir General Affair

Profesi General Affair memiliki jenjang karir yang cukup baik dengan penghasilan yang berbeda-beda. Adapun jenjang karir general affair yaitu:

  • Staff general affair : Jenjang awal berkarir sebagai general affair. Biasanya deskripsi pekerjaan staff general affair yaitu menyelesaikan satu unit tugas dengan dengan target yang tidak banyak.
  • Supervisor general affair : Jenjang kedua sebagai general affair yang harus menyelesaikan unit tugas lebih banyak dibandingkan dengan posisi staff.
  • Manager general affair : Bertugas untuk membuat konsep pekerjaan dan mengawasi pekerjaan staff.
  • Head of general affair : Posisi tertinggi dari general affair yang merupakan kepala bagian dan bertugas untuk mengkoordinasikan pekerjaan serta membuat laporan perusahaan dengan pimpinan maupun dengan bagian departemen lainnya.

Gaji General Affair

Sebelum mendaftar pekerjaan sebagai General Affair, tentu saja salah satu hal yang harus diperhatikan adalah gaji yang ditawarkan. Adapun gaji GA yang ditawarkan tergantung dari kebijakan setiap perusahaan. 

Umumnya gaji seorang General Affair (GA) berkisar mulai dari Rp 3.000.000 hingga Rp 5.000.000 setiap bulannya. Gaji tersebut merupakan gaji pokok yang belum termasuk dengan insentif lembur, bonus, THR, dan lain-lainnya.

Namun, tidak menutup kemungkinan akan adanya penambahan gaji. Hal tersebut dikarenakan prestasi yang didapatkan oleh seorang karyawan atau penyelesaian masalah dan mendukung kinerja dalam operasional perusahaan.

Skill Yang Harus Dimiliki General Affair

Karena banyaknya tugas dan tanggungjawab yang diberikan, seorang GA diharapkan mampu memiliki beberapa keahlian yang bisa menunjang kinerja mereka, berikut keahliannya:

  • Administrasi Bisnis
  • Manajemen Bisnis
  • Komputer Elektronik
  • Komunikasi Interpersonal
  • Bahasa Asing
  • Pengarsipan

Kesimpulan

Nah itu dia beberapa penjelasan terkait General Affair, menarik bukan? Salah satu tugas General Affair yaitu mengelola karyawan yang disediakan oleh supplier jasa. 

Nah untuk memudahkan kalian dalam mengelola tugas General Affair, kalian bisa menggunakan aplikasi GreatDay HR.

GreatDay HR adalah solusi dalam mengontrol daftar hadir, mengelola administrasi, penghitungan gaji & pajak, penghitungan tunjangan, dan masih banyak lagi di dalam satu aplikasi terintegrasi. Semua proses dan data administrasi yang dibutuhkan dan dilakukan di GreatDay HR akan tersimpan secara otomatis.

Baca Juga: Isi RUU Cipta Kerja; HRD Wajib Tahu dan Pahami!

Adapun fitur penghitungan gaji dan pajak dilakukan menggunakan penghitungan payroll yang dilakukan secara akurat. Jadi, kalian tidak perlu khawatir terjadi salah hitung dalam proses penghitungan gaji dan pajak melalui GreatDay HR. 

Nah tunggu apalagi? Hubungi kami untuk mendapatkan demo GreatDay HR secara gratis dan rasakan kesempatan mengatur tugas HRD kalian di aplikasi GreatDay HR.

Tags : General Affair

Related Topics