Perbedaan HRMS & HRIS, dan Fungsinya Untuk HRD

Setelah beberapa waktu lalu kita membahas tentang HRIS, kali ini kita akan mengulik tentang HRMS yang merupakan aplikasi untuk pengelolaan data dan informasi dari departemen HRD/SDM, yang terkait dengan kepegawaian, penggajian, absensi dan struktur organisasi.

Dengan sistem yang tepat para pekerja dapat melakukan update data seperti alamat, hingga urusan personal lainnya hanya menggunakan aplikasi. Sekilas penjelasan ini mirip dengan penjelasan HRIS yang secara singkat didefinisikan sebagai sistem yang dibuat untuk menjadi jawaban permasalahan HR di perusahaan terkait sumber daya manusia. 

Untuk menjawab kebingungan ini maka ketahui dulu perbedaan kedua istilah di atas secara singkat

Perbedaan HRIS dan HRMS

• HRIS atau Human Resource Information System yang menyimpan semua informasi yang sudah terintergrasi dengan sistem. Mencakup proses data seperti manfaat, pelatihan, pendelegasian pekerjaan, rekrutmen secara online. 
• HRMS merupakan semua fungsi-fungsi yang ada pada Human Resource Information System namun memiliki tambahan lainnya seperti penggajian hingga pengiliran jam kerja (shifting). 

Untuk Human Resource Management System ini sendiri biasanya digunakan pada perusahaan skala menengah atau kembali lagi kepada kebutuhan perusahaan. Jika dilihat lebih dalam perbedaan keduanya tidak mencolok, tapi sangat berpengaruh pada pekerjaan tim manajemen dalam mengelola karyawan.

Manfaat HRMS untuk Perusahaan

Dengan kehadiran teknologi semua pekerjaan yang menyangkut sumber daya manusia, akan lebih efektif dan efisien. 

Sehingga bukan tanpa alasan mengapa HRMS berfokus pada karyawan. Pasalnya karyawan  yang bergerak di bidang apapun, baik produk maupun jasa, hingga penjualan atau manufaktur adalah aset penting, yang tetap membutuhkan software sebagai pendukung dalam aktivitas bekerja. 

Selain mendukung kesejahteraan para pekerja, teknologi yang dapat digunakan hanya bermodalkan internet dan smartphone ini, juga hadir untuk mendukung kemajuan perusahaan. Karena mampu mempercepat dan mempermudah manajemen karyawan, serta meningkatkan pelayanan yang bertujuan untuk mendukung produktifitas kinerja pekerjaan yang lebih baik. 

Dengan HRMS perusahaan juga dapat melakukan monitoring, melakukan panggajian melalui sistem payroll, hingga pembayaran pajak. Sekaligus mempermudah proses rekrutmen, penilaian kinerja karyawan, pelatihan, dan administrasi karyawan pada umumnya.

Semua fitur-fitur yang telah disebutkan akan sangat terasa manfaatnya bagi perusahaan yang memiliki karyawan dalam skala besar, karena hanya dengan satu aplikasi semua pekerjaan yang berkaitan dengan tim HRD akan dimudahkan. 

Fitur-Fitur Utama yang Ada Dalam HRIS

Setiap sistem memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Akan tetapi terlepas dari hal tersebut tentunya ada fitur yang wajib dimiliki.

•  Mencatat Kehadiran

Katakan selamat tinggal terhadap absensi manual, seperti mencatat dengan spreadsheet maupun kertas. Karena kini software dapat merekam semua jam kehadiran, lembur, durasi jam kerja, pengajuan cuti sudah tercatat dalam sistem. 

Bukan saja merekam aktivitas karyawan yang selaras dengan kehadiran, tapi juga semuanya dilakukan secara akurat dan mandiri, dimana karyawan dapat melihat cuti yang tersisa dan mengajukannya melalui sistem. 

• Penggajian 

Menjadi salah satu fitur yang paling krusial, karena melakukan penghitungan gaji termasuk hal yang rumit. Bayangkan bagaimana tim HR dapat menghitung jumlah upah, manfaat, potongan pajak tanpa kesalahan sedikitpun jika dilakukan secara manual. Mungkin saja bisa, namun tentunya akan lebih baik jika menggunakan fitur payroll management yang membantu untuk meminimalisir kesalahan. 

Soal keakuratan tidak perlu khawatir, karena penghitungan gaji ini akan langsung terintergrasi dengan jam kerja, kehadiran, dan potongan pajak. Di samping itu slip gaji juga dapat dibuat dan tersimpan secara digital, sehingga dapat dipantau hanya dengan satu aplikasi. 

• Penilaian Kinerja

Ingin tahu kinerja karyawan Anda? Cukup cari tahu melalui software yang memungkinkan penggunanya untuk melakukan evaluasi kinerja setiap saat berdasarkan tugas harian dan umpan balik.

Selain itu ada beberapa software seperti GreatDay HR yang mempunyai fitur foto dan GPS, yang dapat memonitor aktivitas karyawan di lapangan. Wah, Lebih praktis bukan?

• Mengatur Keuangan

Setiap para pekerja memiliki pengeluaran dan pengembalian uang yang berbeda, sehingga dapat menyulitkan dalam perhitungannya. Akan tetapi sekarang sudah ada asisten anggaran yang membantu pengguna untuk mengelola anggaran mereka dalam satu aplikasi.

Hanya dengan membaca ulasan singkat fitur-fitur di atas tentunya sudah dapat terbayang bukan betapa mudahnya pekerjaan dengan kehadiran HRMS, yang memberikan semua fitur terbaik dalam genggaman Anda.