HRD vs Personalia, Apakah Sama?

By Monica Permana   |  

Karyawan merupakan aset terpenting dalam sebuah perusahaan, maka dari itu dibutuhkan bagian yang khusus mengelola sumber daya manusia. Bagian ini dikenal dengan sebutan Human Resource Development (HRD) atau Divisi Sumber Daya Manusia (SDM). Sebagai salah satu posisi sentral dalam perusahaan, HRD berperan dalam pembuatan peraturan, kebijakan, dan strategi yang diterapkan seluruh karyawan tanpa terkecuali. 

HRD merupakan bagian yang bertanggung jawab untuk mengelola karyawan dalam perusahaan. Bisa dikatakan bahwa HRD berperan dalam lingkaran kehidupan karyawan di perusahaan, mulai dari sebelum karyawan masuk ke perusahaan hingga karyawan keluar dari perusahaan. Ruang lingkup pengelolaannya meliputi perencanaan dan pengembangan karyawan, proses rekrutmen dan seleksi, perhitungan dan penentuan gaji serta kompensasi kerja, dan terpenting menjaga hubungan kerja tetap kondusif dan terkendali. 

Selain sebagai sebuah Departemen, HRD juga dapat diartikan sebagai proses menangani berbagai masalah yang berkaitan dengan karyawan mulai dari posisi staff hingga manajer untuk mendukung aktivitas perusahaan sehingga mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Prosedur berkelanjutan ini bertujuan untuk mencari orang yang tepat untuk posisi yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Apa Fungsi HRD? 

Fungsi HRD dibedakan menjadi dua, internal dan eksternal. 

1. Fungsi Internal 

Fungsi internal HRD umumnya berkaitan dengan pengelolaan, perencanaan dan pengembangan SDM. Dalam pengelolaan tersebut, HRD melakukan aktivitas seperti perekrutan, seleksi, orientasi, pelatihan, manajemen kinerja, penentuan gaji dan kompensasi, serta pengelolaan hubungan. 

2. Fungsi Eksternal 

Fungsi eksternal HRD berkaitan dengan penyediaan konseling di luar perusahaan kepada tenaga kerja atau calon pekerja. Konseling dilakukan berdasarkan kemampuan dan pengalaman HRD serta atas kemauan pihak yang ingin mengikuti konseling. 

Baca juga: Mengenal Tugas, Fungsi, dan Klasifikasi General Affair dalam Perusahaan

Tugas dan Tanggung Jawab HRD

Secara umum HRD identik dengan pekerjaan yang mengelola seluruh karyawan. Keberadaannya penting untuk mengelola keahlian dan memotivasi karyawan untuk terus memberikan yang terbaik serta menjaga komitmen karyawan terhadap perusahaan. Terdapat beberapa tugas pokok HRD:

1. Rekrutmen dan Seleksi Karyawan

Rekrutmen merupakan proses mencari, menyeleksi, dan memilih karyawan yang sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan. Proses ini bertujuan untuk memperoleh kandidat potensial sekaligus menyaring kandidat yang tidak sesuai kualifikasi yang dicari. Proses ini krusial karena waktu, biaya, dan usaha yang dibutuhkan cukup besar. Oleh karena itu, dibutuhkan persiapan yang matang. Perusahaan harus membuat perencanaan karyawan dan menentukan kualifikasi seperti apa yang dibutuhkan. Perusahaan juga harus mempertimbangkan aspek seperti budget perusahaan, target jangka pendek, dan target jangka panjang.

2. Orientasi 

Karyawan baru tentu membutuhkan pengenalan akan perusahaan tempatnya bekerja. Selain membuat karyawan baru merasa nyaman dan lebih mudah bergaul dengan rekan sekerjanya, perusahaan bisa memanfaatkan waktu ini untuk menjelaskan tujuan, budaya, standar perusahaan serta targetnya baik jangka pendek maupun jangka panjang. 

HRD sebagai pihak yang merekrut dan terlebih dahulu mengenal karyawan baru bertanggung jawab untuk proses ini. HRD membantu mengenalkan apa saja yang harus diketahui seorang karyawan seperti tugas dan tanggung jawab karyawan baru selama bekerja, hubungan antar-departemen, sistem pelaporan, dan seterusnya

3. Pelatihan atau Training

Seperti namanya, Human Resource Development, HRD juga bertugas melatih dan mengembangkan kemampuan karyawan. Meningkatnya kemampuan dan kualitas kerja karyawan berdampak baik bagi tercapainya kesuksesan perusahaan. 

4. Membangun Lingkungan Kerja yang Kondusif

Selain tugas teknis, HRD juga bertanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara kondisi dan lingkungan kerja yang kondusif sehingga karyawan betah bekerja dan lebih produktif. HRD seharusnya menerapkan sistem kerja yang memberikan manfaat kepada karyawan sehingga kesejahteraan karyawan terjamin. Karyawan yang bahagia bekerja, akan memotivasi mereka untuk bekerja lebih ekstra untuk perusahaan.

5. Mengelola Hubungan 

Hubungan kerja yang baik akan memberikan hasil kerja yang positif. Jika karyawan nyaman bekerja di perusahaan, dikelilingi oleh rekan kerja dengan hubungan baik, tentu karyawan akan dengan sendirinya memikirkan kemajuan perusahaan dan berkeinginan mencapai kesuksesan bagi perusahaan.

6. Pengawasan dan Kontrol Kerja

Untuk menjamin kualitas dan kinerja karyawan tidak menurun, dibutuhkan pengawasan oleh HRD. Pengawasan kerja karyawan bukan berarti setiap hari bekerja diawasi dan penuh tekanan ya. HRD biasanya memantau kinerja yang berhubungan dengan kedisiplinan seperti kehadiran, datang tepat waktu, dan sebagainya. 

7. Penilaian, Rekomendasi Pengangkatan, dan Kompensasi

HRD memiliki hak khusus dimana mereka berhak merekomendasikan kenaikan jabatan dan pemberian kompensasi kepada karyawan dengan kinerja yang memuaskan. 

Baca juga: Apa itu Performance Appraisal? Tujuannya, Jenis, Metode, dan Tahapannya

8. Penggajian

Salah satu tugas terpenting HRD adalah yang berhubungan dengan penggajian. Namun tanggung jawab ini hanya sebatas pendistribusian gaji kepada karyawan, HRD tidak  berhak menaikan atau menurunkan gaji.

9. Memastikan Kesehatan dan Keselamatan Karyawan

HRD berperan signifikan dalam pengawasan kesehatan dan keselamatan karyawan, HRD bertanggung jawab atas perlengkapan untuk menjamin kesehatan dan keselamatan karyawan. HRD juga bertugas mengawasi penggunaan perlengkapan agar tidak ada penyalahgunaan yang bisa menyebabkan kecelakaan. 

10. Pembimbing dan Mediator 

Hubungan antar manusia terkadang mengalami kendala dan perselisihan, tak terkecuali hubungan antar rekan kerja. HRD bisa berperan sebagai penengah yang membantu menyelesaikan masalah. Hal ini dilakukan untuk menjaga agar kondisi tetap kondusif dan mencegah masalah yang lebih besar timbul. 

Apa Perbedaan HRD dengan Personalia?

Banyak orang kerap kali salah paham dan menyamakan HRD dengan Personalia. Akan tetapi keduanya berbeda meskipun lingkup kerjanya serupa. HRD lebih terlibat dalam proses menangani masalah yang berkaitan dengan mengelola manusia seperti karyawan, manajer, dan sebagainya. 

Sedangkan Personalia mengelola SDM untuk berbagai urusan terkait administrasi. Berbeda dengan HRD yang lebih terlibat ke mengurus manusia, personalia bertanggung jawab lebih ke data karyawan (employee database), penggajian (payroll), pinjaman, absensi, cuti, dan sebagainya. Tugas personalia biasanya seputar menyiapkan internal letter dan outgoing letter, menyusun daftar kehadiran, sosialisasi dan koordinasi, memperbaharui data, dan sebagainya. 

Kesimpulannya, HRD merupakan bagian dalam perusahaan yang bertugas mengelola karyawan mulai dari perekrutan hingga pemecatan atau pensiun. Fungsi HRD ada dua, internal dan eksternal. Perbedaan HRD dan Personalia terletak pada lingkup kerja. Personalia berurusan dengan masalah administrasi yang mendukung fungsi HRD. Tugas HRD beragam mulai dari rekrutmen, orientasi, pelatihan, pengelolaan hubungan antar karyawan, pengelolaan lingkungan kerja, memastikan tempat kerja aman, dan seterusnya. Bayangkan betapa sulitnya jika dilakukan secara manual.

HRD tidak perlu khawatir karena sekarang ada GreatDay HR yang membantu semua tugas HR! Dilengkapi dengan banyak fitur seperti Kehadiran, Pengaturan Jadwal, Penggajian, Manfaat atau Benefit, Perencanaan Anggaran, Pengelolaan Kinerja Karyawan, hingga Rekrutmen. Semua tersedia di Aplikasi Ponsel Pintar #1 Indonesia, GreatDay HR. Coba demo Gratis, sekarang! 

Tags :

Related Topics