Apa Itu Administrasi? Ketahui Definisi, Ciri-Ciri, Fungsi, Tujuan, Hingga Jenis-Jenis Administrasi Berikut Ini!

By Rizka Maria Merdeka   |  

Salah satu hal yang mendasar yang perlu diketahui, terutama bagi kalangan pekerja, adalah jenis-jenis administrasi. Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah “administrasi” yang umumnya berkaitan dengan surat, persyaratan, dan berkas-berkas lainnya.

Bagi sebagian orang, urusan administrasi dianggap menyulitkan dan rumit. Sebab, dalam mengurus administrasi, umumnya seseorang harus mengisi formulir, menyerahkan file atau berkas pendukung, dan memenuhi beberapa persyaratan.

Administrasi juga berkaitan erat dengan birokrasi yang berkaitan dengan persetujuan dari pihak-pihak yang berwenang. Birokrasi, dalam hal ini, merupakan salah satu yang membuat banyak orang enggan mengurus administrasi.

Banyak kasus administrasi yang terhambat di birokrasi yang cenderung berbelit-belit dan memakan waktu lama. Meskipun demikian, tidak dapat dipungkiri bahwa administrasi adalah hal yang penting.

Sebab, administrasi berkaitan dengan pendataan dan dokumentasi. Saat ini, administrasi sudah mulai dilakukan secara otomatis melalui sistem yang memanfaatkan teknologi dan internet, bukan lagi dengan lembaran-lembaran kertas.

Administrasi pun terbagi menjadi beberapa jenis tergantung peruntukannya. Apa saja jenis-jenis administrasi? Simak artikel berikut ini untuk mengetahui lebih banyak lagi tentang definisi hingga jenis-jenis administrasi!

Baca juga: Pahami Pengertian, Fungsi, dan Manfaat Sistem Informasi SDM

Definisi administrasi

Secara umum, administrasi merupakan aktivitas atau bentuk usaha yang memiliki kaitan erat dengan berbagai pengaturan kebijakan dengan tujuan agar mencapai target organisasi. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa administrasi memiliki peran yang begitu krusial bagi semua aktivitas perusahaan atau organisasi. Hal inilah yang menjadikan administrasi mempunyai peran yang sangat penting supaya perusahaan tetap berdiri dan terus berkembang.

Lebih spesifik lagi, administrasi adalah suatu bentuk aktivitas yang meliputi surat menyurat, catat-mencatat, ketik-mengetik, pembukuan sederhana serta kegiatan lainnya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Dalam makna yang lebih luas, administrasi adalah segala proses kerjasama antara beberapa orang dengan tujuan agar mendapatkan target dengan memanfaatkan sarana maupun prasarana tertentu yang memiliki daya guna.

Baca juga: Berikut Syarat Membuat NPWP Karyawan

Ciri-ciri administrasi

Administrasi memiliki beberapa ciri, menurut buku Dasar-Dasar Kewirausahaan (2019). Ciri-ciri tersebut antara lain sebagai berikut.

1. Terdiri atas sekelompok orang

Administrasi tidak bisa hanya dilakukan oleh satu orang saja karena membutuhkan kerja sama antara minimal dua orang atau lebih. Sehingga ciri utama administrasi adalah terdiri atas sekelompok orang dengan tujuan yang sama.

2. Menjalin kerja sama

Seperti yang telah disebutkan di atas, administrasi membutuhkan kerja sama demi tercapainya tujuan bersama yang diinginkan. Apabila kerja sama tidak dijalin, maka mustahil untuk meraih tujuan tersebut.

3. Memiliki tujuan yang harus dicapai

Sekelompok orang menjalin kerja sama dalam melakukan suatu hal, tentunya untuk mencapai tujuan. Tanpa adanya tujuan, aktivitas kerja sama tersebut tidak akan berarti apa-apa.

4. Adanya proses kegiatan usaha

Dalam administrasi, proses kegiatan usaha juga menjadi ciri penting lainnya. Proses ini diartikan sebagai serangkaian kegiatan usaha untuk menjalin kerja sama dan meraih tujuan.

5. Kegiatan bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

Ciri lainnya dari administrasi adalah adanya bimbingan, kepemimpinan, serta pengawasan. Ketiga hal tersebut tidak dapat dipisahkan dan harus dilakukan.

Baca juga: NPP BPJS: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mendapatkannya

Fungsi administrasi

Administrasi adalah salah satu bagian yang penting bagi sebuah perusahaan. Sebab, administrasi memiliki beberapa fungsi penting antara lain sebagai berikut.

1. Planning

Perencanaan merupakan kegiatan perencana yang memerlukan sebuah aktivitas administrasi mulai dari mengumpulkan data, mengolah data hingga menyusun perencanaan.

2. Organizing

Administrasi berfungsi sebagai penyusun dalam upaya membangun setiap komunikasi serta hubungan antar anggota atau karyawan secara mudah dipahami untuk mencapai tujuan sebuah organisasi atau perusahaan.

3. Coordinating

Seperti yang diatur oleh organisasi atau perusahaan, maka coordinating dilakukan supaya kegiatan perusahaan dapat berjalan lancar dan baik sehingga dapat menghindari adanya bentrok, kekosongan aktivitas dan kekacauan.Hal ini bisa berdampak secara positif untuk kelangsungan sebuah perusahaan kedepannya.

4. Reporting

Reporting merupakan aktivitas menyampaikan perkembangan, pergerakan serta hasil kegiatan atau program yang dilaksanakan oleh karyawan maupun anggota kepada atasan secara tertulis. Di mana laporan tersebut nantinya akan menunjukkan hasil kinerja karyawan sesuai dengan posisi dan tugasnya.

5. Budgeting

Anggaran merupakan hal yang penting dan harus ada dalam sebuah perusahaan maupun organisasi untuk meningkatkan kinerja. Selain itu, anggaran juga digunakan oleh perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan di masa pengembangan yang meliputi kerjasama, iklan dan sebagainya.

6. Staffing

Staffing berkaitan dengan sumber daya manusia di sebuah perusahaan yang meliputi perekrutan tenaga ahli, pengembangan dan kebutuhan perlengkapan.

7. Directing

Directing merupakan aktivitas interaksi dengan anggota organisasi atau perusahaan yang berbentuk bimbingan, perintah-perintah atau saran supaya tugas dapat dijalankan dengan baik dan mampu mencapai tujuan yang ditentukan.

Baca juga: Manfaat dan Syarat Klaim JKK-JKM

Tujuan administrasi

Selain fungsi, administrasi juga memiliki beberapa tujuan, antara lain sebagai berikut. 

1. Menyusun program usaha

Setiap perusahaan atau organisasi pasti memerlukan informasi maupun data yang digunakan sebagai acuan untuk menyusun program kerja unggulan. Biasanya informasi maupun data tersebut bisa diperoleh melalui kegiatan administrasi.

Hal inilah yang menjadi alasan kenapa proses administrasi harus dilaksanakan secara sistematis. Sebab dengan begitu baik informasi maupun data yang dibutuhkan bisa ditemukan secara lebih mudah.

2. Evaluasi kegiatan organisasi

Dengan adanya sistem administrasi yang baik maka dapat membantu sebuah organisasi atau perusahaan untuk melihat beragam informasi dan data. Nantinya dari informasi dan data tersebut, organisasi atau perusahaan bisa melakukan evaluasi terhadap semua kegiatan organisasi yang telah dilakukan selama ini.

3. Memantau kegiatan administrasi

Administrasi adalah kegiatan yang meliputi banyak hal sehingga dalam pelaksanaannya harus dikerjakan secara sistematis dan teratur. Dengan penerapan administrasi yang baik, menjadikan sebuah perusahaan atau organisasi bisa memantau apa, bagaimana, di mana, kapan dan mengapa suatu kegiatan dilakukan.

4. Memastikan keamanan bagi kegiatan usaha

Masing-masing perusahaan atau organisasi pasti membutuhkan kepastian keamanan saat melakukan aktivitas usahanya. Dengan demikian setiap perusahaan atau organisasi tersebut akan membutuhkan administrasi yang bagus guna memantau segala aktivitas baik dari dalam maupun dari luar. Selain itu, adanya proses administrasi tersebut membuat setiap aktivitas maupun transaksi dapat tercatat secara terperinci dan jelas.

Baca juga: Penting! Inilah Panduan Lengkap Pangkat Golongan PNS Serta Syaratnya!

Jenis-jenis administrasi

Administrasi memiliki beberapa jenis yang berbeda tergantung dari kebutuhannya. Jenis-jenis administrasi tersebut antara lain sebagai berikut.

1. Administrasi Kependudukan

Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan.

2. Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan adalah proses pengurusan atau penyelenggaraan, penyediaan, dan penggunaan uang dalam setiap usaha kerjasama.

3. Administrasi Lingkungan

Administrasi lingkungan adalah sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanakan pemerintah dan masyarakat yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan kualitas manusia dan lingkungan.

4. Administrasi Negara

Administrasi negara adalah administrasi yang berkaitan dengan ilmu sosial yang mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif, dan eksekutif.

5. Administrasi Niaga

Administrasi niaga adalah administrasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan yang bersifat perniagaan atau keuntungan bisnis.

6. Administrasi Pembangunan

Administrasi pembangunan adalah administrasi yang meliputi proses pengendalian usaha oleh negara atau pemerintah untuk merealisasikan pertumbuhan yang direncanakan.

7. Administrasi Perkantoran (Publik)

Administrasi perkantoran adalah administrasi dalam bentuk kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi.

Baca juga: Pahami Pengertian, Fungsi, dan Manfaat Sistem Informasi SDM

GreatDay HR: Aplikasi HRIS terintegrasi bantu ringankan pekerjaan administrasi HR perusahaan

jenis-jenis administrasi gdhr

Pekerjaan terkait administrasi perusahaan merupakan hal yang dapat dikatakan “mudah tapi rumit”. Sebab, hal-hal yang berhubungan dengan administrasi biasanya tidak sulit untuk dikerjakan namun jumlahnya banyak dan cukup rumit dalam hal birokrasinya.

Seringkali, orang malas mengurus administrasi yang sebenarnya esensial. Di perusahaan, administrasi biasanya berhubungan dengan data karyawan, perusahaan, surat-surat, dan lain sebagainya. Umumnya berkaitan dengan sumber daya manusia yang mana merupakan tanggung jawab HRD perusahaan.

Bagian HRD perusahaan terkadang kewalahan dalam menangani administrasi terutama karena file dan dokumen yang banyak dan menumpuk. Pengelolaan arsip-arsip administrasi yang harus disortir dan diperiksa tidak jarang mengharuskan mereka lembur.

Untuk mengatasi kendala dan keluhan HR terkait pengelolaan administrasi tersebut, GreatDay HR hadir dengan fitur-fitur canggih terintegrasi yang dapat meringankan beban pekerjaan HR tersebut. Aplikasi dengan sistem HRIS mutakhir ini dapat mengelola administrasi dari mulai data presensi karyawan, payroll, hingga proses rekrutmen secara otomatis tanpa ribet.

Bahkan Anda dapat mengakses seluruh data dengan praktis di mana saja dan kapan saja di satu aplikasi melalui ponsel pintar Anda.

Tertarik dengan kemudahan tersebut? Segera unduh aplikasinya di Appstore dan Playstore, atau kunjungi lamannya dan jadwalkan demonya secara gratis! Nikmati kemudahan pengelolaan administrasi SDM perusahaan tanpa penat dengan GreatDay HR!

Baca juga: Workforce Management: Pengertian, Manfaat, dan Penggunaan Sistem WFM

Tags :

Related Topics