Setiap orang yang bekerja pada perusahaan pasti memiliki tugas yang harus dikerjakan dan tanggung jawab masing-masing. Tugas-tugas yang dijalankan karyawan ini disebut dengan job description.
Jika Anda adalah seorang karyawan atau pelamar kerja, istilah ini pasti sudah tidak asik lagi di telinga Anda. Tentunya ini karena job description adalah salah satu hal utama yang Anda pertimbangkan saat ingin melamar kerja di suatu perusahaan.
Jadi, dapat dikatakan bahwa job desk memiliki peran penting di dalam suatu perusahaan. Namun, apakah Anda mengetahui apa saja manfaatnya? Bagaimana cara menyusun job description dengan baik dan benar?
Di dalam artikel ini, GreatDay HR akan menjawab kedua pertanyaan tersebut dan masih banyak lagi.
Tanpa basa-basi lagi, mari kita ulas.
Baca juga: Pengertian, Tujuan dan Fungsi Dari Manajemen Sumber Daya Manusia
Job description adalah sebuah petunjuk dan pedoman yang dapat memberikan kejelasan terhadap suatu pekerjaan di dalam suatu perusahaan.
Ini karena job desc berisi segala informasi mengenai peran, tugas, dan wewenang dari setiap karyawan. Sehingga, dapat dikatakan bahwa job description merupakan kumpulan hal-hal yang harus dikerjakan dengan baik dan benar oleh karyawan agar perusahaan berjalan dengan lancar.
Lantas, apa peran penting job description bagi posisi atau jabatan tertentu di dalam sebuah perusahaan? Simak ulasan berikut.
Baca juga: Mengenal Tugas, Fungsi, dan Peranan Supervisor dalam Perusahaan
Bagi Perekrut, job desc membantu untuk menentukan kriteria apa yang dicari dan kandidat seperti apa yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan tiap jabatan. Sedangkan bagi Pelatih, job desc membantu dalam menentukan program dan pengetahuan apa saja yang perlu dikuasai pekerja untuk jabatannya.
Bagi Assessor, job desc dapat membantu dalam menganalisa pemegang jabatan, seperti untuk mengadakan tes kemampuan, interview mendalam, dan sebagainya.
Sedangkan bagi Succession Planner, job desc dapat digunakan untuk menentukan tempat karyawan yang sesuai dengan peran, tanggung jawab, dan kebutuhan perusahaan.
Job desc akan membantu bagian perencanaan dan pengembangan dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan, penyusunan skala prioritas, dan mempermudah koordinasi.
Berguna untuk mengevaluasi beban kerja dan membandingkannya dengan jabatan lain dalam perusahaan
Job desc adalah satu-satunya dokumen yang secara keseluruhan mendeskripsikan tugas dan peran, kemampuan apa yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tersebut, dan dimana peran tersebut sesuai atau cocok di perusahaan. Hal ini membuat mengidentifikasi kandidat lebih sederhana, siapa yang cocok untuk peran ini, dan siapa yang bertanggung jawab untuk tugas itu.
Selain yang dituliskan diatas, perusahaan juga dapat merasakan berbagai manfaat lain dari menyusun job description. Dibawah ini, GreatDay HR akan menjelaskan empat keuntungan utama yang dirasakan perusahaan dari penysunan sebuah job desk.
Baca juga: Apa itu Tanggung Jawab Sosial Perusahaan?
Adanya job description dapat mempermudah pengalokasian karyawan yang tepat dan efisien. Hal ini dapat membantu perusahaan mencari tahu masalah dan apa penyebabnya ketika ada karyawan yang tidak dapat mengerjakan tugasnya.
Dengan job description yang tepat, maka perusahaan akan mengetahui kekurangan dan kelebihan karyawan dan dapat menanyakan jika ada yang menghambat mereka selama ini dan bagaimana cara untuk bekerja dengan lebih cepat dari sebelumnya.
Mengetahui semua ini tentunya akan membuat pemetaan dan pengalokasian sumber daya manusia dengan lebih mudah.
Dengan memiliki job description yang lengkap dan komprehensif, maka karyawan akan memahami dengan benar mengenai apa tugas dan tanggung jawab mereka. Kejelasan Ini dapat membuat mereka bekerja dengan lebih efisien dan optimal karena mereka tidak harus menyelesaikan pekerjaan yang tidak termasuk di dalam job description mereka.
Efisiensi kerja yang meningkat dari karyawan ini nantinya akan memiliki pengaruh yang positif terhadap produktivitas perusahaan secara keseluruhan.
Evaluasi secara rutin (umumnya setahun sekali) perlu dilakukan perusahaan agar dapat mengetahui dengan jelas mengenai kualitas SDM yang ada. Di dalam proses penilaian ini, umumnya karyawan akan dievaluasi berdasarkan keterampilannya dan bagaimana mereka mengerjakan tugas-tugas yang tertulis di job description.
Selain dapat bekerja lebih efisien, karyawan juga bisa merasa tertantang untuk mengerjakan pekerjaannya karena adanya job desk. Ini terutama terlihat jika ada karyawan lain yang memiliki job description yang sama, maka sangat mungkin keduanya mendapatkan semangat lebih untuk bekerja dengan lebih baik lagi.
Sesuai dengan namanya, job desc harus bisa dengan tepat mendeskripsikan isi pekerjaan, lingkungan, dan kondisi pekerjaan. Menurut Ardana et al (2012), Anda harus memperhatikan enam kriteria atau kualifikasi ini ketika menentukan job desc:
Dalam penyusunan job desc, terdapat lima elemen penting yang harus selalu dipertimbangkan. Kelima elemen ini berada di posisi yang sejajar sehingga harus dipahami sebelum menyusun job desc. Lima elemen tersebut, ialah:
Elemen pertama yang perlu Anda ketahui adalah spesifikasi pekerjaan apa yang harus dimiliki suatu jabatan. Persyaratan apa saja yang dibutuhkan sehingga dapat ditentukan dasar untuk penilaian kualitas.
Penilaian kualitas pekerjaan melibatkan compensable factor dalam menentukan empat elemen lainnya.
Faktor-faktor compensable itu antara lain: kondisi pekerjaan, tanggung jawab, usaha, dan keterampilan. Faktor-faktor ini harus dijabarkan secara terperinci dan spesifik. Misalnya dalam keterampilan harus mencakup pendidikan, pengalaman, kecerdasan, dan inisiatif.
Elemen kedua yaitu akuntabilitas berhubungan erat dengan etika dalam konsep administrasi. Job desc harus memiliki akuntabilitas supaya pemegang jabatan menjalankan tugas dan wewenangnya.
Akuntabilitas mewakili pengetahuan dan tanggung jawab serta berkaitan dengan kebijakan-kebijakan, keputusan, dan setiap tindakan yang diambil perusahaan. Unsur penting dalam pembuatan job desc yang baik yang mampu memberikan pandangan kepada pemilik jabatan sehingga mampu dijalankan sesuai aturan dan ketentuan yang dibuat.
Elemen ketiga dan yang paling penting dalam sebuah job desc adalah tugas dan tanggung jawab. Job desc menjabarkan tugas dan tanggung jawab dalam jabatan yang bisa dijabarkan dalam bentuk poin yang mendeskripsikan tentang apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak harus dilakukan.
Elemen selanjutnya berupa cerita ringkas yang menggambarkan pekerjaan dan karakteristik pekerjaan yang harus dilakukan secara umum. Berikan informasi mengenai objektivitas dan ketepatan kerja seringkas mungkin karena berguna untuk membedakan aktivitas utama dan fungsi kerja spesifik dengan jenis kerja lainnya.
Elemen terakhir ini berhubungan dengan tingkatan posisi dalam perusahaan (supervisor, divisi, institusi, kode pekerjaan, dan jabatan). Proses pada elemen ini umumnya dijabarkan secara singkat dalam satu sampai dua kalimat.
Setelah kelima elemen penting dalam penyusunan job desc, analisis jabatan perlu dilakukan oleh Departemen Ketenagakerjaan. Analisis pada dasarnya merupakan pengumpulan seluruh informasi yang berkaitan dengan jabatan dalam periode tertentu.
Oleh karena itu, dalam proses analisis diperlukan dokumentasi, kategori, dan pengumpulan data karena hasilnya sangat penting untuk membantu menspesifikkan penjabaran mengenai pekerjaan atau jabatan.
Baca juga: Perhatikan Poin Penting Dalam Penggajian Ini?
Jadi bagaimana langkah-langkah menulis job desc yang baik?
[Jenis Pekerjaan]
Nama Jabatan Formal
Melaporkan kepada: [Nama Jabatan] akan melaporkan kepada [Nama posisi atau jabatan tempat melaporkan]
Gambaran Pekerjaan: Memberikan ringkasan, 4 kalimat deskripsi tentang pekerjaan, apa yang dikategorikan sebagai sukses, bagaimana posisi ini sesuai dengan perusahaan.
Tanggung Jawab dan Tugas:
Kualifikasi:
Kini setelah Anda telah mengetahui berbagai hal tentang job desc, saatnya Anda mulai membuatnya untuk perusahaan Anda. Bingung mulai darimana? Berikut kami berikan beberapa contoh untuk membantu Anda memulai dengan lebih cepat.
Di dalam sebuah pabrik, operatur produksi memiliki berbagai tugas yang harus ia kerjakan dan termasuk dalam job desknya. Berikut adalah beberapa tugas yang termasuk dari job description operator produksi
Digital Marketing Specialist bertugas untuk memastikan pemasaran yang dilakukan oleh perusahaan secara online berjalan secara maksimal. Berikut ulasannya.
Jadi, job description merupakan gambaran tertulis tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dengan aspek-aspek pekerjaan pada jabatan tertentu dalam organisasi secara terperinci.
Job desc membuat proses identifikasi kandidat lebih sederhana, siapa yang cocok untuk peran ini, dan siapa yang bertanggung jawab untuk tugas itu dapat ditentukan dengan lebih mudah.
Terdapat 5 elemen yang harus diperhatikan dalam pembuatan job desc: spesifikasi, akuntabilitas, tugas dan tanggung jawab, ringkasan pekerjaan, serta identifikasi pekerjaan.