Apa Itu Job Desk? Ketahui Arti Job Description Disini!

Setiap orang yang bekerja pada perusahaan pasti memiliki tugas yang harus dikerjakan dan tanggung jawab masing-masing. Tugas-tugas yang dijalankan karyawan ini disebut dengan job description.

Jika Anda adalah seorang karyawan atau pelamar kerja, istilah ini pasti sudah tidak asik lagi di telinga Anda. Tentunya ini karena job description adalah salah satu hal utama yang Anda pertimbangkan saat ingin melamar kerja di suatu perusahaan.

Jadi, dapat dikatakan bahwa job desk memiliki peran penting di dalam suatu perusahaan. Namun, apakah Anda mengetahui apa saja manfaatnya? Bagaimana cara menyusun job description dengan baik dan benar? 

Di dalam artikel ini, GreatDay HR akan menjawab kedua pertanyaan tersebut dan masih banyak lagi.

Tanpa basa-basi lagi, mari kita ulas.

Baca juga: Pengertian, Tujuan dan Fungsi Dari Manajemen Sumber Daya Manusia

Peran Penting Job Desk Bagi Perusahaan

Job description adalah sebuah petunjuk dan pedoman yang dapat memberikan kejelasan terhadap suatu pekerjaan di dalam suatu perusahaan.

Ini karena job desc berisi segala informasi mengenai peran, tugas, dan wewenang dari setiap karyawan. Sehingga, dapat dikatakan bahwa job description merupakan kumpulan hal-hal yang harus dikerjakan dengan baik dan benar oleh karyawan agar perusahaan berjalan dengan lancar.

Lantas, apa peran penting job description bagi posisi atau jabatan tertentu di dalam sebuah perusahaan? Simak ulasan berikut.

1. Bagi CEO atau Chief Executive Officer 

1. Membantu menentukan kebijakan, prosedur, dan standar organisasi perusahaan.
2. Membantu menentukan keputusan strategis dalam hal integrasi, divestasi, investasi, aliansi, dan joint venture.
3. Membantu menganalisis dan menentukan prioritas bagi alokasi sumber daya dan anggaran perusahaan.

2. Bagi Manajer dan setingkatnya

1. Mengelola operasional harian perusahaan
2. Membantu menyelesaikan pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi
3. Membantu menjelaskan apa yang diharapkan dan harus dilakukan
4. Menghindari resiko terjadinya perbedaan pemahaman
5. Memberi batasan wewenang di setiap jabatan

Baca juga: Mengenal Tugas, Fungsi, dan Peranan Supervisor dalam Perusahaan

3. Bagi Perekrut dan pelatih (recruiter and trainer)

Bagi Perekrut, job desc membantu untuk menentukan kriteria apa yang dicari dan kandidat seperti apa yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan tiap jabatan. Sedangkan bagi Pelatih, job desc membantu dalam menentukan program dan pengetahuan apa saja yang perlu dikuasai pekerja untuk jabatannya. 

4. Bagi Assessor dan Succession Planner

Bagi Assessor, job desc dapat membantu dalam menganalisa pemegang jabatan, seperti untuk mengadakan tes kemampuan, interview mendalam, dan sebagainya. 

Sedangkan bagi Succession Planner, job desc dapat digunakan untuk menentukan tempat karyawan yang sesuai dengan peran, tanggung jawab, dan kebutuhan perusahaan.

5. Bagi Research and Development Department (Divisi Perencanaan dan Pengembangan)

Job desc akan membantu bagian perencanaan dan pengembangan dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan, penyusunan skala prioritas, dan mempermudah koordinasi. 

6.Bagi Evaluator Pekerjaan

Berguna untuk mengevaluasi beban kerja dan membandingkannya dengan jabatan lain dalam perusahaan

Manfaat Menyusun Job Desc

Job desc adalah satu-satunya dokumen yang secara keseluruhan mendeskripsikan tugas dan peran, kemampuan apa yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tersebut, dan dimana peran tersebut sesuai atau cocok di perusahaan. Hal ini membuat mengidentifikasi kandidat lebih sederhana, siapa yang cocok untuk peran ini, dan siapa yang bertanggung jawab untuk tugas itu.

Selain yang dituliskan diatas, perusahaan juga dapat merasakan berbagai manfaat lain dari menyusun job description. Dibawah ini, GreatDay HR akan menjelaskan empat keuntungan utama yang dirasakan perusahaan dari penysunan sebuah job desk.

Baca juga: Apa itu Tanggung Jawab Sosial Perusahaan?

1. Dapat Mengalokasikan SDM dengan Benar

Adanya job description dapat mempermudah pengalokasian karyawan yang tepat dan efisien. Hal ini dapat membantu perusahaan mencari tahu masalah dan apa penyebabnya ketika ada karyawan yang tidak dapat mengerjakan tugasnya.

Dengan job description yang tepat, maka perusahaan akan mengetahui kekurangan dan kelebihan karyawan dan dapat menanyakan jika ada yang menghambat mereka selama ini dan bagaimana cara untuk bekerja dengan lebih cepat dari sebelumnya.

Mengetahui semua ini tentunya akan membuat pemetaan dan pengalokasian sumber daya manusia dengan lebih mudah.

2. Tanggung Jawab Karyawan yang Jelas

Dengan memiliki job description yang lengkap dan komprehensif, maka karyawan akan memahami dengan benar mengenai apa tugas dan tanggung jawab mereka. Kejelasan Ini dapat membuat mereka bekerja dengan lebih efisien dan optimal karena mereka tidak harus menyelesaikan pekerjaan yang tidak termasuk di dalam job description mereka.

Efisiensi kerja yang meningkat dari karyawan ini nantinya akan memiliki pengaruh yang positif terhadap produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

3. Mempermudah Penilaian Kualitas SDM Perusahaan

Evaluasi secara rutin (umumnya setahun sekali) perlu dilakukan perusahaan agar dapat mengetahui dengan jelas mengenai kualitas SDM yang ada. Di dalam proses penilaian ini, umumnya karyawan akan dievaluasi berdasarkan keterampilannya dan bagaimana mereka mengerjakan tugas-tugas yang tertulis di job description.

4. Dapat Memberikan Motivasi Lebih Kepada Karyawan

Selain dapat bekerja lebih efisien, karyawan juga bisa merasa tertantang untuk mengerjakan pekerjaannya karena adanya job desk. Ini terutama terlihat jika ada karyawan lain yang memiliki job description yang sama, maka sangat mungkin keduanya mendapatkan semangat lebih untuk bekerja dengan lebih baik lagi.

Kualifikasi Job Description

Sesuai dengan namanya, job desc harus bisa dengan tepat mendeskripsikan isi pekerjaan, lingkungan, dan kondisi pekerjaan. Menurut Ardana et al (2012), Anda harus memperhatikan enam kriteria atau kualifikasi ini ketika menentukan job desc:

1. Sistematis
   Terdiri dari komponen-komponen yang berfungsi dan tersusun dalam tata hubungan yang membentuk sistem sehingga mudah dipahami.
2. Jelas
   Job desc dibuat menggunakan bahasa yang mudah dipahami sehingga bisa dengan mudah dimengerti oleh pembacanya dan tidak membingungkan.
3. Ringkas
   Pilih dan gunakan kalimat yang singkat dan padat informasi sehingga tidak dibutuhkan waktu yang terlalu lama untuk membaca dan memahaminya. 
4. Tepat
   Menyajikan uraian yang memberikan pengertian secara tepat sehingga apa yang dimaksud tersampaikan.
5. Taat asas
   Berisi kata-kata dan kalimat yang memberikan arahan dan maksud yang selaras serta tidak bertentangan satu sama lain.
6. Akurat
   Tersusun secara teliti dengan memaparkan keadaan yang lengkap, tidak kurang atau lebih. 

Bagaimana Cara Membuat Job Desc dan Apa Saja yang Harus Dituliskan? 

Dalam penyusunan job desc, terdapat lima elemen penting yang harus selalu dipertimbangkan. Kelima elemen ini berada di posisi yang sejajar sehingga harus dipahami sebelum menyusun job desc. Lima elemen tersebut, ialah:

1. Spesifikasi 

Elemen pertama yang perlu Anda ketahui adalah spesifikasi pekerjaan apa yang harus dimiliki suatu jabatan. Persyaratan apa saja yang dibutuhkan sehingga dapat ditentukan dasar untuk penilaian kualitas.

Penilaian kualitas pekerjaan melibatkan compensable factor dalam menentukan empat elemen lainnya.

Faktor-faktor compensable itu antara lain: kondisi pekerjaan, tanggung jawab, usaha, dan keterampilan. Faktor-faktor ini harus dijabarkan secara terperinci dan spesifik. Misalnya dalam keterampilan harus mencakup pendidikan, pengalaman, kecerdasan, dan inisiatif. 

2. Akuntabilitas

Elemen kedua yaitu akuntabilitas berhubungan erat dengan etika dalam konsep administrasi. Job desc harus memiliki akuntabilitas supaya pemegang jabatan menjalankan tugas dan wewenangnya.

Akuntabilitas mewakili pengetahuan dan tanggung jawab serta berkaitan dengan kebijakan-kebijakan, keputusan, dan setiap tindakan yang diambil perusahaan.  Unsur penting dalam pembuatan job desc yang baik yang mampu memberikan pandangan kepada pemilik jabatan sehingga mampu dijalankan sesuai aturan dan ketentuan yang dibuat.

3. Tugas dan Tanggung Jawab

Elemen ketiga dan yang paling penting dalam sebuah job desc adalah tugas dan tanggung jawab. Job desc menjabarkan tugas dan tanggung jawab dalam jabatan yang bisa dijabarkan dalam bentuk poin yang mendeskripsikan tentang apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak harus dilakukan. 

4. Ringkasan Pekerjaan

Elemen selanjutnya berupa cerita ringkas yang menggambarkan pekerjaan dan karakteristik pekerjaan yang harus dilakukan secara umum. Berikan informasi mengenai objektivitas dan ketepatan kerja seringkas mungkin karena berguna untuk membedakan aktivitas utama dan fungsi kerja spesifik dengan jenis kerja lainnya. 

5. Identifikasi Pekerjaan 

Elemen terakhir ini berhubungan dengan tingkatan posisi dalam perusahaan (supervisor, divisi, institusi, kode pekerjaan, dan jabatan). Proses pada elemen ini umumnya dijabarkan secara singkat dalam satu sampai dua kalimat. 

Setelah kelima elemen penting dalam penyusunan job desc, analisis jabatan perlu dilakukan oleh Departemen Ketenagakerjaan. Analisis  pada dasarnya merupakan pengumpulan seluruh informasi yang berkaitan dengan jabatan dalam periode tertentu.

Oleh karena itu, dalam proses analisis diperlukan dokumentasi, kategori, dan pengumpulan data karena hasilnya sangat penting untuk membantu menspesifikkan penjabaran mengenai pekerjaan atau jabatan. 

Baca juga: Perhatikan Poin Penting Dalam Penggajian Ini?

Langkah-Langkah Menulis Job Desc

Jadi bagaimana langkah-langkah menulis job desc yang baik?

1. Gunakan nama jabatan yang akurat
2. Tulis ringkasan singkat yang menyediakan overview tentang pekerjaan
3. Definisikan apa itu sukses di jabatan tersebut setelah 30 hari, kuarter pertama, dan tahun pertama
4. Tulis tanggung jawab pekerjaan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut, bukan setiap pekerjaan
5. Menulis daftar kualifikasi
6. Minta pendapat orang lain
7. Minta HRD dan manajer rekrutmen menilai dan menandatanganinya
8. Unggah atau sebarkan di tempat dimana karyawan bisa mengaksesnya

Format Job Desc

Contoh Job Desk

Kini setelah Anda telah mengetahui berbagai hal tentang job desc, saatnya Anda mulai membuatnya untuk perusahaan Anda. Bingung mulai darimana? Berikut kami berikan beberapa contoh untuk membantu Anda memulai dengan lebih cepat.

Contoh Job Description Operator Produksi

Di dalam sebuah pabrik, operatur produksi memiliki berbagai tugas yang harus ia kerjakan dan termasuk dalam job desknya. Berikut adalah beberapa tugas yang termasuk dari job description operator produksi

• Briefing
• Memahami standar keamanan, kesehatan, dan keselamatan kerja atau K3

• Mengoperasikan mesin atau alat dengan benar
• Dapat bekerja sesuai dengan standar operational prosedur perusahaan
• Mengontrol proses produksi untuk memastikan material terpakai secara efisien
• Mengatasi berbagai kendala produksi
• Memproduksi barang berkualitas
• Bekerja sesuai target 
• Memelihara lingkungan kerja
• Membuat laporan
• Memelihara media kerja
• Melaksanakan rencana dan kebijakan produksi
• Melakukan proses produksi sesuai dengan prosedur ketentuan perusahaan
• Mengontrol proses produksi
• Efisiensi material produksi
• Mengontrol serta mengatur bahan baku produksi
• Bertanggung jawab atas proses produksi
• Bertanggung jawab atas pengendalian kualitas produk
• Melakukan pengecekan produk
• Melakukan pemeriksaan dan pemantauan produk
• Memastikan proses produksi berjalan dengan baik

Contoh Job Desk Digital Marketing Specialist

Digital Marketing Specialist bertugas untuk memastikan pemasaran yang dilakukan oleh perusahaan secara online berjalan secara maksimal. Berikut ulasannya. 

1. Membuat rencana pemasaran digital yang berhubungan dengan iklan online, email, SEO atau SEM, media sosial, dan email.
2. Mengukur dan melaporkan kinerja pemasaran digital dan membandingkannya dengan target atau KPI yang ditentukan sebelumnya.
3. Melakukan analisis pada tren dan insights untuk memaksimalkan aktivitas pemasaran online.
4. Brainstorming dan berkolaborasi dengan tim digital marketing saat menyusun strategi terbaru.
5. Melaksanakan percobaan dan mengukur hasilnya dengan tes konversi.
6. Mempunyai target yang terukur terhadap channel iklan yang berbayar.

Kesimpulan

Jadi, job description  merupakan gambaran tertulis tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dengan aspek-aspek pekerjaan pada jabatan tertentu dalam organisasi secara terperinci.

Job desc membuat proses identifikasi kandidat lebih sederhana, siapa yang cocok untuk peran ini, dan siapa yang bertanggung jawab untuk tugas itu dapat ditentukan dengan lebih mudah.

Terdapat 5 elemen yang harus diperhatikan dalam pembuatan job desc: spesifikasi, akuntabilitas, tugas dan tanggung jawab, ringkasan pekerjaan, serta identifikasi pekerjaan.