Cara Kerja dan Keunggulan Menggunakan Absensi Mobile Untuk Karyawan

Saat ini, penggunaan absensi secara manual dan fingerprint telah digantikan oleh absensi mobile. Sebab, absensi mobile nyatanya lebih praktis dibandingkan dengan dua cara sebelumnya. Tidak perlu mengantri, mengurangi penyebaran virus dan bakteri, dan lebih fleksibel.

Karyawan hanya perlu menginstall aplikasi absensi mobile yang dapat merekam data kehadiran datang dan pulang melalui ponsel mereka. Faktor lainnya yang membuat absensi mobile semakin digemari adalah karena banyak perusahaan yang menerapkan budaya WFH dan Hybrid working.

Dengan absensi mobile, data absensi karyawan dapat direkam dan dipantau dengan mudah di mana saja kapan saja. Selebihnya, artikel GreatDay HR kali ini akan membahas tentang cara kerja dan keunggulan dari penggunaan absensi mobile. Simak pembahasannya berikut ini!

Baca juga: Sebelum Menggunakan Sistem Baru, Berikut Kelebihan dan Kekurangan E-absensi Yang Harus Kalian Ketahui!

Cara kerja absensi mobile

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, sistem absensi mobile memungkinkan karyawan untuk bisa melakukan presensi secara online di mana saja. Adapun cara kerjanya antara lain sebagai berikut.

1. Download aplikasi yang  menyediakan fitur absensi mobile melalui Playstore, Appstore, atau website resmi penyedia sistem absensi.
2. Install aplikasi ke gadget yang Anda gunakan baik itu ponsel pintar maupun tablet.
3. Login ke dalam aplikasi dengan menggunakan username dan password. Perlu Anda ketahui, sistem absensi ini umumnya akan dikelola oleh tim HR perusahaan. Jadi, credential login biasanya akan disediakan oleh pihak perusahaan.
4. Anda bisa mulai melakukan rekam kehadiran secara online di mana saja melalui aplikasi tersebut. Setiap aplikasi absensi mobile memiliki cara yang berbeda-beda untuk merekam jam kehadiran karyawannya. Beberapa di antaranya akan meminta user untuk menekan tombol start, tombol clock in, atau harus dengan mengambil selfie dengan kamera ponsel.
5. Sistem akan mencatat data terkait jam kehadiran karyawan secara real time dan menyimpan informasi tersebut ke dalam satu pusat data. Dengan demikian, jika perusahaan Anda memiliki beberapa cabang di kota lain, maka tim HR dapat memantau kedisiplinan seluruh karyawan melalui aplikasi absensi mobile tersebut.
6. Data yang terbaca pada sistem nantinya adalah posisi karyawan berdasarkan GPS, jam masuk, jam  keluar, jam istirahat, dan sebagainya. Dengan begitu, perusahaan bisa mengetahui lokasi di mana karyawan melakukan rekam absensi. Selain itu, fungsi GPS dan sistem lainnya pada absensi mobile juga dapat mencegah manipulasi data kehadiran.
7. Data yang masuk secara terpusat kemudian digunakan sebagai bahan berbagai keputusan dan pertimbangan termasuk gaji, analisis jam kerja, jam lembur, dan sebagainya. Sebab data yang masuk ke dalam sistem absensi terintegrasi juga langsung dengan sistem pada fitur lainnya.

Baca juga: 5 Rekomendasi Aplikasi Absensi Online Gratis

Keunggulan menggunakan absensi mobile

Penggunaan absensi mobile menjadi semakin populer karena banyak keunggulannya dibandingkan dengan sistem absensi konvensional. Berikut di antaranya.

Mencegah pemalsuan data kehadiran

Dengan menggunakan aplikasi absensi mobile, karyawan tidak bisa memanipulasi data kehadiran. Sebab, data yang masuk ke dalam aplikasi langsung disimpan dengan aman di cloud server. Selain itu, data tersebut bisa diakses oleh HR secara real-time. 

Data perhitungan jam kerja lebih akurat

Absensi mobile membantu HR dalam memonitor dan menilai kinerja karyawan. Sebab, sistem secara otomatis merekam data kehadiran saat masuk dan pulang kerja karyawan dan membuat perhitungan jumlah jam kerja secara akurat. Kegiatan lembur dan cuti karyawan pun akan dihitung secara otomatis. 

Rekam absensi lebih mudah

Karyawan tidak perlu repot-repot lagi datang ke kantor untuk merekam absensi, terutama jika sedang WFH atau WFA. Absensi mobile dapat diakses di mana saja asalkan karyawan memiliki gadget dan koneksi internet yang memadai. Pekerjaan HR pun akan jadi lebih mudah karena rekapitulasi data kehadiran karyawan sudah tercatat otomatis, jadi tidak perlu lagi input manual dengan format manual.

Menghemat anggaran operasional perusahaan

Perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan dana untuk pengadaan mesin absensi atau kertas. Dengan fungsi biometrik yang sama, absensi mobile bisa dilakukan melalui gadget masing-masing karyawan. Dengan begitu, perusahaan bisa memangkas anggaran operasional dan mengalokasikannya untuk kepentingan lain.

Terintegrasi dengan payroll

Hal yang paling membuat aplikasi absensi mobile digemari adalah terintegrasinya data kehadiran dengan sistem penggajian/payroll perusahaan. Penilaian kinerja karyawan dapat dilakukan dengan cepat karena tinggal menganalisis data yang sudah direkap otomatis. Tidak perlu lagi penghitungan komponen penggajian yang manual hingga lembur.

Baca juga: Ketahui Pengertian, Fungsi, Hingga Pentingnya Teknologi Geotagging 

Rekam data kehadiran lebih praktis dan anti pemalsuan dengan aplikasi GreatDay HR

Berbicara mengenai absensi mobile, saat ini telah banyak aplikasi yang dapat digunakan untuk mengelola absensi karyawan menjadi lebih praktis. Meskipun telah menggunakan teknologi digital, masih saja ada oknum yang memalsukan atau memanipulasi absensinya.

Hal tersebut terjadi karena tidak adanya update sistem dalam aplikasi absensi. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya lebih jeli dalam memilih aplikasi absensi mobile yang akan digunakan. Gunakan aplikasi mobile HRIS GreatDay HR sebagai solusi pengelolaan absensi yang aman dan akurat.

Karyawan hanya perlu melakukan selfie dengan kamera ponsel untuk merekam absensi datang dan pulang. Dilengkapi dengan teknologi Face Matching dan Geo-tagging, fitur Attendance dari GreatDay HR menjamin keaslian dan keakuratan perekaman absensi karyawan. Tidak ada lagi celah pemalsuan dan manipulasi data absensi.

Selain itu, seluruh data absensi yang direkam juga langsung terintegrasi dengan payroll. Tunggu apa lagi? Dapatkan kemudahan pengelolaan absensi di GreatDay HR sekarang juga! Download aplikasinya atau kunjungi websitenya untuk informasi lebih lanjut, serta jadwalkan demonya secara GRATIS!

Baca juga: SaaS: Software Layanan Berbasis Cloud Yang Dapat Meningkatkan Produktivitas Perusahaan