Jadwalkan Demo

Penggunaan Sistem Absensi Pegawai Memberikan Banyak Keuntungan bagi Perusahaan, Apa Saja?

Rizka Maria Merdeka | August 25, 2023 | HRIS
by GreatDay HR

Dalam era yang semakin terhubung dan berfokus pada efisiensi, penggunaan sistem absensi telah menjadi komponen penting dalam manajemen perusahaan modern. Sebab, penggunaan sistem yang mumpuni dapat meningkatkan keefektifan dalam pengelolaan data absensi pegawai.

Artikel kali ini akan membahas tentang keuntungan penggunaan sistem absensi pegawai dan tips untuk memilih sistem absensi yang cocok untuk perusahaan. Dengan mempertimbangkan keuntungan dan tipsnya, Anda akan dapat memutuskan dengan lebih bijak dalam mengadopsi teknologi ke dalam manajemen perusahaan.

Simak artikelnya sampai habis untuk informasi lebih lengkap!

Baca juga: Presensi dan Absensi, Apakah Sama? Berikut Penjelasannya!

Keuntungan menggunakan sistem absensi pegawai

Menggunakan sistem absensi memiliki banyak keuntungan, terutama ketika digunakan dalam konteks bisnis, perusahaan, atau organisasi. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan sistem absensi:

1. Presisi dan Akurasi Tinggi

Salah satu keuntungan utama menggunakan sistem absensi adalah tingkat presisi dan akurasi yang tinggi. Sistem ini menghilangkan potensi kesalahan manusia dalam mencatat kehadiran atau ketidakhadiran individu. Dengan teknologi yang canggih, seperti pemindai sidik jari, pemindai wajah, atau kartu akses, kehadiran dapat diidentifikasi dengan tingkat akurasi yang sangat tinggi.

2. Efisiensi Operasional

Sistem absensi otomatis mengurangi beban administratif dan menghemat waktu. Tidak lagi diperlukan tenaga kerja manusia untuk mengumpulkan, mencatat, atau menghitung absensi. Ini memungkinkan perusahaan atau institusi pendidikan untuk mengalokasikan sumber daya manusia untuk tugas-tugas yang lebih produktif.

3. Pemantauan Real-time

Sistem absensi modern memungkinkan pemantauan kehadiran secara real-time. Manajemen dapat dengan cepat mengidentifikasi karyawan atau siswa yang tidak hadir dan mengambil tindakan yang diperlukan. Hal ini juga berguna dalam situasi darurat atau keadaan khusus di mana perlu dilakukan evakuasi atau tindakan segera.

4. Analisis Data Mendalam

Data absensi yang terkumpul dapat digunakan untuk menganalisis tren dan pola. Ini membantu manajemen dalam memahami perilaku kehadiran dari waktu ke waktu. Misalnya, apakah ada tren tertentu dalam ketidakhadiran pada hari tertentu atau pada jam tertentu? Informasi ini dapat digunakan untuk mengambil keputusan yang lebih baik terkait dengan penjadwalan atau kebijakan kehadiran.

5. Keamanan Tinggi

Penggunaan teknologi biometrik dalam sistem absensi, seperti sidik jari atau pemindaian wajah, meningkatkan tingkat keamanan. Ini membuat sulit bagi individu untuk melakukan penyalahgunaan sistem dengan mencatatkan kehadiran atas nama orang lain.

6. Penghematan Biaya Jangka Panjang

Meskipun mungkin diperlukan investasi awal untuk mengimplementasikan sistem absensi, penghematan jangka panjang dapat signifikan. Ini termasuk pengurangan biaya administrasi manual, eliminasi ketidak jelasan dalam pencatatan absensi, dan peningkatan produktivitas yang menghasilkan keuntungan lebih besar.

7. Peningkatan Produktivitas

Data absensi yang akurat memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi masalah kedisiplinan atau ketidakhadiran yang kronis. Dengan informasi ini, langkah-langkah perbaikan dapat diambil untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi gangguan yang disebabkan oleh absensi yang tidak terduga.

8. Kemudahan Akses

Sebagian besar sistem absensi modern dapat diakses secara online atau melalui aplikasi seluler. Ini memudahkan pengguna, terutama manajer, untuk mengakses data absensi dari mana saja, kapan saja. Ini juga berguna bagi karyawan atau siswa yang bekerja atau belajar dari luar kantor atau kampus.

9. Kepatuhan Regulasi

Beberapa industri atau sektor memiliki peraturan ketat terkait dengan pemantauan absensi. Sistem absensi memastikan bahwa perusahaan atau institusi pendidikan tetap mematuhi peraturan tersebut, dengan mendokumentasikan dengan akurat kehadiran dan ketidakhadiran.

10. Pemantauan Kesehatan

Selama masa pandemi atau situasi kesehatan lainnya, sistem absensi dapat digunakan untuk melacak gejala atau kontak yang mungkin terjadi. Ini membantu dalam upaya pencegahan penyebaran penyakit dan melindungi kesehatan staf atau siswa.

11. Fleksibilitas dalam Pengaturan Kehadiran

Sistem absensi dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan atau institusi pendidikan. Ini mencakup pengaturan aturan kehadiran yang berbeda-beda sesuai dengan jenis pekerjaan, jadwal, atau kebijakan khusus.

12. Kemudahan Pelaporan

Sistem absensi sering dilengkapi dengan kemampuan pelaporan yang kuat. Ini memungkinkan pengguna untuk menghasilkan berbagai jenis laporan, termasuk laporan kehadiran harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Laporan ini berguna untuk dokumentasi, audit, atau pemantauan jangka panjang.

Baca juga: 5 Sistem Aplikasi Absensi yang Paling Digemari di Indonesia

Tips memilih sistem absensi bagi perusahaan

Memilih sistem absensi pegawai yang tepat untuk perusahaan Anda adalah keputusan penting, dan ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda memilih sistem absensi yang cocok untuk perusahaan:

1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan Anda

Sebelum Anda mulai mencari sistem absensi, sangat penting untuk memahami kebutuhan unik perusahaan Anda. Pertimbangkan beberapa pertanyaan kunci, seperti jumlah karyawan yang perlu dicatat kehadirannya, jenis pekerjaan yang mereka lakukan (misalnya, pekerja kantor, pekerja lapangan, atau pekerja jarak jauh), dan jenis kebijakan kehadiran yang ingin Anda terapkan.

2. Tentukan Jenis Sistem yang Cocok

Ada berbagai jenis sistem absensi, dan masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Beberapa jenis termasuk:

  1. Biometrik: Menggunakan data biometrik individu seperti sidik jari, pemindaian wajah, atau pemindaian iris untuk mengidentifikasi karyawan. Ini biasanya sangat akurat dan sulit untuk dipalsukan.
  2. Kartu Akses: Menggunakan kartu fisik atau kartu identifikasi lainnya yang diberikan kepada karyawan untuk mencatat kehadiran mereka.
  3. Aplikasi Seluler: Menggunakan aplikasi seluler yang memungkinkan karyawan untuk mencatat kehadiran mereka dengan smartphone mereka. Ini cocok untuk pekerja jarak jauh atau pekerjaan lapangan.

3. Prioritaskan Keamanan Data

Keamanan data adalah aspek kunci dalam pemilihan sistem absensi. Pastikan sistem yang Anda pilih memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi data kehadiran karyawan Anda. Ini mencakup enkripsi data, perlindungan terhadap akses tidak sah, dan kepatuhan dengan peraturan privasi yang berlaku.

4. Fleksibilitas dalam Pengaturan Kehadiran

Pilih sistem yang dapat disesuaikan dengan kebijakan kehadiran yang berbeda. Ini penting jika Anda memiliki berbagai jenis karyawan yang mungkin memerlukan aturan kehadiran yang berbeda-beda. Sistem yang fleksibel juga memungkinkan Anda untuk mengatasi perubahan dalam kebijakan kehadiran.

5. Kemudahan Penggunaan

Pastikan bahwa sistem absensi mudah digunakan oleh karyawan Anda. Antarmuka harus intuitif dan tidak memerlukan pelatihan yang panjang. Jika sistem terlalu rumit, ini dapat menyebabkan masalah dan frustrasi bagi karyawan, yang pada gilirannya dapat mempengaruhi kehadiran mereka.

6. Integrasi dengan Sistem Lain

Jika perusahaan Anda menggunakan perangkat atau perangkat lunak lain, pastikan sistem absensi dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada. Integrasi yang baik memastikan aliran kerja yang lebih efisien dan akurat.

7. Pemantauan Real-time

Sistem absensi yang memungkinkan pemantauan real-time adalah nilai tambah. Ini memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi masalah kehadiran segera dan mengambil tindakan yang diperlukan. Informasi real-time juga berguna untuk manajemen tugas sehari-hari.

Baca juga: Manfaat Absensi Karyawan untuk Perusahaan

8. Kemampuan Analisis Data

Beberapa sistem absensi memiliki kemampuan analisis data yang kuat. Ini berarti sistem mampu mengolah data kehadiran untuk mengidentifikasi tren dan pola yang mungkin berguna bagi manajemen. Informasi ini dapat membantu dalam perencanaan sumber daya manusia dan kebijakan kehadiran.

9. Biaya Total Pemilikan

Jangan hanya mempertimbangkan biaya awal sistem absensi, tetapi pertimbangkan juga biaya total pemilikan. Ini termasuk biaya implementasi, biaya pemeliharaan, pelatihan karyawan, dan biaya dukungan teknis. Pastikan sistem ini memiliki ROI positif dalam jangka panjang.

10. Dukungan dan Pelayanan Pelanggan

Pilih penyedia sistem absensi yang menawarkan dukungan pelanggan yang baik. Dukungan teknis yang andal sangat penting jika Anda mengalami masalah teknis atau perlu bantuan dalam mengoperasikan sistem.

11. Evaluasi Ulasan dan Rekomendasi

Lakukan riset online dan baca ulasan serta rekomendasi dari perusahaan lain yang telah menggunakan sistem absensi yang Anda pertimbangkan. Pengalaman mereka dapat memberikan wawasan berharga dan membantu Anda menghindari sistem yang mungkin memiliki masalah tersembunyi.

12. Kepatuhan Hukum

Pastikan bahwa sistem absensi yang Anda pilih mematuhi semua peraturan hukum yang berlaku, terutama terkait dengan privasi data dan hak karyawan. Ini adalah aspek penting untuk menjaga kepatuhan perusahaan Anda.

13. Uji Coba

Sebelum mengadopsi sistem absensi secara penuh, pertimbangkan untuk melakukan uji coba dengan kelompok kecil karyawan. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi masalah atau perubahan yang diperlukan sebelum melibatkan seluruh perusahaan.

Pemilihan sistem absensi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda adalah investasi yang penting untuk meningkatkan efisiensi operasional dan manajemen kehadiran karyawan. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini secara cermat, Anda dapat membuat keputusan yang cerdas dan memilih sistem yang paling cocok untuk perusahaan Anda.

Baca juga: Pengertian dan Kegunaan Teknologi Geofencing dalam Sistem Absensi

Rekam kehadiran dan kelola data absensi pegawai lebih efisien dengan GreatDay HR

sistem absensi pegawai gdhr

Dalam lingkup pekerjaan, terutama di perusahaan, kehadiran karyawan di tempat kerja memiliki signifikansi yang besar. Ini bukan hanya penting untuk menilai performa mereka, tetapi juga merupakan bagian vital dalam proses perhitungan gaji.

Maka dari itu, GreatDay HR menyediakan fitur Attendance yang memudahkan pengelolaan dan pencatatan kehadiran karyawan. Proses manual pengisian kehadiran, antrian, penggunaan kertas berlebihan dengan risiko hilang dan pemalsuan tidak diperlukan lagi.

Dengan GreatDay HR, karyawan hanya perlu mengambil foto selfie menggunakan ponsel pribadi mereka untuk mencatat kehadiran. Dalam hitungan detik, data absensi akan tercatat secara otomatis dan terhubung langsung dengan sistem penggajian.

Selain itu, GreatDay HR memiliki sistem Face Matching dan Geo Tagging yang menjamin pencatatan kehadiran karyawan yang akurat, presisi, dan terintegrasi. Tidak ada celah lagi untuk pemalsuan kehadiran. Data kehadiran juga disimpan dengan aman di penyimpanan Cloud.

Jadi, tunggu apa lagi? Segera langganan dan unduh aplikasi GreatDay HR sekarang! Untuk informasi lebih lanjut dan menjadwalkan demo, klik di sini!

Baca juga: Panduan Lengkap Absensi Karyawan & Cara Baru Kelola Kehadiran Karyawan

Trending Article
01
Rizka Maria Merdeka | November 28, 2023
22 Contoh Kelebihan dan Kekurangan Diri Saat…
02
Rizka Maria Merdeka | October 25, 2023
Penting! Panduan Lengkap Pangkat Golongan PNS Terbaru…
03
Rizka Maria Merdeka | November 18, 2021
14 Contoh Penulisan Notulen Rapat yang Tepat.…
Subscribe News Letter
Get notification on your email