Jadwalkan Demo

Mengungkap 7 Key Success Factor pada ERP untuk Implementasi yang Efektif

Rizka Maria Merdeka | June 5, 2024 | HRIS
by GreatDay HR

Dalam dunia bisnis modern, Enterprise Resource Planning (ERP) menjadi salah satu sistem yang krusial untuk efisiensi operasional dan integrasi proses bisnis. ERP adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk menggabungkan dan mengelola berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, manufaktur, dan rantai pasokan dalam satu platform terpadu. Komponen utama ERP mencakup modul-modul yang mencakup berbagai aspek operasional perusahaan, seperti manajemen keuangan, pengelolaan inventaris, produksi, dan manajemen hubungan pelanggan (CRM).

Namun, kesuksesan implementasi ERP tidak hanya bergantung pada teknologi yang digunakan, tetapi juga pada sejumlah faktor kunci. Tujuh faktor keberhasilan utama dalam implementasi ERP meliputi komitmen dan dukungan dari manajemen puncak, perencanaan yang cermat dan realistis, keterlibatan pengguna akhir, pemilihan vendor dan mitra implementasi yang tepat, manajemen perubahan yang efektif, uji coba dan pengujian yang menyeluruh, serta pengelolaan data yang baik.

Dengan memahami dan menerapkan faktor-faktor ini, perusahaan dapat memaksimalkan potensi ERP untuk mencapai efisiensi operasional dan keuntungan kompetitif yang signifikan.

Simak selengkapnya!

Baca juga: Pengelolaan Gaji dengan Outsourcing Payroll vs. Software HRIS, Mana yang Lebih Baik?

Apa itu ERP?

ERP atau Enterprise Resource Planning adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengelola berbagai proses bisnis dalam sebuah organisasi. ERP memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi banyak fungsi kantor belakang terkait teknologi, layanan, dan sumber daya manusia, serta menyediakan pandangan yang terintegrasi dari proses inti bisnis dalam waktu nyata.

Berikut adalah penjelasan lebih detail mengenai ERP:

  1. Integrasi proses bisnis: ERP mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, penjualan, produksi, inventaris, sumber daya manusia, dan lainnya dalam satu sistem tunggal. Ini membantu memastikan bahwa semua bagian dari organisasi dapat berkomunikasi dan berbagi informasi dengan lebih efisien.
  2. Otomatisasi dan efisiensi: Dengan mengotomatisasi proses bisnis, ERP dapat mengurangi pekerjaan manual yang memakan waktu, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional.
  3. Visibilitas dan laporan real time: ERP menyediakan akses real time ke data bisnis yang terkini. Hal ini memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi yang akurat dan terbaru.
  4. Scalability: Sistem ERP dirancang untuk tumbuh bersama perusahaan. Sebagai perusahaan berkembang, sistem ERP dapat disesuaikan dan diperluas untuk mendukung proses bisnis tambahan dan volume transaksi yang lebih besar.
  5. Standarisasi proses: Dengan mengimplementasikan ERP, perusahaan dapat menstandarisasi proses bisnisnya di seluruh unit atau cabang, memastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja dengan cara yang konsisten.
  6. Kepatuhan dan pelaporan: ERP membantu perusahaan mematuhi berbagai regulasi dengan menyediakan alat untuk pelaporan yang akurat dan audit yang mudah.

Komponen utama ERP

  • Modul keuangan: Mengelola semua transaksi keuangan, termasuk akuntansi, buku besar, pengelolaan aset, dan pelaporan keuangan.
  • Modul Sumber Daya Manusia: Mengelola proses HR seperti rekrutmen, penggajian, penilaian kinerja, dan pengembangan karyawan.
  • Modul manufaktur: Mengelola proses produksi, perencanaan produksi, pengendalian kualitas, dan manajemen bahan baku.
  • Modul Supply Chain Management (SCM): Mengelola aliran barang dan jasa, mulai dari perencanaan persediaan hingga distribusi produk akhir.
  • Modul Customer Relationship Management (CRM): Mengelola hubungan dengan pelanggan, termasuk penjualan, layanan pelanggan, dan pemasaran.

Keuntungan ERP

  • Peningkatan efisiensi: Mengurangi duplikasi pekerjaan dan memaksimalkan efisiensi proses bisnis.
  • Pengambilan keputusan yang lebih baik: Akses ke data waktu nyata membantu manajemen membuat keputusan yang lebih tepat dan berdasarkan data.
  • Peningkatan kolaborasi: Dengan data terpusat, tim dapat berkolaborasi dengan lebih baik dan lebih mudah berbagi informasi.
  • Pengurangan biaya operasional: Mengurangi biaya terkait dengan proses manual, kesalahan, dan duplikasi data.

Tantangan Implementasi ERP

  • Biaya implementasi: Sistem ERP dapat sangat mahal untuk diimplementasikan, terutama untuk perusahaan kecil dan menengah.
  • Kompleksitas: Proses implementasi bisa rumit dan membutuhkan perubahan signifikan pada proses bisnis yang ada.
  • Resistensi terhadap perubahan: Karyawan mungkin resisten terhadap perubahan dan membutuhkan pelatihan untuk beradaptasi dengan sistem baru.

Secara keseluruhan, ERP adalah alat yang sangat berguna untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional organisasi, meskipun implementasinya membutuhkan investasi waktu dan sumber daya yang signifikan.

Baca juga: HCMS, HRIS, HRMS, Mana yang Lebih Cocok untuk Bisnis Anda?

7 key success factor untuk keberhasilan implementasi ERP

Keberhasilan implementasi ERP tergantung pada sejumlah faktor kunci. Berikut adalah tujuh faktor utama yang dapat memastikan kesuksesan implementasi ERP:

1. Komitmen dan dukungan manajemen puncak

Dukungan penuh dari manajemen puncak sangat penting untuk mengatasi tantangan yang muncul selama implementasi. Manajemen harus terlibat aktif dalam proses pengambilan keputusan dan memberikan sumber daya yang diperlukan.

Ini membantu memastikan bahwa proyek ERP memiliki prioritas tinggi dan mendapatkan perhatian yang diperlukan untuk mengatasi hambatan.

2. Perencanaan yang cermat dan realistis

Sebuah rencana yang jelas dan realistis mencakup tujuan, jadwal, anggaran, dan sumber daya yang dibutuhkan. Perencanaan yang baik juga memperhitungkan risiko potensial dan strategi mitigasi.

Perencanaan yang matang membantu menghindari penundaan dan biaya yang tidak terduga, memastikan bahwa semua aspek proyek dipertimbangkan dan dikelola dengan baik.

3. Keterlibatan pengguna akhir

Melibatkan pengguna akhir dalam proses perencanaan dan implementasi membantu memastikan bahwa sistem ERP memenuhi kebutuhan dan harapan mereka. Pelatihan yang memadai juga penting untuk memastikan adopsi yang sukses.

Pengguna yang terlibat dan terlatih cenderung lebih menerima perubahan dan lebih mampu menggunakan sistem dengan efektif.

4. Pemilihan vendor dan mitra implementasi yang tepat

Memilih vendor ERP dan mitra implementasi yang memiliki rekam jejak yang baik dan pengalaman yang relevan sangat penting. Evaluasi menyeluruh terhadap opsi yang tersedia membantu memastikan bahwa pilihan yang dibuat adalah yang terbaik untuk kebutuhan perusahaan.

Vendor dan mitra implementasi yang tepat dapat memberikan dukungan teknis dan strategis yang diperlukan untuk keberhasilan proyek.

5. Manajemen perubahan yang efektif

Manajemen perubahan mencakup komunikasi yang efektif tentang alasan dan manfaat perubahan, serta dukungan untuk membantu karyawan beradaptasi dengan sistem baru. Ini termasuk pelatihan dan dukungan yang berkelanjutan.

Manajemen perubahan yang baik membantu mengurangi resistensi terhadap perubahan dan memastikan bahwa karyawan siap untuk menggunakan sistem baru dengan efektif.

6. Uji coba dan pengujian yang menyeluruh

Melakukan uji coba dan pengujian yang menyeluruh sebelum peluncuran penuh memastikan bahwa sistem berfungsi dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Ini termasuk pengujian fungsional, pengujian integrasi, dan pengujian pengguna akhir.

Pengujian yang komprehensif membantu mengidentifikasi dan mengatasi masalah sebelum sistem diterapkan sepenuhnya, mengurangi risiko kegagalan.

7. Pengelolaan data yang baik

Data yang dimigrasikan ke sistem ERP harus akurat dan konsisten. Pengelolaan data yang baik termasuk pembersihan data sebelum migrasi dan strategi pemeliharaan data yang berkelanjutan.

Data yang akurat dan bersih memastikan bahwa sistem ERP dapat memberikan informasi yang dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Dengan memperhatikan ketujuh faktor ini, perusahaan dapat meningkatkan peluang keberhasilan implementasi ERP dan memaksimalkan manfaat yang diperoleh dari sistem tersebut.

Baca juga: Ini 7 Tren Teknologi yang Mengubah Cara Anda Bekerja!

Beralih ke digital, mudahkan dan maksimalkan pengelolaan SDM dengan GreatDay HR

key success factor pada erp

Salah satu teknologi yang membantu dan mengubah cara bekerja manusia adalah HRIS. Dalam hal ini, bidang pekerjaan yang terbantu dengan adanya teknologi HRIS adalah HR perusahaan. Saat ini, sebagian besar perusahaan mulai meninggalkan pengelolaan administrasi yang manual dan beralih ke digital karena dianggap lebih hemat waktu dan tenaga.

Selain itu, penggunaan software HRIS juga mengurangi penggunaan kertas sehingga lebih ramah lingkungan. Sejalan dengan itu, GreatDay HR memanfaatkan software HRIS ke dalam aplikasi yang lengkap dan bisa menjawab segala kendala pekerjaan HR.

GreatDay HR menyediakan fitur-fitur terlengkap yang bisa digunakan untuk kelola data absensi, rekrutmen, hingga payroll. Dengan begitu, pekerjaan HR jadi lebih sederhana dan produktivitas perusahaan meningkat.

Segera berlangganan dan unduh aplikasi GreatDay HR sekarang juga! Klik di sini untuk informasi lebih lanjut dan jadwalkan demo!

Baca juga: 10 Teknologi HR Terkini yang Wajib Dikuasai oleh HRD

Trending Article
01
Rizka Maria Merdeka | November 28, 2023
22 Contoh Kelebihan dan Kekurangan Diri Saat…
02
Rizka Maria Merdeka | October 25, 2023
Penting! Panduan Lengkap Pangkat Golongan PNS Terbaru…
03
Rizka Maria Merdeka | November 18, 2021
14 Contoh Penulisan Notulen Rapat yang Tepat.…
Subscribe News Letter
Get notification on your email