Jadwalkan Demo

Pengertian Komunikasi Bisnis: Unsur, Jenis, Fungsi, Dan Manfaatnya

Rizka Maria Merdeka | December 21, 2021 | Info & Update
by GreatDay HR

Komunikasi adalah salah satu alat bagi seseorang untuk bertukar pikiran maupun informasi. Dengan kata lain, komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi antara orang di dalam dan di luar bisnis.

Komunikasi bisnis sangat penting bagi seorang pelaku usaha untuk menjalankan bisnis dan tanggung jawabnya. Hal ini karena komunikasi bisnis akan menjadi alat dan proses yang tepat untuk mengatasi dan menyelesaikan berbagai masalah serius bagi bisnis, baik bagi karyawan, rekan kerja, pelanggan, dan lain sebagainya.

Dengan adanya komunikasi yang baik, segala urusan akan menjadi lebih mudah, termasuk urusan bisnis. Itulah sebabnya dikenal ada istilah komunikasi bisnis. Komunikasi bisnis adalah garis penting dalam perusahaan. Lalu bagaimana komunikasi bisnis dapat membantu Anda?

Untuk memahami pengertian komunikasi bisnis lebih jauh, temukan jawabannya dalam pembahasan di bawah ini

Pengertian Komunikasi Bisnis

Secara umum, komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan.

Komunikasi bisnis adalah pertukaran informasi, gagasan, atau pendapat yang disebarkan secara personal maupun impersonal melalui lambang atau sinyal. Menurut Rosenbalt komunikasi bisnis adalah komunikasi yang dipakai di dalam dunia bisnis yang termasuk berbagai macam bentuk komunikasi, baik itu verbal maupun non-verbal untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Oleh karena itu, komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan antar individu atau kelompok melalui media tertentu yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. 

Baca Juga : Tingkatkan Komunikasi Antar Karyawan dengan Aplikasi HR!

Fungsi Komunikasi Bisnis

Secara umum, terdapat empat fungsi komunikasi bisnis, yaitu:

A. Memberikan Informasi (Informing)

Dalam komunikasi bisnis, terjadi pertukaran informasi antara satu orang dengan yang lainnya. Oleh karena itu komunikasi berfungsi untuk memberikan informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.

Misalnya, sebuah perusahaan memasang iklan lowongan kerja untuk memperoleh karyawan baru. Hal itu dilakukan untuk menginformasikan (informing) kepada semua orang bahwa perusahaan tersebut sedang membuka lowongan pekerjaan.

B. Melakukan Persuasi (Persuading)

Tujuan berikutnya adalah untuk memberikan persuasi, yaitu menyampaikan pesan dengan mempengaruhi seseorang (persuading) untuk setuju dengan pilihan yang ditawarkan. Kegiatan persuasi biasa dilakukan ketika meminta konfirmasi pelanggan atau bernegosiasi dengan pelanggan.

C. Melakukan Kolaborasi (Collaborating)

Melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis (collaborating) antara seseorang dengan orang lain merupakan salah satu fungsi dari komunikasi bisnis. Dengan adanya komunikasi bisnis, seseorang akan dengan mudah melakukan kerjasama bisnis antar perusahaan baik dalam skala domestik maupun internasional.

Tidak hanya itu, komunikasi bisnis dalam collaborating dapat melalui media ataupun komunikasi langsung. Misalnya, penggunaan teknologi seperti telepon biasa, faksimili, telepon genggam, internet, email dan telekonferensi.

Unsur Komunikasi Bisnis

Setelah mengetahui beberapa fungsinya, berikut beberapa unsur yang terkandung dalam komunikasi bisnis.

A. Who

Dalam hal ini, who berarti komunikator atau sumber yang terdapat di komunikasi bisnis. Sumber tersebut merupakan pelaku utama atau pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai sesuatu komunikasi, bisa seorang individu, kelompok, organisasi, maupun suatu negara.

B. What


What merupakan topik dari komunikasi bisnis yang sedang didiskusikan. Unsur ini berupa isi pesan yang akan disampaikan atau dikomunikasikan kepada semua atau lawan bicara komunikator.

C. In Which Channel

Unsur yang satu ini merupakan media atau alat yang digunakan dalam melakukan komunikasi bisnis. Unsur ini dapat berupa komunikasi langsung ataupun menggunakan media seperti koran, telepon, dll.

D. To Whom

To whom Dalam komunikasi bisnis berarti seorang lawan bicara ataupun audiens yang dapat mendengarkan seorang komunikator menyampaikan pesan dan informasinya.

E. With What Effect

To whom Dalam komunikasi bisnis berarti seorang lawan bicara ataupun audiens yang dapat mendengarkan seorang komunikator menyampaikan pesan dan informasinya.

With what effect merupakan dampak yang terjadi pada lawan bicara setelah menerima pesan dari komunikator, misalnya perubahan sikap, bertambahnya pengetahuan, dan lain sebagainya.

Jenis – Jenis Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis terbagi ke dalam beberapa jenis, berikut penjelasannya.

A. Menurut Ruang Lingkup

Berdasarkan ruang lingkupnya, komunikasi bisnis dibagi menjadi dua yaitu komunikasi internal dan eksternal.

Komunikasi Internal

Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dalam perusahaan yang sama. Komunikasi internal dapat berupa komunikasi vertikal maupun horizontal.

Komunikasi vertikal merupakan komunikasi antara karyawan dengan atasannya atau sebaliknya. Sedangkan komunikasi horizontal berupa komunikasi yang dilakukan antar karyawan dengan level yang sama.

Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan dengan lawan bicara yang bukan dari perusahaan yang sama. Komunikasi eksternal biasanya dilakukan untuk melakukan kerjasama dengan pihak di luar perusahaan.

Hal tersebut dapat berupa promosi, publikasi, wawancara dengan media, atau kegiatan sosial.

B. Menurut Cara Penyampaian Pesan

Berdasarkan cara penyampaiannya, komunikasi bisnis dibagi menjadi dua, yaitu:

Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan adalah bentuk penyampaian informasi atau sumber secara langsung ke lawan bicara. Mislanya, dialog, wawancara, dan rapat.

Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis merupakan bentuk penyampaian informasi  dalam bentuk tulisan. Misalnya, memo, email, aplikasi pesan singkat, dan lain sebagainya.

C. Menurut Perilaku

Komunikasi menurut perilaku dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

Komunikasi Formal

Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi.

Isinya berupa cara kerja dalam berorganisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya, seminar, rapat, dan wawancara.

Komunikasi Informal

Komunikasi informal adalah komunikasi antara sesama karyawan yang ada dalam suatu organisasi, akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi.

Biasanya komunikasi informal bersifat lebih santai dan ringan. Misalnya, komunikasi yang terjadi antar sesama karyawan di waktu senggang atau istirahat.

Baca Juga : Bagaimana Cara Menyusun Strategi Corporate Social Responsibility?

D. Menurut Jaringan Kerja

Berdasarkan jaringan kerja, komunikasi bisnis dibagi menjadi tiga, yaitu:

Komunikasi Jaringan Rantai

Komunikasi ini hanya memiliki satu arah seperti sebuah rantai. Misalnya, dari satu titik ke titik lainnya mengikuti satu perintah atau satu arahan dari atasan. Contoh, di sebuah pabrik yang pekerjaannya dilakukan secara bergantian sesuai dengan bidangnya.

Komunikasi Jaringan Lingkaran

Jenis komunikasi jaringan kerja yang satu ini berbentuk seperti lingkaran. Pada komunikasi jenis ini, semua individu memiliki bagian untuk saling berinteraksi sehingga pesannya tersampaikan secara merata. Misalnya, komunikasi yang biasa dilakukan dalam sebuah tim, pendistribusian pesan dapat tersampaikan secara rata untuk seluruh anggota.

Komunikasi Jaringan Bintang

Komunikasi jaringan bintang adalah jenis komunikasi yang melibatkan semua anggotanya untuk berinteraksi sehingga setiap anggota mendapatkan feedback yang cepat. Komunikasi jenis ini merupakan komunikasi yang paling efektif.

Proses atau Tahapan Komunikasi Bisnis yang Baik

Dalam menjalankan komunikasi yang baik, diperlukan proses dan tahapan yang tepat. Misalnya, persiapan, pemikiran, dan beberapa cara untuk mengonfirmasi bahwa pesan tersebut tidak hanya dapat diterima tetapi dapat dimengerti dan dipahami. Oleh karena itu, berikut penjelasan terkait proses dan tahapan komunikasi bisnis yang baik.

A. Perencanaan

Tahapan pertama yang harus dilakukan sebelum menjalankan komunikasi bisnis yang efektif adalah perencanaan. Hal ini dimulai dengan melakukan komunikasi dengan pernyataan yang tepat mengenai alasan dan pentingnya pesan yang ingin disampaikan. 

Hal itu diperlukan agar pesan yang ingin disampaikan jelas dan tidak mengalami kesalahpahaman. Jangan biarkan klien bersikap menggaruk-garuk kepala, salah paham, dan bahkan mungkin mengabaikan pesan tersebut karena salah strategi komunikasi.

B. Bersikap profesional

Salah satu hal yang penting dalam menjalankan komunikasi bisnis adalah dengan bersikap profesional. Tidak bisa dipungkiri, setiap orang pasti memiliki keinginan untuk mengungkapkan sisi emosionalnya ketika membuat keputusan, terutama keputusan bisnis. Namun jika tidak dikendalikan, sisi emosi yang muncul tersebut bisa menghilangkan tujuan.

Oleh karena itu, mengontrol emosi ketika menjalankan komunikasi bisnis sangat diperlukan. Hal tersebut bertujuan agar pesan yang ingin disampaikan dapat tercapai dengan maksimal.

C. Melakukan dengan cara taktis dan Efisien

Dengan berkembangnya zaman, teknologi yang ada pun semakin canggih. Teknologi mampu memudahkan kita dalam melakukan komunikasi bisnis, misalnya penggunaan media digital seperti email.

Selain itu, penyampaian pesan tersebut juga harus dilakukan to the point dan tidak bertele-tele. Hal tersebut bertujuan agar pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami secara baik dan tepat.

D. Tindak Lanjut

Ketika melakukan komunikasi bisnis, diperlakukan langkah tindak lanjut kepada lawan bicara. Hal tersebut diharapkan agar tujuan dari pesan yang telah disampaikan dapat dipahami dan diproses oleh lawan bicara.

Adapun bentuk tindak lanjut yang dapat dilakukan, seperti mengakhiri sesi dengan pertanyaan dan penawaran mengenai pertemuan selanjutnya, target progres, dan lain sebagainya.

E. Menjadi Pendengar Yang Baik

Dalam komunikasi bisnis, diperlukan sosok pembicara dan lawan bicara. Apabila seorang pembicara sedang berbicara, maka yang lainnya harus menjadi pendengar yang baik. Dengan begitu, komunikasi yang dibangun dapat menjadi lebih efektif.

Dengan menjadi seorang pendengar yang baik, kita dapat memberi orang lain kesempatan untuk menuangkan ide/pendapatnya ke dalam forum. Dengan begitu, komunikasi bisnis yang sedang dilakukan bisa semakin lebih hidup dan interaktif.

Manfaat Komunikasi Bisnis

Manfaat komunikasi bisnis terbagi menjadi dua, komunikasi internal dan eksternal

Komunikasi Internal

Manfaat komunikasi internal berarti manfaat yang dirasakan oleh komponen dalam perusahaan, seperti karyawan. Komunikasi bisnis dalam komponen perusahaan bermanfaat agar pekerjaan dan interaksi antar karyawan dapat dijalin dengan baik.

Komunikasi Eksternal

Sementara itu, manfaat dari komunikasi eksternal merupakan dampak positif yang dibangun oleh pihak ketiga dalam membangun citra perusahaan. Misalnya, adanya komunikasi dengan investor klien dan juga media.

Baca Juga : Pengertian Hingga Jenis – Jenis Data Yang Harus Kalian Ketahui!

Kesimpulan

Setiap perusahaan memiliki strategi komunikasi bisnis yang efektif dalam penerapannya. Komunikasi bisnis tersebut bertujuan untuk menyampaikan ide/pendapat/gagasan terhadap lawan bicara.

Bentuk komunikasi bisnis tersebut berbagai macam, ada yang tertulis, lisan, formal, informal dan lain sebagainya. Komunikasi bisnis begitu diperlukan karena dengan begitu, seseorang mampu mengetahui apa yang harus dilakukan dan dievaluasi.

Misalnya, permohonan izin cuti ataupun lembur. Seorang karyawan wajib meminta izin dan memberikan alasan yang jelas untuk melakukan cuti ataupun lembur. Dalam hal ini, karyawan membutuhkan persetujuan dari para atasan sebelum benar-benar mengambil cuti atau lembur.

Namun, hal tersebut dapat memakan waktu yang lama karena banyaknya persetujuan yang dibutuhkan. Oleh karena itu, GreatDay HR hadir dengan fitur leave & overtime yang dapat memudahkan karyawan dalam persetujuan permintaan cuti maupun lembur pada para atasan yang dapat dilakukan secara online dan tanpa waktu yang lama.

Data tersebut akan tersimpan dengan otomatis dan karyawan dapat melihat kembali jejak cuti atau lembur yang telah diambil. Hal tersebut membuat komunikasi bisnis dalam perusahaan lebih transparan dan lebih cepat. Dan juga, fitur leave & overtime GreatDay HR dapat membantu HR dalam pengelolaan cuti & lembur para karyawannya menjadi lebih efisien dan akurat.

Selain itu, GreatDay HR adalah solusi bagi para HR dalam mengontrol daftar hadir, mengelola administrasi, penghitungan gaji & pajak, penghitungan tunjangan, dan masih banyak lagi di dalam satu aplikasi terintegrasi. Semua proses dan data administrasi yang dibutuhkan dan dilakukan di GreatDay HR akan tersimpan secara otomatis.

Adapun fitur penghitungan gaji dan pajak dilakukan menggunakan penghitungan payroll yang dilakukan secara akurat. Jadi, kalian tidak perlu khawatir terjadi salah hitung dalam proses penghitungan gaji dan pajak melalui GreatDay HR. 

Nah tunggu apalagi? Hubungi kami untuk mendapatkan demo GreatDay HR secara gratis dan rasakan kesempatan mengatur tugas HRD kalian di aplikasi GreatDay HR.

Trending Article
01
Rizka Maria Merdeka | November 28, 2023
22 Contoh Kelebihan dan Kekurangan Diri Saat…
02
Rizka Maria Merdeka | October 25, 2023
Penting! Panduan Lengkap Pangkat Golongan PNS Terbaru…
03
Rizka Maria Merdeka | November 18, 2021
14 Contoh Penulisan Notulen Rapat yang Tepat.…
Subscribe News Letter
Get notification on your email