Jadwalkan Demo

Kualitas vs Harga dalam Memilih HRIS, Mana yang Lebih Utama?

Rizka Maria Merdeka | July 1, 2024 | HRIS
by GreatDay HR

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau HRIS menjadi alat vital dalam mengelola berbagai aspek sumber daya manusia di perusahaan modern. Dengan banyaknya pilihan HRIS di pasaran, perusahaan sering menghadapi dilema dalam menentukan pilihan, yaitu apakah harus mengutamakan kualitas atau harga.

Artikel ini akan mengupas lebih dalam mengenai aspek kualitas dan harga dalam memilih HRIS serta bagaimana perusahaan dapat menemukan keseimbangan yang tepat. Simak pembahasan selengkapnya dalam artikel berikut ini!

Baca juga: Jangan Asal Pilih! Ini Tips Memilih HRIS yang Terbaik bagi Perusahaan Anda

Memahami HRIS

HRIS adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu mengelola informasi karyawan, proses administrasi, perekrutan, penggajian, pelatihan, dan berbagai fungsi HR lainnya. HRIS tidak hanya membantu dalam manajemen data karyawan, tetapi juga memungkinkan otomatisasi tugas-tugas administratif, yang pada akhirnya meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi kesalahan manusia. Dengan HRIS yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan sumber daya manusia mereka dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik melalui data yang akurat dan real-time.

Keunggulan Kualitas dalam HRIS

1. Fitur yang Komprehensif

HRIS berkualitas tinggi biasanya dilengkapi dengan fitur-fitur canggih seperti analitik prediktif, integrasi dengan perangkat lain, dan alat otomatisasi. Misalnya, fitur analitik prediktif dapat membantu perusahaan dalam merencanakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan dengan lebih akurat.

2. Keamanan Data

Perlindungan data karyawan adalah aspek kritis dalam setiap HRIS. HRIS berkualitas tinggi menawarkan standar keamanan yang lebih baik, termasuk enkripsi data, kontrol akses yang ketat, dan fitur audit. Ini penting untuk mencegah pelanggaran data yang bisa berakibat fatal bagi perusahaan.

3. Skalabilitas

Sistem berkualitas tinggi biasanya lebih mudah diintegrasikan dan diubah skalanya sesuai dengan pertumbuhan perusahaan. HRIS yang skalabel memungkinkan perusahaan untuk menambah atau mengurangi fitur dengan mudah sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berubah.

4. Dukungan Pelanggan

Penyedia HRIS berkualitas tinggi cenderung memberikan dukungan pelanggan yang lebih baik, termasuk pelatihan, dukungan teknis, dan bantuan dalam penyesuaian sistem. Dukungan ini sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan dapat memaksimalkan penggunaan HRIS mereka.

5. User Experience (UX)

HRIS berkualitas biasanya menawarkan antarmuka pengguna yang lebih intuitif dan mudah digunakan. Pengalaman pengguna yang baik dapat meningkatkan adopsi sistem di seluruh perusahaan dan mengurangi resistensi terhadap perubahan.

Baca juga: HCMS, HRIS, HRMS, Mana yang Lebih Cocok untuk Bisnis Anda?

Pertimbangan Harga dalam Memilih HRIS

1. Anggaran Perusahaan

Harga adalah faktor utama bagi banyak perusahaan, terutama yang memiliki anggaran terbatas. Memilih HRIS yang lebih terjangkau dapat membantu perusahaan mengelola biaya dengan lebih efektif tanpa harus mengorbankan terlalu banyak fitur.

2. Kebutuhan Dasar

Beberapa perusahaan mungkin hanya membutuhkan fitur dasar dari HRIS, seperti manajemen data karyawan, penggajian, dan manajemen absensi. Dalam kasus ini, memilih HRIS yang lebih murah namun memenuhi kebutuhan dasar mereka adalah pilihan yang bijaksana.

3. Biaya Tersembunyi

Selain biaya pembelian awal, perusahaan harus mempertimbangkan biaya tersembunyi seperti biaya pemeliharaan, peningkatan sistem, dan pelatihan karyawan. HRIS dengan harga lebih rendah mungkin memerlukan biaya tambahan dalam jangka panjang, yang bisa membuatnya lebih mahal daripada yang terlihat pada awalnya.

4. Return on Investment (ROI)

Memilih HRIS berdasarkan harga harus selalu dipertimbangkan dalam konteks ROI. HRIS yang lebih murah mungkin tidak memberikan ROI yang sama dengan HRIS berkualitas tinggi yang lebih mahal, terutama jika sistem yang lebih murah mengakibatkan inefisiensi dan biaya tambahan di kemudian hari.

Baca juga: Apa Itu HCMS? Begini Cara Kerja HCMS dan Perbedaannya dengan HRIS

Menemukan Keseimbangan

Untuk membuat keputusan yang tepat antara kualitas dan harga, perusahaan perlu melakukan analisis menyeluruh terhadap kebutuhan mereka. Berikut beberapa langkah yang dapat diambil:

1. Evaluasi Kebutuhan

Identifikasi fitur dan fungsi yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan. Perusahaan harus membuat daftar prioritas fitur yang diinginkan dan membandingkannya dengan fitur yang ditawarkan oleh berbagai HRIS.

2. Tinjau Opsi yang Tersedia

Bandingkan berbagai opsi HRIS yang tersedia di pasar, termasuk harga dan fitur yang ditawarkan. Membaca ulasan dan testimoni pengguna lain bisa memberikan gambaran tentang pengalaman dan kepuasan pengguna dengan sistem tersebut.

3. Uji Coba Sistem

Sebelum membuat keputusan akhir, lakukan uji coba terhadap beberapa sistem HRIS. Uji coba ini akan memberikan gambaran lebih jelas tentang bagaimana sistem tersebut bekerja dan apakah memenuhi kebutuhan perusahaan. Banyak penyedia HRIS menawarkan periode uji coba gratis yang dapat dimanfaatkan.

4. Pertimbangkan Jangka Panjang

Pikirkan tentang pertumbuhan perusahaan di masa depan. Pilih HRIS yang dapat dengan mudah disesuaikan dan diubah skalanya seiring dengan perkembangan perusahaan. HRIS yang fleksibel dan skalabel akan lebih menguntungkan dalam jangka panjang.

5. Konsultasi dengan Ahli

Jika perlu, konsultasikan dengan ahli HR atau konsultan teknologi informasi yang dapat memberikan pandangan profesional dan membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih terinformasi.

Baca juga: Investasi yang Baik dalam Manajemen SDM: Memilih HRIS yang Tepat

Studi Kasus: Contoh Perusahaan dalam Memilih HRIS

1. Perusahaan A: Mengutamakan Harga

Perusahaan A adalah sebuah startup teknologi yang baru berdiri dengan anggaran yang sangat terbatas. Mereka memutuskan untuk memilih HRIS yang paling terjangkau di pasar, dengan fitur dasar yang mencakup manajemen data karyawan dan penggajian. Pada awalnya, sistem ini berfungsi dengan baik dan membantu mereka mengelola HR secara efisien tanpa menguras anggaran.

Namun, seiring pertumbuhan perusahaan, kebutuhan mereka mulai berkembang. Mereka memerlukan fitur tambahan seperti analitik kinerja, manajemen talenta, dan integrasi dengan perangkat lunak lain yang digunakan oleh tim HR. Sayangnya, HRIS yang mereka pilih tidak menyediakan fitur-fitur ini atau memerlukan biaya tambahan yang signifikan untuk upgrade.

Selain itu, mereka mulai menghadapi masalah dengan dukungan teknis yang kurang responsif, yang menyebabkan downtime dan gangguan operasional. Setelah melakukan analisis biaya jangka panjang, mereka menyadari bahwa total biaya yang mereka keluarkan untuk memelihara dan meng-upgrade sistem ternyata lebih tinggi daripada investasi awal dalam HRIS yang lebih berkualitas.

2. Perusahaan B: Mengutamakan Kualitas

Perusahaan B adalah perusahaan manufaktur menengah yang sedang dalam fase ekspansi. Mereka memutuskan untuk menginvestasikan lebih banyak dana pada HRIS yang berkualitas tinggi dengan fitur lengkap seperti analitik prediktif, manajemen talenta, pelacakan pelatihan, dan keamanan data yang ketat.

Meskipun biaya awal yang mereka keluarkan lebih tinggi, sistem ini memungkinkan mereka untuk mengelola berbagai fungsi HR dengan efisien dan mendapatkan data yang akurat untuk pengambilan keputusan strategis. HRIS yang mereka pilih juga mudah diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan di perusahaan, seperti perangkat lunak akuntansi dan manajemen proyek.

Keamanan data yang superior dari HRIS ini memberikan perlindungan ekstra terhadap data karyawan, yang sangat penting mengingat banyaknya kasus kebocoran data di industri mereka. Selain itu, dukungan pelanggan yang diberikan oleh penyedia HRIS sangat responsif, membantu mereka dalam penyesuaian sistem dan pelatihan karyawan dengan efektif.

Dalam jangka panjang, Perusahaan B melihat peningkatan ROI yang signifikan. Efisiensi operasional yang meningkat, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan kepuasan karyawan yang lebih tinggi berkontribusi pada pertumbuhan dan keberhasilan perusahaan secara keseluruhan.

Kesimpulan

Dalam memilih HRIS, baik kualitas maupun harga memiliki peran penting yang harus dipertimbangkan secara seimbang. Kualitas yang baik dapat memberikan nilai jangka panjang yang lebih besar, namun harga yang terjangkau juga dapat membantu perusahaan mengelola anggaran mereka dengan lebih baik. Keputusan akhir harus didasarkan pada analisis menyeluruh terhadap kebutuhan perusahaan, anggaran yang tersedia, dan tujuan jangka panjang. Dengan pendekatan yang tepat, perusahaan dapat memilih HRIS yang tidak hanya memenuhi kebutuhan saat ini tetapi juga mendukung pertumbuhan dan keberhasilan di masa depan.

Baca juga: Pengelolaan Gaji dengan Outsourcing Payroll vs. Software HRIS, Mana yang Lebih Baik?

GreatDay HR, HRIS Berkualitas yang Selalu Memberikan Pengalaman Terbaik bagi Pelanggan

kualitas vs harga dalam hris gdhr

Masih bingung pilih HRIS? Harga murah belum tentu yang terbaik! GreatDay HR hadir sebagai solusi HRIS berkualitas yang tak hanya memenuhi kebutuhan administrasi perusahaan, tetapi juga memberikan pengalaman terbaik bagi pelanggan. Dilengkapi dengan fitur-fitur canggih seperti rekam kehadiran realtime, penghitungan gaji cepat dan akurat, pengajuan cuti dan lembur yang praktis, dan masih  banyak lagi. GreatDay HR memastikan efisiensi operasional yang maksimal.

Selain itu, keamanan data karyawan menjadi prioritas dengan standar enkripsi dan kontrol akses yang ketat, melindungi data penting karyasan dan perusahaan Anda. Yang paling penting, GreatDay HR memiliki Customer Support  yang responsif dan profesional, membantu setiap langkah implementasi dan penyesuaian sistem sesuai kebutuhan perusahaan. Jadi jangan khawatir, tim kami akan selalu ada untuk Anda.

Dengan GreatDay HR, Anda mendapatkan lebih dari sekadar perangkat lunak—Anda mendapatkan mitra andal dalam mengelola SDM dengan optimal dan memastikan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan. Berlangganan sekarang!

Baca juga: Optimalkan Efisiensi Biaya Administratif dengan Analisis ROI dari Investasi HRIS

Trending Article
Subscribe News Letter
Get notification on your email