Ini Pentingnya Laporan Pertanggungjawaban

Bagi Anda yang sudah sering berkutat dalam organisasi pasti sudah sering mendengar istilah laporan pertanggungjawaban. Laporan pertanggungjawaban atau disingkat LPJ, sesuai dengan namanya merupakan bukti tertulis pertanggungjawaban pelaksanaan sebuah kegiatan.

Meskipun sudah familiar dengan istilah ini, masih banyak yang belum mengetahui dengan benar manfaat dan bagaimana penulisan LPJ yang tepat. Perhatikan penjelasan dalam artikel ini untuk memahami LPJ!

Pengertian Laporan Pertanggungjawaban

Secara umum, LPJ dapat diartikan sebagai laporan atau dokumen tertulis berisi penjelasan lengkap pelaksanaan sebuah kegiatan dari awal hingga akhir yang bertujuan sebagai bentuk tanggung jawab dari suatu unit organisasi pada unit organisasi di atasnya. 

LPJ diberikan setelah kegiatan selesai dilangsungkan, tenggat penyelesaiannya tergantung pada kebijakan organisasi  asing-masing tetapi biasanya 14-40 hari kerja. 

Tujuan dan Fungsi Laporan Pertanggungjawaban

Sebagai laporan yang wajib dituliskan setelah pelaksanaan kegiatan, LPJ bertujuan sebagai bentuk pertanggungjawaban tim pelaksana kepada atasan. LPJ memuat apa saja yang terjadi selama proses pelaksanaan kegiatan mulai dari perencanaan hingga akhir kegiatan selesai dilakukan. 

Secara umum, LPJ ditujukan untuk:

1. Informasi pelaksanaan dan berjalannya sebuah kegiatan

Saat melakukan kegiatan, pihak yang paling memahami proses berjalannya kegiatan  adalah panitia pelaksana. Atasan yang mendanai kegiatan tentu membutuhkan laporan formal pertanggungjawaban dana yang dikeluarkan. LPJ dibuat untuk menginformasikan secara detail pelaksanaan kegiatan termasuk di dalamnya hambatan dan saran untuk pelaksanaan kegiatan selanjutnya di masa depan.

2. Evaluasi Kegiatan

Seperti yang dinyatakan di nomor satu, LPJ dapat dijadikan sebagai panduan untuk pelaksanaan kegiatan selanjutnya di masa depan. Hasil evaluasi kegiatan sangat bermanfaat untuk menentukan apakah kegiatan selanjutnya efektif dilakukan atau tidak, apa yang harus diperbaiki, dan sebagainya. 

3. Alat ukur kemampuan tim

Selain informasi mengenai kegiatan, laporan pertanggungjawaban juga memuat penjelasan mengenai kinerja dan kemampuan tim pelaksana. LPJ bisa dijadikan sebagai indikator penilaian yang mengukur kemampuan tim pelaksana kegiatan. Seberapa bertanggung jawabnya mereka, seberapa baik koordinasi dengan bagian lain, dan sebagainya.

4. Laporan Kronologis Kegiatan

LPJ menjelaskan kegiatan mulai dari pre-event, event, dan post-event. Semua informasi mulai dari pencarian ide, pencarian dana, kendala yang dihadapi, hingga masukan dan saran untuk selanjutnya ada di dalam LPJ

Cakupan Laporan Pertanggungjawaban

1. Laporan Pelaksanaan Kegiatan

LPJ harus mencakup tujuan, manfaat, serta penjabaran kegiatan dari awal hingga akhir dengan jelas dan mendetail. Hal ini diperlukan untuk menilai apakah kegiatan yang dilakukan sudah tepat sasaran sesuai tujuan awal atau tidak, sesuai dengan proposal awal atau tidak. Jika ditemukan ketidaksesuaian, harus dijelaskan alasannya 

2. Laporan Penggunaan Dana

LPJ juga harus mencantumkan penggunaan dana agar mempermudah pembukuan dalam organisasi. Laporan penggunaan dana ini bermanfaat untuk rekap seberapa besar dana yang diperlukan untuk membiayai sebuah kegiatan, apakah dana dipergunakan secara efektif atau tidak, apakah dana yang dikeluarkan sesuai proposal yang diajukan, dan sebagainya. 

Syarat Penulisan Laporan Pertanggungjawaban 

1. Sistematis 

Karena merupakan laporan formal, LPJ harus tersusun secara terstruktur dan sistematis mengikuti format laporan yang benar. 

2. Komprehensif

Komprehensif yang dimaksud adalah LPJ mencakup keseluruhan penjelasan kegiatan tanpa kekurangan informasi penting. LPJ harus menjabarkan 5W+1H (what, who, why, when, where, dan how)

3. Terpadu 

Dalam LPJ, antar-bagian harus terhubung satu sama lain atau saling berkorelasi agar memudahkan pembaca dalam memahami isi laporan.

Format Penyusunan

Format penyusunan LPJ bervariasi tergantung organisasi masing-masing, namun biasanya LPJ disusun dengan format ukuran kertas kuarto, spasi 1.5, margin kertas 4-3-4-3. Format detail seperti ukuran logo, letak logo, tata letak penulisan, dan sebagainya bisa diatur sesuai ketentuan/kebijakan organisasi. 

Sistematika Penyusunan LPJ

1. Halaman cover depan

Bagian ini biasanya berisi nama kegiatan, logo kegiatan, lengkap dengan kop header dan footer

2. Halaman Pengesahan

Bagian ini berisikan nama dan tanda tangan ketua pelaksana, sekretaris penyusun laporan, dan kepala organisasi, serta diketahui oleh atasan/kepala organisasi.

3. Pengantar 

Bagian ini mencakup ucapan terima kasih untuk pihak-pihak yang terlibat dan berkontribusi dalam pelaksanaan kegiatan

4. Pendahuluan

Secara umum, bagian ini menjelaskan latar belakang pelaksanaan sebuah kegiatan, tujuan pelaksanaan, tujuan, tema, bentuk, dan sasaran hasil dari kegiatan yang dilakukan

5. Pelaksanaan Kegiatan

Merupakan bagian inti dari LPJ, bagian ini menjelaskan proses pelaksanaan kegiatan mulai dari pra-kegiatan hingga post-kegiatan. Bagian ini harus berisi indikator keberhasilan sebuah kegiatan, faktor pendukung, dan penghambat. 

6. Penutup

Bagian ini mencakup usulan, saran, dan masukan untuk perbaikan kegiatan selanjutnya agar lebih maksimal dan tidak mengulangi kesalahan yang sama. 

7. Lampiran

Bagian ini penting adanya dalam LPJ karena berisikan dokumen lampiran seperti bukti foto pelaksanaan sehingga laporan lebih real dan valid. Lampiran dapat berupa:

• Jadwal atau susunan acara
• Media publikasi 

Media publikasi kegiatan dapat berupa pamflet, leaflet, brosur, dan sebagainya yang digunakan untuk mempromosikan acara.

• Dokumentasi 

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, dokumentasi berupa foto mendukung dan membuktikan keaslian sebuah kegiatan benar-benar dilaksanakan.

• Sumber-sumber pendukung 

Anda bisa mencantumkan sumber makalah atau jurnal yang Anda gunakan untuk mendukung latar belakang mengapa Anda  kegiatan tersebut layak dilaksanakan.

• Surat-surat

Dokumen selanjutnya yang bisa dilampirkan adalah surat-surat yang digunakan selama kegiatan seperti surat izin penggunaan tempat, surat izin kepolisian, dan sebagainya

• Rincian pemasukan dan bukti pengeluaran

LPJ mencakup keterangan rinci mengenai penggunaan dana beserta bukti pengeluaran (struk, nota pembelanjaan, dan sebagainya)

Nah Great People, setelah membaca artikel di atas, apakah Anda sudah memahami pentingnya LPJ dan cara pembuatan LPJ yang benar? Untuk membantu penyusunan LPJ, diperlukan data akurat dan real sehingga LPJ Anda terbukti terpercaya. GreatDay HR dapat membantu Anda memastikan hal ini terlaksana. GreatDay HR menyediakan fitur yang bisa merekam kehadiran dan aktivitas anggota tim secara akurat disertai dengan penanda lokasi. Anggota tim juga bisa melaporkan kegiatan yang sedang dilakukannya kepada atasan, dan atasan bisa memantau kinerja tim dari jauh. Laporan pertanggungjawaban Anda menjadi semakin akurat bukan? Tunggu apa lagi? Demo GRATIS sekarang juga