Saat sedang bekerja, umumnya kita memiliki daftar tugas yang harus diselesaikan setiap harinya. Namun, terkadang, kita tidak dapat menyelesaikan semua pekerjaan kita. Hal ini dipengaruhi oleh beberapa faktor, dimana salah satunya adalah, time management atau manajemen waktu.
Dalam dua dekade terakhir, terdapat banyak penelitian yang mendukung pentingnya manajemen waktu bagi karyawan, yang akhirnya menjadi adalah salah satu kualifikasi terpenting yang dibutuhkan oleh perusahaan besar.
Lalu, Anda mungkin berpikir, bagaimana caranya manajemen waktu yang baik? Apa saja manfaatnya sebenarnya? Dan apa saja dampak manajemen waktu yang buruk? Dalam artikel ini, GreatDay HR akan menjawab ketiga pertanyaan tentang tersebut dan masih banyak lagi. Tanpa basa-basi lagi, mari kita ulas.
Pengertian Manajemen Waktu
Manajemen waktu merupakan kemampuan untuk menentukan prioritas, membuat jadwal, dan melaksanakan tanggung jawab untuk kepuasan individu tersebut. Siapapun yang ingin produktif secara konsisten harus memiliki fokus yang tinggi dan dapat menyusun prioritas dengan benar.
Tentunya, masing-masing dari kita mempunyai pekerjaan yang harus diselesaikan dan target yang harus dicapai. Agar pekerjaan dapat selesai dikerjakan dan target dicapai, maka manajemen waktu harus dilakukan dengan baik.
Baca Juga: Ini 7 Faktor yang Bisa Mempengaruhi Kinerja Karyawan
Definisi Manajemen Waktu Menurut Para Ahli
Seperti yang dituliskan sebelumnya, manajemen waktu umumnya berhubungan dengan pengaturan dan perencanaan. Tetapi, ada beberapa pakar atau ahli yang memiliki definisi manajemen waktu masing-masing. Berikut adalah beberapa ahli yang mendefinisikan manajemen waktu secara berbeda.
Claessens, van Eerde dan Rutte
Menurut Brigitte J.C. Claessens, Wendelien van Eerde dan Christel G. Rutte dalam A Review of The Time Management Literature, manajemen waktu adalah perilaku atau sikap yang mempergunakan waktu secara efektif ketika melakukan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.
Atkinson
Sedangkan menurut Atkinson, manajemen waktu adalah jenis skill yang berhubungan dengan usaha dan aksi terencana yang dilakukan oleh seorang individu demi memanfaatkan waktu yang dimiliki secara maksimal.
Taylor
Frederick Winslow Taylor berkata bahwa manajemen waktu merupakan proses untuk mencapai tujuan utama hidup yang merupakan hasil dari meninggalkan kegiatan yang tidak berguna dan boros waktu.
Davidson
Lalu, Davidson menjelaskan bahwa manajemen waktu adalah cara untuk menggunakan waktu sebaik mungkin sehingga pekerjaan bisa diselesaikan dengan cepat dan cerdas. Jadi, dapat dikatakan bahwa manajemen waktu adalah ketika seseorang melakukan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan dengan penggunaan waktu yang efektif.
Manfaat Manajemen Waktu
Pada awalnya, manajemen waktu hanya dikaitkan dengan pekerjaan atau tugas, tetapi sekarang manajemen waktu juga mulai diterapkan di kegiatan sehari-hari.
Hal ini terjadi karena manajemen waktu berguna dan bermanfaat besar bagi kehidupan manusia. Lantas, apa saja manfaat manajemen waktu?
Berikut beberapa kegunaan dari manajemen waktu yang baik.
1. Lebih Fokus dan Produktif
Dengan pengelolaan waktu yang baik, Anda bisa lebih fokus akan target pencapaian Anda. Ketika Anda fokus dalam melakukan setiap tugas maka tugas akan terselesaikan lebih cepat.
Ketika tugas terselesaikan dengan lebih cepat maka Anda akan memiliki lebih banyak waktu luang untuk menyelesaikan pekerjaan lain. Hasilnya? Manajemen waktu membuat Anda lebih produktif.
2. Reputasi dan Kepuasan Pekerjaan Meningkat
Selain merasa puas akan diri sendiri karena bisa menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, atasan juga tentu akan merasa puas dengan pekerjaan Anda. Hal ini berdampak pada reputasi, Anda akan dikenal sebagai seorang yang capable dan bertanggung jawab.
3. Memiliki Waktu Luang Lebih
Saat pekerjaan selesai lebih cepat, Anda akan memiliki lebih banyak waktu luang. Anda tidak akan tertekan karena dikejar-kejar deadline dan tidak ada kata menumpuk dalam kamus Anda.
4. Menjadi Lebih Terorganisir
Orang yang dapat memanage waktunya dengan baik akan berusaha untuk memastikan meja kerjanya selalu bersih, teratur, dan rapi. Ini akan meminimalisir waktu yang dibutuhkan untuk mencari barang yang dibutuhkan karena barang-barang tersebut akan selalu ada di tempatnya.
5. Mengurangi Tekanan dan Stress
Karena Anda tidak terburu-buru dalam menyelesaikan tugas dan mengetahui secara pasti lokasi benda yang Anda butuhkan, maka Anda tidak akan teledor atau memiliki banyak kesalahan. Tidak adanya keteledoran dan minimnya kesalahan ini tentunya akan membantu mengurangi tekanan dan stress yang Anda rasakan.
Keterampilan Penting Untuk Manajemen Waktu yang Efisien
Untuk mengelola waktu dengan baik, Anda sebaiknya memiliki beberapa skill tertentu, seperti, dapat menetapkan prioritas, dapat membuat rencana, dan sebagainya. Namun, jangan khawatir jika Anda saat ini belum memiliki skill tersebut, Anda dapat mempelajarinya selagi menjalankan upaya manajemen waktu yang baik.
Berikut adalah beberapa skill penting untuk mempermudah manajemen waktu.
1. Goal-oriented atau Orientasi pada Tujuan
Kemampuan menetapkan tujuan dan bergerak berorientasi pada tujuan tersebut merupakan keterampilan kunci yang harus dikuasai sebelum menjalankan keterampilan lain yang penting dalam manajemen waktu. Dengan mengetahui tujuan dan bergerak mengarah pada tujuan tersebut menunjukkan Anda memiliki pandangan yang jelas akan apa yang harus Anda lakukan serta prioritaskan.
2. Priority atau Prioritas
Menentukan skala prioritas merupakan keterampilan terpenting kedua dalam manajemen waktu. Anda perlu membuat daftar mengenai tugas-tugas yang harus dikerjakan kemudian menilai tugas mana yang lebih urgent harus dikerjakan terlebih dahulu. Anda bisa mengikuti tabel 4D di bawah ini untuk menentukan pekerjaan mana yang harus diprioritaskan, mana yang bisa ditunda.
|
Mendesak |
Tidak Mendesak |
|
|
Penting |
Do (Lakukan) |
Decide (tentukan) |
|
Tidak Penting |
Delegate (limpahkan) |
Delete – if possible (hapus jika memungkinkan) |
Baca Jugaa: Dapat Dilatih! Ini Sikap Seorang Pemimpin yang Baik
3. Planning atau Perencanaan
Selain menentukan tujuan dan prioritas, perencanaan juga berperan besar dalam manajemen waktu. Anda harus bisa merencanakan apa saja yang harus dilakukan dan kapan harus melakukannya untuk mencapai tujuan Anda. Jika ketiga keterampilan ini sudah dikuasai, 75% manajemen waktu sudah di tangan Anda.
4. Pengelolaan atau Pengorganisasian
Bekerja secara rapi, sistematis, dapat mengelola dan mengorganisir pekerjaan sesuai dengan jadwal untuk setiap pekerjaan membantu Anda tetap di jalur yang benar. Anda juga tahu bagaimana mengatur pengerjaan tugas Anda agar mendapat hasil yang maksimal. Anda juga tidak akan kerepotan mencari-cari dokumen yang dibutuhkan karena semuanya sudah rapi dan terorganisir di folder.
5. Pengendalian Emosi atau Stress
Selain keterampilan teknis, pengendalian psikologis seperti tahu cara mengelola emosi dan stress yang benar juga dibutuhkan dalam manajemen waktu. Tangani stress dengan cara-cara positif sehingga Anda terus termotivasi untuk bekerja dan fokus mencapai tujuan. Pikiran yang sehat membuat tubuh lebih kuat dan semangat bekerja meningkat!
Manfaat Manajemen Waktu
Pada awalnya, manajemen waktu hanya dikaitkan dengan pekerjaan atau tugas, tetapi sekarang manajemen waktu juga mulai diterapkan di kegiatan sehari-hari. Hal ini terjadi karena manajemen waktu berguna dan bermanfaat besar bagi kehidupan manusia. Lantas, apa saja manfaat manajemen waktu?
Berikut beberapa kegunaan dari manajemen waktu yang baik.
1. Lebih Fokus dan Produktif
Dengan pengelolaan waktu yang baik, Anda bisa lebih fokus akan target pencapaian Anda. Ketika Anda fokus dalam melakukan setiap tugas maka tugas akan terselesaikan lebih cepat.
Ketika tugas terselesaikan dengan lebih cepat maka Anda akan memiliki lebih banyak waktu luang untuk menyelesaikan pekerjaan lain. Hasilnya? Manajemen waktu membuat Anda lebih produktif.
2. Reputasi dan Kepuasan Pekerjaan Meningkat
Selain merasa puas akan diri sendiri karena bisa menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, atasan juga tentu akan merasa puas dengan pekerjaan Anda. Hal ini berdampak pada reputasi, Anda akan dikenal sebagai seorang yang capable dan bertanggung jawab.
3. Memiliki Waktu Luang Lebih
Saat pekerjaan selesai lebih cepat, Anda akan memiliki lebih banyak waktu luang. Anda tidak akan tertekan karena dikejar-kejar deadline dan tidak ada kata menumpuk dalam kamus Anda.
4. Menjadi Lebih Terorganisir
Orang yang dapat memanage waktunya dengan baik akan berusaha untuk memastikan meja kerjanya selalu bersih, teratur, dan rapi. Ini akan meminimalisir waktu yang dibutuhkan untuk mencari barang yang dibutuhkan karena barang-barang tersebut akan selalu ada di tempatnya.
5. Mengurangi Tekanan dan Stress
Karena Anda tidak terburu-buru dalam menyelesaikan tugas dan mengetahui secara pasti lokasi benda yang Anda butuhkan, maka Anda tidak akan teledor atau memiliki banyak kesalahan. Tidak adanya keteledoran dan minimnya kesalahan ini tentunya akan membantu mengurangi tekanan dan stress yang Anda rasakan.
Dampak Manajemen Waktu yang Buruk
Dapat dilihat bahwa manajemen waktu memiliki beragam manfaat yang dapat menguntungkan kita. Namun, Anda mungkin bertanya “Memangnya kalau manajemen waktu tidak dilakukan dengan benar, dampaknya seperti apa”? Sebetulnya, dengan berbagai teknologi yang tersedia saat ini, terdapat berbagai hal yang mempermudah manajemen waktu, jadi dampak buruk yang terasa pun minim.
Namun, kita tidak selalu memilih untuk menggunakannya, bukan? Bahkan ada saja teknologi yang dapat membuat kita tidak produktif saat kerja. Berikut adalah beberapa dampak buruk yang dapat dirasakan jika tidak melakukan manajemen waktu dengan baik:
- Tugas menumpuk
- Hasil pekerjaan yang kurang memuaskan
- Menjadi terburu-buru
- Work-life balance yang tidak seimbang
- Kurang tidur
- Lupa waktu
Tips Pintar Manajemen Waktu
Sekarang setelah Anda mengetahui berbagai hal tentang manajemen waktu, dari pengertian, manfaat, hingga dampak buruknya, Anda mungkin memikirkan untuk mencobanya sendiri. Jika Anda bingung mulai darimana, jangan khawatir, GreatDay HR telah menyediakan beberapa tips untuk melancarkan upaya Anda untuk mengelola waktu dengan lebih baik.
Berikut penjelasannya.
1. Stick pada tujuan Anda, jangan sampai teralihkan.
Pastikan kegiatan sehari-hari sesuai atau mengarah pada pencapaian tujuan Anda, hindari melakukan aktivitas yang tidak berhubungan atau bahkan menghambat Anda mencapai tujuan. Jangan terlalu banyak melakukan aktivitas membuang-buang waktu seperti terlalu sering bermain smartphone atau bergosip/berbincang terlalu sering dengan rekan kerja.
2. Jalankan rencana
Jangan berhenti di tahap perencanaan dan membiarkan rencana terbengkalai. Terapkan langkah-langkah yang sudah Anda susun dan atur dengan baik. Ketika tujuan, prioritas, dan perencanaan sudah dibuat, lakukan semuanya secara sistematis.
3. Gunakan alat yang membantu manajemen waktu
Di zaman sekarang, sudah banyak teknologi yang mampu membantu Anda dalam manajemen waktu. Gunakan time tracker untuk membantu Anda menganalisis kegiatan apa yang paling banyak memakan waktu Anda. Setelah itu, gunakan aplikasi planner yang membantu Anda mengingat jadwal kerja agar tidak ada yang terlewatkan. Sebisa mungkin simpan semua data di sistem untuk sebisa mengurangi human error dan meningkatkan kontrol kerja.
Penggunaan teknologi saat ini sangat penting tidak hanya dalam manajemen waktu tetapi juga manajemen sumber daya manusia. Departemen SDM seharusnya sudah menggunakan sistem HRIS seperti GreatDay HR untuk membantu pengelolaan kepegawaian. Biaya, waktu, dan beban kerja pasti jauh lebih berkurang.
Baca Juga: Sistem HRD Tepat untuk Usaha Kecil Menengah
4. Manfaatkan waktu saat menunggu
Pergunakan waktu luang saat menunggu semaksimal mungkin dengan tidak hanya berdiam diri. Gunakan sela-sela waktu untuk melakukan pekerjaan kecil seperti mengecek dan membalas email, atau mencari dan memikirkan ide-ide baru.
5. Membangun rutinitas
Biasakan diri Anda melakukan rutinitas yang mengarahkan Anda kepada tujuan yang ingin Anda capai. Anda mungkin bisa mengikuti beberapa kebiasaan orang sukses sebut saja Barack Obama, Bill Gates, dan Tim Cook. Kebiasaan baik mereka yaitu bangun pagi, bermeditasi, membangun relasi atau networking, membaca daripada menonton, dan tahu kapan untukâ€menolakâ€.
6. Jadwalkan waktu refreshing
Pekerjaan yang terlalu padat bisa membuat Anda stress dan mengurangi motivasi kerja. Untuk itu, Anda juga perlu refreshing. Namun, Anda perlu mengatur jadwal dan membatasi waktu refreshing supaya tidak kebablasan
Nah, kembali lagi dengan pembahasan 24 jam dalam sehari. Apakah Anda yakin 24 jam tidak cukup atau apakah manajemen waktu Anda saja yang kurang baik? Mulailah menerapkan manajemen waktu di kehidupan pribadi dan pekerjaan Anda. Manajemen waktu akan membantu mengarahkan Anda pada tujuan dan menghasilkan perubahan yang nyata bagi hidup Anda.
Great People, saatnya bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras, dengan manajemen waktu yang baik!
