Meeting Saat New Normal? Tak Perlu Khawatir Lagi!

“New Normal” bukan sesuatu yang asing lagi bagi warga Indonesia setelah adanya pandemi Covid-19. Kondisi New Normal yang mulai diberlakukan di beberapa daerah Indonesia merupakan langkah awal pemerintah untuk menggerakan roda perekonomian di tengah pandemi. Waktu memang dibutuhkan untuk bisa beradaptasi pada era New Normal secara menyeluruh, terutama dengan adanya protokol baru yang wajib untuk dilakukan oleh siapapun yang ingin melakukan kegiatan di luar rumah, termasuk kembali bekerja di kantor. 

Selain menerapkan protokol kesehatan yang sudah ditetapkan pemerintah, ada beberapa aspek yang juga perlu diperhatikan saat akan melakukan meeting di era New Normal. 

Kebersihan di Ruang Meeting

Baca juga: Mari Beradaptasi dengan New Normal!

Dilansir oleh WHO, permukaan meja dan handphone adalah benda di kantor yang harus dibersihkan dengan disinfektan secara rutin. Dengan menjaga kebersihan di ruang meeting maka kita dapat mengurangi risiko penularan virus. 

Jangan lupa, sediakan hand sanitizer dan alat pembersih lainnya di setiap ruang meeting yang akan digunakan. 

Jika kamu menghadiri meeting di luar kantor, pastikan bahwa pihak klien juga menerapkan protokol kesehatan yang sesuai dan tetap menjaga jarak.

Membuat Agenda Pembahasan  

Dengan membuat agenda dari jauh hari, maka meeting dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Anda dapat mempersiapkan dengan detail apa saja yang harus disampaikan dan dibahas, sehingga alur pembicaraan tidak keluar dari topik pembahasan. 

Berbeda dengan sebelum adanya pandemi, pada keadaan New Normal, Anda  perlu memperhatikan lama waktu pelaksanaan meeting. Hal ini dilakukan untuk mengurangi interaksi antar peserta meeting dan mengurangi tingkat risiko terjadinya penularan virus. 

Pastikan Seluruh Pihak Sehat

Kesehatan merupakan hal yang paling utama pada saat pandemi. 

Kantor Anda bisa menggunakan Intelligent Temperature Checking System (ITCs) dari GreatDay HR, untuk mengukur suhu badan tamu tanpa sentuh. Sistem ini juga dapat membantu para karyawan untuk melakukan pengukuran suhu tubuh yang langsung terintegrasi dengan rekam kehadiran. 

Jika kamu melakukan presentasi, kamu bisa menggunakan face shield agar bicara lebih jelas dan peserta meeting dapat melihat gerak bibirmu. Bagi Anda yang merasa kurang sehat atau ada peserta meeting yang kurang sehat, Anda bisa memilih untuk mengikuti meeting via online atau menunda pelaksanaan meeting.

Baca juga: Pertimbangkan Hal ini Sebelum Resign

Bagikan Materi Pembahasan Lewat E-mail

Ketika kondisi normal Anda biasanya memberikan kertas berisi proposal atau materi kepada klien sebagai panduan dan isi dari meeting yang diadakan. Di tengah pandemi ini, kamu bisa memberikan materi dalam bentuk softcopy untuk mengurangi penularan dan mengurangi risiko tertular virus oleh orang lain. Tentunya ini akan membuat para peserta meeting merasa lebih aman. Seperti poin diatas, kesehatan adalah hal yang paling penting loh guys!

Meeting Online Lebih Baik

Meskipun meeting online belum menjadi kebiasaan kita, tetapi meeting online juga bisa menjadi pilihan tepat Anda untuk menyampaikan pesan secara efektif meskipun Anda tidak dapat bertatap muka secara langsung dengan klien atau rekan kerja Anda yang lain. Ada baiknya juga, Anda memilih untuk mengajak klien meeting secara online jika peserta meeting berada dalam jumlah yang besar tetapi ruangan tidak memungkinkan untuk menerapkan protokol social distancing. 

Manfaatkan aplikasi GreatDay Meet atau aplikasi video conference lainnya untuk melakukan meeting dengan aman dan mengurangi kontak fisik di kantor. 

Nah, itu dia serangkaian tips untuk kalian yang mau memulai meeting dengan klien di masa new normal. Ingat, selalu menjaga kebersihan dan kesehatan tubuh, ya!