Jadwalkan Demo

Penting untuk HR! Workforce Planning: Pengertian dan Tahapan Penerapannya

Rizka Maria Merdeka | February 6, 2024 | Human Resource (HR)
by GreatDay HR

Workforce planning, atau perencanaan tenaga kerja, telah menjadi elemen krusial dalam strategi manajemen sumber daya manusia bagi banyak perusahaan di era modern ini. Artikel ini akan membahas secara komprehensif mengenai konsep workforce planning, dimulai dari pemahaman mendasar tentang apa itu workforce planning hingga betapa pentingnya implementasi strategi ini dalam konteks perusahaan.

Selain itu, artikel ini akan membahas mengenai bagaimana tahapan penerapan workforce planning di perusahaan, sehingga perusahaan, terutama para HR mengetahui bagaimana mengelola dan mengembangkan potensi sumber daya manusia untuk mencapai keunggulan bersaing.

Baca selengkapnya!

Baca juga: Serba-Serbi Administrasi Kepegawaian: Pengertian, Fungsi, Tujuan, dan Ruang Lingkup Sistemnya

Apa yang dimaksud dengan workforce planning?

Workforce planning adalah proses di mana sebuah perusahaan berpikir dan merencanakan tentang siapa dan berapa banyak karyawan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuannya. Ini melibatkan langkah-langkah seperti memahami pekerjaan apa yang perlu dilakukan, berapa banyak karyawan yang diperlukan, dan bagaimana melatih atau mengembangkan karyawan agar sesuai dengan kebutuhan tersebut.

Jadi, bayangkan jika sebuah perusahaan ingin tumbuh atau mengubah cara mereka bekerja. Dengan melakukan workforce planning, mereka akan memikirkan tentang jenis pekerjaan apa yang akan dibutuhkan, keterampilan apa yang diperlukan, dan berapa banyak karyawan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Proses ini juga mencakup melihat karyawan yang sudah ada, melihat keterampilan dan kinerja mereka, dan memutuskan apakah perlu melakukan pelatihan atau mempromosikan karyawan untuk mengisi posisi yang kosong.

Jadi, intinya, workforce planning membantu perusahaan untuk memiliki tenaga kerja yang tepat di tempat yang tepat dan pada waktu yang tepat agar dapat mencapai tujuan mereka dengan lebih efektif.

Baca juga: Strategi Rekrutmen Internasional: Mencari Bakat Global untuk Organisasi Anda

Mengapa workforce planning penting?

Workforce planning penting karena membantu organisasi mengelola sumber daya manusianya dengan efektif untuk mencapai tujuan bisnis. Berikut adalah beberapa alasan mengapa workforce planning sangat penting:

1. Optimalkan penggunaan sumber daya

Workforce planning membantu organisasi mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja secara tepat, sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan karyawan yang dimiliki.

2. Pencegahan kekurangan atau kelebihan tenaga kerja

Dengan merencanakan kebutuhan tenaga kerja, organisasi dapat menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan. Kekurangan tenaga kerja dapat menghambat produktivitas, sementara kelebihan tenaga kerja dapat meningkatkan biaya operasional.

3. Penyesuaian dengan perubahan lingkungan

Lingkungan bisnis selalu berubah. Workforce planning membantu organisasi menyesuaikan kekuatan kerja mereka dengan perubahan dalam ekonomi, teknologi, dan industri.

4. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi

Dengan memiliki karyawan yang memiliki keterampilan yang sesuai dengan tugas mereka, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional.

5. Pengembangan karyawan

Workforce planning mencakup perencanaan pengembangan karyawan, memungkinkan perusahaan untuk melatih atau mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk mendukung pertumbuhan dan perubahan.

6. Mengurangi biaya perekrutan dan pelatihan

Dengan merencanakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, organisasi dapat mengurangi biaya perekrutan dan pelatihan yang terkait dengan penggantian karyawan atau pengisian posisi baru.

7. Rencana suksesi

Workforce planning membantu dalam perencanaan suksesi dengan mengidentifikasi dan melatih calon pengganti untuk posisi kunci. Ini meminimalkan risiko hilangnya keahlian kunci jika ada perubahan dalam kepemimpinan atau kepergian karyawan.

8. Responsif terhadap perubahan pasar

Dengan memahami kebutuhan tenaga kerja yang berkaitan dengan perubahan pasar atau kebijakan industri, organisasi dapat tetap bersaing dan beradaptasi lebih cepat.

9. Menghindari risiko hukum dan kepatuhan

Melalui workforce planning, organisasi dapat mengelola risiko hukum dan kepatuhan dengan memastikan bahwa kebijakan tenaga kerja sesuai dengan peraturan dan undang-undang yang berlaku.

Dengan melakukan workforce planning, organisasi dapat menghadapi masa depan dengan lebih baik, menjaga ketahanan mereka terhadap perubahan, dan mencapai kesuksesan jangka panjang.

Baca juga: Hati-hati! Terlalu Mengedepankan Hasil Tes Kepribadian dalam Rekrutmen Bisa Kehilangan Kandidat Potensial

Bagaimana tahapan penerapannya di perusahaan?

Penerapan workforce planning di perusahaan melibatkan serangkaian tahapan yang terstruktur dan terencana. Berikut adalah tahapan umumnya:

1. Identifikasi tujuan dan strategi bisnis

Tentukan tujuan bisnis jangka panjang dan strategi perusahaan. Pahami visi, misi, dan arah perusahaan untuk memahami kebutuhan tenaga kerja yang sesuai.

2. Analisis lingkungan eksternal dan internal

Tinjau kondisi pasar, tren industri, dan faktor ekonomi yang dapat memengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Lakukan analisis internal untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan sumber daya manusia yang sudah ada.

3. Identifikasi kebutuhan pekerjaan

Deskripsikan tugas dan tanggung jawab untuk setiap posisi di perusahaan. Identifikasi keterampilan, kompetensi, dan sertifikasi yang diperlukan untuk berhasil di posisi tersebut.

4. Evaluasi karyawan saat ini

Tinjau karyawan yang sudah ada, termasuk keterampilan, pengalaman, dan kinerja mereka. Identifikasi karyawan yang memiliki potensi untuk mengisi peran yang lebih tinggi di masa depan.

5. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja masa depan

Tentukan jumlah karyawan yang diperlukan untuk setiap posisi. Identifikasi kebutuhan pengembangan karyawan dan pelatihan untuk memenuhi kebutuhan masa depan.

Baca juga: 8 Strategi Pemberdayaan Pegawai yang Efektif untuk Perusahaan

6. Pengembangan calon suksesi

Identifikasi dan latih calon suksesi untuk posisi kunci. Pastikan ada rencana suksesi untuk mengatasi kepergian karyawan kunci.

7. Implementasi rencana pengembangan

Terapkan program pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan keterampilan karyawan. Dorong pertukaran pengetahuan dan pengalaman antar tim dan departemen.

8. Pemantauan dan evaluasi

Pantau kinerja tenaga kerja secara terus-menerus. Lakukan evaluasi berkala terhadap rencana workforce dan sesuaikan jika diperlukan.

9. Fleksibilitas dan penyesuaian

Bersiap untuk mengadaptasi rencana workforce dengan cepat sesuai dengan perubahan dalam lingkungan bisnis atau strategi perusahaan. Revisi rencana sesuai dengan kebutuhan baru yang muncul.

10. Komunikasi dan keterlibatan karyawan

Libatkan karyawan dalam proses perencanaan dan penerapan. Komunikasikan perubahan dan rencana ke depan dengan jelas kepada karyawan untuk menghindari ketidakpastian.

11. Penggunaan teknologi dan alat analitik

Manfaatkan sistem informasi dan alat analitik untuk mengumpulkan, menganalisis, dan mengelola data tenaga kerja dengan lebih efektif.

Baca juga: Apa Itu Sistem ATS? Ini Pengertian, Cara Kerja, dan Keunggulan Menggunakannya dalam Rekrutmen

Kelola dan rencanakan rekrutmen lebih efektif dengan GreatDay HR

workforce planning adalah gdhr

Workforce planning sangat berkaitan erat dengan rekrutmen, sebab cara untuk mencari kandidat dengan kemampuan yang sesuai kebutuhan perusahaan adalah melalui proses seleksi di dalam rekrutmen. Oleh sebab itu, proses rekrutmen perlu direncanakan dan dijalankan secara efektif dan sistematis.

GreatDay HR menyajikan solusi pengelolaan proses rekrutmen yang dijamin efektif bagi perusahaan melalui fitur Recruitment. Fitur ini dapat mengelola mulai dari penerbitan lowongn kerja, penyortiran CV dan data pelamar, hingga penjadwalan pre-interview. HR tidak perlu lagi repot-repot menyortir melalui tumpukan kertas.

Dengan fitur Recruitment GreatDay HR, penyaringan kandidat menjadi lebih mudah dan efektif! Berlangganan GreatDay HR sekarang dan dapatkan kemudahan dalam pengelolaan proses rekrutmen! Info lebih lengkap, kunjungi tautan ini.

Baca juga: Strategi Rekrutmen Berbaris DEI: Membangun Tim yang Divers dan Inklusif

Trending Article
01
Rizka Maria Merdeka | November 28, 2023
22 Contoh Kelebihan dan Kekurangan Diri Saat…
02
Rizka Maria Merdeka | October 25, 2023
Penting! Panduan Lengkap Pangkat Golongan PNS Terbaru…
03
Rizka Maria Merdeka | November 18, 2021
14 Contoh Penulisan Notulen Rapat yang Tepat.…
Subscribe News Letter
Get notification on your email