Jadwalkan Demo

Apa Itu Sistem ATS? Ini Pengertian, Cara Kerja, dan Keunggulan Menggunakannya dalam Rekrutmen

Rizka Maria Merdeka | October 2, 2023 | Human Resource (HR)
by GreatDay HR

Di era modern di mana teknologi terus berkembang pesat, penggunaan sistem ATS (Applicant Tracking System) telah menjadi salah satu elemen kunci dalam dunia rekrutmen. ATS adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses seleksi karyawan.

Artikel ini akan membahas secara mendalam pengertian, cara kerja, serta keunggulan yang ditawarkan oleh sistem ATS dalam konteks proses rekrutmen. Dengan memahami konsep dasar, mekanisme operasional, dan manfaatnya, perusahaan akan dapat mengintegrasikan teknologi ATS dengan lebih efektif dalam strategi rekrutmen, yang hasilnya akan meningkatkan efisiensi dan kualitas hasil rekrutmen.

Simak selengkapnya dalam artikel berikut ini!

Baca juga: Jobseeker Wajib Tahu! Ini Cara Membuat CV ATS Friendly

Pengertian ATS sistem

ATS adalah singkatan dari “Applicant Tracking System” atau dalam Bahasa Indonesia dikenal sebagai “Sistem Pelacakan Pelamar.” ATS adalah perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan dan organisasi untuk mengotomatisasi dan mengelola proses perekrutan dan seleksi karyawan. Sistem ini dirancang untuk membantu perusahaan mengelola volume besar aplikasi pekerjaan dan mengidentifikasi kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

Penggunaan ATS dapat meningkatkan efisiensi proses rekrutmen, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi kosong, dan memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi kandidat yang paling cocok dengan kebutuhan mereka. Namun, perusahaan juga perlu memastikan bahwa sistem ini digunakan dengan bijak untuk memastikan pengalaman pelamar yang baik dan mencegah diskriminasi dalam proses rekrutmen.

Baca juga: Apa Perbedaan CV dan Portofolio? Berikut Penjelasannya!

Cara kerja sistem ATS

Cara kerja ATS (Applicant Tracking System) melibatkan beberapa langkah utama dalam proses perekrutan. Berikut adalah gambaran umum tentang cara kerja ATS:

1. Penerimaan Aplikasi

ATS memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan aplikasi pekerjaan secara elektronik melalui situs web mereka. Pelamar mengirimkan resume, surat lamaran, dan informasi lainnya melalui formulir online atau melalui email yang ditujukan khusus.

2. Penyimpanan Data Pelamar

Setelah aplikasi diterima, ATS menyimpan dan mengorganisasi semua data pelamar. Ini termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, pendidikan, dan dokumen lain yang relevan.

3. Penyaringan Otomatis

ATS dapat memproses aplikasi dengan cepat menggunakan kriteria tertentu yang telah ditentukan oleh perusahaan. Ini dapat mencakup kata kunci yang relevan dengan posisi yang sedang dibuka, pengalaman kerja, pendidikan, dan kriteria lainnya. Aplikasi yang memenuhi syarat akan diteruskan ke tahap selanjutnya dalam proses rekrutmen, sementara yang tidak memenuhi syarat akan ditolak secara otomatis.

4. Manajemen Proses Rekrutmen

ATS memungkinkan perusahaan untuk melacak dan mengelola seluruh proses rekrutmen. Ini termasuk tahap wawancara, pengujian, verifikasi referensi, dan lainnya. Sistem ini juga dapat mengatur jadwal wawancara dan mengirimkan pengingat kepada tim rekrutmen dan pelamar.

5. Kolaborasi Tim

ATS memfasilitasi kolaborasi antara anggota tim rekrutmen. Mereka dapat mengakses data pelamar, memberikan umpan balik, dan berbagi catatan melalui platform ini. Ini membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih efisien dalam proses seleksi.

6. Pelaporan dan Analisis

ATS menyediakan alat pelaporan yang memungkinkan perusahaan untuk menganalisis kinerja proses rekrutmen mereka. Ini mencakup metrik seperti waktu rata-rata untuk mengisi posisi, sumber aplikasi terbaik, dan lainnya. Informasi ini membantu perusahaan dalam mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dalam rekrutmen mereka.

7. Integrasi

ATS dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti sistem manajemen sumber daya manusia (HRM) dan perangkat lunak manajemen talenta. Integrasi ini memungkinkan aliran data yang mulus antara berbagai sistem.

Sistem ATS dapat diatur sesuai dengan kebutuhan dan preferensi perusahaan, sehingga proses rekrutmen menjadi lebih efisien dan terstruktur. Meskipun ATS membantu otomatisasi banyak tugas dalam rekrutmen, penting bagi perusahaan untuk menjaga kualitas pengalaman pelamar dan memastikan bahwa sistem ini digunakan dengan adil dan transparan.

Baca juga: Strategi Rekrutmen Berbaris DEI: Membangun Tim yang Divers dan Inklusif

Keunggulan sistem ATS dalam rekrutmen

Menggunakan sistem ATS (Applicant Tracking System) dalam proses rekrutmen memiliki sejumlah keunggulan yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses rekrutmen perusahaan. Berikut adalah beberapa keunggulan utama ATS:

1. Penyaringan Otomatis

ATS dapat melakukan penyaringan otomatis terhadap aplikasi pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu, seperti kata kunci, pengalaman, pendidikan, atau lokasi geografis. Hal ini membantu mengidentifikasi kandidat yang memenuhi syarat dengan cepat dan mengurangi jumlah aplikasi yang harus ditinjau secara manual.

2. Efisiensi Waktu

Sistem ATS menghemat waktu yang diperlukan untuk mengelola aplikasi pekerjaan, menghubungi pelamar, dan mengatur jadwal wawancara. Ini memungkinkan tim rekrutmen untuk fokus pada tahap-tahap yang lebih penting dalam proses rekrutmen.

3. Organisasi Data

ATS menyimpan semua data pelamar secara terstruktur, termasuk resume, surat lamaran, dan informasi kontak. Ini memudahkan dalam mengakses dan mengelola informasi yang dibutuhkan selama proses rekrutmen.

4. Kolaborasi Tim

ATS memungkinkan anggota tim rekrutmen untuk bekerja sama dalam meninjau aplikasi, memberikan umpan balik, dan berbagi catatan. Kolaborasi ini membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan memastikan semua tim terlibat dalam proses.

5. Pemantauan Proses

Perusahaan dapat melacak status setiap pelamar dalam proses rekrutmen, sehingga memungkinkan visibilitas yang lebih baik terhadap proses tersebut. Ini membantu dalam mengidentifikasi hambatan dan memastikan bahwa rekrutmen berjalan lancar.

6. Pelaporan dan Analisis

ATS menyediakan alat pelaporan yang membantu perusahaan dalam menganalisis kinerja proses rekrutmen. Perusahaan dapat melihat metrik seperti waktu rata-rata untuk mengisi posisi, sumber aplikasi terbaik, dan lainnya. Informasi ini membantu dalam perbaikan proses rekrutmen.

7. Konsistensi

ATS memastikan konsistensi dalam proses rekrutmen dengan menerapkan aturan yang sama untuk semua pelamar. Hal ini membantu menghindari bias dan memastikan bahwa setiap pelamar dievaluasi berdasarkan kriteria yang sama.

8. Penghematan Biaya

Meskipun membutuhkan investasi awal, penggunaan ATS dapat menghemat biaya dalam jangka panjang dengan mengurangi kebutuhan akan proses manual yang memakan waktu dan sumber daya.

9. Kualitas Rekrutmen yang Lebih Baik

Dengan menerapkan penyaringan yang lebih efisien dan analisis data, perusahaan dapat menemukan kandidat yang lebih sesuai dengan kebutuhan mereka, sehingga meningkatkan kualitas rekrutmen.

10. Peningkatan Pengalaman Pelamar

ATS dapat memberikan pengalaman pelamar yang lebih baik dengan memberikan umpan balik otomatis, pemberitahuan status, dan komunikasi yang lebih terstruktur.

Penggunaan sistem ATS dapat membantu perusahaan mengelola volume besar aplikasi pekerjaan dengan lebih efisien dan memungkinkan mereka untuk mendapatkan kandidat yang lebih cocok dengan posisi yang sedang dibuka. Namun, perlu diingat bahwa implementasi ATS yang baik juga harus memperhatikan aspek pengalaman pelamar dan menghindari bias dalam proses rekrutmen.

Baca juga: AI dan Rekrutmen: Strategi dan Alat untuk Menemukan Bakat Terbaik dengan Cepat dan Efektif

Tingkatkan efektivitas proses rekrutmen dengan GreatDay HR

ats sistem gdhr

Memilih dan memilah jumlah lamaran juga CV yang terlampau banyak pasti akan membuat HR kewalahan dan tidak efektif. CV dan lamaran yang berupa dokumen cetak juga tidak ramah lingkungan dan tidak beraturan.

Untuk mengatasi hal tersebut, aplikasi GreatDay HR menyediakan fitur Recruitment yang dapat mempermudah dan membantu proses rekrutmen menjadi lebih efektif. Alihkan data-data berupa dokumen ke bentuk digital dan buat penyaringan kandidat yang lebih sesuai agar proses rekrutmen menjadi lebih nyaman dan ramah lingkungan.

Terlebih lagi, GreatDay HR menyediakan fitur yang memungkinkan Anda untuk mengatur wawancara langsung di aplikasi mobile yang dapat diakses melalui ponsel pintar Anda. Segera berlangganan GreatDay HR sekarang! Klik di sini untuk info lebih lanjut.

Baca juga: 9 Jenis Tes Psikologi dalam Proses Rekrutmen Karyawan

Trending Article
01
Rizka Maria Merdeka | November 28, 2023
22 Contoh Kelebihan dan Kekurangan Diri Saat…
02
Rizka Maria Merdeka | October 25, 2023
Penting! Panduan Lengkap Pangkat Golongan PNS Terbaru…
03
Rizka Maria Merdeka | November 18, 2021
14 Contoh Penulisan Notulen Rapat yang Tepat.…
Subscribe News Letter
Get notification on your email