Mengenal Profesi Asisten Manager: Tugas dan Skill yang Harus Dimilikinya

Kehadiran asisten manager dalam sebuah perusahaan sangat penting, sebab dapat membantu tugas manager agar selalu lancar dan terkendali dengan baik. Salah satu tugas asisten manager yang utama adalah bertanggung jawab untuk mewakili manajer di berbagai situasi.

Faktanya, tidak semua orang bisa menjadi seorang asisten manager di berbagai perusahaan maupun lembaga. Sebab, pekerjaan ini memiliki syarat dan penguasaan skill tertentu supaya dapat mengerjakan tugasnya dengan baik.

Jika Anda tertarik untuk bekerja sebagai asisten manager, ketahui lebih dalam tentang pengertian, tugas asisten manager, hingga skill yang harus dimilikinya. Simak artikel ini untuk tahu lebih banyak!

Baca juga: Account Manager: Pengertian dan Tugasnya di Perusahaan

Pengertian asisten manager

Asisten manager adalah seseorang yang membantu kinerja dari seorang manajer. Kinerja yang dimaksud adalah mencakup berbagai macam pekerjaan dari seorang manajer.

Seorang asisten manager harus bisa menggantikan pekerjaan seorang manajer. Posisi ini menjadi tangan kanan dari seorang manajer. Ini membuat seorang asisten manager dituntut memiliki kemampuan kepemimpinan saat harus menggantikan manajer. 

Tidak hanya membantu pekerjaan manajer, asisten manager juga bertugas membantu atasan dengan jabatan yang lebih tinggi lainnya. Selain itu, asisten manager juga dituntut untuk dapat mengelola para staf bawahan. asisten manager biasanya terdapat di perusahaan baik swasta maupun kedinasan, hotel, restoran, dan perusahaan yang bergerak di bidang bisnis, dan pabrik.

Baca juga: Berkenalan dengan Branch Manager: Tugas dan Skill yang Harus Dikuasai

Tugas asisten manager

Mungkin Anda sudah bisa sedikit menebak apa tugas asisten manager yaitu membantu manager. Namun, apakah hanya itu saja? Tentu tidak, ada beberapa hal penting lainnya yang menjadi tugas asisten manager. Berikut ini penjelasannya.

1. Memastikan operasional perusahaan berjalan baik

Tugas asisten manager pertama adalah memastikan operasional perusahaan di bawah tanggung jawab manajer berjalan dengan baik. Pengelolaan operasional ini akan diberikan kepada asisten manager dengan arahan manager. 

2. Menyusun rencana dan strategi bersama manager

Tugas berikutnya asisten manager adalah menyusun rencana dan strategi perusahaan bersama manager. Misalnya manager di posisi pemasaran, maka diharuskan untuk menyusun rencana dan strategi pemasaran guna meningkatkan skala perusahaan.‍

3. Mendukung kinerja manager

Ruang lingkup pekerjaan manajer termasuk mengelola karyawan, keuangan, operasional dan lainnya, Tugas yang banyak ini membuat perusahaan besar sering memiliki beberapa manager. Bila perusahaan berskala kecil, tanggung jawab asisten manajer termasuk:

1. Merekrut karyawan baru.
2. Membangun lingkungan kerja yang nyaman.
3. Membuat strategi pengembangan kinerja karyawan. 
4. Memonitor dan membuat evaluasi kerja karyawan.
5. Membuat perencanaan kegiatan operasional.
6. Pengawasan sistem keuangan perusahaan.
7. Memantau pembuatan anggaran tiap departemen, biaya operasional dan sumber daya manusia dan alam.
8. Berkomunikasi baik dengan karyawan dan klien.

4. Membangun komunikasi yang baik

Asisten manager adalah perantara komunikasi antara karyawan dan atasan. Posisi ini bertanggung jawab memastikan karyawan tetap nyaman berada di lingkungan kantor dengan mendengarkan dan mengomunikasikan apa yang mereka rasa dan inginkan. Oleh karena itu, seorang asisten manager harus mudah bergaul, ramah, dan dapat berkomunikasi dengan baik dengan atasan maupun bawahan.

5. Membantu manajer jika berhalangan hadir

Tugas asisten manager yang terakhir adalah menjadi pengganti atau wakil manajer saat tidak dapat menghadiri aktivitas tertentu, seperti rapat atau pertemuan dengan klien. Meski demikian, asisten manager tetap harus mendapat persetujuan dulu dari manajer apabila perlu mengambil keputusan.

Baca juga: Mengenal Pengertian, Tugas, dan Skill Wajib Seorang Account Officer

Skill yang harus dimiliki oleh asisten manager

Dalam mengemban tugas-tugas yang terbilang cukup berat, Anda diharuskan untuk mengetahui keahlian-keahlian yang dibutuhkan dalam posisi ini. Tidak hanya sekadar tahu, tetapi Anda juga wajib menguasainya. Berikut adalah beberapa keahlian yang harus dimiliki asisten manager.

1. Kepemimpinan

Salah satu tugasnya adalah menggantikan manajer untuk memimpin beberapa staf yang ada di bawahnya. Dalam mengemban tugas tersebut, tentu Anda harus memiliki skill leadership. Dengan menguasai keahlian ini, diharapkan implementasi dari tugas tersebut berjalan baik sesuai ekspektasi.

2. Problem solving

Berlandaskan alasan atas tugas-tugas yang diemban, salah satu keahlian yang harus dimiliki adalah problem solving. Hal ini sangat berguna ketika terdapat suatu permasalahan yang harus diatasi saat itu juga. Anda sebagai pengganti manajer harus bisa mengambil keputusan dengan bijak dan tepat sasaran.

3. Penguasaan software

Penguasaan software adalah keahlian yang juga harus dimiliki oleh seorang assistant manager. Pasalnya, saat melakukan analisis dan menulis laporan, ia membutuhkan beberapa software seperti Microsoft Office Word dan Excel.  

4. Time management

Posisi ini juga mengharuskan para pelakunya untuk bisa membagi waktu dengan baik. Seluruh tugas harus maksimal dan tidak boleh ada yang terlewat. Tentu penyelesaiannya juga harus dilakukan tepat waktu.

5. Komunikasi

Komunikasi adalah kunci terjalinnya suatu hubungan yang baik. Sebagai perantara antara staf dan pimpinan, pelaku posisi ini harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Tujuannya, agar segala pesan tersampaikan dengan baik. Selain itu, ia juga harus menerjemahkan arahan pimpinan dalam bentuk yang lebih sederhana.

Baca juga: Mengenal Profesi Surveyor: Definisi, Tugas, dan Jenisnya

Monitor kinerja dan produktivitas karyawan lebih efisien dengan aplikasi GreatDay HR

Salah satu tugas asisten manager yang paling utama adalah membantu manajer menyelesaikan tugasnya terkait pengawasan kinerja karyawan, meeting, dan lain-lain. Memastikan seluruh kegiatan operasional di perusahaan bisa menjadi tugas yang berat, terutama jika terdapat banyak karyawan, departemen, dan divisi. Belum lagi jika ada karyawan yang melakukan pergantian atau pertukaran shift, karyawan yang beristirahat terlalu lama sehingga tidak produktif, yang cenderung luput dari pengawasan.

Tidak perlu khawatir! GreatDay HR memiliki fitur Operation Control yang dapat bantu HR dan manajer untuk mengawasi kinerja dan produktivitas karyawannya. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur perencanaan tugas serta melaporkan aktivitas kerja melalui menu Timesheet.

Manager juga dapat memberi tugas dan masukan tanpa ribet melalui menu Task & Feedback. Lalu, jika karyawan sering terlambat, menu HR Buddy akan secara otomatis memberikan surat peringatan kepada karyawan bersangkutan. Selain itu, karyawan juga dapat melakukan pelaporan tentang barang rusak atau pelanggaran dengan menu Whistleblower.

Semua kegiatan operasional beres dan terkendali dengan fitur Operation Control dari GreatDay HR. Tunggu apa lagi? Segera berlangganan dan kunjungi websitenya untuk info lebih lengkap! Dapatkan demo secara GRATIS!

Baca juga: PPIC: Definisi, Tujuan, dan Manfaatnya di Perusahaan