Profesi Resepsionis: Mengenal Tugas dan Skill yang Wajib Dimilikinya

Tentu Anda sudah sering mendengar tentang profesi resepsionis. Sebab, Anda bisa menemukan resepsionis hampir di seluruh tempat umum atau perusahaan. Biasanya profesi ini menempati tempat paling depan agar mudah ditemukan oleh orang-orang yang membutuhkan informasi, yaitu di Front Desk.

Tugas inti dari seorang resepsionis adalah memberikan pelayanan berupa informasi atau kebutuhan registrasi untuk tamu yang datang. Contohnya di hotel dan rumah sakit. Setiap orang yang akan melakukan reservasi, registrasi, booking, konfirmasi, dan lain sebagainya akan dibantu oleh resepsionis.

Untuk mengetahui lebih banyak tentang tugas dan skill yang harus dimiliki dalam profesi resepsionis, mari simak artikel GreatDay HR berikut ini!

Baca juga: Mengenal Profesi CFO Chief Financial Officer: Pengertian, Tugas, dan Skill yang Wajib Dimiliki

Apa itu resepsionis?

Resepsionis adalah karyawan yang bertugas untuk menyapa, melayani, dan memberikan informasi kepada tamu di suatu perusahaan, hotel, atau kantor. Seorang yang memiliki profesi resepsionis menjadi jembatan informasi antara pihak manajemen perusahaan dengan tamu tersebut.

Biasanya resepsionis ditempatkan di bagian depan kantor guna memudahkan tamu yang datang untuk mencari informasi. Tidak diragukan lagi bahwa resepsionis adalah bagian penting dari perusahaan sebab mereka mewakili citra perusahaan di mata orang lain, dalam hal ini pengunjung atau tamu. 

Ketika perusahaan memiliki seorang resepsionis yang bersikap ramah, murah senyum, dan mampu melayani tamu dengan baik, maka para pengunjung pasti akan merasa nyaman dan senang. Dengan begitu, kesan tamu atau pengunjung yang datang ke perusahaan juga menjadi baik.

Baca juga: Mengenal Profesi Asisten Manager: Tugas dan Skill yang Harus Dimilikinya

Fungsi resepsionis

Seseorang yang berprofesi sebagai resepsionis, selain berfungsi sebagai pemberi informasi juga memiliki fungsi-fungsi lainnya bagi perusahaan tempatnya bekerja. Fungsi tersebut antara lain sebagai berikut.

Sumber informasi

Biasanya, tamu yang datang ke kantor maupun hotel akan sering menanyakan berbagai hal terutama menanyakan keberadaan seseorang di lokasi tersebut. Dengan begitu resepsionis harus menjadi sumber informasi yang dapat dipercaya untuk memberikan kepastian dari setiap pertanyaan yang diajukan oleh tamu tersebut.

Profesi resepsionis juga diwajibkan menjaga hubungan baik perusahaan dengan departemen lainnya. Khususnya bagi yang berurusan langsung dengan kepentingan tamu perusahaan. Hubungan yang baik tentu akan mempermudah pekerjaan resepsionis dalam fungsinya sebagai sumber informasi.

Guest analyst

Resepsionis juga bertugas menganalisis berbagai tamu yang datang. Untuk itu resepsionis harus pandai dalam memilih informasi yang diberikan kepada tamu. Hal ini dilakukan demi menjaga keamanan privasi dan rahasia perusahaan. Selain itu, resepsionis juga harus mengetahui gerak gerik tamu yang mencurigakan dan yang berpotensi merugikan.

Record keeper

Tamu yang datang ke kantor atau hotel seringkali menitipkan berbagai pesan untuk seseorang. Nah, sebagai resepsionis maka diperlukan untuk memahami procedure dalam menerima pesan dan dalam menyampaikannya kembali. Dengan demikian pesan dapat disampaikan dengan baik dalam bentuk tulisan maupun dalam bentuk lisan.

Fungsi ini menuntut resepsionis agar pandai dalam berbahasa. Bukan hanya bahasa verbal saja melainkan juga bahasa tulisan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) perusahaan. Dalam hal ini kepala manager akan terus memantau sehingga resepsionis harus selalu siap dan bersikap professional.

Diplomat

Resepsionis bertugas sebagai diplomat di suatu kantor atau hotel yang dituntut untuk bernegosiasi dengan tamu. Biasanya di kantor atau hotel akan ada beberapa tamu yang mungkin saja akan menanyakan berbagai pertanyaan. Jika resepsionis tidak menemukan jawaban yang pasti maka bisa menunda pertanyaan tersebut dengan bahasa yang baik dan sopan.

Tamu yang datang ke kantor atau hotel tentu memiliki maksud dan tujuan yang berbeda. Tentu saja resepsionis perlu memahami apa saja tujuan yang ingin dilakukan oleh tamu tersebut. Selanjutnya resepsionis juga harus menjadi wakil perusahaan dalam memberikan keputusan dan bertindak sebagai seorang diplomat sesuai dengan prosedur kantor atau hotel.

Sales

Di hotel atau kantor, resepsionis juga dapat bertugas sebagai sales. Dimana resepsionis harus melakukan penjualan terhadap setiap produk di perusahaan dan berusaha untuk meyakinkan customer yang datang. Perlu diketahui ada banyak hal yang dapat dijual oleh resepsionis seperti produk, kamar hotel, jasa dan lain sebagainya.

Baca juga: Mengenal Pengertian, Tugas, dan Skill Wajib Seorang Account Officer

Tugas resepsionis

Setelah memahami apa itu resepsionis dan fungsinya, berikutnya mari kita selami lebih dalam mengenai tugas dan tanggung jawabnya. Utamanya tugas resepsionis adalah menyampaikan informasi serta menjawab panggilan masuk untuk kemudian diteruskan ke panggilan yang tepat.

Namun, sebenarnya tugas resepsionis lebih dari itu. Mereka juga memiliki tugas-tugas lain yang harus dilakukan, di antaranya sebagai berikut.

1. Memberikan informasi kepada pengunjung.
2. Mencatat data setiap tamu yang masuk maupun keluar.
3. Menerima panggilan yang masuk lalu menghubungkannya pada pihak yang dituju.
4. Menghubungkan telepon kepada nomor yang dituju atas permintaan beberapa pihak.
5. Mendata dan melaporkan semua kegiatan secara berkala.
6. Menerima kedatangan tamu dengan sikap yang baik, ramah, dan profesional.
7. Mencatat setiap nomor panggilan masuk dan keluar ke dalam log book.
8. Melakukan aktivitas dan fungsi penerimaan lainnya.

Baca juga: Berkenalan dengan Branch Manager: Tugas dan Skill yang Harus Dikuasai

Skill wajib bagi seorang resepsionis

Jika Anda tertarik menjadi resepsionis, maka Anda perlu menguasai beberapa skill atau kemampuan berikut ini.

1. Keterampilan Komunikasi

Kemampuan utama yang harus dimiliki seorang resepsionis adalah komunikasi. Resepsionis harus mampu mendengarkan serta berbicara dengan jelas dan ramah baik secara langsung maupun di telepon.

2. Skill Customer Service

Berikutnya keterampilan customer service juga wajib Anda kuasai. Pasalnya sekali lagi, Anda akan memberikan kesan pertama tamu terhadap perusahaan. Resepsionis yang baik akan bersikap ramah, bijaksana, dan mengenal perusahaan dengan baik.

3. Mampu Mengoperasikan Komputer

Mengoperasikan komputer adalah skill penting yang harus dimiliki resepsionis. Ini dikarenakan Anda perlu menanggapi email, menggunakan sistem telepon, membuat dan mengelola program, serta mempelajari perangkat lunak khusus industri.

Baca juga: Mengenal Profesi Surveyor: Definisi, Tugas, dan Jenisnya

Umumkan informasi penting lebih praktis dengan fitur Announcement di GreatDay HR

Sebagai resepsionis, terkadang juga perlu memberikan informasi terkait keadaan perusahaan atau memberikan pengumuman. Jika pengumuman yang harus diberikan banyak, tentunya tidak mungkin harus mengumumkan semuanya melalui pengeras suara. Pun jika menempelnya di dinding atau di area perusahaan, belum tentu semuanya akan membaca. Selain itu, membuang-buang kertas bukan cara yang ramah lingkungan.

GreatDay HR solusinya! Dengan fitur Announcement di GreatDay HR, Anda bisa mengumumkan hal penting melalui aplikasi dengan praktis dan mudah. Seluruh karyawan juga akan mendapatkan notifikasi setiap ada pengumuman baru. Jadi, tidak akan ada seorang pun yang ketinggalan informasi.

Terlebih lagi, fitur Announcement juga memungkinkan penggunanya untuk mengadakan survey atau polling langsung di aplikasi. Semuanya praktis dan efektif! Segera berlangganan dan download aplikasinya sekarang juga! Untuk informasi lebih lengkap dan demo gratis klik di sini!

Baca juga: Penerapan Software HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Hospitality