Mengenal Tugas, Fungsi, dan Klasifikasi General Affair dalam Perusahaan

Setiap perusahaan pasti memiliki kebutuhan masing-masing yang perlu untuk dipenuhi.Tugas seorang General Affair adalah untuk memenuhi kebutuhan yang diperlukan oleh perusahaan. Mulai dari mengurusi perizinan, pengadaan dan perawatan kendaraan dinas, pengadaan alat tulis kantor, perawatan gedung, protokoler, instalasi telepon, listrik, hingga pompa air, sampai mengurusi urusan pantry seperti kopi, teh, gula dan kegiatan lainnya. Pekerjaan itulah yang harus dilakukan oleh seorang General Affair agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

Banyak orang menginginkan posisi sebagai General Affair. Namun, proses dan jalan yang harus dilalui memang tidak selalu mudah. Ada tantangan tersendiri yang harus dihadapi oleh orang tersebut untuk mencapai jenjang karir yang diinginkan pada perusahaan yang diinginkannya.

Baca juga: SaaS: Software Layanan Berbasis Cloud Yang Dapat Meningkatkan Produktivitas Perusahaan

Pengertian General Affair

Divisi General Affair atau yang sering disebut GA merupakan salah satu divisi yang bergerak di bawah divisi umum. Menjadikannya sebagai kepala operasional yang penting bagi perusahaan. Hal ini termasuk dalam pembuatan dan standar dari struktur organisasi yang sederhana dan harus diterapkan.

Banyak perusahaan yang menggabungkan antara GA dengan staff atau divisi HRD. Hal itu karena tugas dan fungsinya memang tidak terlalu jauh berbeda. Selain dengan HRD keterkaitan GA dengan divisi lain contohnya purchasing sangat erat karena tugasnya untuk membeli beberapa keperluan.

Memastikan bahwa setiap kebutuhan yang diperlukan oleh perusahaan dan divisi lain selalu terpenuhi. Biasanya ada kebutuhan rutin yang harus dibeli oleh GA atau beberapa kebutuhan tidak terduga. Beberapa mungkin menjadi bagian dari perawatan dan peremajaan tertentu.

Fungsi General Affair

1. Pembuatan Prioritas Anggaran

Fungsi pertama yang dimiliki oleh General Affair adalah membuat prioritas anggaran untuk memperbaiki kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dalam perusahaan. Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada pembaharuan ruang meeting, training atau lobby penerimaan tamu perusahaan? Prioritas Anggaran dibentuk sesuai dengan kebutuhan perusahaan pada saat itu.

Sebaiknya GA memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu. Akan tetapi, tetap bergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.

2. Fungsi Perawatan 

Selain merencanakan anggaran untuk pengadaan barang, seorang GA juga memiliki fungsi perawatan.Aspek yang tercakup meliputi gedung kantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (lahan parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby dan semua area perusahaan),  dan perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical). Wah, ternyata banyak juga ya fungsinya!

Baca juga: Mari Mengenal Online Single Submission dan Proses Izin Usaha!

3. Membina Hubungan Baik

Aspek penting lain dari tugas seorang General Affair adalah membina hubungan baik dengan para supplier barang atau jasa. Termasuk di dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.

Hubungan ini secara tidak langsung berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan. Selain itu, akan berdampak juga pada citra perusahaan di mata klien, hal tersebut tentunya akan mempengaruhi profit yang akan diterima.

4. Menciptakan SOP

Selanjutnya, GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja atau prosedur pengadaan dan perawatan fasilitas yang ada. Misalnya, membuat checklist dan jadwal kebersihan toilet, membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil, sepeda motor dan peralatan berharga lainnya, dan membuat job description para karyawannya. Perlu diingat, bahwa pekerjaan General Affair dapat dilakukan dalam tim.

Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai, seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.

5. Menyelenggarakan Survey Kepuasan

General Affair juga bertanggung jawab sebagai departemen yang “melayani” internal perusahaan. Tentunya, GA juga mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja. Survei ini dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas produk atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan. Harapannya dengan adanya masukan pada divisi General Affair, produktivitas perusahaan semakin meningkat.

6. Menyiapkan Laporan Berkala

Fungsi lainnya bagi seorang General Affair adalah mempersiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran, karena pengeluaran bisa berbeda sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Laporan keuangan ini harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal di dalam perusahaan. Mungkin menyusun laporan secara berkala terlihat tidak berdampak besar, tetapi kenyataannya setiap adanya perubahan anggaran akan mempengaruhi laporan laba rugi perusahaan

Baca juga: Informasi Lengkap tentang Biaya Overhead untuk Perusahaan Anda

Tugas General Affair 

Tugas seorang GA itu bervariasi tergantung dari kebijakan setiap perusahaan. Oleh karena itu, berikut beberapa tugas dan tanggungjawab yang harus dilakukan seorang GA.

1. Pengadaan, Pendataan, dan Perawatan Aset Perusahaan

Aset atau fasilitas perusahaan yang dapat mendukung kinerja karyawan dalam bekerja tidak bersifat tetap dan kemungkinan rusak. Oleh karena itu, GA bertanggung jawab terhadap aset yang rusak untuk diperbaiki atau diganti.

GA juga bertanggung jawab dalam merawat setiap fasilitas kanot guna menghindari pengeluaran perusahaan dalam memperbaiki fasilitas yang rusak.

2. Memastikan pembayaran tenaga kerja harian sesuai peraturan

Selain bertanggung jawab akan fasilitas kantor, GA juga bertugas mengontrol pembayaran tenaga kerja harian lepas. 

Dalam hal ini, penentuan upah pekerja lepas harian di luar gaji karyawan dilakukan oleh GA. Hal tersebut dilakukan karena gaji pekerja lepas termasuk dalam keperluan bulanan kantor yang harus dibayar dan dicatat dalam laporan GA.

3. Membuat laporan dan anggaran pembayaran

Mengingat tugas general affair adalah mengelola pengadaan barang serta fasilitas perusahaan, mereka memiliki tanggung jawab untuk memastikan barang yang diminta oleh divisi lain benar-benar dibutuhkan dan sesuai budget.

Maka dari itu, GA membutuhkan laporan anggaran dengan menyesuaikan prioritas kebutuhan perusahaan. Laporan tersebut akan membantu GA dalam menghindari pembengkakan anggaran belanja perusahaan.

Tak cuma membuat laporan anggaran, general affair juga melaksanakan proses pembayaran rutin untuk kebutuhan listrik, air, telepon, jaringan internet (wifi), iuran BPJS karyawan, hingga beberapa pembayaran rutin lainnya. General affair juga lah yang akan mengurus reimbursement karyawan.

4. Mengelola perizinan dan legalitas perusahaan

Persoalan legalitas perusahaan maupun karyawan dikelola oleh GA. Maka dari itu, seorang GA merupakan penghubung antara perusahaan dengan pihak eksternal.

Dengan kata lain, GA merupakan wakil perusahaan untuk bertemu dengan pihak eksternal terkait perizinan eksternal perusahaan. Pihak dalam perizinan eksternal bisa meliputi kepolisian, ormas, media, kecamatan, kelurahan dan lain sebagainya. Oleh sebab itu, selain bertemu dan mengurus izin, general affair perlu menjalin hubungan baik dengan mereka.

5. Menjalin Komunikasi Dengan Semua Divisi

Karena banyaknya pekerjaan yang berkaitan dengan beberapa departemen yang ada di perusahaan, general affairs merupakan jembatan informasi antara semua divisi dengan pengelola keuangan perusahaan.

Umumnya, setiap divisi lebih mengetahui kebutuhan mereka. Sehingga GA mendapat masukan maupun permintaan dari divisi tertentu terkait fasilitas operasional yang diperlukan.

Karena banyaknya kebutuhan yang harus dipenuhi, seorang GA harus memahami rencana dan rincian anggaran yang dapat disesuaikan berdasarkan prioritas kebutuhan yang ada.

6. Menciptakan SOP

Karena pekerjaan GA kebanyakan berhubungan dengan sistem operasional, GA bertanggung jawab dalam pembuatan, pengembangan SOP perusahaan, implementasi sistem kerja, dan perawatan fasilitas yang ada. 

Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai, seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.

7. Menyelenggarakan Survey

Sebagai bagian yang aktif dengan beberapa internal perusahaan, GA biasanya mengadakan survei untuk mengetahui tingkat kepuasan karyawan. Hal tersebut bertujuan untuk meningkatkan kualitas produk, jasa, kecepatan, atau ketepatan pelayanan yang diberikan.

Baca Juga: Apa Itu HRD? Berikut Pengertian, Fungsi, Tugas Dan Tanggung Jawabnya

Perbedaan General Affair Dan HRD

Selain divisi Purchasing, General Affair juga sering dianggap sama dengan divisi Human Resource Development (HRD). Hal tersebut dikarenakan GA terkadang mengurusi SDM yang ada di perusahaan seperti office boy atau security yang merupakan karyawan outsourcing. 

Namun, perbedaan keduanya terletak pada pengelolaan SDM perusahaan. HRD berfokus pada pengelolaan seluruh SDM yang ada di perusahaan. Sedangkan, GA hanya berfokus pada supplier jasa yang digunakan oleh perusahaan, seperti tenaga outsourcing.

Jenjang Karir General Affair

Profesi General Affair memiliki jenjang karir yang cukup baik dengan penghasilan yang berbeda-beda. Adapun jenjang karir general affair yaitu:

• Staff general affair : Jenjang awal berkarir sebagai general affair. Biasanya deskripsi pekerjaan staff general affair yaitu menyelesaikan satu unit tugas dengan dengan target yang tidak banyak.

• Supervisor general affair : Jenjang kedua sebagai general affair yang harus menyelesaikan unit tugas lebih banyak dibandingkan dengan posisi staff.

• Manager general affair : Bertugas untuk membuat konsep pekerjaan dan mengawasi pekerjaan staff.

• Head of general affair : Posisi tertinggi dari general affair yang merupakan kepala bagian dan bertugas untuk mengkoordinasikan pekerjaan serta membuat laporan perusahaan dengan pimpinan maupun dengan bagian departemen lainnya.

Gaji General Affair

Sebelum mendaftar pekerjaan sebagai General Affair, tentu saja salah satu hal yang harus diperhatikan adalah gaji yang ditawarkan. Adapun gaji GA yang ditawarkan tergantung dari kebijakan setiap perusahaan. 

Umumnya gaji seorang General Affair (GA) berkisar mulai dari Rp 3.000.000 hingga Rp 5.000.000 setiap bulannya. Gaji tersebut merupakan gaji pokok yang belum termasuk dengan insentif lembur, bonus, THR, dan lain-lainnya.

Namun, tidak menutup kemungkinan akan adanya penambahan gaji. Hal tersebut dikarenakan prestasi yang didapatkan oleh seorang karyawan atau penyelesaian masalah dan mendukung kinerja dalam operasional perusahaan.

Skill Yang Harus Dimiliki General Affair

Karena banyaknya tugas dan tanggungjawab yang diberikan, seorang GA diharapkan mampu memiliki beberapa keahlian yang bisa menunjang kinerja mereka, berikut keahliannya:

• Administrasi Bisnis
• Manajemen Bisnis
• Komputer Elektronik
• Komunikasi Interpersonal
• Bahasa Asing
• Pengarsipan

Klasifikasi Untuk Menjadi General Affair

1. Selalu Siap Bekerja sebagai Tim dan Individu

Banyak orang yang belum begitu memahami beberapa hal yang penting untuk dipertahankan dari seorang GA. Seperti menjalankan tugas sesuai dengan SOP dan perintah perusahaan. Seorang GA harus terbiasa untuk bekerja secara tim demi memenuhi berbagai operasional yang dibutuhkan.

Selain untuk bekerja sebagai tim biasanya perusahaan akan menuntut untuk bekerja secara individu. Memiliki berbagai peran masing-masing yang harus dipenuhi oleh calon General Affair. Jika bekerja secara individu akan ada beberapa target yang harus dicapai dengan deadline yang berbeda.

Baca juga: Pentingnya Talent Management bagi Perusahaan dan Karyawan

2. Standar Pendidikan

Kriteria atau klasifikasi selanjutnya yang harus diperhatikan adalah standar Pendidikan. Sampai saat ini beberapa syarat untuk menjadi General Affair memiliki Pendidikan minimal D3 dan S1. Namun, yang masih menjadi tanda tanya adalah background Pendidikan dari pelamar pekerjaan tersebut.

Banyak yang menyatakan jika background Pendidikan seorang GA tidak jauh dari management, administrasi, dan bisnis. Maka Anda harus kompeten diantara beberapa standar atau jurusan tersebut. Mempelajari berbagai hal yang terkait dengan management di perusahaan dan penting untuk dilakukan.

3. Terbiasa dengan Bidang Administrasi dan Manajemen

Untuk menjadi seorang GA membutuhkan kemampuan dan terbiasa dengan bidang management. Tidak salah jika pengalaman dalam organisasi sering menjadi kriteria penting bagi perusahaan sebelum melakukan perekrutan. Kegiatan ini membutuhkan pengalaman dan kemampuan yang lebih.

4. Memahami SOP dan Alur Kerja di Perusahaan

Pemahaman terhadap SOP dan alur kerja yang ada di perusahaan sangat wajib dilakukan. Jika terjadi pelanggaran maka seorang GA harus sanggup menerima konsekuensinya. Termasuk mendapat kompensasi dari HRD yang bertugas di perusahaan.

General Affair memegang peranan penting dalam sebuah perusahaan. Meskipun terlihat mudah, banyak tanggung jawab dan tugas yang perlu dilakukan agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik. Jika Anda ingin menjadi seorang GA, penuhi beberapa klasifikasi di atas, agar perusahaan semakin yakin untuk merekrut Anda. 

Pengelolaan SDM di perusahaan menjadi lebih praktis, efektif, dan otomatis dengan aplikasi HRIS GreatDay HR

Pengelolaan SDM di perusahaan merupakan salah satu pekerjaan HRD. Selain memerlukan banyak waktu, tenaga yang dikeluarkan juga tidak sedikit untuk menyelesaikan tugas-tugas seperti menghitung payroll setiap bulan, absensi karyawan, penghitungan pajak, dan lain-lain.

Selain itu, pekerjaan HR perlu selalu diadakan review dan pembaharuan. Sebab, menyangkut SDM di perusahaan, terutama terkait payroll yang terdapat penghitungan pajak di dalamnya cenderung berubah-ubah tergantung peraturan pemerintah.

Dalam upaya membantu meringankan beban kerja dan tanggung jawab departemen HR di perusahaan, aplikasi HRIS GreatDay HR menyediakan fitur-fitur yang praktis dan dapat mempermudah pengelolaan pekerjaan HR. Selain itu, Anda juga dapat menghemat waktu dan biaya dengan menggunakan GreatDay HR.

Pengelolaan data terkait presensi, pengajuan cuti, rekam aktivitas, pelaporan sarana prasarana, hingga penghitungan pajak dapat diakses secara praktis melalui GreatDay HR. Selain itu, seluruh data juga terintegrasi dengan payroll perusahaan.

Segera unduh aplikasinya di AppStore dan PlayStore melalui ponsel pintar Anda, atau kunjungi laman webnya dan jadwalkan demo! Nikmati kemudahan pengelolaan manajemen SDM dan payroll otomatis sekarang juga!

Baca juga: Employee Empowerment: Definisi, Manfaat, dan Penerapannya di Perusahaan