Menghindari Miskomunikasi Dalam Bekerja

Rizka Maria Merdeka | December 22, 2021 | Tips Bekerja

Dalam salah satu survei yang dilakukan terhadap 400 perusahaan ditemukan bahwa perusahaan dapat mencapai kerugian sekitar 80 triliun pertahun akibat kurangnya komunikasi antar karyawan.

Maka dari itu, komunikasi yang efektif dibutuhkan untuk memastikan bahwa setiap proses dalam perusahaan maupun divisi Anda dapat berjalan dengan baik.

Dasar Model Komunikasi

Proses komunikasi terdiri dari beberapa elemen. Dengan mengetahui elemen-elemen ini Anda dapat memahami proses apa yang terjadi ketika seseorang mencoba untuk mengkomunikasikan sesuatu ke orang lain. Elemen-elemen ini juga dapat menjelaskan kenapa beberapa proses komunikasi dapat berhasil dan yang lainnya gagal.

Pengirim Pesan (sender): individu yang mengirimkan pesan.
Penerima Pesan (receiver): individu yang menerima pesan.
Encoding: proses dimana pengirim pesan harus memilih kata-kata atau metode non-verbal untuk mengirimkan pesan dengan tujuan tertentu.
Channel: metode yang digunakan untuk menyampaikan pesan seperti email, pesan singkat, atau video call.
Decoding: proses dimana penerima pesan memberikan arti kepada kata-kata dan perilaku dari pengirim pesan. Penerima pesan tidak hanya menyerap pesan seperti spons yang pasif. Mereka akan secara aktif menginterpretasi dan merespon terhadap pesan tersebut.
Feedback: respon yang terlihat dari penerima pesan Beberapa feedback berbentuk non-verbal (seperti tersenyum dan mengangguk). Kadang-kadang, respon juga berbentuk verbal seperti ketika orang lain menanggapi dengan pertanyaan atau komentar. Feedback juga bisa diberikan secara tertulis, seperti ketika merespon melalui email.

Perlu diingat, walaupun disini pengirim dan penerima pesan dideskripsikan sebagai peran yang terpisah, pada dasarnya komunikasi merupakan sesuatu yang terjadi secara dua arah. Terutama ketika komunikasi terjadi secara instan (misalnya komunikasi tatap muka percakapan lewat telfon, dan online chat). Pada saat ini, Anda bisa berperan sebagai pengirim dan penerima pesan. Contoh lain ketika Anda mempresentasikan sesuatu ke orang lain, orang yang mendengarkan menerima informasi dari Anda tapi di saat yang bersamaan mereka juga menampilkan feedback verbal dan non-verbal yang harus Anda interpretasikan.

Jenis Komunikasi Dalam Dunia Kerja

Dalam dunia kerja, sebagian besar kegiatan dilakukan secara kolaboratif. Maka dari itu, akan terdapat pola yang tercipta dari komunikasi yang terjadi, yaitu:

1. Formal

Sistem yang disusun oleh manajemen untuk menentukan proses komunikasi dalam menyelesaikan pekerjaan, biasanya hal ini diatur melalui struktur organisasi dan dibagi menjadi beberapa jenis:

Downward Communication: komunikasi ini terjadi ketika atasan mengirimkan pesan kepada bawahannya. Misalnya, ketika memberikan instruksi job atau umpan balik terkait pekerjaan.
Upward Communication: komunikasi yang terjadi dari bawahan ke atasan. Biasanya laporan mengenai apa yang sedang dilakukan, permasalahan yang dihadapi dalam pekerjaan, serta saran perbaikan.
Horizontal Communication: pertukaran pesan yang terjadi antara anggota organisasi dengan kedudukan yang sama. Misalnya untuk koordinasi pekerjaan, menyelesaikan masalah, membagikan informasi, dan resolusi konflik.

2. Informal

Merupakan pola komunikasi yang didasari oleh pertemanan, ketertarikan pada hal yang sama, dan kedekatan di luar pekerjaan. Misalnya ketika Anda dan teman kantor Anda sama-sama menyukai series tertentu, maka hal ini akan menciptakan suatu hubungan yang menyebabkan Anda lebih sering berkomunikasi dengan mereka.

Bagaimana Miskomunikasi Dapat Terjadi?

Komunikasi yang berhasil itu bukan sesuatu yang terjadi antara pengirim pesan yang aktif dan penerima pesan yang pasif. Komunikasi akan berhasil ketika orang yang terlibat dalam proses komunikasi memiliki pemahaman yang sama melalui pertukaran pesan. Dalam kata lain, komunikasi bukan sesuatu yang kita lakukan untuk orang lain, komunikasi merupakan proses yang kita lakukan bersama mereka.

Kesalahpahaman biasanya terkadang terjadi karena pesan-pesan dari pengirim pesan diinterpretasikan lebih dari satu cara.

Selain itu, terdapat juga noise yaitu faktor-faktor yang menganggu pertukaran pesan. Salah satu tipe paling jelas dari noise adalah faktor lingkungan. Contohnya, suara tukang bangunan ketika Anda meeting, atau suara anak yang menangis ketika Anda sedang mengobrol, atau mungkin bau yang menganggu memecah konsentrasi Anda ketika sedang berbicara dengan orang lain.

Terdapat juga gangguan fisologis seperti gangguan pendengaran, penyakit, disabilitas, dan faktor-faktor lain yang menjadikan seseorang sulit untuk mengirimkan atau menerima pesan.

Terakhir, terdapat gangguan yang sifatnya psikologis, yaitu suatu kekuatan yang berada di dalam diri pengirim atau penerima pesan yang akan menganggu merkea ketika berusaha untuk memahami sesuatu, contohnya seperti sifat egois, defensif, asumsi, stereotip, bias, prasangka, atau rasa takut.

Mengatasi Miskomunikasi Dalam Pekerjaan

1. Active Listening

Untuk menjadi pendengar yang aktif, Anda harus mendengarkan pembicara dengan penuh perhatian, memahami apa yang mereka katakan, menanggapi dan merenungkan apa yang dikatakan, dan menyimpan informasi untuk nanti. Ini membuat pendengar dan pembicara tetap terlibat aktif dalam percakapan. Beberapa hal yang diperhatikan dalam active listening:

Memahami (comprehend): penerima pesan memperhatikan bahasa verbal dan non-verbal dari pemberi pesan untuk memahami sepenuhnya apa yang mereka coba komunikasikan.
Mempertahankan (retain): penerima pesan mencoba mengingat poin-poin penting dari pemberi pesan menggunakan ingatan mereka atau melalui pencatatan.
Menanggapi (respond): penerima pesan menanggapi pengirim pesan untuk mengkonfirmasi pemahaman mereka tentang pesan mereka dan untuk melanjutkan diskusi tentang subjek yang dibicarakan. Ini akan terjadi setelah menganalisis dan mengingat apa yang mereka katakan (komponen satu dan dua).

2. Mendiskusikan Ekspektasi

Sebelum meluncurkan suatu projek atau pekerjaan, seorang ketua projek harus memberikan tanggung jawab yang pasti terhadap masing-masing anggotanya dan memberitahukan ekspektasi yang dia miliki. Karena projek biasanya melibatkan setidaknya dua orang, ekspektasi butuh dikomunikasikan untuk menghindari kesalahpahaman.

3. Memilih Chanel Komunikasi yang Benar

Menurut Slack, hal ini dapat dicapai dalam beberapa langkah:

Mengidentifikasi Pesan yang Dikirimkan

Mulai pertanyakan kepada diri sendiri pertanyaan tentang informasi yang harus Anda sampaikan agar Anda bisa memilih chanel komunikasi yang sesuai.

Mempertimbangkan Budaya Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki budaya komunikasi masing-masing. Mayoritas orang dalam suatu perusahaan mungkin akan merasa komunikasi lebih efektif jika dilakukan secara face to face. Selian itu kalau perusahaan Anda sangat memperhatikan work life balance, hindari mengirim atau berkomunikasi lewat dari jam kerja.

Pilih Metode Berdasarkan Lawan Bicara.

Organisasi Anda memiliki beberapa chanel komunikasi yang dapat dipilih menyesuaikan dengan lawan bicara. Biasanya yang paling umum adalah: in person, video, dan tertulis.

4. Menyesuaikan Diri Dengan Lawan Bicara

Penting bahwa pesan Anda ditangkap dengan benar oleh lawan bicara Anda. Beberapa orang menyukai pesan yang terperinci, beberapa orang menyukai pesan yang padat dan singkat. Sebagian besar orang suka berbicara tatap muka yang lain lebih suka menerima email dan instruksi secara tertulis. Dengan mengenali gaya lawan bicara Anda, Anda bisa menyampaikan maksud secara lebih efektif terhadap setiap individu.

5. Komunikasikan Dengan Jelas dan Ringkas

Saat menyampaikan informasi, langsung pada intinya. Nyatakan dengan tepat apa yang yang dibutuhkan dan diharapkan, dan jangan memasukkan detail atau contoh yang tidak relevan yang hanya akan membingungkan penerima pesan. Cara terbaik untuk menghindari miskomunikasi adalah dengan fokus untuk menyampaikan maksud Anda dan memberikan perhatian penuh kepada penerima pesan.

Kesimpulan

Proses komunikasi terdiri dari beberapa elemen. Kesalahan yang terjadi dalam salah satu elemen akan menyebabkan terjadinya miskomunikasi. Maka dari itu, penting bagi Anda untuk memahami elemen-elemen ini agar Anda memahami proses apa yang terjadi ketika seseorang mencoba untuk mengkomunikasikan sesuatu ke orang lain.

Komunikasi yang efektif antar karyawan sangat penting untuk meningkatkan kolaborasi. Inilah mengapa fitur chat GreatDay HR dikembangkan, untuk membuat komunikasi karyawan terasa jauh lebih mulus dan memperkuat talih silaturahmi satu sama lain. Dengan fitur chat dari GreatDay HR, Anda tak perlu ragu untuk menyampaikan hal penting kepada atasan maupun rekan kerja yang akan mengurangi resiko miskomunikasi.