การทำ Payroll ผ่านระบบออนไลน์ ดีกว่าจริงไหม

การทำ payroll หรือการทำเงินเดือน นับเป็นอีกหนึ่งงานที่มักจะทำให้เหล่า HR ปวดหัวกันได้ตลอด ไหนจะต้องคำนวณค่าจ้างต่อวัน/สัปดาห์/เดือน ไหนจะโบนัส ไหนจะต้องมาตามเช็คจำนวณเงินต่าง ๆ ที่ต้องหักออกไป เช่น ประกันสังคม เงินทุนสำรองเลี้ยงชีพ (provident fund) ภาษี ฯลฯ อีกมากมาย สิ่งเหล่านี้ต้องนำมาคำนวณเป็นเงินที่ทางบริษัท ต้องจ่ายให้กับพนักงานแต่ละคนในเดือนนั้น ๆ

ข้อมูลเงินได้ของพนักงานมักจะไม่ได้มีแค่เงินเดือนอย่างเดียว บางครั้งอาจจะมีเงินโบนัส เงินที่พนักงานขอเคลม เงินค่าคอมมิชชั่น ฯลฯ ที่จะทำให้การทำ payroll นั้น มีความซับซ้อนสูง และอาจกินเวลานานหลายชั่วโมง

ในบางครั้ง เงื่อนไขการหักรายได้ต่าง ๆ เช่น ภาษี อาจต่างกันไปในรายบุคลคล เพราะเงินได้จากแหล่งต่าง ๆ มักจะไม่เท่ากัน นั่นจึงทำให้การคำนวณ payroll เป็นงานที่ค่อนข้างยุ่งยาก และต้องใช้ความละเอียดอ่อนเป็นอย่างมาก การจัดทำ payroll ผ่าน Microsoft Excel นับเป็นสิ่งที่บรรดาฝ่ายจัดการทรัพยากรบุคคล หรือ paymaster นิยมใช้กัน

การทำ payroll ผ่าน excel นั้น ถึงจะทำให้ประหยัดเวลาไปได้พอสมควร ก็ยังสามารถมีความซับซ้อน และเกิดความผิดพลาดได้

แน่นอนว่า ในบริษัทขนาดเล็กที่มีลูกจ้างน้อย การทำ payroll ผ่าน excel ในคอมพิวเตอร์นั้น อาจจะทำได้ง่ายและรวดเร็ว แต่สำหรับองค์กรขนาดกลางถึงใหญ่ ที่มีจำนวณพนักงานเพิ่มมากขึ้น วิธีการ run payroll แบบเดิม ๆ อาจจะไม่ใช่สิ่งที่ตอบโจทย์คนทำอีกต่อไป เพราะนอกจากจะต้องกรอกข้อมูลรายบุคคลอันมหาศาลแล้ว ยังต้องมาคอยกังวลเรื่องความผิดพลาดอีก

และแน่นอนว่า การคีย์ข้อมูลลงไปในสูตร excel ด้วยตัวเอง ย่อมทำให้เกิดความสุ่มเสี่ยงต่อการคลาดเคลื่อนของข้อมูล ถ้าหากว่ามีข้อมูลลูกจ้างมากมายอยู่ตรงหน้า แล้วมีจุดใดจุดหนึ่งเกิดผิดพลาดขึ้นมา อาจจะทำให้ HR หรือ paymaster ต้องย้อนกลับไปตรวจสอบข้อมูลใหม่แทบทั้งหมด

เท่านั้นยังไม่พอ เราต่างรู้กันเป็นอย่างดีว่าการคีย์ข้อมูลตัวเลขการเงินมากมายของพนักงานทั้งหลายนั้น จะทำให้เหล่า HR ต้องตาลาย และตรวจสอบความถูกต้องของวนไปวนมานานนับชั่วโมง จะดีกว่าไหม หากว่าเราให้ระบบอัตโนมัติมาช่วยจัดการตรงนี้?

ระบบการทำ payroll อัตโนมัตินั้น นอกจากจะช่วยประหยัดเวลาแล้ว ยังช่วยให้เหล่า HR ได้ทำหน้าที่ตัวเอง ซึ่งก็คือการบริหารจัดการทรพยากรบุคคล ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ต้องคอยกังวลเรื่อง payroll หรือความผิดพลาด (human error) ที่อาจเกิดขึ้นได้

GreatDay HR คือ ซอฟต์แวร์อันดับหนึ่ง ด้านการจัดการทรัพยากรบุคคล จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงาน และองค์กร แอพพลิเคชั่นของเราติดตั้งและใช้งานง่าย เป็นระบบที่ตอบโจทย์ และทันสมัย เพื่อช่วยให้คุณจัดการกับการคำนวณเงินเดือนและภาษี, บันทึกตารางการทำงาน, การขอวันลา และ การขอเงินคืนได้ง่ายขึ้น

สำหรับการทำ payroll นั้น GreatDay HR จะช่วยคำนวณภาษีต่าง ๆ ที่ต้องหักจากพนักงานโดยอัตโนมันติ และยังเป็นไปตามข้อกฎหมายการเงินต่าง ๆ ของภูมิภาคนั้น ๆ  อีกทั้งยังช่วยคำนวณเงินประกันสังคม และเงินทุนสำรองเลี้ยงชีพอีกด้วย

นอกจากนี้ พนักงานสามารถเข้าไปดูรายละเอียดสลิปเงินเดือนของตัวเองในแต่ละเดือน ผ่านทางแอพพลิเคชั่น Greatday HR อย่างปลอดภัย เพราะข้อมูลเงินเดือนทั้งหมดจะถูเข้ารหัสไว้อีกหนึ่งชั้น ซึ่งจะมีแต่พนักงานเจ้าของบัญชีเท่านั้นที่จะรูรหัสในการเข้าถึง หายห่วงเรื่องข้อมูลเงินเดือนรั่วไหลไปได้เลย!