Jadwalkan Demo

Pengelolaan Gaji dengan Outsourcing Payroll vs. Software HRIS, Mana yang Lebih Baik?

Rizka Maria Merdeka | March 7, 2024 | Payroll
by GreatDay HR

Manajemen sumber daya manusia merupakan unsur kritis dalam menjaga performa perusahaan, terutama payroll. Pengelolaan gaji karyawan, pemenuhan kepatuhan perpajakan, dan efisiensi administratif menjadi tantangan utama bagi banyak perusahaan. Dalam rangka memenuhi kebutuhan ini, perusahaan dapat memilih antara dua pendekatan yang umum digunakan: outsourcing payroll atau pemanfaatan software HRIS.

Dalam artikel ini, kita akan melakukan perbandingan antara kedua solusi ini, menganalisis kelebihan dan kekurangan masing-masing, serta memberikan panduan untuk membantu perusahaan memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan unik mereka. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang outsourcing payroll dan software HRIS, perusahaan dapat mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia mereka untuk mencapai keberhasilan jangka panjang.

Simak selengkapnya!

Baca juga: Karyawan Outsourcing: Pengertian dan Haknya Menurut Undang-Undang

Apa itu outsourcing payroll?

Outsourcing payroll adalah praktik di mana sebuah perusahaan mengontrak pihak ketiga atau penyedia layanan khusus untuk mengelola semua aspek terkait pembayaran gaji karyawan. Ini mencakup perhitungan gaji, pemrosesan pajak, pelaporan keuangan terkait penggajian, dan manajemen data karyawan. Tujuan dari outsourcing payroll adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi beban administratif, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.

Dalam konteks ini, “payroll” merujuk pada semua aspek terkait pembayaran gaji dan manajemen keuangan terkait dengan karyawan sebuah perusahaan.

Beberapa aspek dari outsourcing payroll mencakup:

  1. Penggajian karyawan: Perusahaan outsourcing payroll bertanggung jawab untuk menghitung dan memproses gaji karyawan, termasuk pendapatan tetap, bonus, potongan pajak, dan tunjangan lainnya.
  2. Pembayaran pajak: Penyedia layanan payroll biasanya juga menangani perhitungan dan pembayaran pajak penghasilan dan kontribusi pajak lainnya yang diperlukan oleh pemerintah.
  3. Laporan keuangan: Pihak ketiga akan menyediakan laporan keuangan berkaitan dengan penggajian, yang dapat membantu perusahaan dalam memantau biaya sumber daya manusia (SDM) dan kepatuhan terhadap peraturan pajak.
  4. Manajemen data karyawan: Informasi karyawan, termasuk perubahan status, perubahan gaji, dan data pribadi lainnya, dikelola oleh penyedia layanan, membantu perusahaan untuk menjaga keakuratan dan keamanan informasi.

Baca juga: Payroll Outsourcing untuk Perusahaan Skala Menengah

Perbandingan outsourcing payroll dan software HRIS, mana yang lebih unggul?

Keputusan antara outsourcing payroll dan menggunakan perangkat lunak Human Resource Information System (HRIS) tergantung pada kebutuhan dan prioritas spesifik perusahaan. Berikut adalah perbandingan antara keduanya:

1. Outsourcing Payroll

Kelebihan:

Efisiensi administratif: Mengurangi beban administratif karena pihak ketiga mengelola semua aspek penggajian.

Kepatuhan pajak: Penyedia layanan biasanya memiliki pemahaman mendalam tentang peraturan perpajakan.

Fokus pada inti bisnis: Membantu perusahaan fokus pada kegiatan inti bisnis tanpa distraksi administratif.

Kekurangan:

Kurangnya kontrol: Perusahaan kehilangan sebagian kontrol atas proses penggajian.

Biaya layanan: Biaya outsourcing dapat menjadi faktor yang signifikan.

Ketergantungan pada pihak ketiga: Risiko ketergantungan pada penyedia layanan dan kemungkinan kurangnya fleksibilitas.

2. Software HRIS

Kelebihan:

Kontrol Penuh: Memberikan perusahaan kontrol penuh atas proses penggajian dan manajemen SDM.

Fleksibilitas: Dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik perusahaan.

Keterlibatan Karyawan: Memberikan akses langsung kepada karyawan untuk melihat dan memperbarui informasi mereka sendiri.

Kekurangan:

Memerlukan Pelatihan: Penggunaan software memerlukan pelatihan dan pemahaman teknis.

Kesalahan Pengguna: Potensi kesalahan manusia dalam pengelolaan software HRIS.

Pemeliharaan dan Pembaruan: Memerlukan perhatian terus-menerus dalam pemeliharaan dan pembaruan sistem.

3. Pemilihan Berdasarkan Kebutuhan

1. Jika prioritas efisiensi dan kepatuhan

Outsourcing payroll mungkin lebih unggul karena penyedia layanan dapat mengelola secara menyeluruh dan memastikan kepatuhan.

2. Jika prioritas kontrol dan fleksibilitas

Software HRIS memberikan kontrol penuh kepada perusahaan, memungkinkan penyesuaian sesuai kebutuhan khusus.

3. Jika keuangan dan biaya adalah pertimbangan utama

Outsourcing payroll mungkin memerlukan biaya lebih tinggi secara langsung, sedangkan software HRIS memiliki biaya awal implementasi tetapi dapat menghemat biaya jangka panjang.

4. Jika perusahaan memiliki tim HR yang kuat

Penggunaan software HRIS dapat menjadi pilihan baik jika perusahaan memiliki tim SDM yang kompeten dan dapat mengelola proses penggajian internal.

5. Jika prioritas adalah keterlibatan karyawan

Software HRIS memungkinkan keterlibatan langsung karyawan dalam manajemen informasi pribadi mereka.

Keputusan ini harus didasarkan pada evaluasi mendalam atas kebutuhan spesifik perusahaan, sumber daya yang tersedia, dan prioritas bisnis. Beberapa perusahaan mungkin menemukan manfaat dari kombinasi keduanya, menggunakan outsourcing untuk beberapa aspek penggajian sementara memanfaatkan software HRIS untuk manajemen SDM secara keseluruhan.

Baca juga: Penerapan Software HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Outsourcing

Beralih ke pengelolaan gaji otomatis yang lebih akurat, mudah, dan cepat, GreatDay HR!

outsourcing payroll

Di perusahaan, manajemen payroll menjadi aspek yang sangat penting. Ini disebabkan oleh kenyataan bahwa payroll, atau proses penggajian, berkaitan erat dengan kesejahteraan karyawan dan memiliki dampak signifikan terhadap tingkat produktivitas. Jika dilihat dari perbandingan di atas, software HRIS adalah solusi paling efektif.

Oleh karena itu, GreatDay HR menyediakan solusi pengelolaan payroll yang lebih nyaman, efisien, dan cepat. Proses perhitungan semua elemen penggajian dilakukan secara otomatis dan tepat melalui fitur Payroll. Transfer gaji ke rekening bank yang berbeda tidak menjadi masalah sama sekali. Dengan fitur Payroll dari GreatDay HR, tidak ada lagi risiko kesalahan perhitungan atau keterlambatan dalam pembayaran gaji.

Segera unduh dan berlangganan aplikasi GreatDay HR untuk informasi lebih lanjut, klik tautan ini!

Baca juga: Apa Itu Accrued Payroll? Begini Jenis dan Mekanisme Penghitungannya

Trending Article
01
Rizka Maria Merdeka | November 28, 2023
22 Contoh Kelebihan dan Kekurangan Diri Saat…
02
Rizka Maria Merdeka | October 25, 2023
Penting! Panduan Lengkap Pangkat Golongan PNS Terbaru…
03
Rizka Maria Merdeka | November 18, 2021
14 Contoh Penulisan Notulen Rapat yang Tepat.…
Subscribe News Letter
Get notification on your email