Penerapan Software HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Logistik

By Rizka Maria Merdeka   |  

Beberapa tahun ini, industri logistik menjadi industri yang berkembang sangat pesat dan berperan besar terhadap pertumbuhan ekonomi, khususnya Indonesia. Hal ini salah satunya didorong dengan kecanggihan teknologi yang membuat bisnis online yang memerlukan jasa logistik juga mengalami perkembangan.

Banyaknya bisnis, terutama perdagangan, yang beralih ke e-commerce telah membuat industri logistik berperan penting dalam layanan pengantaran serta distribusi barang ke konsumen. Selain itu, bisnis online juga telah berhasil mengembangkan cakupan industri logistik lokal semakin luas hingga ke pelosok negeri.

Semakin luasnya cakupan industri logistik, artinya semakin banyak karyawan atau SDM yang dibutuhkan yang kemudian menjadikan pengelolaannya pun semakin rumit. Oleh karena itu, penerapan software HRIS di industri logistik patut dipertimbangkan untuk mendukung jalannya kegiatan operasional yang lebih baik.

Artikel kali ini akan membahas tentang kendala pengelolaan SDM di perusahaan industri logistik serta bagaimana penerapan aplikasi berbasis software HRIS dapat menjadi solusi. Simak artikelnya untuk pembahasan lengkap!

Tentang industri logistik

Sebelum ke pengertian industri logistik, kita pahami dulu tentang apa itu logistik. Logistik adalah serangkaian upaya yang meliputi efisiensi perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian proses pengangkutan barang atau jasa, energi, atau sumber daya lainnya dari tempat asal ke tempat penggunaan.

Semua kegiatan logistik dilakukan untuk mencapai tujuan utama yaitu. untuk memastikan ketersediaan dan pengiriman barang tepat waktu ke lokasi yang dituju. Suatu perusahaan harus melakukan sejumlah kegiatan logistik, yaitu pengadaan, produksi, dan distribusi barang.

Temukan informasi & Tips HR Terkini dengan Subscribe Blog GreatDay HR

Fungsi logistik memiliki standar kinerja tertentu yang harus dicapai. Tingkat kinerja yang dapat dicapai dalam operasi logistik merupakan keseimbangan antara kualitas layanan yang diinginkan oleh pelanggan dan biaya yang dikeluarkan untuk mencapai tujuan akhir perusahaan.

Dengan demikian, industri logistik adalah industri yang bergerak di bidang pengelolaan sumber daya dari hulu hingga ke hilir. Pengelolaan tersebut meliputi pemerolehan, penyimpanan, dan pengangkutan atau pengiriman sumber daya ke tujuan akhir. Efisiensi penyaluran sumber daya mampu dicapai dengan adanya kegiatan logistik.

Industri logistik berperan penting terhadap berbagai kegiatan perindustrian di Indonesia terlebih di masa pandemi. Oleh karena itu, kontribusi industri logistik mampu menopang bangkitnya perekonomian Indonesia. Industri logistik terbagi menjadi tiga bagian, antara lain:

1. Logistik Pengadaan

Logistik pengadaan merupakan layanan distribusi bahan baku dan suku cadang dari pemasok untuk memenuhi kebutuhan industri manufaktur.

Banyak perusahaan manufaktur secara aktif mengejar target produksi dengan membeli bahan diperlukan pada jangka waktu tertentu.

2. Logistik Produksi

Logistik produksi adalah layanan yang mencakup pengelolaan bahan dan suku cadang, pengelolaan produk, pengemasan, dan pengiriman ke gudang.

3. Logistik Penjualan

Logistik penjualan adalah layanan distribusi barang dari gudang ke pedagang besar, pengecer, dan konsumen. Layanan ini cukup diminati kebanyakan orang seiring pesatnya perkembangan e-commerce.

Kendala pengelolaan SDM di industri logistik

Perkembangan industri logistik yang sangat pesat berbanding lurus dengan meningkatnya  kebutuhan jumlah karyawan yang dibutuhkan. Banyaknya karyawan juga berpengaruh terhadap bertambahnya kendala atau tantangan industri logistik dalam pengelolaan SDM. Kendala-kendala utama yang sering ditemui oleh HR di industri logistik antara lain sebagai berikut.

1. Memantau kinerja karyawan dengan mobilitas tinggi

Tingginya mobilitas karyawan di industri logistik membuat kinerja, produktivitas, hingga data kehadiran luput dari pengawasan. Sehingga, terkadang data kehadiran diisi sekenanya saja karena bagi karyawan yang bertugas ke luar kota dan berpindah-pindah tempat setiap hari tidak mungkin harus mengisi data kehadiran dulu ke kantor. Jadi, karyawan yang bertugas biasanya hanya melakukan pengisian absensi atau laporan kegiatan melalui chat atau telepon, jika ingat.

Hal tersebut tentu sangat berisiko sekaligus memberi celah pada karyawan nakal yang memanipulasi data absensinya atau titip absen. Atau pada kasus lain, karyawan masuk bekerja namun sistem absensi di kantor yang manual terdapat kendala sehingga tidak terdaftar dan terlewat. Akhirnya, karyawan dan perusahaan juga yang dirugikan.

2. Proses reimbursement yang memakan waktu

Sebagaimana disebutkan bahwa karyawan industri logistik memiliki mobilitas yang tinggi. Artinya, mereka lebih sering bekerja di luar kantor dibandingkan di kantor. Saat mereka sedang mobile, tentu akan ada saja hal yang tidak terduga yang mengharuskan karyawan menggunakan dana pribadi untuk menunjang pekerjaan mereka atau ketika ada kondisi darurat, sakit, dsb.

Contohnya ketika sedang melakukan pengiriman, ban kendaraan operasional tiba-tiba kempes, spion rusak, dan kondisi teknis lainnya. Mau tidak mau karyawan harus menggunakan dana pribadi terlebih dahulu untuk kemudian melakukan reimburse. Namun, kebanyakan proses reimbursement memakan waktu lama karena alur persetujuan dan birokrasi yang panjang. Hal itu tentu bisa sangat merugikan bagi karyawan dalam segi finansial.

3. Tingginya tingkat turnover kurir perusahaan

Kedua kendala di atas, selain merugikan secara finansial, juga dapat meningkatkan jumlah turnover karyawan, terutama kurir. Data absensi yang manual dan mudah dimanipulasi serta kinerja yang tidak terawasi dengan baik menyebabkan penghitungan gaji menjadi tidak akurat dan tidak adil bagi karyawan yang sudah sungguh-sungguh bekerja. Ditambah lagi dengan reimbursement yang pencairannya memakan waktu.

Pembayaran gaji yang sering terlambat juga menjadi penyebab utama tingkat turnover kurir tinggi. Tingginya turnover tersebut membuat perusahaan harus melakukan rekrutmen yang memakan waktu.

HRIS sebagai solusi kendala pengelolaan SDM di industri logistik

Kendala-kendala pengelolaan SDM di atas dapat diatasi dengan cara menggunakan aplikasi berbasi software HRIS di industri logistik. Selain mempermudah pekerjaan HR dalam mengelola SDM, urusan administrasi yang memakan waktu juga bisa diselesaikan lebih cepat, akurat dan hemat biaya.

Pengawasan kinerja, pengisian data absensi, dan laporan kegiatan kerja karyawan lebih mudah

Dengan menggunakan aplikasi berbasis software HRIS, pengawasan kinerja dan kegiatan kegiatan kerja karyawan di perusahaan menjadi lebih mudah. HR dan atasan tidak perlu lagi “berpatroli” untuk mengecek kinerja atau progres kerja karyawannya satu per satu. Terlebih lagi, software HRIS saat ini telah tersedia versi mobile yang bisa diakses di mana saja dan kapan saja.

Kendala pengisian absen secara manual yang merepotkan dapat diatasi dengan aplikasi HRIS yang menyediakan fitur absensi melalui ponsel/gadget karyawan. Karyawan tidak perlu lagi antri untuk mengisi fingerprint atau lupa absen karena mereka bisa melakukannya melalui aplikasi HRIS yang terinstall di ponsel mereka.

Selain itu, biasanya fitur absensi juga dilengkapi dengan face recognition dan gps. Sehingga perusahaan terhindar dari pemalsuan atau manipulasi data absen. Fitur absensi melalui aplikasi di ponsel ini juga sangat berguna bagi karyawan yang sedang mobile. Mereka tidak perlu khawatir potong gaji karena lupa absen.

Proses reimbursement lebih cepat dan akurat

Dengan penggunaan software HRIS di industri logistik, pencairan dana reimbursement menjadi lebih cepat dan terekam. Tidak ada lagi alur persetujuan yang ribet dan memakan waktu lama. Selain itu, pengajuan reimburse serta riwayat pengajuannya juga terekam di dalam aplikasi dan terhubung ke payroll.

Karyawan bisa memperoleh uang penggantian atau reimbursement dari mulai untuk dana kesehatan hingga dana pribadi yang terpakai untuk kebutuhan pekerjaan lebih cepat dan akurat.

Penghitungan gaji dan proses rekrutmen menjadi lebih sederhana anti lama

Salah satu penyebab jumlah turnover karyawan meningkat adalah gaji yang sering telat dibayarkan. Dengan software HRIS, kendala terkait hal yang paling krusial bagi perusahaan yaitu penghitungan penggajian dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat, dan otomatis. Otomatis di sini dalam arti data absensi, pajak, tunjangan, dan komponen gaji lainnya telah terintegrasi dengan fitur gaji di aplikasi HRIS.

Dengan begitu, tidak ada lagi pembayaran gaji yang telat. Karyawan mendapatkan haknya tepat waktu setiap bulannya. Selain itu, saat ini HRIS juga menyediakan fitur yang memungkinkan karyawan menarik gaji lebih awal sesuai dengan jumlah hari kerja.

Jika pun turnover karyawan tidak bisa dihindari, HR tidak perlu khawatir harus melakukan proses rekrutmen yang panjang dan menyortir ribuan CV. Dengan software HRIS, bahkan rekrutmen karyawan bisa dilakukan secara otomatis. Dengan begitu, proses seleksi kandidat menjadi lebih mudah dan lowongan yang dibutuhkan bisa segera terisi.

HRIS di industri logistik

Percayakah Anda bahwa semua hal tersebut bisa dilakukan hanya dengan satu aplikasi saja? Dengan GreatDay HR, perusahaan bisa melakukan pengelolaan SDM dengan lebih baik dan otomatis. Dari mulai hitung gaji, kelola absensi, rekrutmen, monitor kinerja karyawan, hingga reimbursement semua bisa selesai di satu aplikasi dengan berjuta solusi, GreatDay HR.

Melalui fitur Activity Recording dan Operational Control, HR dan atasan bisa memastikan kinerja dan produktivitas karyawannya terjaga. Sering lupa absen? Tenang saja! Fitur Attendance GreatDay HR mempermudah perekaman absensi karyawan di mana saja kapan saja dan dijamin aktual! Lalu, fitur Klaim dan Payroll akan memastikan reimbursement dan gaji karyawan selalu tepat waktu dan akurat.

Proses pemilihan CV dan rekrutmen karyawan jadi lebih efektif dan efisien dengan fitur Recruitment dari GreatDay HR. Tidak sampai di situ, karyawan industri logistik tidak akan misuh-misuh karena kehabisan uang di tengah bulan atau ada kebutuhan mendadak. Sebab, GreatDay HR menyediakan fitur Benefits yang memungkinkan karyawan untuk tarik gaji lebih cepat melalui EWA.

Tunggu apa lagi? Segera berlangganan dan unduh aplikasinya sekarang juga agar pengelolaan SDM di perusahaan logistik Anda jadi lebih baik! Klik di sini untuk informasi lebih lengkap!

Tags :

Related Topics