Pengertian, Manfaat, dan Komponen HRIS yang Perlu Anda Pahami!

By Rifqi Renanda   |  

SDM adalah salah satu aspek paling penting dalam perusahaan yang artinya harus dikelola dengan benar. Manajemen SDM yang tidak baik akan menyulitkan perkembangan perusahaan dan membuat pencapaian tujuan perusahaan semakin lambat. Agar SDM dapat dikelola dengan lebih baik, perusahaan dapat menggunakan HRIS.

Penting untuk diingat bahwa kegiatan SDM bukan hanya memperhatikan dan mengatur sikap karyawan, staf SDM juga perlu mengelola hal-hal seperti pembayaran pajak, penggajian, hingga rekrutmen. Hal ini membuat HRD membutuhkan bantuan untuk mengelola semuanya, terutama jika jumlah karyawan dalam suatu perusahaan tidak sedikit.

Mengelola semua itu secara manual akan membuat bagian SDM kewalahan dan membuang waktu percuma. Disinilah dimana HRIS dapat membantu. Dalam artikel ini, kami akan membahas tuntas mengenai HRIS, dari manfaat hingga tipe-tipe HRIS yang ada. Mari kita mulai.

Apa itu HRIS?

HRIS adalah singkatan dari Human Resources Information System atau dalam bahasa Indonesia berarti Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Berdasarkan hal tersebut, maka HRIS dapat diartikan sebagai sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola berbagai hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia serta kebijakan dan prosedur perusahaan. 

HRIS pada umumnya berbentuk software atau aplikasi yang membuat hal-hal seperti penggajian, kehadiran, dan lain sebagainya dapat dilakukan secara online. Fakta tersebut membuat bagian HR semakin mudah mengelola berbagai tugas SDM karena mereka dapat melakukannya dimanapun mereka berada dan kapanpun mereka butuhkan.

Manfaat Sistem HRIS

Selain dapat digunakan kapanpun dan dimanapun, terdapat beberapa manfaat lain dari menggunakan sistem HRIS. Berikut adalah beberapa keuntungan yang dapat dirasakan oleh pengguna sistem HRIS.

1. Mengotomatisasi Pekerjaan Administrasi yang Monoton

Salah satu pekerjaan paling penting namun dapat sangat membuat jenuh adalah pekerjaan administrasi. Kegiatan seperti rekapitulasi absen, penggajian, dan perpajakan dapat membuat staf HR jenuh. Dengan HRIS, semua kegiatan administrasi dapat dilakukan secara otomatis sehingga bisa diselesaikan lebih cepat dan lebih praktis dari sebelumnya.

2. Mengurangi Human Error dan Biaya Operasional 

Selain membuat pekerjaan administrasi dilakukan secara otomatis, aplikasi HRIS akan membantu mengurangi kemungkinan adanya kesalahan perhitungan pada berbagai aspek dalam perusahaan. Hal ini paling umum terjadi pada saat penggajian dihitung secara manual dimana kesalahan kecil dapat berdampak besar terhadap perusahaan.

Di samping itu, karena HRIS berbasis online, maka biaya operasional juga dapat dikurangi. Hal-hal dari penggunaan kertas hingga kebutuhan jumlah staf bagian HR menjadi berkurang secara drastis karena menggunakan HRIS.

3. Mempermudah Pengelolaan Kinerja Pegawai

Sebagai sistem yang mempunyai banyak fitur, tentunya bukan hanya bagian administrasi yang dapat dibantu oleh HRIS. Aplikasi ini juga membuat supervisor dan manajer merasakan kemudahan memantau kinerja karyawan dalam waktu nyata.

Kedua belah pihak dapat melihat apakah kemajuan kinerja karyawan selama periode waktu tertentu tampaknya akan memenuhi target yang telah ditentukan atau key performance indicator (KPI).

4. Meningkatkan Kepuasan Kerja Pegawai 

Kepuasan kerja pegawai juga dapat ditingkatkan dengan menggunakan HRIS. Ini karena komunikasi antara karyawan dengan staf HR yang dapat dilakukan dengan lebih mudah dan transparan dari sebelumnya.

Baca juga: Kepuasan Kerja Karyawan dan Dampaknya Terhadap Kesuksesan Bisnis Anda

5. Menyederhanakan Proses Rekrutmen

Manfaat lain HRIS adalah membuat proses pencarian dan penerimaan pegawai baru menjadi lebih sederhana. Dimana sebelumnya perusahaan harus menyaring ratusan lembar CV yang dikirim oleh kandidat secara manual, proses pemilahan calon karyawan baru dapat dilakukan hanya dengan beberapa klik saja berkat adanya HRIS. 

6. Penyimpanan Data yang Lebih Aman

Sebelumnya telah disebutkan bahwa HRIS memudahkan perusahaan untuk melakukan berbagai tugas SDM dimana saja dan kapan saja. Alasan kenapa hal itu dapat dilakukan adalah karena semua data disimpan secara online atau di dalam penyimpanan cloud.

Agar data tersimpan dengan aman, HRIS memiliki sistem keamanan cloud yang mumpuni untuk memastikan keamanan data Anda. Untuk memastikan bahwa Anda terjamin aman, pastikan Anda menggunakan HRIS yang sudah mempunyai sertifikasi Manajemen Kualitas ISO 9001:2015 dan Keamanan Informasi ISO 27001:2013, seperti GreatDay HR.

7. Proses Pengambilan Keputusan Lebih Cepat

Karena data dapat diakses kapan saja dan tersimpan dengan aman, perusahaan dapat mengambil keputusan bisnis apapun dengan lebih tepat dan cepat. Proses pengambilan keputusan yang membutuhkan waktu lebih sedikit ini tentunya akan membuat perkembangan perusahaan meningkat.

Apa Saja Komponen HRIS?

Hingga saat ini, sebanyak 88% perusahaan telah menyadari betapa pentingnya menggunakan HRIS untuk meningkatkan efisiensi perusahaannya. Namun, apakah Anda mengetahui bagaimana caranya software HRIS ini dapat membuat perusahaan Anda berjalan lebih efisien? 

Untuk mengetahui jawaban dari pertanyaan tersebut, perhatikan ulasan dibawah ini dimana kami akan menjelaskan mengenai komponen apa saja yang berkontribusi untuk membantu divisi HRD perusahaan Anda.

1. Manajemen Kehadiran

Salah satu komponen utama yang pasti ada di HRIS adalah sistem manajemen kehadiran. Ini karena data kehadiran adalah data yang krusial untuk dimiliki dan dengan tingkat akurasi 100% karena akan mempengaruhi jumlah gaji yang diterima oleh karyawan. 

Berikut adalah data yang umumnya dikelola oleh sistem manajemen kehadiran pada HRIS :

  • Absensi karyawan
  • Data waktu datang
  • Data waktu pulang
  • Data lembur
  • Jadwal shift karyawan
  • Jadwal cuti

Selain mengolah data-data yang disebutkan diatas, sistem manajemen kehadiran pada HRIS umumnya juga dapat diintegrasikan dengan mesin absensi kehadiran biometrik yang sudah ada. 

Bahkan beberapa HRIS, dimana GreatDay HR adalah salah satunya, juga sudah dapat melakukan absen dengan kamera depan smartphone karyawan yang dilengkapi dengan data lokasi dan waktu yang akurat.

Adanya sistem manajemen kehadiran pada HRIS ini membuat staf HRD tidak perlu lagi membuang waktu percuma dengan menggunakan kertas atau Excel. Mulai dari absensi hingga cuti akan dicatat otomatis di dalam sistem dan memastikan karyawan mendapatkan gaji yang sesuai.

2. Manajemen Penggajian dan Pajak

Setelah manajemen kehadiran, tentunya penggajian juga harus dikelola dengan baik dan benar. Perhitungan gaji adalah hal yang tidak mudah untuk dilakukan, terutama jika jumlah karyawan tidak sedikit. Hal ini disebabkan oleh berbagai tunjangan dan bonus yang dapat diterima oleh karyawan seperti THR dan BPJS. 

Fitur payroll yang ada pada Software HRIS dapat membantu perusahaan untuk menghitung gaji bulanan karyawan. Selain gaji bulanan, fitur payroll ini juga dapat menghitung pajak karyawan, tunjangan, bonus, BPJS dan potongan lainnya dengan lebih akurat dan lebih cepat jika dibandingkan dengan cara manual.

3. Employee Self Service

Employee Self Service atau ESS merupakan fitur aplikasi HRIS yang membuat karyawan dapat mengurus kegiatan administrasi HR tanpa menghubungi pihak HR secara langsung. 

Pada HRIS seperti GreatDay HR, karyawan dapat mengajukan permintaan cuti dan klaim, mencetak slip gaji pada smartphone mereka masing-masing, dan merekam kehadiran melalui aplikasi. Beberapa keuntungan utama dari adanya fitur ESS adalah meringankan beban kerja dari departemen HRD dan penggunaan kertas yang lebih efisien.

4. Manajemen Performa Karyawan

Agar produktivitas karyawan tetap terjaga, maka perlu dilakukan pengelolaan performa. Namun, mendatangi setiap karyawan satu per satu akan menghabiskan terlalu banyak waktu. Oleh karena itu, HRIS menyediakan fitur manajemen performa karyawan. 

Fitur manajemen karyawan ini menyediakan berbagai informasi dan fitur yang berhubungan dengan produktivitas. Dari pembagian tugas dan target (KPI) hingga pemberian komentar mengenai pekerjaan, HRIS dapat membantu semua.

5. Manajemen Keuangan

Sewaktu-waktu, pasti akan ada situasi dimana karyawan membutuhkan biaya tambahan. Alasannya bisa berkisar dari meeting bersama klien hingga klaim kesehatan untuk dirinya sendiri.

HRIS mempermudah semua proses pengembalian dan dapat diajukan serta dipantau melalui aplikasi. Lalu, bagian keuangan akan menerima laporan dari proses pengembalian tersebut secara otomatis.

6. Laporan Berbagai Aspek Bisnis

HR bertugas untuk membuat laporan dari hal-hal yang berhubungan dengan tenaga kerja seperti kehadiran, penggajian, pengeluaran, dan lain sebagainya. 

Dengan banyaknya aspek yang harus dipertimbangkan dan jumlah karyawan yang tidak sedikit, pembuatan laporan ini dapat memakan waktu yang terlampau lama. 

Jika perusahaan menggunakan HRIS, maka laporan dapat dibuat dalam hitungan detik dan dapat dibentuk dalam format-format seperti diagram batang, tabel, dan sejenisnya.

Tipe-tipe HRIS

Setelah mengetahui apa saja komponen yang ada dalam HRIS, kini kami akan menjelaskan apa saja tipe-tipe HRIS. Berdasarkan fungsi, terdapat tiga tipe HRIS yang ada: HRIS Operasional, HRIS Tactical, dan HRIS Strategis.

Ingin mengetahui perbedaan ketiga tipe HRIS tersebut? Perhatikan ulasan berikut ini.

a. HRIS Operasional

HRIS Operasional adalah software HRIS dengan fitur-fitur yang terintegrasi dan berfokus pada pemenuhan kebutuhan HR dalam ruang lingkup operasional. 

Aspek-aspek yang umumnya termasuk dalam operasional adalah administrasi karyawan seperti pengelolaan kehadiran dan payroll.

b. HRIS Tactical

Sedangkan HRIS Tactical umumnya memiliki beragam fitur yang terintegrasi yang dapat membantu perusahaan mengelola kebutuhan HR dalam  

c. HRIS Strategic

Lalu HRIS Strategic merupakan adalah HRIS yang digunakan khusus untuk membantu perusahaan memadukan strategi dengan para karyawan. Salah satu cara untuk menyelaraskan strategi ini adalah dengan melalui performance review.

Kesimpulan

Dapat dilihat bahwa HRIS dapat memegang peran yang krusial untuk perusahaan. Manfaat-manfaat seperti mempermudah pengelolaan karyawan, otomatisasi tugas-tugas administrasi, hingga membantu proses pengambilan keputusan membuat HRIS cukup menguntungkan untuk digunakan bagi perusahaan.

Semua keuntungan tersebut dapat dirasakan perusahaan berkat komponen-komponen vital seperti manajemen kehadiran, manajemen penggajian, hingga pembuatan laporan yang otomatis. 

Agar Anda dapat merasakan keuntungan dari semua fitur tersebut, GreatDay HR dapat menjadi alternatif solusi HRIS bagi Anda. Dari kehadiran hingga penggajian, GreatDay HR dapat membantu Anda melakukan semuanya dengan lebih cepat dan lebih akurat dari sebelumnya.

Menguntungkan, bukan? Undang kami sekarang juga! Saatnya Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengembangkan perusahaan Anda dan biar kami yang mengurus tugas-tugas HR. 

Tags : HRIS

Related Topics