Surat keterangan kerja merupakan salah satu dokumen penting bagi karyawan dan perusahaan. Surat tersebut biasanya digunakan sebagai salah satu syarat untuk memenuhi administrasi untuk berbagai kepentingan, salah satunya dalam melamar pekerjaan..
Surat keterangan kerja berperan sebagai bukti tertulis yang menunjukkan bahwa orang yang bersangkutan sedang aktif atau pernah bekerja di instansi atau perusahaan terkait. Selain itu, surat ini juga penting bagi bagian Human Resource (HR) untuk memudahkan penilaian saat proses rekrutmen karyawan baru.
Untuk mengetahui informasi lebih banyak mengenai surat keterangan kerja, fungsi, dan contoh penulisannya, simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Baca juga: Perlu Tahu! Ini Contoh dan Fungsi Surat Keterangan Penghasilan
Pengertian surat keterangan kerja
Surat keterangan kerja atau juga biasa disebut dengan paklaring adalah surat yang berisi informasi yang membuktikan bahwa orang yang bersangkutan sedang bekerja atau pernah bekerja di sebuah perusahaan. Surat tersebut adalah bukti tertulis yang di dalamnya tercantum keterangan seperti identitas, status pekerjaan, tanggal mulai bekerja, kinerja karyawan, informasi gaji, dan rincian informasi lainnya tergantung pada kebijakan perusahaan dan kebutuhan pemohon.
Surat keterangan kerja dibuat dan diterbitkan oleh bagian HR di perusahaan. Meski berisi tentang informasi mengenai pekerjaan, informasi yang dicantumkan di dalam surat tersebut tidak melanggar asas kerahasiaan perusahaan. Artinya, informasi yang diberikan di dalam surat keterangan kerja bukan informasi yang berhubungan dengan data atau dokumen kerahasiaan perusahaan.
Oleh sebab itu, yang memiliki wewenang untuk membuat dan mengeluarkan surat keterangan kerja adalah perusahaannya, bukan karyawan yang bersangkutan. Karyawan yang membutuhkan surat keterangan kerja dapat mengajukan permintaan dan tujuan pembuatannya ke bagian HR.
Hal itu karena bagian HR lebih mengetahui tentang data kinerja, regulasi dan kebijakan perusahaan terkait persuratan, dan informasi apa saja yang boleh dicantumkan dalam surat keterangan kerja. Dengan demikian, surat keterangan kerja yang dibuat juga terjamin keamanannya, serta bersifat resmi dan legal.
Baca juga: Contoh Slip Gaji Terbaru dan Terlengkap, Beserta Komponen!
Fungsi surat keterangan kerja
Selain sebagai bukti tertulis resmi yang menyatakan status pekerjaan seseorang, surat keterangan kerja juga memiliki fungsi lainnya. Berikut adalah beberapa fungsi surat keterangan kerja.
1. Syarat administrasi untuk perekrutan
Surat keterangan kerja biasanya digunakan untuk melengkapi syarat perekrutan karyawan baru. Fungsinya adalah sebagai surat pendukung untuk memberikan gambaran riwayat pekerjaan Anda di perusahaan sebelumnya. Isi dari surat mencakup kinerja, pencapaian yang diraih selama bekerja di perusahaan, posisi pekerjaan sebelumnya, dan identitas. Surat keterangan kerja menjadi bahan pertimbangan bagi rekruter dan memberikan informasi terkait pencapaian karir Anda.
2. Persyaratan penarikan dana BJS Ketenagakerjaan
Salah satu persyaratan yang harus dilengkapi saat akan mencairkan dana BPJS Ketenagakerjaan adalah melampirkan surat keterangan kerja yang telah dilegalisir secara resmi oleh perusahaan. Dengan melampirkan dokumen tersebut, Anda dapat mencairkan dana BPJS sebanyak 10 hingga 30 persen meskipun Anda masih bekerja di perusahaan tersebut.
3. Jaminan untuk melakukan pinjaman ke bank
Fungsi surat keterangan kerja lainnya adalah untuk melengkapi persyaratan dan jaminan pengajuan pinjaman ke bank. Pinjaman berupa kredit tertentu membutuhkan bukti keterangan tertulis resmi bahwa Anda merupakan bagian dari perusahaan tempat Anda bekerja dengan posisi dan gaji tertentu. Selain itu, surat ini juga sebagai jaminan bahwa Anda mampu membayar tagihan pelunasan pinjaman dalam tempo yang disepakati.
4. Pengajuan beasiswa jalur profesional
Fungsi selanjutnya adalah untuk pengajuan beasiswa meneruskan jenjang pendidikan melalui jalur profesional. Sebagai persyaratan, Anda akan diminta untuk melampirkan surat keterangan kerja yang sah dan telah dilegalisir oleh pihak perusahaan tempat Anda bekerja. Surat keterangan ini menjadi salah satu persyaratan yang harus diserahkan untuk pendaftaran beasiswa profesional baik program beasiswa yang diselenggarakan oleh pihak swasta maupun pemerintah.
5. Keterangan kinerja dan PHK yang baik
Fungsi surat keterangan kerja berikutnya adalah sebagai keterangan yang menyatakan bahwa karyawan yang bersangkutan berkelakuan baik selama bekerja di perusahaan. Surat ini membuktikan bahwa karyawan yang bersangkutan telah bekerja dengan baik dan tidak melakukan hal-hal yang merugikan perusahaan atau mencoreng nama baik. Selain itu, surat ini juga sebagai penjelas bahwa karyawan yang bersangkutan mengundurkan diri atau diberhentikan dari perusahaan secara hormat.
Dalam hal ini, HR dalam perekrutan dapat memastikan bahwa calon karyawan barunya tidak memiliki catatan buruk atau bermasalah dengan perusahaan sebelumnya.
Baca juga: Pengertian dan Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang
Contoh penulisan surat keterangan kerja
Setelah mengetahui pengertian dan fungsi dar surat keterangan kerja, Anda perlu mengetahui cara penulisan surat keterangan kerja beserta contohnya. Berikut ini adalah informasi yang diperlukan dan dicantumkan di dalam surat keterangan kerja.
- Kop surat yang terdiri dari logo, nama, alamat, dan nomor kontak perusahaan
- Nomor surat dan perihal surat
- Keterangan tempat dan tanggal dibuatnya/diterbitkannya surat
- Keterangan identitas/data diri karyawan yang bersangkutan
- Informasi terkait penilaian kinerja
- Informasi terkait posisi atau status karyawan yang bersangkutan di perusahaan
- Informasi terkait alasan dan penjelasan karyawan yang bersangkutan berhenti (tergantung pada kebutuhan)
- Tanda tangan pimpinan perusahaan dan cap perusahaan
Beberapa contoh penulisan surat keterangan kerja, antara lain sebagai berikut.
GreatDay HR: Aplikasi mobile yang dapat meringankan pekerjaan HR Anda
Sebagaimana diketahui bahwa surat keterangan kerja merupakan salah satu tanggung jawab pekerjaan HR. Dalam pembuatan surat tersebut, HR harus memiliki data penilaian kinerja serta informasi lain terkait karyawan perusahaan. Misalnya data absensi, payroll, identitas karyawan, dan lain sebagainya.
Terkadang, pencarian data dan dokumen-dokumen tersebut memakan dapat waktu yang cukup lama jika tidak dikelola dengan baik. Akibatnya, pekerjaan HR lainnya akan terbengkalai serta lebih melelahkan.
Tapi jangan khawatir, aplikasi mobile GreatDay HR dapat menjadi solusi untuk pekerjaan HR Anda. Dari mulai pengelolaan absensi karyawan, penghitungan gaji dan pajak, pengajuan cuti dan permintaan lainnya, Benefits, hingga pengawasan kinerja karyawan dapat Anda kelola dengan satu aplikasi saja.
Selain itu, data perusahaan Anda pun terjamin keamanannya karena GreatDay HR telah memenuhi standar internasional dalam hal keamanan data. Anda juga dapat mengelola dan mengakses data dengan lebih praktis melalui ponsel pintar Anda di mana saja dan kapan saja.
Segera unduh aplikasinya di AppStore dan PlayStore atau kunjungi laman webnya untuk informasi lebih lengkap, lalu jadwalkan demo!
Baca juga: Contoh Lengkap Surat Perjanjian beserta Cara Pembuatannya
