Mengapa Paklaring Penting bagi Perusahaan dan Karyawan? Ini Fungsi dan Syaratnya

Surat paklaring adalah dokumen penting yang dapat memberikan bukti resmi mengenai pengalaman kerja seseorang di suatu perusahaan atau instansi. Dalam berbagai situasi, surat ini sering kali menjadi syarat yang dibutuhkan, seperti saat melamar pekerjaan, mengurus pencairan dana Jaminan Hari Tua (JHT), mengajukan pinjaman, atau bahkan saat melamar beasiswa.

Namun, untuk memperoleh surat paklaring, Anda harus memenuhi beberapa persyaratan yang telah ditetapkan. Dalam artikel ini, GreatDay HR akan membahas secara lengkap mengenai persyaratan yang harus dipenuhi untuk membuat surat paklaring. Simak selengkapnya!

Baca juga: Contoh Lengkap Surat Perjanjian dan Cara Pembuatannya

Apa yang dimaksud dengan paklaring?

Paklaring adalah surat yang mencatat bahwa seseorang telah memiliki pengalaman bekerja di suatu perusahaan atau instansi. Isinya mencakup informasi mengenai posisi yang diemban dan periode waktu bekerja. Pengertian paklaring yang telah didefinisikan oleh Badan Pembinaan Hukum Nasional menyatakan bahwa paklaring adalah surat keterangan yang menyatakan bahwa seseorang telah bekerja di suatu perusahaan dengan posisi tertentu dan dalam jangka waktu tertentu.

Surat paklaring ini dibuat oleh HRD perusahaan dan tidak boleh dibuat sembarangan. Pembuatannya harus didasarkan pada pengetahuan atasan dan pihak HRD terkait. Dalam pengertian yang sederhana, surat paklaring adalah dokumen resmi yang dapat digunakan sebagai bukti bahwa seseorang sebelumnya telah bekerja di sebuah perusahaan.

Umumnya, dokumen ini diperlukan sebagai persyaratan saat melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan dengan beasiswa, atau sebagai syarat untuk mengajukan pinjaman kepada perusahaan pembiayaan atau lembaga keuangan non-bank.

Baca juga: Pengertian dan Contoh Surat Pengangkatan Karyawan

Fungsi paklaring bagi karyawan dan perusahaan

Bila menyebutkan “paklaring”, biasanya akan terpikirkan bahwa surat tersebut dapat digunakan untuk mencairkan dana BPJS Ketenagakerjaan dan sebagai persyaratan saat melamar pekerjaan. Meskipun benar, surat paklaring juga memiliki kepentingan lain yang penting, seperti yang dijelaskan berikut ini.

1. Melamar Pekerjaan di Perusahaan Lain

Surat paklaring sering kali menjadi salah satu syarat penting saat melamar pekerjaan di perusahaan lain. Terutama bagi posisi-posisi yang memiliki tanggung jawab tinggi, seperti supervisor atau di atasnya. Surat paklaring digunakan sebagai bukti bahwa pelamar sebelumnya telah memiliki pengalaman kerja yang relevan dengan posisi yang dilamar. Dokumen ini membantu perusahaan dalam menilai kualitas dan kapasitas calon karyawan.

2. Mengurus Pencairan Dana BPJS Ketenagakerjaan

Surat paklaring juga digunakan sebagai dokumen penting untuk mencairkan dana Jaminan Hari Tua (JHT) dari BPJS Ketenagakerjaan. JHT adalah simpanan dana pensiun yang dikumpulkan selama seseorang bekerja. Untuk mengajukan pencairan dana JHT, Anda perlu melampirkan salinan surat paklaring yang telah dilegalisir. Surat asli juga biasanya harus ditunjukkan sebagai bukti keabsahan.

3. Mengajukan Pinjaman

Surat paklaring sering diminta sebagai salah satu persyaratan saat mengajukan pinjaman di lembaga keuangan. Dokumen ini memberikan bukti bahwa calon peminjam memiliki pekerjaan dengan penghasilan tetap. Surat paklaring digunakan untuk menjamin kemampuan calon peminjam dalam membayar cicilan pinjaman secara tepat waktu. Biasanya, surat paklaring diminta bersama dengan salinan slip gaji atau bukti penghasilan lainnya.

4. Mengajukan Kartu Kredit

Dalam proses pengajuan kartu kredit, bank atau lembaga keuangan sering kali meminta surat keterangan kerja atau paklaring sebagai salah satu dokumen pendukung. Surat ini digunakan untuk memverifikasi status pekerjaan dan pendapatan calon pemegang kartu kredit. Bank ingin memastikan bahwa pemegang kartu memiliki kemampuan untuk membayar tagihan bulanan dengan lancar.

5. Melamar Beasiswa

Surat paklaring juga dapat menjadi persyaratan saat melamar beasiswa, terutama untuk beasiswa profesional yang diselenggarakan oleh pemerintah, baik dalam negeri maupun luar negeri, serta lembaga swasta terkemuka. Dokumen ini digunakan untuk memberikan bukti bahwa calon penerima beasiswa memiliki pengalaman kerja yang relevan dan dapat memberikan kontribusi yang berharga selama masa studi. Selain surat paklaring, biasanya surat referensi dari atasan juga diminta untuk mendukung aplikasi beasiswa.

Dalam semua konteks ini, surat paklaring berperan sebagai dokumen resmi yang memberikan konfirmasi dan validasi bahwa seseorang pernah bekerja di suatu perusahaan atau instansi.

Baca juga: Pasti Dilirik HRD! 15 Contoh Surat Lamaran Kerja yang Menarik dan Efektif!

Syarat memperoleh paklaring

Untuk memperoleh surat paklaring, terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai persyaratan tersebut.

1. Masa Kerja Minimal 1 Tahun

Salah satu persyaratan utama untuk mendapatkan surat paklaring adalah memiliki masa kerja minimal selama 1 tahun di perusahaan tersebut. Hal ini berarti bahwa karyawan yang bersangkutan harus telah bekerja penuh selama setidaknya 1 tahun sebelum mereka memenuhi syarat untuk mendapatkan paklaring. Persyaratan ini didasarkan pada kebutuhan untuk memiliki pengalaman kerja yang cukup untuk memberikan gambaran yang akurat tentang kemampuan dan kualitas kerja seseorang.

2. Resign dengan Baik

Selain berfungsi sebagai bukti sah bahwa Anda pernah bekerja di suatu perusahaan, surat paklaring juga dapat berperan sebagai surat rekomendasi atau referensi dari perusahaan sebelumnya. Oleh karena itu, penting untuk melakukan proses resign dengan baik, sopan, dan profesional. Anda perlu mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan, memberikan pemberitahuan resign yang tepat waktu, menyelesaikan tugas dan tanggung jawab dengan baik sampai akhir masa kerja, serta menjaga hubungan baik dengan atasan dan rekan kerja. 

Dengan resign secara baik, Anda dapat meninggalkan kesan positif pada perusahaan dan memperoleh surat paklaring yang dapat memberikan rekomendasi yang kuat untuk melamar pekerjaan di tempat lain.

3. Memenuhi Segala Kewajiban Sebelum Resign

Surat paklaring adalah dokumen resmi yang diberikan oleh perusahaan. Oleh karena itu, sebelum meminta surat tersebut, Anda perlu memastikan bahwa semua kewajiban dan tanggung jawab Anda di perusahaan telah dipenuhi. Ini termasuk menyelesaikan pekerjaan yang sedang berjalan, menyerahkan laporan atau dokumen yang diminta, dan melakukan proses resign sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Baca juga: Pengertian dan Contoh Surat Keterangan Kerja

Jika Anda memiliki kewajiban keuangan atau administratif terkait dengan perusahaan, seperti membayar tagihan atau mengembalikan aset perusahaan, pastikan untuk menyelesaikan semua kewajiban tersebut sebelum meminta surat paklaring.

Dengan memenuhi persyaratan di atas, Anda dapat memperoleh surat paklaring yang merupakan bukti resmi bahwa Anda pernah bekerja di suatu perusahaan atau instansi. Surat ini memberikan informasi mengenai posisi yang diemban dan masa kerja Anda di perusahaan tersebut.

Penting untuk memahami dan memenuhi persyaratan ini untuk menjaga reputasi profesional Anda dan mendapatkan dokumen yang sah dan berguna dalam melanjutkan karir atau memenuhi kebutuhan lainnya.

Baca juga: Perlu Tahu! Ini Contoh dan Fungsi Surat Keterangan Penghasilan